Steuerbelege aufbewahren: Wie lange? (USA, UK, Kanada)

Kurz gesagt: In den USA rät der IRS (der US-Bundessteuerbehörde) im Allgemeinen, Unterlagen 3 Jahre ab dem Zeitpunkt aufzubewahren, zu dem Sie die Steuererklärung eingereicht haben. In bestimmten Fällen gelten längere Fristen (6 Jahre, 7 Jahre oder unbefristet). Im Vereinigten Königreich (UK) müssen Selbstständige Unterlagen mindestens 5 Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar für das jeweilige Steuerjahr aufbewahren, Limited Companies 6 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres. In Kanada verlangt die CRA (die kanadische Steuerbehörde) im Allgemeinen 6 Jahre ab dem Ende des Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen.

Das sind die Kernregeln aus den Hinweisen der jeweiligen Steuerbehörde selbst. Unten finden Sie sie zusammengefasst, samt den wichtigsten Ausnahmen. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Für Ihre Situation kann eine längere Frist gelten. Lassen Sie sich im Zweifel von einem Steuerberater oder der Steuerbehörde bestätigen, was bei Ihnen gilt.

USA (IRS)

Der IRS knüpft die Aufbewahrungsdauer an die Verjährungsfrist (period of limitations). Das ist der Zeitraum, in dem Sie eine Steuererklärung ändern können oder die IRS weitere Steuern festsetzen kann. In seiner Anleitung („How long should I keep records?“ [Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?]) nennt er folgende Zeiträume:

Situation	Aufbewahrungsdauer
Die meisten Steuererklärungen, keiner der folgenden Fälle trifft zu	3 Jahre
Sie beantragen nach der Abgabe eine Gutschrift oder Erstattung	3 Jahre ab Abgabe oder 2 Jahre ab Zahlung der Steuer, je nachdem, was später liegt
Sie machen einen Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder einen Abzug für uneinbringliche Forderungen geltend	7 Jahre
Sie geben Einkünfte nicht an, die Sie hätten angeben müssen, und sie machen mehr als 25 % der in Ihrer Steuererklärung angegebenen Bruttoeinkünfte aus	6 Jahre
Sie reichen keine Steuererklärung ein	Unbefristet
Sie reichen eine betrügerische Steuererklärung ein	Unbefristet
Unterlagen zu lohnbezogenen Steuern (Employment Tax), wenn Sie Beschäftigte haben	Mindestens 4 Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer, je nachdem, was später liegt

Zwei weitere Punkte auf derselben IRS-Seite übersieht man leicht:

Unterlagen zu Vermögensgegenständen (Property), zum Beispiel Belege für ein Gebäude, Geräte oder größere Verbesserungen, sollten im Allgemeinen aufbewahrt werden, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abläuft, in dem Sie den Gegenstand veräußern. Sie brauchen sie, um die Abschreibung sowie Gewinn oder Verlust beim Verkauf zu berechnen.
Außersteuerliche Gründe können eine längere Aufbewahrung erfordern. Die IRS weist darauf hin, dass Versicherer oder Gläubiger Unterlagen möglicherweise länger aufbewahrt sehen wollen als sie selbst.

In der Praxis bewahren viele Inhaber kleiner Unternehmen in den USA alles mindestens 7 Jahre auf. So ist jeder Fall in der Tabelle abgedeckt, außer den Fällen mit „unbefristeter“ Aufbewahrung. Das ist eine verbreitete Gewohnheit, keine Vorgabe der IRS. Die 3 Jahre sind die Standardfrist der IRS.

Auch die Steuerbehörden der einzelnen Bundesstaaten können eigene Regeln haben. Prüfen Sie deshalb auch die Vorgaben Ihres Bundesstaats.

Vereinigtes Königreich (HMRC)

Selbstständige (Self Assessment)

GOV.UK schreibt vor, dass Sie Ihre Unterlagen mindestens 5 Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar des betreffenden Steuerjahres aufbewahren müssen. Das Beispiel dort: Wenn Sie Ihre Steuererklärung für 2022 bis 2023 bis zum 31. Januar 2024 online eingereicht haben, bewahren Sie die Unterlagen mindestens bis Ende Januar 2029 auf.

Wenn Sie eine Steuererklärung mehr als 4 Jahre nach der Frist einreichen, sollen Sie laut GOV.UK die Unterlagen 15 Monate nach dem Einreichen aufbewahren.

Limited Companies (Kapitalgesellschaften)

Für Limited Companies gilt laut GOV.UK: Unterlagen müssen 6 Jahre ab dem Ende des letzten Geschäftsjahres der Gesellschaft, auf das sie sich beziehen, aufbewahrt werden. In manchen Fällen gilt eine längere Frist, zum Beispiel wenn:

ein Geschäftsvorfall mehr als einen Abrechnungszeitraum betrifft
die Gesellschaft etwas gekauft hat, von dem sie erwartet, dass es länger als 6 Jahre hält, etwa Ausrüstung oder Maschinen
die Company Tax Return (die Körperschaftsteuererklärung) verspätet eingereicht wurde
HMRC eine Compliance-Prüfung (compliance check) eingeleitet hat

Für Unternehmen, die für die britische MwSt. (UK VAT) registriert sind, gelten eigene Aufbewahrungsregeln. Prüfen Sie daher auch die VAT-Hinweise von HMRC (der britischen Steuerbehörde).

Wenn Unterlagen verloren gehen oder zerstört werden

Laut GOV.UK müssen Sie, wenn Sie verlorene Unterlagen nicht ersetzen können, Ihr Bestes tun, um die Zahlen anderweitig zu liefern. Verwenden Sie geschätzte oder vorläufige Zahlen, müssen Sie das HMRC bei der Abgabe mitteilen.

Kanada (CRA)

Die Canada Revenue Agency schreibt, dass Sie im Allgemeinen alle erforderlichen Unterlagen und Belege sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufbewahren müssen, auf das sie sich beziehen. Bei Privatpersonen ist das Steuerjahr das Kalenderjahr, bei Kapitalgesellschaften die Geschäftsperiode (fiscal period).

Zu den Ausnahmen auf derselben CRA-Seite gehören:

Wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung verspätet einreichen, bewahren Sie die Unterlagen sechs Jahre ab dem Datum der Einreichung auf.
Manche Unterlagen, etwa solche mit historischen Informationen zum Verkauf, zur Liquidation oder zur Abwicklung eines Unternehmens, müssen unbefristet aufbewahrt werden.
Die CRA kann Sie anweisen, Unterlagen länger als sechs Jahre aufzubewahren. Nach ihren Angaben teilt ein Behördenvertreter Ihnen das persönlich oder per Einschreiben mit.
Wenn Sie Unterlagen vor Ende der Aufbewahrungsfrist vernichten möchten, erklärt dieselbe Seite, wie Sie die Erlaubnis der CRA beantragen.

Auch für GST/HST (die kanadische MwSt.) gilt für die Unterlagen eine Frist von sechs Jahren. Laut CRA wird der Fristbeginn dort aber anders bestimmt. Lesen Sie den Abschnitt zu GST/HST auf dieser Seite, wenn Sie dafür registriert sind.

Andere Länder

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich von Land zu Land und manchmal je nach Art des Unternehmens. Suchen Sie auf der Website Ihrer Steuerbehörde nach „Aufbewahrung von Unterlagen“ oder „wie lange Unterlagen aufbewahren“. In Australien ist das zum Beispiel die australische Steuerbehörde ATO, in Irland die irische Steuerbehörde Revenue. Nutzen Sie deren aktuelle Hinweise statt einer Übersichtstabelle, denn diese Regeln ändern sich.

Papier oder digital?

Wie lange Sie einen Beleg aufbewahren, ist die eine Frage. In welcher Form, ist eine andere. Viele Steuerbehörden akzeptieren digitale Kopien, wenn sie vollständig und lesbar sind. Die Bedingungen unterscheiden sich jedoch je nach Land. Manche Unterlagen müssen eventuell im Original aufbewahrt werden. Das behandeln wir in welche Belege Sie für die Steuer aufbewahren sollten.

Unabhängig von der Form muss ein Beleg, den Sie sechs Jahre aufbewahren, im sechsten Jahr noch lesbar sein. Thermo-Kassenbons verblassen oft schon lange vorher. Erfassen Sie sie deshalb früh.

Eine praktische Routine für die Aufbewahrung

Ein Ordner pro Steuerjahr. Alles für 2026 kommt in Receipts/2026. Ist die Aufbewahrungsfrist für ein Jahr abgelaufen, können Sie den Ordner als Ganzes prüfen.
Das Datum „aufbewahren bis“ auf jeden Ordner schreiben. Zum Beispiel Receipts/2026 (keep until at least 2033). Ermitteln Sie es anhand der Regel Ihres Landes und aller Ausnahmen, die für Sie gelten.
Belege zu Anlagegütern getrennt aufbewahren. Für Geräte, Fahrzeuge, Immobilien und Verbesserungen gelten in den USA, im Vereinigten Königreich und in Kanada längere Fristen. Legen Sie einen Ordner Assets an, der im Jahreszyklus nie aussortiert wird.
Eine Übersichtstabelle zusammen mit den Nachweisen aufbewahren. Wenn man Sie einmal zu einem Jahr fragt, zeigt die Tabelle, was Sie geltend gemacht haben, und der Ordner enthält den Beleg. Unser Leitfaden zum Ordnen von Belegen für die Steuer zeigt die komplette Einrichtung.
Zweifach sichern. Ein Cloud-Laufwerk plus eine Offline-Kopie.

Wenn der aufwendige Teil darin besteht, einen Stapel Fotos und PDFs in diese Übersichtstabelle zu verwandeln, kann ReceiptBatch sie stapelweise in eine einzige Excel- oder CSV-Datei mit Spalten für Datum, Händler, Steuer und Gesamtbetrag umwandeln.

Bevor Sie etwas vernichten

Auch wenn die steuerliche Frist abgelaufen ist, prüfen Sie:

Gehört der Beleg zu einem Vermögensgegenstand, den Sie noch besitzen? Dann bewahren Sie ihn auf.
Besteht noch eine Garantie, gibt es einen Versicherungsfall, einen Kreditantrag oder einen Streitfall? Dann bewahren Sie ihn auf.
Haben Sie verspätet eingereicht, eine Steuererklärung geändert oder ein Schreiben der Steuerbehörde zu diesem Jahr erhalten? Die Frist kann neu begonnen haben oder länger sein.
Bewahrt Ihr Steuerberater Kopien auf? Fragen Sie nach, statt es einfach anzunehmen.

Im Zweifel kostet eine digitale Kopie sehr wenig.

FAQ

Wie lange sollte ich Belege für private (nicht geschäftliche) Steuern aufbewahren?

Für die einer Steuererklärung zugrunde liegenden Unterlagen gelten dieselben Regeln von IRS, HMRC und CRA. Wenn ein Beleg einen Abzug oder eine Steuergutschrift belegt, die Sie geltend gemacht haben, bewahren Sie ihn genauso lange auf. Alltägliche private Belege, die keine Angabe in einer Steuererklärung belegen, fallen gar nicht unter steuerliche Aufbewahrungsregeln.

Sind 7 Jahre in den USA gesetzlich vorgeschrieben?

Als allgemeine Regel nicht. Die Standardfrist der IRS beträgt 3 Jahre, in bestimmten Situationen gelten 6 Jahre, 7 Jahre oder unbefristete Fristen. Sieben Jahre gelten als beliebte Faustregel, weil damit die meisten dieser Fälle abgedeckt sind.

Kann ich Papierbelege wegwerfen, sobald ich sie gescannt habe?

Oft ja, wenn die digitale Kopie vollständig und lesbar ist und die Bedingungen Ihrer Steuerbehörde erfüllt. Das hängt aber vom Land und von der Art der Unterlagen ab. Lesen Sie die Hinweise Ihrer Steuerbehörde, bevor Sie Originale vernichten.

Beginnt die Frist mit dem Datum des Belegs?

Nein. Sie läuft ab der Einreichung der Steuererklärung (USA), ab der Abgabefrist (UK, Selbstständige) oder ab dem Ende des Steuerjahres (Kanada). Ein Beleg von Januar 2026 fällt unter den Aufbewahrungszeitraum für die Steuererklärung 2026.