Masraf İadesi: İşvereninizin İstediği Fişler

İş masraflarınızın iadesini alabilmek için çoğu işveren şunları ister: her masraf için ayrıntılı bir fiş (yalnızca kart slipi ya da hesap özeti satırı yeterli değildir), iş amacı, yemeklerde kimlerin katıldığı ve konaklama için nihai ayrıntılı otel hesabı (folio). Ayrıca tüm belgeler şirketin masraf politikasında belirtilen süre içinde sunulmuş olmalıdır. Fişiniz eksikse çoğu şirketin imzalı beyan gibi bir yedek yöntemi vardır, ancak bu genellikle sınırlıdır.

Bu konuda temel kural şirketinizin masraf politikasıdır; bu yüzden önce onu okuyun. Bu yazı, işverenlerin genellikle neleri istediğini ve bunun nedenlerini açıklar. Ayrıca IRS (ABD federal vergi idaresi) Publication 463'te açıklanan “accountable plans” (hesap verme esaslı planlar) kapsamındaki ABD vergi kurallarına da değinir. Bu kurallar, işverenlerin fişler konusunda sıkı olmasının büyük bir nedenidir. Yazı genel bilgi niteliğindedir; vergi veya hukuki tavsiye değildir.

İşverenler fişler konusunda neden titiz davranır?

ABD'de IRS Publication 463, accountable plan (hesap verme esaslı plan) adı verilen düzenlemeleri tanımlar. Bunlar, çalışanların şu koşulları yerine getirdiği masraf iadesi düzenlemeleridir:

1. masraflarının işle bağlantılı olması
2. bu masrafları işverenlerine makul bir süre içinde yeterli şekilde bildirmeleri
3. fazla ödemeyi ya da avansı makul bir süre içinde geri ödemeleri

Üç kural da karşılandığında Publication 463'e göre işveren, masraf iadelerini Form W-2'nizde bildirilen gelirinize dahil etmemelidir. Bu kurallara uymayan iadeler ise genellikle nonaccountable plan (hesap verme esasına dayanmayan plan) kapsamında ödenmiş sayılır ve ücret olarak bildirilir.

Publication 463'e göre işvereninize bir masraf beyanı, hesap defteri, günlük ya da benzeri bir kayıt verirseniz; her masrafı yapıldığı sırada ya da yapıldığına yakın bir zamanda bu kayda girer ve fişler gibi belgesel kanıtları da eklerseniz, yeterli şekilde hesap vermiş olursunuz (adequately account).

Yani fişleriniz, şirketin iç kontrolünün bir parçası olmasının yanı sıra iadelerin sizin için vergisiz kalmasını sağlayan unsurlardan biridir. Diğer ülkelerin de vergisiz masraf iadeleri için kendi kuralları vardır, ancak pratikteki gereklilik benzerdir: her masraf için kanıt.

İşverenlerin genellikle istedikleri

Politikalar farklılık gösterir, ancak şu gereklilikler yaygındır.

Yalnızca kart slipi değil, ayrıntılı fişler

Kart terminali slipi ya da hesap özeti satırı ödeme yaptığınızı gösterir, ne satın aldığınızı değil. Çoğu politika, kalemleri listeleyen ayrıntılı fiş ister. Yemeklerde finans ekibi, politikanın kapsamadığı şeyleri (örneğin alkol) bu şekilde kontrol eder. Hesap özetinin neden tek başına yetmediği banka hesap özeti fişin yerine yeter mi? yazısında anlatılıyor.

Ayrıntılı otel hesapları (folio)

Konaklama için nihai ayrıntılı otel hesabını (folio), yani çıkışta aldığınız ayrıntılı hesabı sunun. Folio; gecelik oda ücretini, vergileri ve ekstraları (minibar, oda servisi, otopark) gösterir. Rezervasyon onayı yeterli değildir, çünkü neyi ayırttığınızı gösterir, size neyin yansıtıldığını değil. Publication 463, otel makbuzunu yeterli kanıta örnek olarak verir; makbuzda otelin adı ve konumu, kaldığınız tarihler ile konaklama, yemek ve telefon görüşmeleri gibi ücretler için ayrı tutarlar yer almalıdır.

Yemek ayrıntıları

Publication 463'e göre restoran fişi; restoranın adını ve konumunu, yemek servisi yapılan kişi sayısını, tarihi ve tutarı gösteriyorsa iş yemeği için yeterli kanıttır. Birçok işveren ayrıca şunları da ister:

• katılımcıların adları ve kurumları
• iş amacı (“X müşterisiyle proje başlangıç toplantısı”)

Ulaşım

• Uçak ve tren: ödenen ücreti gösteren e-bilet veya güzergâh belgesi, ayrıca varsa değişiklik ücretleri.
• Taksi ve araç çağırma: tarih, güzergâh ve tutarı içeren uygulama fişi.
• Kilometre kaydı: kendi arabanızı kullandıysanız tarih, başlangıç noktası, varış noktası, amaç ve mesafeyi içeren bir kayıt.

Yabancı para birimi

Fişi orijinal para biriminde saklayın. Kart ekstreniz, kendi para biriminizde size fiilen ne tutarda yansıtıldığını gösterir. Hangi döviz kurunu kullanacağınız konusunda politikanızdaki kurallara uyun.

Süreler önemlidir

Publication 463'e göre “reasonable period of time” (makul süre) tanımı olay ve koşullara bağlıdır. Ayrıca makul sayılan işlemleri de listeler, örneğin:

• masraftan itibaren 30 gün içinde avans almak
• masrafları, ödendikten veya yapıldıktan sonraki 60 gün içinde yeterli şekilde bildirmek
• fazla ödemeyi, masrafın ödendiği veya yapıldığı tarihten sonraki 120 gün içinde geri ödemek

Şirketinizin son tarihi daha kısa olabilir. Belgeleri zamanında sunmak, fişleri bulmayı da kolaylaştırır; ayrıntılar daha tazeyken kayda geçirilmiş olur.

Bir fişi kaybederseniz

Politikanızda eksik fiş beyanı ya da benzeri bir form olup olmadığına bakın. Genellikle masrafı, tarihini, tutarını ve iş amacını açıklar, varsa başka kanıtları (kart ekstresi, rezervasyon onayı, fotoğraf) eklersiniz ve imzalarsınız. Şirketler çoğu zaman bu beyanlardan kaç tane kullanabileceğinizi ya da hangi tutara kadar kabul edileceklerini sınırlar. Önce fişi geri almanın yolları için fişinizi mi kaybettiniz? Yapmanız gerekenler yazısına bakın.

Talebin hızlı onaylanmasını sağlamak

Onaylayıcılar ve finans ekipleri çok sayıda talebi inceler. Sizinkini kontrol etmesi kolay hale getirin:

1. Her fiş için bir satır; tarih, satıcı, kategori, tutar, para birimi ve amaç ile.
2. Satırlarla eşleşecek şekilde numaralandırılmış fişler, aynı sırayla eklenmiş.
3. Kategori bazında toplamlar (uçak bileti, konaklama, yemek, kara ulaşımı).
4. Kişisel kalemler çıkarılmış, bir hesaptan düşürdüğünüz kalemler notla belirtilmiş.
5. Avanslar düşülmüş; böylece ödenecek tutar açık olur.

Adım adım anlatım masraf raporu nasıl hazırlanır yazısında.

Elinizde bir yığın fiş ve ayrıntılı otel hesabı (folio) PDF'iyle seyahatten dönüyorsanız, hepsini şirketinizin şablonuna elle yazmak zaman alır. ReceiptBatch, ayrıntılı otel hesaplarını (folio) ve fişleri masraf elektronik tablosuna dönüştürebilir: tarih, satıcı, tutarlar ve para birimiyle belge başına bir satır. Siz bunları kontrol eder, ardından raporunuza kopyalarsınız. Şirketinizin gerektirdiği şekilde orijinal fişleri ekleyin.

Sık sorulan sorular

İade almak için her masraf için fiş gerekir mi?

Genellikle evet, en azından şirketinizin belirlediği bir eşiğin üzerinde. Politikanıza bakın. ABD vergi kurallarında (Publication 463) belgesel kanıt şartına bazı istisnalar vardır; örneğin, konaklama dışındaki $75 tutarının altındaki masraflar. Ancak işvereniniz daha sıkı iç kurallar koyabilir.

Kredi kartı ekstresi iade için yeterli mi?

Genellikle tek başına değil. Çoğu işveren, özellikle yemek ve otel için ayrıntılı fiş ister. Politikaya bağlı olarak ekstre, eksik fiş beyanıyla birlikte kabul edilebilir.

Masraf iadem vergilendirilir mi?

ABD'de accountable plan kapsamındaki iadeler, planın kurallarını karşılarsanız genellikle ücretinize dahil edilmez. Nonaccountable plan kapsamındaki iadeler ise genellikle ücret sayılır. Başka ülkelerde kurallar farklıdır. İşvereninizin bordro ekibine veya bir vergi uzmanına danışın.

İşverenim bir masrafı iade etmezse ne olur?

İade edilmeyen çalışan masraflarını kendi vergi beyannamenizde talep edip edemeyeceğiniz, ülkenize ve vergi yılına bağlıdır. Bunu varsaymadan önce vergi idarenizin güncel rehberliğine bakın ya da bir vergi uzmanına danışın.