Fişler QuickBooks Online'a Nasıl Aktarılır?

QuickBooks Online'a (QBO) fiş aktarmanın iki ana yolu vardır. Biri, QuickBooks'un kendi fiş yakalama özelliğiyle her seferinde tek bir fiş eklemektir (fişi yüklemek veya fotoğrafını çekmek ve bir işlemle eşleştirmek). Diğeri ise fişleri bir CSV dosyasına dönüştürüp işlem olarak yükleyerek birçok fişi aynı anda eklemektir. Hangisinin doğru olduğu, fiş hacminize ve bu alımların banka hareketlerinizde (bank feed) zaten görünüp görünmediğine bağlıdır. Bunu yanlış yaparsanız aynı gideri iki kez kaydedersiniz.

Bu rehber her iki yolu, CSV dosyasının nasıl görünmesi gerektiğini ve kopyalardan nasıl kaçınacağınızı anlatır. QuickBooks menüleri ve plan özellikleri sık değişir. Bu nedenle, güncel tıklama adımları için Intuit'in QuickBooks yardım sayfalarında "upload receipts" (fişleri yükleme) veya "manually upload bank transactions" (banka işlemlerini elle yükleme) ifadelerini arayın. Bu yazı yalnızca kullandığınız sürüme bağlı olmayan kısımları ele alır.

Önce: Bu alımlar QuickBooks'ta zaten var mı?

Her şeyi bu soru belirler.

QuickBooks'a bağlı bir kart veya banka hesabıyla mı ödediniz? İşlemler büyük olasılıkla banka hareketleriniz üzerinden zaten geliyordur. Fişleri yeni işlem olarak içe aktarmanız gerekmez. Onları belge olarak eklemeniz ve mevcut işlemleri kategorilere ayırmanız gerekir. Bir de içe aktarırsanız gider iki kez sayılır.
Nakit mi ödediniz, kişisel olarak mı ödediniz veya bağlı olmayan bir hesaptan mı ödediniz? O zaman QuickBooks bunlardan henüz habersizdir ve fişleri işlem olarak içe aktarmak istediğiniz şeydir.

Birçok işletmede ikisi bir arada görülür. Önce fişlerinizi bu iki yığına ayırın.

Yol 1: Fişleri banka hareketlerine ekleyin

Banka hareketlerinizde zaten bulunan alımlarda amaç, her fişi ilgili işlemle eşleştirmektir:

QuickBooks'un fiş yükleme veya yakalama özelliğini kullanın (planınıza ve sürümünüze bağlı olarak web'de, e-postayla veya mobil uygulamada).
Sürümünüze bağlı olarak QuickBooks fişi okuyup eşleşen bir banka işlemi önerebilir.
Onaylamadan önce eşleşmeyi ve kategoriyi kontrol edin.

Bu yöntem, banka hareketlerini tek işlem kaynağınız olarak tutar; fişler de belge olarak eklenir. Fişler birer ikişer geldiğinde idealdir. Yıl sonunda biriken yüzlerce fiş için ise yavaş kalır. Fiş yakalamanın planınızda nasıl çalıştığını Intuit'in yardım sayfalarından kontrol edin; çünkü bu özelliğin kullanılabilirliği ve adımlar değişir.

Yol 2: Çok sayıda fişi CSV olarak yükleyin

Banka akışınızda olmayan alımları (nakit, kişisel kartlar, bağlı olmayan hesaplar) toplu olarak içeri alabilirsiniz. QuickBooks Online, bir dosyadaki işlemleri bir hesaba elle yüklemenize izin verir. Intuit'in banka işlemlerini elle yükleme yardım makalesi güncel adımları ve kabul edilen dosya biçimlerini açıklar; bu yüzden ilk yüklemenizden önce ona göz atın.

CSV'de bulunması gerekenler

QuickBooks banka yüklemeleri için yaygın bir biçim, basit bir üç sütunlu CSV dosyasıdır:

Date,Description,Amount
03/14/2026,Staples – Office supplies,-54.20
03/15/2026,Shell – Transport & fuel,-61.80

Dikkat edilmesi gerekenler:

Her fiş için bir satır.
Tarih biçimi baştan sona tutarlı olmalı. ABD'deki QuickBooks şirketleri genellikle MM/DD/YYYY kullanır. Karışık biçimler, başarısız yüklemelerin klasik bir nedenidir.
Tutarlar düz sayı olmalı; para birimi simgesi ve binlik ayırıcı olmamalı. Giderler genellikle negatiftir (çıkan para).
Dosya başına tek para birimi. Tek bir yüklemede USD ve EUR fişlerini karıştırmayın.
Faydalı bir açıklama. Satıcı ile kategori, QuickBooks'taki inceleme ekranını çok hızlandırır.

Bu dosyayı Excel veya Google Sheets'te elle de oluşturabilirsiniz: üç sütun açın, ardından dosyayı CSV olarak kaydedin (Save as CSV). Fiş takip elektronik tablosu rehberi, tarih ve tutar sütunlarını düzenli tutmayı anlatır.

Fiş fotoğraflarından ve PDF'lerden CSV oluşturma

Fişleriniz fotoğraf veya PDF ise yavaş olan kısım satırları elle yazmaktır. ReceiptBatch, fişleri QuickBooks Online CSV'sine dönüştürür. Bir grup fişi yüklersiniz, çıkarılan tabloyu inceleyip düzeltirsiniz, ardından üç sütunlu bir Date,Description,Amount dosyası indirirsiniz. Tarihler MM/DD/YYYY biçiminde yazılır, açıklama "Vendor – Category" biçimindedir (satıcı – kategori), tutarlar (gider oldukları için) negatiftir ve bu seçenek yalnızca gruptaki tüm fişler aynı para birimindeyse sunulur.

Nereye yüklenmeli?

Hedef hesabı bilinçli seçin:

Nakit alımlar: bir nakit veya küçük kasa (petty cash) hesabı.
İş için kullanılan kişisel kart: birçok muhasebeci bunları işletme sahibinin katkısı (owner's contribution) hesabına veya “kişisel olarak ödendi” adlı özel bir hesaba kaydeder. Hangisini tercih ettiğini muhasebecinize sorun.
Bağlı olmayan bir işletme kartı: QuickBooks'ta o kartın hesabına yükleyin.

Aynı işlemler için zaten canlı banka hareketleri bulunan bir hesaba yükleme yapmayın, aksi halde mükerrer kayıtlar oluşturursunuz.

Yüklemeden sonra

İşlemler incelenmek üzere QuickBooks'a düşer. Her biri için:

Tarihi ve tutarı fişle karşılaştırarak kontrol edin.
Kategoriyi (gider hesabı) belirleyin veya onaylayın. Kategorileriniz hesap planınızla uyumluysa işiniz kolaylaşır. Bkz. işletme gider kategorileri.
Gerekirse satıcıyı (payee) ekleyin.
Planınız ekleri destekliyorsa fiş görüntüsünü ekleyin; böylece kanıt işlemle birlikte durur.
İşlemleri onaylayın veya ekleyin.

Mükerrer kayıtları önleme

Fişleri içe aktarırken en sık yapılan hata mükerrer kayıtlardır. Alabileceğiniz bazı önlemler:

Önce yığını ayırın (banka hareketlerinde olanlar ve olmayanlar), yukarıda anlatıldığı gibi.
Yüklemeden sonra bir örnek kontrol edin: QuickBooks'ta birkaç satıcı adı ve tutar arayın, her birinin yalnızca bir kez göründüğünden emin olun.
Hesabı ekstresiyle mutabakat yapın (reconcile). Mutabakat sonucundaki bakiye bazı fişlerin tutarı kadar farklıysa, bunlar büyük olasılıkla iki kez girilmiştir.
Bir kayıt tutun. Hangi fiş gruplarını ne zaman yüklediğinizi not edin.

Fişlerin kendisini saklayın

QuickBooks'taki bir CSV satırı giderin kaydıdır, kanıtı değildir. Orijinal fiş görüntülerini veya PDF'leri, vergi idarenizin gerektirdiği süre boyunca saklayın; bunları QuickBooks'a ekleyebilir veya yıla göre ayrılmış bir klasörde tutabilirsiniz. Tek başına bir kart ekstresi satırı genellikle yeterli olmaz; bunu banka hesap özeti fişin yerine geçer mi? yazısı açıklar.

Muhasebeciniz veya defter tutan kişi QuickBooks dosyanızı yönetiyorsa, yöntemi önce onunla kararlaştırın. Bazıları, dosyaya yükleme yapılmasını değil, bir elektronik tablo ve fiş klasörü almayı tercih eder. Bkz. fişlerinizi muhasebeciniz için nasıl hazırlarsınız.

SSS

QuickBooks Online'a fişleri toplu olarak aktarabilir miyim?

Genellikle evet: ya QuickBooks'un kendi fiş özellikleriyle birkaç fişi yükleyerek ya da bir hesaba işlemlerden oluşan bir CSV yükleyerek. Planınızdaki güncel sınırlar ve adımlar için Intuit'in yardım sayfalarına bakın.

CSV yüklemem neden başarısız oldu?

Sık görülen nedenler: tutarsız tarih biçimleri, tutarların içinde para birimi simgeleri veya virgüller, fazladan başlık satırları, boş satırlar ya da yükleme sırasında seçilenden farklı bir sütun düzeni. Dosyada tam olarak ne olduğunu görmek için dosyayı bir metin düzenleyicide açın.

Giderler CSV'de negatif olmalı mı?

Tek bir Amount sütunu için çıkan para normalde negatif, gelen para pozitiftir. Giderlerin gelir olarak gelmemesi için onaylamadan önce yükleme sırasında sütun eşlemesini ve önizlemeyi kontrol edin.

CSV içe aktarma fiş görüntülerini de ekler mi?

Hayır. CSV yalnızca veriyi taşır. Görüntüleri işlemlere ayrıca ekleyin veya kendi kayıtlarınızda saklayın.