Betriebsausgaben steuerlich erfassen: Ein einfaches System

Um Betriebsausgaben für die Steuer zu erfassen, brauchen Sie vier Dinge: ein getrenntes Konto für geschäftliche Ausgaben, eine feste Routine für die Erfassung jedes Belegs, eine feste Liste von Ausgabenkategorien und eine regelmäßige Kontrolle, ob Ihre Aufzeichnungen mit Ihrem Kontoauszug übereinstimmen. Wenn diese vier Punkte geklärt sind, spielt es kaum eine Rolle, ob Sie eine Tabelle, Buchhaltungssoftware oder ein Notizbuch verwenden. Die Zahlen stimmen, und die Nachweise sind da.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie jeden Teil einrichten und wie Sie eine Erfassungsmethode wählen, die zu einem Freiberufler oder Kleinunternehmen passt. Es sind allgemeine Hinweise, die sich hauptsächlich auf Materialien der IRS (US-Bundessteuerbehörde) und von HMRC (britische Steuer- und Zollbehörde) zur Aufbewahrung von Unterlagen stützen, keine Steuerberatung. Welche Ausgaben Sie absetzen können, hängt von Ihrem Land und Ihrer Situation ab.

1. Geschäftliches und privates Geld trennen

Laut IRS Publication 583 gehört es zu den ersten Schritten bei der Gründung, ein Geschäftskonto (business checking account) zu eröffnen, getrennt von Ihrem privaten Konto. Die Publikation bezeichnet das Scheckbuch des Geschäftskontos als grundlegende Informationsquelle für die Erfassung von Betriebsausgaben.

Ein eigenes Konto hilft auch dann, wenn Sie Einzelunternehmer sind und Ihr Land kein separates Konto vorschreibt:

Ihr Kontoauszug wird zu einer vollständigen Liste aller geschäftlichen Transaktionen.
Fehlende Belege fallen sofort auf, denn zu jeder Zeile sollte es einen geben.
Sie ersparen sich Erklärungen zu privaten Einkäufen, die mit geschäftlichen vermischt sind.

Wenn Sie für geschäftliche Ausgaben eine Karte nutzen, verwenden Sie dafür eine eigene Karte. Bezahlen Sie doch einmal etwas Geschäftliches von einem privaten Konto, erfassen Sie es sofort und legen Sie den Beleg zu Ihren Geschäftsunterlagen.

2. Eine Erfassungsmethode wählen, die Sie wirklich nutzen

Laut IRS können Sie jedes Aufzeichnungssystem wählen, das zu Ihrem Unternehmen passt, solange es Ihre Einnahmen und Ausgaben klar ausweist. Publication 583 beschreibt die einfache Buchhaltung (Single-Entry; eine laufende Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben) als einfaches und praktisches System für viele kleine Unternehmen und die doppelte Buchhaltung (Double-Entry) als System mit eingebauten Kontrollen.

In der Praxis entscheiden sich die meisten Freiberufler und Kleinunternehmen für eine dieser Methoden:

Methode	Geeignet für	Worauf Sie achten sollten
Tabelle (Excel, Google Sheets)	Wenige Ausgaben, einfache Unternehmen, Menschen, die gern die Kontrolle behalten	Manuelle Eingabe; Formeln können fehlerhaft sein, wenn man nicht aufpasst
Buchhaltungssoftware	Rechnungsstellung, Bankanbindung (Bank-Feeds), VAT-/GST-Erklärungen, wachsende Unternehmen	Monatliche Kosten; Kategorien müssen trotzdem geprüft werden
Belegerfassung plus Tabelle	Menschen mit vielen Papier- oder PDF-Belegen	Ein monatlicher Abgleich ist weiterhin nötig

Wenn Sie im Vereinigten Königreich ansässig und für die britische MwSt. (UK VAT) registriert sind: Laut VAT Notice 700/21 von HMRC müssen VAT-registrierte Unternehmen bestimmte Unterlagen digital in funktionsfähiger, kompatibler Software führen (Making Tax Digital). Prüfen Sie, was für Sie gilt, bevor Sie sich für ein reines Tabellensystem entscheiden.

Wenn Sie bei null anfangen, reicht eine Tabelle völlig aus. Unsere Anleitung zum Einrichten einer Belegtabelle in Excel oder Google Sheets behandelt Spalten, Dropdown-Listen und SUMIFS-Summen.

3. Jeden Beleg auf dieselbe Weise erfassen

Publication 583 empfiehlt, Ausgaben zu erfassen, sobald sie anfallen, und sagt, es sei im Allgemeinen am besten, Transaktionen täglich zu erfassen. Täglich ist für die meisten Menschen zu ambitioniert. Wöchentlich ist realistisch und hält die Erinnerung trotzdem frisch.

Richten Sie sich eine feste Erfassungsroutine ein:

Papierbelege: Fotografieren Sie sie am selben Tag oder legen Sie sie in eine Ablage und fotografieren Sie deren Inhalt wöchentlich.
E-Mail-Belege: Legen Sie sie in einem E-Mail-Ordner ab und speichern Sie sie anschließend als PDF in einem Jahresordner.
Online-Konten (Software, Werbung, Marktplätze): Laden Sie Rechnungen monatlich herunter, statt darauf zu vertrauen, dass alte Rechnungen auch Jahre später noch verfügbar sind.

Jede Aufzeichnung sollte den Zahlungsempfänger, den Betrag, das Datum, den Zahlungsnachweis und den gekauften Gegenstand enthalten. Diese Angaben nennt die IRS für Nachweisunterlagen. Die vollständige Checkliste finden Sie unter welche Belege Sie für die Steuer aufbewahren sollten.

4. Eine feste Kategorienliste verwenden

Kategorien machen aus einem Stapel Belege Zahlen, die Sie in eine Steuererklärung eintragen können. Legen Sie sie einmal zu Jahresbeginn fest:

Einzelunternehmer in den USA: Orientieren Sie sich an den Ausgabenzeilen von Schedule C (Profit or Loss From Business – Gewinn oder Verlust aus gewerblicher Tätigkeit).
Selbstständige im Vereinigten Königreich: Orientieren Sie sich an den Ausgabengruppen auf den Self-Assessment-Seiten zur Selbstständigkeit.
Anderswo: Verwenden Sie die Kategorien aus dem Formular Ihrer Steuerbehörde für Geschäftseinkünfte, oder fragen Sie Ihren Steuerberater.

Ein typischer Grundstock besteht aus Büromaterial, Software und Abonnements, Reisen, Mahlzeiten, Fahrzeugkosten, Telefon und Internet, Werbung, Honoraren für Fachleistungen, Miete und Nebenkosten, Versicherungen sowie Weiterbildung. Ergänzen Sie eine Kategorie „Nicht zugeordnet / Steuerberater fragen“ für alles, bei dem Sie unsicher sind, statt zu raten.

Denken Sie daran: Eine Kategorie ist ein Etikett, keine Entscheidung über die Absetzbarkeit. Manche Kosten sind nur teilweise absetzbar, manche gar nicht, je nach Land. Erfassen Sie den vollen Betrag und überlassen Sie es Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuersoftware, die Regeln anzuwenden.

5. Die wichtigen Angaben festhalten

Erfassen Sie zu jeder Ausgabe mindestens:

Datum
Händler
Beschreibung und geschäftlicher Anlass
Kategorie
Betrag vor Steuer, Steuer und Gesamtbetrag
Zahlungsart
Ablageort der Belegdatei

Der geschäftliche Anlass ist die Spalte, die viele auslassen und später bereuen. „Amazon 89.99“ sagt in achtzehn Monaten nichts mehr. „Amazon, externe SSD für Kundenbackups“ beantwortet die Frage, bevor sie jemand stellt.

Wenn Sie Sales Tax, VAT oder GST/HST zurückfordern, erfassen Sie den Steuerbetrag separat. Ihre Steuererklärung benötigt diese Angabe.

6. Monatlich abgleichen

Nehmen Sie sich einmal im Monat Ihre Kontoauszüge und Kartenabrechnungen für das Geschäft sowie Ihre Ausgabenliste vor:

Haken Sie jede Zeile des Kontoauszugs ab, zu der es einen passenden Ausgabeneintrag und einen Beleg gibt.
Suchen Sie für jede Zeile ohne Beleg sofort danach: Durchsuchen Sie Ihre E-Mails, melden Sie sich im Konto des Händlers an oder fordern Sie eine Kopie an.
Prüfen Sie bei jedem Ausgabeneintrag ohne Zeile im Kontoauszug, ob er privat oder bar bezahlt wurde, und vermerken Sie das.
Prüfen Sie, ob die Summe jeder Kategorie im Vergleich zum Vormonat plausibel aussieht.

Publication 583 beschreibt den Abgleich Ihres Kontos (reconciling your checking account) als Möglichkeit, Fehler aufzuspüren. Wenn Sie ihn monatlich durchführen, wurde die Jahressumme zum Jahresende bereits zwölfmal geprüft.

7. Vierteljährlich und zum Jahresende prüfen

Summieren Sie jedes Quartal Ihre Kategorien. Wenn Sie Steuervorauszahlungen (estimated or advance tax) leisten, sehen Sie so ungefähr, wo Sie stehen, und erkennen, wenn eine Kategorie unerwartet gewachsen ist.

Zum Jahresende:

Exportieren oder drucken Sie die Kategoriesummen.
Schicken Sie Ihrem Steuerberater die Ausgabenliste und den Belegordner. Meist möchte er beides haben.
Schließen Sie den Jahresordner und die Jahrestabelle ab und beginnen Sie neu. Bewahren Sie die alten so lange auf, wie Ihr Land es verlangt.

Wo die meisten Systeme scheitern: bei der Dateneingabe

Der Teil der Ausgabenerfassung, der meist zuerst zusammenbricht, ist das Eintippen der Belege ins System. Einige Dinge helfen:

Bankanbindung (Bank-Feeds) oder CSV-Exporte Ihrer Bank liefern Datum, Händler und Betrag automatisch. Es fehlen aber weiterhin der Steuerbetrag und der geschäftliche Anlass, und sie ersetzen keine Belege.
Stapelverarbeitung von Belegbildern: ReceiptBatch liest einen Ordner mit Belegfotos und PDFs und erstellt für jeden Beleg eine Tabellenzeile (Datum, Händler, Zwischensumme, Steuer, Trinkgeld, Gesamtbetrag, Währung, vorgeschlagene Kategorie), die Sie vor dem Download prüfen. Das passt gut zum monatlichen Abgleich.
Wenige größere Sitzungen sind besser als viele winzige. Fünfzehn Minuten am Freitag sind leichter durchzuhalten als das Versprechen, jeden Kaffee zu erfassen.

Das vollständige Ordnungssystem (Ordner, Dateinamen und die wöchentliche Routine) steht in Belege für die Steuer organisieren.

FAQ

Wie lassen sich Betriebsausgaben am einfachsten erfassen?

Nutzen Sie eine eigene Geschäftskarte und ein eigenes Konto, fotografieren Sie Belege wöchentlich und führen Sie eine Tabelle oder App als Hauptliste. Das einfachste System ist das, das Sie jede Woche durchhalten.

Brauche ich Buchhaltungssoftware?

Nicht immer. Viele Einzelunternehmer kommen mit einer Tabelle aus. Software kann nötig sein, wenn Sie im Vereinigten Königreich VAT-registriert sind (Making Tax Digital), viele Rechnungen schreiben oder Mitarbeiter haben. Ihr Steuerberater kann Sie beraten.

Wie erfasse ich Bargeldausgaben?

Lassen Sie sich jedes Mal einen Beleg geben, fotografieren Sie ihn und erfassen Sie die Ausgabe mit „Bargeld“ als Zahlungsart. Ohne Zeile im Kontoauszug ist der Beleg Ihr wichtigster Nachweis, achten Sie also darauf, dass er lesbar bleibt.

Soll ich Ausgaben erfassen, bei denen ich nicht sicher bin, ob sie absetzbar sind?

Ja. Erfassen Sie sie unter einer Kategorie „Steuerberater fragen“ mit einer klaren Beschreibung. Wer eine Ausgabe weglässt, verliert sie. Sie zu erfassen und nachzufragen kostet nichts.