Kontoauszug statt Beleg: Reicht das für die Steuer?

In der Regel ist ein Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung allein kein vollwertiger Ersatz für einen Beleg. Ein Kontoauszug belegt, dass Sie an einem bestimmten Datum einen bestimmten Betrag an ein bestimmtes Unternehmen gezahlt haben. Er zeigt jedoch nicht, was Sie gekauft haben, ob darin Steuern enthalten waren oder warum es sich um eine Betriebsausgabe handelte. Steuerbehörden betrachten Kontoauszüge als gute ergänzende Nachweise. Am sichersten ist der Kontoauszug zusammen mit dem Beleg oder der Kontoauszug plus Ihre eigene Notiz dazu, was Sie gekauft haben, wenn der Beleg fehlt.

Dieser Artikel erklärt, was ein Kontoauszug belegt und was nicht, was die US-Bundessteuerbehörde IRS und die britische Steuerbehörde HMRC jeweils dazu sagen und was Sie tun können, wenn Sie nur die Zeile im Kontoauszug haben. Es handelt sich um allgemeine Informationen, nicht um Steuerberatung. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land. Wenden Sie sich für Ihren eigenen Fall deshalb an Ihre Steuerbehörde oder einen Steuerberater.

Was ein Kontoauszug belegt und was nicht

Ein vollständiger Nachweis für eine Ausgabe sollte fünf Fragen beantworten. Die IRS nennt sie in „What kind of records should I keep“ (Welche Unterlagen sollte ich aufbewahren) für Betriebsausgaben: den Zahlungsempfänger, den gezahlten Betrag, den Zahlungsnachweis, das Datum und eine Beschreibung dessen, was gekauft wurde.

Frage	Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung	Detaillierter Beleg
An wen haben Sie gezahlt?	In der Regel als Händlername, der abgekürzt sein kann	Ja, mit Name und oft mit Adresse
Wie viel?	Ja, der abgebuchte Gesamtbetrag	Ja, oft aufgeteilt in Zwischensumme, Steuer und Trinkgeld
Haben Sie tatsächlich gezahlt?	Ja, das ist die Stärke eines Kontoauszugs	Nicht immer (ein Beleg kann zu einer unbezahlten Bestellung gehören)
Wann?	Ja, das Buchungsdatum, das ein oder zwei Tage später liegen kann	Ja, das Transaktionsdatum
Was war es, und war es geschäftlich?	Selten	In der Regel die Positionen, aber nicht der geschäftliche Anlass

Die beiden Unterlagen ergänzen einander also. Deshalb weist die IRS darauf hin, dass eine Kombination mehrerer Nachweise nötig sein kann, um alle Angaben zu einem Kauf abzudecken.

Was die IRS sagt (USA)

Mehrere Hinweise der IRS sind hier relevant:

Kontoauszüge zählen als Nachweise. IRS Publication 583 [Leitfaden zur Unternehmensgründung und Aufbewahrung von Unterlagen] nennt als Unterlagen für Ausgaben unter anderem eingelöste Schecks, Kassenbons, Kontoauszüge, Kreditkartenbelege, Rechnungen und Belege für die Handkasse. Weiter heißt es, dass die Nachweise den gezahlten Betrag zeigen sollen und dass der Betrag für eine Betriebsausgabe war.
Ein Zahlungsnachweis allein ist kein Nachweis einer Betriebsausgabe. In Publication 463 (Travel, Gift, and Car Expenses [Reise-, Geschenk- und Kfz-Kosten]) erklärt die IRS, dass ein eingelöster Scheck zusammen mit einer Rechnung des Zahlungsempfängers die Kosten in der Regel belegt. Ein eingelöster Scheck allein belegt ohne weitere Nachweise zum geschäftlichen Anlass keine Betriebsausgabe. Bei einer Zeile im Kontoauszug oder auf der Kartenabrechnung verhält es sich ähnlich: Sie belegt die Zahlung, nicht aber deren Zweck.
Für Reisen, Geschenke und Kfz-Kosten gelten strengere Regeln. Publication 463 zufolge brauchen Sie dafür im Allgemeinen schriftliche Nachweise wie Belege, eingelöste Schecks oder Rechnungen. Als „adequate“ [ausreichend] bezeichnet sie einen Nachweis, aus dem Betrag, Datum, Ort und wesentlicher Charakter der Ausgabe hervorgehen. Ein Restaurantbeleg sollte zum Beispiel Name und Ort des Restaurants, die Zahl der bewirteten Personen sowie Datum und Betrag enthalten. Eine Kartenabrechnung zeigt das meiste davon nicht.
Es gibt enge Ausnahmen. Publication 463 zufolge sind schriftliche Nachweise in bestimmten Fällen nicht nötig, etwa bei einer Ausgabe (außer Unterkunft) von unter $75 oder bei Transportkosten, wenn ein Beleg nicht ohne Weiteres verfügbar ist. Auch dann brauchen Sie weiterhin einen Nachweis, etwa einen Eintrag in einem Protokoll oder Tagebuch, mit Betrag, Datum, Ort und geschäftlichem Anlass. Lesen Sie die Publikation selbst, bevor Sie sich auf eine Ausnahme verlassen.

Was HMRC sagt (Vereinigtes Königreich)

Für Selbstständige nennt die GOV.UK-Seite „what records to keep“ (welche Unterlagen aufzubewahren sind) die Arten von Nachweisen, die Sie aufbewahren sollten, darunter alle Belege für Waren und Lagerbestände, Kontoauszüge, Scheckbuchabschnitte, Verkaufsrechnungen, Kassenrollen und Bankbelege. Kontoauszüge stehen auf der Liste, aber neben den Belegen, nicht anstelle von ihnen.

Wenn Sie für die britische MwSt. (UK VAT) registriert sind und diese bei Einkäufen zurückfordern, gelten für VAT-Rechnungen eigene Regeln, die in HMRCs VAT Notice 700/21 festgelegt sind. Ein Kontoauszug weist weder die VAT noch die VAT-Nummer des Lieferanten aus. Prüfen Sie daher die Abschnitte der Notice zu VAT-Rechnungen, bevor Sie VAT ohne Rechnung zurückfordern.

In anderen Ländern gelten ähnliche Grundsätze. Informieren Sie sich in den Hinweisen Ihrer Steuerbehörde zur Aufbewahrung von Unterlagen, denn die Einzelheiten unterscheiden sich.

Wenn Sie nur den Kontoauszug haben

Belege gehen verloren. Taucht ein Kauf nur auf Ihrem Kontoauszug auf, können Sie den Nachweis in der Regel deutlich verbessern:

Besorgen Sie eine Kopie des Belegs. Bei den meisten Online-Händlern, Software-Abos, Fluggesellschaften, Hotels und Fahrdienst-Apps können Sie frühere Belege in Ihrem Konto herunterladen. Viele Geschäfte können einen Beleg erneut ausdrucken, wenn Sie Datum, Betrag und die verwendete Karte nennen.
Schreiben Sie jetzt eine Notiz. Halten Sie fest, was Sie gekauft haben, warum es geschäftlich war und (bei Mahlzeiten) wer teilgenommen hat. Tragen Sie die Notiz in Ihrer Tabelle für Ausgaben neben der entsprechenden Zeile des Kontoauszugs ein. Eine Notiz, die zeitnah entsteht, ist besser als eine, die ein Jahr später bei einer Rückfrage geschrieben wird.
Fügen Sie weitere Nachweise bei. Eine Bestätigungs-E-Mail zur Bestellung, eine Buchungsbestätigung, ein Lieferschein, ein Kalendereintrag zur Besprechung oder ein Foto des Artikels.
Bewahren Sie die Seite des Kontoauszugs auf. Speichern Sie die betreffende Seite des Kontoauszugs als PDF zusammen mit Ihren Unterlagen für das Jahr.
Übertreiben Sie es nicht. Wenn Sie wirklich nicht sagen können, wofür eine Zahlung war, machen Sie sie nicht geltend oder markieren Sie sie, damit Ihr Steuerberater entscheidet.

Mehr dazu in Beleg verloren? Das können Sie tun.

Warum Sie trotzdem Belege brauchen

Auch abgesehen von den Steuerregeln helfen Ihnen detaillierte Belege dabei:

Gemischte Einkäufe aufzuteilen. Eine einzelne Abbuchung im Supermarkt kann zur Hälfte Büromaterial und zur Hälfte Lebensmittel sein. Das zeigt nur der Beleg.
Die richtige Steuer geltend zu machen. Wenn Sie Verkaufssteuer (Sales Tax), VAT oder GST/HST (kanadische Mehrwertsteuer) zurückfordern können, muss der Steuerbetrag aus dem Beleg oder der Rechnung hervorgehen, nicht aus dem Gesamtbetrag auf dem Kontoauszug.
Richtig zu kategorisieren. „AMZN MKTP“ auf einem Kontoauszug kann alles Mögliche sein. Der Beleg verrät, ob es Software, Büromaterial oder Ausstattung war.
Rückgaben und Garantiefälle abzuwickeln. Geschäfte und Hersteller wollen in der Regel den Beleg sehen.

Kontoauszüge und Belege zusammen nutzen

Am effizientesten ist es, den Kontoauszug als Checkliste und die Belege als Nachweis zu behandeln:

Laden Sie jeden Monat die Auszüge Ihres Geschäftskontos und die Abrechnungen Ihrer Geschäftskarte herunter.
Gehen Sie sie Zeile für Zeile durch und ordnen Sie jeder geschäftlichen Abbuchung einen Beleg zu.
Besorgen Sie sich bei allem, was keinem Beleg zugeordnet ist, den Beleg oder schreiben Sie eine Notiz (siehe oben).
Tragen Sie jedes zugeordnete Paar in Ihre Tabelle für Ausgaben ein: Datum, Händler, Beschreibung, Kategorie, Steuer und Gesamtbetrag sowie den Speicherort der Belegdatei.

Dieser monatliche Abgleich dauert nur wenige Minuten, wenn Sie dranbleiben, und ist der beste Weg, fehlende Belege zu entdecken, solange sie sich noch leicht beschaffen lassen. Den ganzen Ablauf finden Sie in Betriebsausgaben erfassen: So geht's. Die Checkliste dazu, was Sie aufbewahren sollten, finden Sie unter Welche Belege Sie für die Steuer aufbewahren sollten.

Wenn der Abgleich lange dauert, weil die Belege als Stapel von Fotos und PDFs vorliegen, kann ein Konverter wie ReceiptBatch sie in eine Tabelle mit Datum, Händler und Gesamtbetrag umwandeln. So lassen sie sich viel schneller mit dem Kontoauszug abgleichen.

FAQ

Akzeptiert die IRS eine Kreditkartenabrechnung als Nachweis für eine Ausgabe?

Eine Abrechnung wird als ein Nachweis akzeptiert und zeigt, dass Sie gezahlt haben. Um eine Betriebsausgabe zu belegen, müssen Sie im Allgemeinen außerdem zeigen, was gekauft wurde und welchen geschäftlichen Anlass es gab, normalerweise mit einem Beleg oder einer Rechnung. Für Reisen, Geschenke, Mahlzeiten und Kfz-Kosten gelten strengere IRS-Regeln. Siehe Publication 463.

Ist ein Kontoauszug ein Kaufnachweis für eine Rückerstattung oder Garantie?

Das hängt vom Händler oder Hersteller ab, nicht von der Steuerbehörde. Manche akzeptieren einen Kontoauszug, viele wollen den Beleg. Informieren Sie sich über deren Regelung.

Was ist, wenn auf dem Kontoauszug nur der Name des Zahlungsdienstleisters steht?

Abbuchungen erscheinen manchmal unter dem Namen eines Zahlungsdienstleisters oder der Muttergesellschaft statt unter dem Namen des Geschäfts. Suchen Sie in Ihren E-Mails nach Betrag und Datum, um die Bestellung zu finden, und notieren Sie dann den tatsächlichen Händler in Ihren Unterlagen.

Ist das Steuerberatung?

Nein. Es sind allgemeine Informationen auf Grundlage der Hinweise von IRS und HMRC. Was als ausreichender Nachweis gilt, hängt von Ihrem Land, der Art der Ausgabe und Ihren Umständen ab. Klären Sie dies daher mit einer Steuerfachkraft.