Beleg verloren? Was Sie für Steuer und Spesen tun können

Wenn Sie einen Beleg verloren haben, versuchen Sie zuerst, eine Kopie zu bekommen: beim Verkäufer, in der App oder auf der Website, über die Sie gekauft haben, oder in Ihrem E-Mail-Postfach. Klappt das nicht, erstellen Sie den bestmöglichen Ersatznachweis: Ihren Kontoauszug oder Ihre Kreditkartenabrechnung mit der Zahlung, dazu eine schriftliche Notiz, was Sie wann und wo gekauft haben und warum der Kauf geschäftlich war. Prüfen Sie bei einer Spesenabrechnung beim Arbeitgeber, ob Ihr Unternehmen ein Formular für fehlende Belege hat.

Damit sind die meisten Fälle abgedeckt. Im Folgenden finden Sie die Details, darunter auch die Aussagen der Leitlinien in den USA (IRS, die US-Bundessteuerbehörde) und im Vereinigten Königreich (HMRC, die britische Steuer- und Zollbehörde) zu unvollständigen Unterlagen. Das sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Art der Ausgabe. Lassen Sie daher alles Wesentliche von einem Steuerberater oder Ihrer Steuerbehörde bestätigen.

Schritt 1: Versuchen Sie, eine Kopie zu bekommen

Viele „verlorene“ Belege lassen sich in wenigen Minuten wiederfinden:

• Durchsuchen Sie Ihre E-Mails nach dem Namen des Händlers, dem Betrag (zum Beispiel 54.20) oder dem Wort „Beleg“ rund um das Datum. Bestellbestätigungen und E-Belege kommen oft auch dann an, wenn Sie zusätzlich eine Papierkopie bekommen haben.
• Prüfen Sie Ihr Konto beim Verkäufer. Onlineshops, Fluggesellschaften, Hotels, Fahrdienst- und Lieferapps, Softwareabos und Marktplätze speichern frühere Bestellungen und Belege in der Regel im Kontoverlauf, oft als PDF zum Herunterladen.
• Fragen Sie im Geschäft nach. Viele Händler können eine Kartenzahlung nachschlagen und den Beleg neu ausdrucken, wenn Sie die verwendete Karte dabeihaben und Datum und Betrag kennen. Die jeweiligen Bestimmungen unterscheiden sich – fragen Sie daher nach.
• Fragen Sie beim Hotel oder Veranstaltungsort nach. Hotels können Ihnen in der Regel eine Kopie Ihrer Hotelrechnung (Folio), also der aufgeschlüsselten Rechnung, per E-Mail schicken.
• Prüfen Sie Ihr Kundenkonto beim Händler. Wenn Sie eine Kundenkarte oder eine App gescannt haben, ist der Einkauf dort möglicherweise samt Einzelpositionen aufgeführt.
• Sehen Sie sich die Fotos auf Ihrem Handy an. Möglicherweise haben Sie den Beleg oder den Einkauf fotografiert, aber nicht abgelegt.

Ein Duplikat oder Neuausdruck vom Verkäufer ist normalerweise der beste Ersatz, weil es dieselben Angaben enthält wie das Original.

Schritt 2: Gibt es keine Kopie, dokumentieren Sie den Kauf selbst

Wenn Sie keine Kopie bekommen, erstellen Sie so bald wie möglich einen Ersatznachweis, solange Sie sich noch an die Details erinnern:

1. Zahlungsnachweis. Speichern Sie die Seite des Kontoauszugs oder der Kreditkartenabrechnung, auf der die Abbuchung steht. Die IRS-Leitlinien zur Rekonstruktion von Unterlagen empfehlen, sich bei Ihrem Kartenanbieter oder Ihrer Bank frühere Auszüge zu besorgen, die oft online verfügbar sind.
2. Eine schriftliche Notiz mit:
   • Datum und Ort des Kaufs
   • Name des Händlers
   • Betrag und, falls bekannt, Steuer
   • was Sie gekauft haben
   • dem geschäftlichen Anlass sowie bei Mahlzeiten, wer teilgenommen hat und in welcher geschäftlichen Beziehung Sie zueinander stehen
3. Ergänzende Nachweise: eine Buchungsbestätigung, ein Kalendereintrag, eine E-Mail zum Termin, ein Lieferschein, ein Foto des Artikels oder der Beleg eines Kollegen für dieselbe Reise.
4. Legen Sie alles zusammen ab, in Ihrem Belegordner, und benennen Sie es wie jeden anderen Beleg (zum Beispiel 2026-03-14_bistro9_42.00_NO-RECEIPT.pdf), damit es zur Steuererklärung an der richtigen Stelle auftaucht.

Ein Kontoauszug allein zeigt die Zahlung, aber nicht, was Sie gekauft haben oder warum. Die Gründe stehen in Reicht ein Kontoauszug statt eines Belegs?.

Was die IRS zu fehlenden Belegen sagt (USA)

IRS Publication 463 behandelt Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten. Ihr Kapitel zur Aufbewahrung von Unterlagen (Recordkeeping) ist die ausführlichste IRS-Anleitung dazu. Die wichtigsten Punkte:

• Unvollständige Unterlagen. Wenn Sie keine vollständigen Unterlagen haben, um einen Teil einer Ausgabe nachzuweisen, müssen Sie ihn laut dieser Veröffentlichung mit Ihrer eigenen schriftlichen oder mündlichen Erklärung nachweisen, die konkrete Angaben dazu enthält, sowie mit weiteren ergänzenden Nachweisen, die ausreichen, um die Ausgabe zu belegen. Für die Kosten, den Zeitpunkt, den Ort oder das Datum einer Ausgabe muss es sich bei diesen Nachweisen um unmittelbare Nachweise (zum Beispiel Aussagen von Zeugen) oder um Dokumente (Belege, bezahlte Rechnungen oder Ähnliches) handeln.
• Manche Ausgaben brauchen keinen Beleg. Laut Publication ist für eine Ausgabe von weniger als $75, außer für Unterkunft, oder für Transportkosten, wenn ein Beleg nicht ohne Weiteres verfügbar ist, kein Nachweis durch Dokumente erforderlich. Die Angaben wie Betrag, Datum, Ort und geschäftlicher Anlass müssen Sie trotzdem in einem Protokoll oder einer ähnlichen Aufzeichnung festhalten.
• Vernichtete Unterlagen. Wenn Sie aus Gründen, auf die Sie keinen Einfluss haben, keinen Beleg vorlegen können, etwa wegen Feuer, Überschwemmung oder anderer Schadensereignisse, können Sie einen Abzug laut Publication nachweisen, indem Sie Ihre Unterlagen rekonstruieren.

Diese Regeln gelten für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten. Für andere Betriebsausgaben gelten die allgemeinen Regeln zur Aufbewahrung von Unterlagen in Publication 583. In jedem Fall ist eine glaubwürdige schriftliche Aufzeichnung, die zeitnah entstanden ist, deutlich besser als keine.

Was HMRC zu verlorenen Unterlagen sagt (UK)

Für Selbstständige gilt laut GOV.UK: Wenn Ihre Unterlagen verloren gehen, gestohlen oder zerstört werden und Sie sie nicht ersetzen können, müssen Sie sich nach besten Kräften bemühen, Zahlen anzugeben. Sie sollten HMRC bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung mitteilen, wenn Sie geschätzte Zahlen (Ihre beste Schätzung, wenn Sie keine tatsächlichen Zahlen angeben können) oder vorläufige Zahlen (vorübergehende Schätzungen, bis die tatsächlichen Zahlen vorliegen) verwenden.

Wenn Sie für die britische MwSt. (UK VAT) registriert sind, ist die Rückerstattung der UK VAT für einen Einkauf ohne VAT-Rechnung eine gesonderte Frage. Lesen Sie die Hinweise von HMRC zur UK VAT oder fragen Sie Ihren Steuerberater.

Verlorene Belege bei einer Spesenabrechnung beim Arbeitgeber

Arbeitgeber legen ihre eigenen Regeln fest. Beginnen Sie daher mit der Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens. Übliche Vorgehensweisen sind:

• Ein Formular zur Erklärung fehlender Belege (im Englischen manchmal lost receipt affidavit genannt), in dem Sie die Ausgabe beschreiben und bestätigen, dass sie geschäftlich war.
• Eine Begrenzung, wie viele Erstattungsanträge ohne Beleg Sie stellen dürfen oder wie hoch deren Wert sein darf.
• Genehmigung durch die Führungskraft für jeden Antrag ohne Beleg.

Fügen Sie bei, was Sie haben, etwa eine Kartenabrechnung, eine Buchungsbestätigung oder ein Foto, und beschreiben Sie die Ausgabe klar. In den USA verlangen die Accountable-Plan-Regeln der IRS (Publication 463, Kapitel 6), dass Beschäftigte erstattete Ausgaben ausreichend nachweisen. Das ist ein Grund, warum Arbeitgeber Belege ernst nehmen. Wenn Sie eine Abrechnung für eine ganze Reise zusammenstellen, wandelt das Tool für Reisespesenabrechnungen die vorhandenen Belege in eine übersichtliche Tabelle um. Fügen Sie den fehlenden Posten als eigene Zeile mit Ihrer Notiz hinzu.

So verlieren Sie keine Belege mehr

Mit etwas Routine lässt sich das meiste vermeiden:

• Fotografieren Sie Papierbelege noch am selben Tag, bevor sie in der Tasche verschwinden.
• Bitten Sie um E-Mail-Belege, wo Geschäfte sie anbieten.
• Nutzen Sie eine Geschäftskarte für geschäftliche Einkäufe, dann wird Ihr Auszug zur Checkliste.
• Gleichen Sie Auszüge monatlich mit den Belegen ab und fragen Sie fehlende Belege nach, solange der Kauf noch nicht lange zurückliegt.
• Bewahren Sie alles für ein Steuerjahr in einem Ordner auf.

Das vollständige System finden Sie in So ordnen Sie Belege für die Steuer. Welche Unterlagen am wichtigsten sind, steht in Welche Belege Sie für die Steuer aufbewahren sollten.

FAQ

Kann ich eine Ausgabe auch ohne Beleg geltend machen?

Oft ja, wenn Sie andere glaubwürdige Nachweise haben, etwa einen Auszug, eine schriftliche Aufzeichnung der Details und des geschäftlichen Anlasses oder ergänzende Unterlagen. Wie viele Nachweise Sie brauchen, hängt von Ihrem Land und der Art der Ausgabe ab. Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten in den USA gelten besondere IRS-Regeln, die oben beschrieben sind.

Reicht ein Formular für verlorene Belege für die Steuer?

Ein internes Firmenformular hilft bei Ihrer Spesenabrechnung beim Arbeitgeber. Für Ihre eigene Steuererklärung kommt es darauf an, ob Ihre Unterlagen die Anforderungen Ihrer Steuerbehörde erfüllen. Ein zeitnah erstelltes Formular plus ein Auszug ist ein nützlicher Nachweis, aber kein garantierter Ersatz.

Kann ich selbst einen Beleg erstellen?

Nein. Erstellen Sie nichts, was wie ein Beleg des Verkäufers aussieht. Schreiben Sie eine klar gekennzeichnete Notiz in Ihrem eigenen Namen („Kein Beleg: Angaben zum Kauf“) und bewahren Sie sie zusammen mit Ihrem Zahlungsnachweis auf.

Was ist, wenn ein Thermobeleg verblasst ist?

Es ist trotzdem ein Beleg. Bewahren Sie ihn auf und fotografieren Sie ihn bei gutem Licht. Ist er nicht mehr lesbar, behandeln Sie ihn wie einen verlorenen Beleg: Besorgen Sie eine Kopie vom Verkäufer oder schreiben Sie eine Notiz. Scannen Sie Belege künftig zeitnah.