Belege mit dem Handy scannen (iPhone und Android)

Zum Digitalisieren von Belegen brauchen Sie weder einen Scanner noch eine spezielle App. Auf dem iPhone öffnen Sie Notizen oder Dateien, wählen Dokumente scannen, richten die Kamera auf den Beleg und sichern den Scan. Auf Android öffnen Sie die App Google Drive, tippen auf die Schaltfläche für die Kamera (Camera), machen das Foto, passen es an und speichern es als PDF oder JPG. In beiden Fällen sollten Sie vor dem Ablegen prüfen, ob Datum, Händler, Gesamtbetrag und Steuer scharf zu lesen sind.

Unten finden Sie die Schritte für beide Smartphone-Plattformen, Tipps für gut lesbare Scans und eine einfache Möglichkeit, sie abzulegen und weiterzuverwenden. Menüs ändern sich von Version zu Version. Die iPhone-Schritte folgen dem Apple-Supportartikel für iOS 26, die Android-Schritte der Drive-Hilfe von Google. Beide wurden im Oktober 2026 geprüft. Sieht eine Schaltfläche auf Ihrem Handy anders aus, schauen Sie in der Hilfe der jeweiligen App nach.

Belege auf dem iPhone scannen

Mit Notizen

Der Apple-Supportartikel „How to scan documents on your iPhone or iPad“ (So scannen Sie Dokumente mit dem iPhone oder iPad) beschreibt diese Schritte:

1. Öffnen Sie Notizen und wählen Sie eine Notiz aus oder legen Sie eine neue an.
2. Tippen Sie auf die Anhang-Schaltfläche (Attachment) und dann auf Dokumente scannen.
3. Halten Sie den Beleg vor die Kamera. In iOS 26 können Sie außerdem Optionen wie Blitz oder einen Bildfilter wählen.
4. Im automatischen Modus (Auto) wird das Dokument automatisch gescannt. Für eine manuelle Aufnahme tippen Sie auf die Auslöser-Schaltfläche (Shutter) oder drücken eine Lautstärketaste.
5. Ziehen Sie die Ecken passend zum Beleg und tippen Sie dann auf die Schaltfläche zum Übernehmen des Scans (Keep Scan).
6. Tippen Sie auf Fertig oder scannen Sie weitere Belege in dasselbe Dokument.

Apple weist außerdem darauf hin, dass Sie in einer geöffneten Notiz auf die Schaltfläche „Mehr“ (More) und dann auf Scan tippen können. Bei iOS 17 und früher unterscheiden sich die Schritte. Für diese Versionen verlinkt Apple eine eigene Anleitung.

Mit Dateien

So speichern Sie Scans direkt in einem Ordner – praktisch etwa, wenn Sie pro Steuerjahr einen eigenen Belegordner führen:

1. Tippen Sie in der App Dateien auf die Schaltfläche „Mehr“ (More).
2. Tippen Sie auf Dokumente scannen.
3. Scannen Sie wie oben: automatisch oder per Auslöser, Ecken anpassen, Scan übernehmen (Keep Scan).
4. Tippen Sie auf Fertig, wählen Sie einen Speicherort und tippen Sie dann auf „Sichern“ (Save).

Sie können auch einfach die App Kamera verwenden. Neuere iPhones speichern Fotos oft im Format HEIC, und manche Tools können HEIC-Dateien nicht öffnen. Das ist beim späteren Hochladen gut zu wissen.

Belege auf Android mit Google Drive scannen

Der Google-Artikel „Scan documents with Google Drive“ (Dokumente mit Google Drive scannen) aus der Drive-Hilfe beschreibt für Android diese Schritte:

1. Öffnen Sie die App Google Drive.
2. Tippen Sie unten rechts auf die Kamera-Schaltfläche (Camera).
3. Richten Sie die Kamera auf den Beleg. Eine blaue Linie markiert den Bereich, der zugeschnitten wird.
4. Machen Sie das Foto. Sie können zwischen manueller (Manual) und automatischer (Auto) Aufnahme wechseln.
5. Passen Sie den Scan an: Zuschneiden und Drehen (Crop & Rotate), Filter (Filter; Farben oder Graustufen), Bereinigen (Clean; Flecken oder Finger entfernen), eine weitere Seite hinzufügen (Add), erneut aufnehmen (Retake) oder löschen (Delete).
6. Tippen Sie auf die Schaltfläche Fertig (Done) und geben Sie dann einen Dateinamen ein oder wählen Sie einen vorgeschlagenen Titel.
7. Wählen Sie .pdf oder .jpg, tippen Sie optional auf den Speicherort (Location), um einen Drive-Ordner zu wählen, und tippen Sie dann auf „Speichern“ (Save).

Google beschreibt in dem Artikel außerdem ein Widget für den Startbildschirm (Drive scan), das den Scanner direkt in einem ausgewählten Ordner öffnet. Das ist praktisch, wenn Sie häufig Belege scannen.

Viele Android-Handys haben außerdem einen Scanner in der Kamera oder in einer Notiz-App. Die Schritte unterscheiden sich je nach Hersteller. Schauen Sie daher in der Hilfe Ihres Handys nach.

Tipps für Scans, die lesbar bleiben

Ein Scan nützt nur etwas, wenn ihn später jemand lesen kann, möglicherweise erst nach Jahren. Diese Gewohnheiten helfen:

• Flach und ruhig. Streichen Sie Knicke glatt und legen Sie den Beleg auf eine ebene Fläche. Halten Sie das Handy parallel dazu.
• Kontrast. Ein dunkler, einfarbiger Hintergrund erleichtert bei weißen Belegen die Kantenerkennung.
• Licht ohne Reflexe. Tageslicht oder gleichmäßiges Raumlicht eignet sich am besten. Schalten Sie den Blitz aus, wenn er auf glänzendem Papier einen hellen Fleck erzeugt.
• Ganzer Beleg. Erfassen Sie den Kopf (Name und Adresse des Händlers) und den Fuß (Summen, Steuer, Zahlungsart). Bei langen Belegen nutzen Sie das mehrseitige Scannen oder überlappende Fotos.
• Zum Prüfen hineinzoomen. Zoomen Sie, bevor Sie weitermachen, auf Datum, Gesamtbetrag und Steuerzeilen. Sind sie unscharf, scannen Sie erneut.
• Früh scannen. Kassenbons aus Thermopapier verblassen mit der Zeit. Scannen Sie sie daher, solange sie noch deutlich lesbar sind.
• Beide Seiten, falls auf der Rückseite etwas geschrieben oder gedruckt ist.

Scans benennen und ablegen

Ein Ordner voller Dateien wie Scan 14.pdf ist kaum besser als ein Schuhkarton. Benennen Sie jeden Scan beim Speichern um:

2026-03-14_staples_54.20.pdf

Steht das Datum am Anfang (Jahr-Monat-Tag), bleiben die Dateien in zeitlicher Reihenfolge. Mit Händler und Betrag lassen sie sich durchsuchen. Speichern Sie in einem Ordner pro Steuerjahr, zum Beispiel Receipts/2026, in iCloud Drive, Google Drive oder dem Cloud-Speicher, den Sie nutzen. Das ganze System (Ordner, Kategorien und eine wöchentliche Routine) finden Sie in So organisieren Sie Belege für die Steuer.

Ob Sie das Papier danach wegwerfen dürfen, hängt von den Regeln Ihres Landes ab. Lesen Sie dazu: Darf man Belege nach dem Scannen wegwerfen?

Vom Scan zur Tabelle

Mit dem Scannen sind die Belege gespeichert. Um sie für die Steuer oder eine Spesenabrechnung zusammenzurechnen, brauchen Sie die Zahlen aber noch in einer Tabelle: Datum, Händler, Kategorie, Steuer und Gesamtbetrag. Sie können sie von Hand eintragen (siehe die Anleitung zur Belegtabelle) oder gebündelt auslesen.

ReceiptBatch akzeptiert JPG-, PNG-, WebP-, HEIC- und PDF-Dateien, auch iPhone-Fotos, und wandelt einen ganzen Ordner voller solcher Dateien in eine einzige Excel- oder CSV-Datei mit einer Zeile pro Beleg um. Auf unserer Seite iPhone-Belege in Excel sehen Sie, wie das mit HEIC-Fotos funktioniert. Gleichen Sie die ausgelesenen Zeilen mit Ihren Scans ab und bewahren Sie die Scans als Nachweis auf.

Eine wöchentliche Routine in 10 Minuten

1. Leeren Sie Ihr Portemonnaie oder Ihre Belegablage.
2. Scannen Sie jeden Beleg mit Notizen, Dateien oder Drive in den Ordner des laufenden Jahres.
3. Benennen Sie jede Datei beim Speichern um.
4. Tragen Sie die Belege der Woche in Ihre Tabelle ein, von Hand oder gebündelt.
5. Legen Sie das Papier in einen Monatsumschlag, bis Sie die Scans geprüft haben.

FAQ

Brauche ich eine Scanner-App für Belege?

Nicht unbedingt. Die Scanner in Notizen und Dateien auf dem iPhone sowie die App Google Drive auf Android liefern kostenlos saubere, zugeschnittene Scans. Spezielle Apps bieten zusätzlich Dinge wie automatische Datenerfassung, Kategorisierung oder Anbindungen an Buchhaltungssoftware.

Soll ich Belege als PDF oder JPG speichern?

Beides ist weithin akzeptiert. PDF ist praktisch für mehrseitige Belege und die langfristige Ablage. JPG ist für einzelne Bilder einfacher. Entscheiden Sie sich für ein Format und bleiben Sie dabei.

Ist ein Foto so gut wie ein Scan?

In der Regel ja, wenn es scharf, vollständig und lesbar ist. Die Scanner-Modi helfen dabei, indem sie automatisch zuschneiden, glätten und den Kontrast erhöhen. Dadurch ist das Ergebnis leichter zu lesen.

Wie scanne ich einen langen Beleg?

Nutzen Sie die mehrseitige Option (scannen Sie weiter in dasselbe Dokument) mit überlappenden Abschnitten, oder falten Sie den Beleg in mehrere Abschnitte und scannen Sie jeden einzeln. Achten Sie darauf, dass sowohl der Kopf als auch die Summen erfasst sind.