Dürfen Sie Belege nach dem Scannen wegwerfen?

Oft ja, aber nicht immer, und nur dann, wenn der Scan eine vollständige, lesbare Kopie ist, die Sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist noch abrufen können. Die IRS (die US-Bundessteuerbehörde), HMRC (die britische Steuer- und Zollbehörde) und die CRA (Canada Revenue Agency, die kanadische Steuerbehörde) erkennen alle elektronisch geführte Unterlagen an. Jede Behörde knüpft das jedoch an Bedingungen, und manche Dokumente müssen im Original auf Papier aufbewahrt werden. Eine Tabelle, die nur die Zahlen enthält, gilt nicht als Kopie des Belegs.

Im Folgenden lesen Sie, was die Hinweise der einzelnen Steuerbehörden sagen, auf welche Ausnahmen Sie achten sollten und wie Sie Belege so scannen, dass die digitale Kopie als eigenständiger Nachweis genügt. Das sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Prüfen Sie die Regeln Ihres Landes oder fragen Sie einen Steuerberater, bevor Sie wichtige Unterlagen schreddern.

Was die Steuerbehörden sagen

USA (IRS)

In der IRS Publication 583 (Starting a Business and Keeping Records, auf Deutsch etwa: Gründung eines Unternehmens und Aufbewahrung von Unterlagen) heißt es, dass alle Anforderungen, die für Papierunterlagen gelten, auch für elektronische Speichersysteme gelten. Ein elektronisches Speichersystem ist jedes System, das Unterlagen mittels elektronischer Bilderfassung – etwa durch Scannen – oder durch Übertragung auf elektronische Medien speichert.

Laut der Publikation muss das System die Unterlagen in lesbarer Form indexieren, speichern, aufbewahren, abrufen und wiedergeben können. Außerdem muss es eine vollständige und genaue Aufzeichnung bereitstellen, auf die die IRS zugreifen kann. Es gelten dieselben Aufbewahrungsregeln wie bei Papier.

Publication 583 sagt außerdem, dass die Originalunterlagen auf Papier vernichtet werden dürfen, sobald das elektronische Speichersystem getestet wurde und nachweislich die Unterlagen gemäß den Anforderungen der IRS wiedergibt, und Verfahren eingerichtet sind, die die Einhaltung dieser Anforderungen sicherstellen. Die detaillierten Anforderungen stehen in Revenue Procedure 97-22, auf die die Publikation verweist.

Für ein typisches Kleinunternehmen bedeutet das: Ein Scan kann das Papier ersetzen, wenn das System zuverlässig, gut organisiert und lesbar ist. Im Zweifel fragen Sie einen Steuerberater, ob Ihre Lösung diese Anforderungen erfüllt.

Vereinigtes Königreich (HMRC, britische MwSt.)

Die VAT Notice 700/21 von HMRC (Record keeping for VAT, auf Deutsch etwa: Aufbewahrung von Unterlagen für die britische MwSt. (VAT)), Abschnitt 6, ist ungewöhnlich konkret. Sie nennt zwei Beispiele:

• Ein Unternehmen, das Rechnungen scannt und das Bild aufbewahrt, wobei das Bild alle für die MwSt. (VAT) erforderlichen Angaben enthält, muss die Originalrechnung nicht aufbewahren, es sei denn, sie wird für einen anderen Zweck benötigt.
• Ein Unternehmen, das nur ausgewählte Daten aus einer Rechnung in eine Software eintippt, muss das Original aufbewahren, weil die Daten in der Software keine Kopie der Rechnung sind.

Im selben Abschnitt steht, dass manche Unterlagen gesetzlich im Original aufbewahrt werden müssen. Als Beispiel nennt er die C79-Bescheinigung über die Einfuhr-MwSt. (C79 import VAT certificate).

Für Self Assessment (die britische Steuererklärung für Selbstständige) und für Unternehmensunterlagen allgemein prüfen Sie die Hinweise von GOV.UK zur Aufbewahrung von Unterlagen für Ihre Art von Unternehmen.

Kanada (CRA)

Die CRA schreibt, dass Unterlagen auf Papier, elektronisch oder gemischt geführt werden können. Sie nennt ausdrücklich Fälle, in denen Sie Papierunterlagen in eine elektronische Version umgewandelt haben, und veröffentlicht ausführliche Hinweise zur elektronischen Aufbewahrung und zum Einscannen von Papierdokumenten. Lesen Sie diese Hinweise, bevor Sie Originale vernichten. Darin wird beschrieben, wie ein den Vorgaben entsprechendes Scanverfahren aussieht.

Andere Länder

Die meisten Steuerbehörden haben eine Seite zur elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen. Suchen Sie auf deren Website nach „elektronische Unterlagen“ oder „Unterlagen scannen“. Die Bedingungen ähneln sich in der Regel: vollständig, lesbar, abrufbar und für die gesamte Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

Der entscheidende Punkt: Bewahren Sie das Bild auf, nicht nur die Zahlen

Alle drei Ansätze haben eine praktische Regel gemeinsam. Eine Kopie des Belegs ist ein Bild oder PDF des ganzen Dokuments. Eine Zeile mit daraus abgeschriebenen Zahlen ist keine Kopie.

Das ist wichtig, wenn Sie ein Tool nutzen, das Daten aus Belegen ausliest, darunter Tabellenkalkulationen und OCR-Apps. ReceiptBatch wandelt zum Beispiel Belegfotos in eine CSV-Datei um, mit Zeilen für Datum, Händler, Steuer und Gesamtbetrag. Diese Zeilen eignen sich gut für Summen, Kategorien und Ihre Steuererklärung, aber sie sind eine Zusammenfassung. Bewahren Sie die Originalbilder zusammen mit der Tabelle auf. Diese Bilder dienen als Nachweis.

Wann Sie das Papier trotzdem aufbewahren sollten

Auch wenn Scannen zulässig ist, bewahren Sie das Original auf, wenn:

• Das Gesetz das Original verlangt. Die VAT Notice nennt die C79-Bescheinigungen über die Einfuhr-MwSt. als Beispiel, und in Ihrem Land kann es weitere geben.
• Der Scan schlecht ist. Ist eine der Angaben – Datum, Händler, Beträge oder Steuerpositionen – schwer lesbar, behalten Sie das Papier oder scannen Sie erneut.
• Es um einen Vermögenswert geht, den Sie noch besitzen, etwa Geräte, ein Fahrzeug oder Verbesserungen an Immobilien. Diese Unterlagen werden länger aufbewahrt, und bei Garantieansprüchen oder einem Verkauf kann das Original gefragt sein.
• Eine Garantie, ein Versicherungsfall oder eine Rückgabefrist besteht. Viele Händler und Versicherungen verlangen den Originalbeleg.
• Eine Streitigkeit, Betriebsprüfung oder Anfrage läuft, die diesen Zeitraum betrifft.
• Ihr Steuerberater Sie darum bittet. Manche bevorzugen bei bestimmten Posten die Originale.

So scannen Sie Belege, damit die Kopie Bestand hat

Eine digitale Kopie ersetzt das Papier nur dann, wenn sie alles erfasst. Ein paar einfache Regeln:

1. Erfassen Sie den ganzen Beleg, von Rand zu Rand, einschließlich der Kopfzeile mit Name und Adresse des Händlers und der Fußzeile mit Gesamtbetrag und Steuer.
2. Achten Sie auf Lesbarkeit. Sorgen Sie für gutes Licht und eine ebene Unterlage und prüfen Sie, ob das Kleingedruckte (Datum, Steuerregistrierungsnummern, Positionen) scharf ist. Zoomen Sie zur Kontrolle hinein, bevor Sie schreddern.
3. Scannen Sie beide Seiten, wenn auf der Rückseite etwas gedruckt oder geschrieben steht.
4. Teilen Sie lange Belege in sich überlappende Fotos auf oder nutzen Sie den Mehrseitenmodus Ihrer Scanner-App, damit nichts abgeschnitten wird.
5. Nutzen Sie langlebige Formate. PDF und JPG eignen sich ebenso wie PNG gut für die Langzeitspeicherung.
6. Benennen Sie Dateien einheitlich, zum Beispiel 2026-03-14_staples_54.20.pdf, und legen Sie sie in einem Ordner pro Steuerjahr ab.
7. **Sichern Sie die Dateien an zwei Orten, etwa in einem Cloud-Speicher und auf einer externen Festplatte. Ein Scan, der nur auf einem Handy existiert, ist kein verlässlicher Nachweis.
8. Prüfen Sie den Scan, bevor Sie das Original vernichten. Tun Sie das noch am selben Tag, nicht erst Monate später.

Kassenbons aus Thermopapier verblassen, manchmal schon nach wenigen Monaten. Ein zeitnaher Scan ist deshalb oft der bessere Nachweis als das Papier, wenn jemand danach fragt. Mehr zum Aufbau eines vollständigen Systems: Belege für die Steuer organisieren.

Ein sicherer Ablauf zum Vernichten

Wenn Sie sich für den digitalen Weg entscheiden:

1. Scannen Sie die Belege der Woche und prüfen Sie jedes Bild.
2. Erfassen Sie jeden Beleg in Ihrer Tabelle oder Buchhaltungssoftware, mit einem Link oder Dateinamen, der auf das Bild verweist.
3. Legen Sie das Papier für den Monat in einen Umschlag mit der Aufschrift „gescannt“.
4. Sobald der Monat mit Ihrem Kontoauszug abgeglichen und gesichert ist, vernichten Sie den Umschlag, ausgenommen alles, was auf der obigen Liste „Trotzdem aufbewahren“ steht.

Dieser monatliche Aufschub verschafft Ihnen einen Puffer, um einen schlechten Scan zu bemerken, bevor Sie das Papier vernichtet haben.

Wie lange Sie die digitalen Kopien aufbewahren, ist eine eigene Frage, auf die es je nach Land unterschiedliche Antworten gibt. Siehe Aufbewahrungsdauer von Belegen. Welche Belege Sie überhaupt brauchen, steht in welche Belege Sie für die Steuer aufbewahren.

FAQ

Reicht ein Handyfoto, oder brauche ich einen Scanner?

Den Steuerbehörden kommt es im Allgemeinen auf das Ergebnis an (vollständig, lesbar und abrufbar), nicht auf das Gerät. Ein scharfes Handyfoto oder das PDF einer Scanner-App ist in der Regel in Ordnung. Prüfen Sie, ob das Kleingedruckte lesbar ist.

Kann ich Belege wegwerfen, sobald sie in meiner Buchhaltungssoftware sind?

Nur dann, wenn die Software von jedem Beleg ein Bild enthält, nicht nur die Zahlen, und die Regeln Ihres Landes das zulassen. Die Hinweise von HMRC zur britischen MwSt. stellen ausdrücklich klar, dass eingetippte Daten keine Kopie der Rechnung sind.

Was ist mit per E-Mail erhaltenen Belegen und PDF-Rechnungen?

Das sind bereits digitale Originale. Speichern Sie sie als Dateien in Ihrem Belegordner, damit Sie nicht darauf angewiesen sind, dass ein bestimmtes E-Mail-Konto auch in Jahren noch existiert.

Ist das Rechts- oder Steuerberatung?

Nein. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, Art der Unterlagen und Unternehmen. Wenn ein Dokument wichtig oder ungewöhnlich ist, bewahren Sie das Original auf oder fragen Sie einen Steuerberater.