Selbstständige: Welche Belege Sie für die Steuer aufbewahren

Wenn Sie selbstständig sind, bewahren Sie alle Belege und Rechnungen auf, die eine von Ihnen geltend gemachte Betriebsausgabe belegen, dazu die Unterlagen zu Ihren Einnahmen: Ausgangsrechnungen, Berichte von Zahlungsplattformen und Kontoauszüge. Jeder Ausgabenbeleg sollte erkennen lassen, wen Sie bezahlt haben, wie viel, wann, wie Sie bezahlt haben und wofür. Unterlagen zu Anlagegütern (Ausrüstung, Fahrzeuge, Immobilien) und zu allem, was mehr als ein Steuerjahr betrifft, bewahren Sie separat und länger auf.

Unten finden Sie eine praktische Checkliste. Danach geht es darum, was ein Beleg zeigen muss und ob ein Scan das Papier ersetzen kann. Es handelt sich um allgemeine Informationen, die überwiegend auf Leitlinien aus den USA (IRS, die US-Bundessteuerbehörde), Großbritannien (HMRC, die britische Steuerbehörde) und Kanada (CRA, die kanadische Steuerbehörde) beruhen. Das ist keine Steuerberatung. Klären Sie die Regeln für Ihr Land mit Ihrer Steuerbehörde oder einem Steuerberater.

Warum Belege wichtig sind

Ihre Steuererklärung enthält Summen: Bürokosten gesamt, Reisekosten gesamt, Einnahmen gesamt. Fragt die Steuerbehörde nach, wie Sie auf diese Zahlen gekommen sind, dienen Belege und andere Unterlagen als Nachweis. Der IRS beschreibt Nachweisdokumente als Grundlage für die Einträge in Ihrer Buchführung und sagt, dass sie die Einträge in Ihrer Buchführung und in Ihrer Steuererklärung belegen sollten.

Für jedes Stück Papier gilt also ein einfacher Test: Stützt es eine Zahl in meiner Steuererklärung? Wenn ja, bewahren Sie es auf.

Die Checkliste: Was Sie aufbewahren sollten

Ausgaben, die Sie geltend machen

• Belege für geschäftliche Einkäufe: Kassenbons und Quittungen aus Geschäften, Bestellbestätigungen aus dem Onlinehandel, per E-Mail erhaltene Belege.
• Lieferantenrechnungen, am besten als bezahlt markiert oder mit passendem Zahlungsnachweis.
• Rechnungen für betriebliche Kosten: Telefon, Internet, Miete für Geschäftsräume, Nebenkosten (oder der geschäftliche Anteil davon).
• Abos und Software: die Rechnung oder die Abrechnungs-E-Mail für jede Abbuchung.
• Reisen: Fahrkarten, Hotelrechnungen (Folio), also die detaillierte Abrechnung und nicht nur die Buchungsbestätigung, sowie Parkgebühren und Maut.
• Mahlzeiten mit geschäftlichem Anlass: der Beleg plus ein Vermerk, wer teilgenommen hat und warum. Für Mahlzeiten gelten mit die strengsten Regeln, und sie unterscheiden sich von Land zu Land.
• Fahrzeugkosten: Kraftstoff, Reparaturen, Versicherung, dazu eine Aufzeichnung der gefahrenen Kilometer, falls die Regeln Ihres Landes eine verlangen.
• Gebühren: Bankgebühren, Gebühren von Zahlungsdienstleistern, Honorare für Fachleute und Steuerberater.

Einnahmen

• Ihre eigenen Ausgangsrechnungen, nummeriert und datiert.
• Berichte von Plattformen und Marktplätzen (Zahlungsdienstleister, App-Stores, Marktplätze, Gig-Apps).
• Kontoauszüge, die Zahlungseingänge zeigen.
• Alle Formulare zu Ihren Einnahmen zum Jahresende, die Sie erhalten.

Wirtschaftsgüter und langlebige Anschaffungen

• Kaufbelege für Ausrüstung, Computer, Fahrzeuge und Maschinen.
• Unterlagen zu Immobilien und Verbesserungen.

Diese Unterlagen müssen in der Regel länger aufbewahrt werden als gewöhnliche Belege, weil sie sich auf Abschreibungen oder Capital Allowances sowie auf Gewinn oder Verlust beim Verkauf auswirken. Die Regeln für die USA, Großbritannien und Kanada finden Sie unter Wie lange Belege aufbewahren.

Zahlungsnachweise

• Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen.
• Eingelöste Schecks (USA) oder Scheckheftabschnitte (Großbritannien).
• Zahlungsbestätigungen für Überweisungen und Onlinezahlungen.

Der IRS nennt eingelöste Schecks, Kassenstreifen, Kontoauszüge, Kreditkartenbelege, Rechnungen und Handkassenbelege als Unterlagen für Ausgaben. Die Liste von HMRC für Selbstständige umfasst alle Belege für Waren und Bestände, Kontoauszüge, Scheckheftabschnitte, Ausgangsrechnungen, Kassenrollen und Einzahlungsbelege.

Was ein Beleg zeigen sollte

Ein Beleg, auf dem nur „Total 54.20“ steht, nützt wenig. Laut IRS („What kind of records should I keep“ [Welche Art von Unterlagen sollte ich aufbewahren?]) sollten Nachweise für Ausgaben Folgendes erkennen lassen:

1. Den Zahlungsempfänger: wen Sie bezahlt haben.
2. Den gezahlten Betrag.
3. Den Zahlungsnachweis.
4. Das Datum, an dem die Ausgabe entstanden ist.
5. Eine Beschreibung des Artikels oder der Leistung.

Der IRS weist außerdem darauf hin, dass unter Umständen mehrere Unterlagen zusammen nötig sind, um all das abzudecken. Eine Kreditkartenabrechnung belegt die Zahlung, sagt aber selten, was Sie gekauft haben. Ein Beleg zeigt, was Sie gekauft haben, belegt aber womöglich nicht, wie Sie bezahlt haben. Zusammen ergeben sie einen vollständigen Nachweis. Mehr dazu in Reicht ein Kontoauszug statt eines Belegs?

Wenn Sie für VAT (MwSt.) oder GST/HST registriert sind und Steuer auf Einkäufe zurückfordern, muss die Rechnung in der Regel zusätzliche Angaben enthalten (etwa die Registrierungsnummer des Lieferanten). Prüfen Sie die Regeln Ihrer Steuerbehörde für eine gültige VAT- oder GST/HST-Rechnung.

Vage Belege nützlich machen

Schreiben Sie den geschäftlichen Anlass sofort auf den Beleg oder in Ihre Tabelle. Aus „Mittagessen, Bistro 9, 42.00“ wird „Mittagessen mit Kunde J. Smith, Projektstart“. Eine kurze Notiz jetzt erspart Ihnen später das Raten.

Kann ein Scan oder Foto das Papier ersetzen?

Oft ja, aber unter bestimmten Bedingungen. Das sagen die Vorgaben in drei Ländern:

• USA: IRS Publication 583 besagt, dass für elektronische Unterlagen dieselben Anforderungen gelten wie für Papierunterlagen. Ein elektronisches Ablagesystem muss Unterlagen in lesbarer und abrufbarer Form speichern, und das Originalpapier darf vernichtet werden, sobald das System die Anforderungen des IRS erfüllt (festgelegt in Revenue Procedure 97-22).
• UK (britische MwSt., UK VAT): Die VAT Notice 700/21 von HMRC nennt ein Beispiel. Scannt ein Unternehmen Rechnungen und bewahrt das Bild auf, und enthält das Bild alle für die VAT erforderlichen Angaben, muss das Original nicht aufbewahrt werden, sofern es nicht für einen anderen Zweck benötigt wird. Dagegen ist das bloße Eintippen ausgewählter Beträge aus einer Rechnung in eine Software keine Kopie, das Original muss also aufbewahrt werden. Einige Dokumente, etwa das C79 import VAT certificate (Bescheinigung über die Einfuhrumsatzsteuer), müssen in Originalform aufbewahrt werden.
• Kanada: Laut CRA können Unterlagen auf Papier, elektronisch oder gemischt geführt werden. Für Papierunterlagen, die in elektronische Form überführt wurden, gibt es eine ausführliche Anleitung.

Praktisch heißt das: Eine Tabelle mit Zahlen ersetzt den Beleg selbst nicht. Bewahren Sie zusätzlich zur Tabelle von jedem Beleg ein vollständiges, lesbares Bild oder PDF auf. Die Einzelheiten behandeln wir in Kann man Belege nach dem Scannen wegwerfen?

Was Sie (steuerlich) nicht aufbewahren müssen

Rein private Belege, die nichts in Ihrer Steuererklärung stützen, fallen nicht unter die steuerlichen Aufbewahrungsregeln. Dazu zählen Lebensmitteleinkäufe, private Kleidung und private Abos. Für Garantiefälle oder Rückgaben können Sie sie trotzdem behalten. Wenn auf einem Konto private und geschäftliche Ausgaben gemischt sind, bewahren Sie die Kontoauszüge auf und markieren Sie, welche Zeilen privat sind.

Eine einfache Methode, den Überblick zu behalten

1. Erfassen Sie Belege wöchentlich. Fotografieren Sie Papierbelege und legen Sie digitale Belege in einem Ordner pro Steuerjahr ab.
2. Tragen Sie jeden Beleg in eine Tabelle ein, mit Datum, Händler, Beschreibung, Kategorie, Steuer und Gesamtbetrag. Die komplette Einrichtung steht in unserer Anleitung zum Organisieren von Belegen für die Steuer.
3. Gleichen Sie die Tabelle monatlich mit Ihren Kontoauszügen ab, um fehlende Belege zu entdecken, solange sie sich noch leicht beschaffen lassen.
4. Geben Sie Ihrem Steuerberater beides: die Tabelle und den Ordner mit den Bildern.

Wenn Sie die Bilder schon haben, aber noch keine Tabelle, kann ReceiptBatch einen Ordner mit Belegen in eine Tabelle für Ihren Steuerberater umwandeln. Jeder Beleg wird zu einer Zeile, die Sie prüfen und korrigieren können, und die Originalbilder behalten Sie als Nachweis.

FAQ

Brauche ich für jede einzelne Ausgabe einen Beleg?

Sie brauchen für jede Ausgabe, die Sie geltend machen, einen Nachweis. Ein Beleg ist der übliche Nachweis, aber manche Länder akzeptieren für bestimmte kleine oder schwer zu belegende Ausgaben andere Unterlagen, und die Regeln unterscheiden sich. Wenn Sie einen Beleg verloren haben, versuchen Sie, vom Verkäufer eine Kopie zu bekommen, und halten Sie den Einkauf zusammen mit Ihrem Zahlungsnachweis fest.

Reichen Belege per E-Mail aus?

In der Regel ja. Ein per E-Mail erhaltener Beleg oder eine Rechnung, aus der Händler, Datum, Betrag und der gekaufte Artikel hervorgehen, ist ein Beleg. Speichern Sie ihn als PDF in Ihrem Belegordner, damit Sie nicht davon abhängig sind, dieses E-Mail-Konto zu behalten.

Sollte ich Belege für Dinge aufbewahren, die ich privat bezahlt, aber beruflich nutze?

Wenn Sie sie als Betriebsausgabe geltend machen, ja. Sinnvoll ist außerdem eine Notiz zur geschäftlichen und privaten Nutzung, denn viele Länder lassen nur den geschäftlichen Anteil zu.

Ist das Steuerberatung?

Nein. Es handelt sich um allgemeine Informationen auf Grundlage von Leitlinien der IRS, von HMRC und der CRA. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Unternehmensart und Situation. Klären Sie sie daher mit einem Steuerberater ab.