Daten aus PDF-Rechnungen in Excel extrahieren: 4 Methoden

Es gibt vier gängige Wege, Daten aus PDF-Rechnungen in Excel zu übernehmen: Kopieren und Einfügen (für ein paar Rechnungen völlig ausreichend), den PDF-Connector von Power Query in Excel (gut für PDFs mit echten Texttabellen), OCR (nötig bei gescannten oder fotografierten Rechnungen) und Batch-Extraktionstools, die die wichtigsten Felder (Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Steuer, Gesamtbetrag) aus vielen Rechnungen auf einmal auslesen. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie haben, ob sie digital oder gescannt vorliegen und ob Sie Positionen oder nur die Gesamtbeträge pro Rechnung brauchen.

Im Folgenden sehen Sie, wie jede Methode funktioniert, wo sie an ihre Grenzen stößt und wie Sie das Ergebnis prüfen.

Zuerst: Welche Art von PDF haben Sie?

Davon hängt fast alles ab:

Textbasierte PDFs werden von Buchhaltungssoftware, Onlineshops und Abrechnungssystemen erzeugt. Sie können den Text markieren und kopieren. Die Daten sind also schon da. Sie müssen nur noch in Spalten gebracht werden.
Gescannte oder fotografierte PDFs sind Bilder, die als PDF gespeichert wurden. Wenn Sie keine einzelnen Wörter markieren können, gibt es keine Textebene, und Sie brauchen OCR (optische Zeichenerkennung), um sie zu lesen.

Schnelltest: Öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, den Gesamtbetrag mit dem Cursor zu markieren. Wenn das geht, ist es ein Text-PDF.

Legen Sie außerdem fest, was Sie brauchen:

Kopfdaten (eine Zeile pro Rechnung): Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsnummer, Zwischensumme, Steuer, Gesamtbetrag. Das genügt in der Regel für Buchhaltung, Ausgabenverfolgung und Steuern.
Positionen (eine Zeile pro Produkt oder Dienstleistung): nötig für Bestandsführung, Auftragskalkulation oder detaillierte Analysen. Sie lassen sich deutlich schwerer zuverlässig extrahieren.

Methode 1: Kopieren und Einfügen

Bei einer Handvoll Rechnungen ist die manuelle Eingabe ehrlich gesagt am schnellsten.

Öffnen Sie die PDF-Rechnung.
Markieren Sie die benötigten Felder und kopieren Sie sie.
Fügen Sie sie in Ihre Tabelle ein. In Excel verhindert Inhalte einfügen > Text (oder Keep Text Only), dass Formatierungen übernommen werden.
Korrigieren Sie Werte, die in einer einzigen Zelle gelandet sind, bei Bedarf mit Daten > Text in Spalten.

Geeignet für: weniger als etwa zehn Rechnungen und einmalige Aufgaben. Grenzen: bei großen Mengen. Tippfehler schleichen sich ein, und es ist langsam.

Methode 2: Der PDF-Connector von Power Query in Excel

Excel enthält in Power Query (der Funktion Daten abrufen) einen PDF-Connector. Laut Microsoft-Dokumentation verwendet er eine Funktion namens Pdf.Tables, die alle in einer PDF-Datei gefundenen Tabellen zurückgibt. Um mehrere PDF-Dateien gleichzeitig zu importieren, verwenden Sie einen Connector für mehrere Dateien, etwa den Ordner-Connector.

Allgemeine Schritte (die Menübezeichnungen unterscheiden sich je nach Excel-Version und Plattform):

Öffnen Sie in Excel Daten abrufen und wählen Sie die Option Aus PDF. In aktuellen Microsoft 365-Versionen für Windows finden Sie sie unter Daten > Daten abrufen > Aus Datei.
Navigieren Sie zur PDF-Datei und wählen Sie Öffnen.
Wählen Sie im Navigator die Tabelle oder Seite aus, die die gewünschten Daten enthält.
Wählen Sie Laden, um die Daten in ein Tabellenblatt zu übernehmen, oder Daten transformieren, um sie zuvor im Power Query-Editor zu bereinigen (Zeilen entfernen, Spalten teilen, Datentypen festlegen).
Bei vielen Rechnungen kombinieren Sie mit dem Ordner-Connector alle PDFs in einem Ordner und wenden dann dieselbe Transformation auf alle an.

Geeignet für: digitale PDFs desselben Lieferanten oder Systems, bei denen das Layout einheitlich ist und die Daten in einer echten Tabelle stehen, zum Beispiel einer Positionstabelle. Grenzen:

Gescannte PDFs: Es gibt keinen Text, der erkannt werden könnte, also auch keine Tabellen.
Verschiedene Lieferanten: Jedes Layout sieht anders aus, deshalb passt eine Transformation nicht für alle.
Kopfdaten wie Rechnungsnummer und Datum stehen oft gar nicht in einer Tabelle und sind deshalb schwerer herauszufiltern.
Der PDF-Connector ist nicht in jeder Excel-Edition und auf jeder Plattform verfügbar. Prüfen Sie deshalb Ihre Version.

Die Dokumentation von Microsoft nennt außerdem Wege für den Umgang mit großen PDFs, etwa jeweils einen Seitenbereich zu laden.

Methode 3: OCR für gescannte Rechnungen

Wenn Ihre Rechnungen Scans oder Fotos sind, muss der Text zuerst erkannt werden. Dafür gibt es unter anderem diese Möglichkeiten:

In PDF-Software integrierte OCR, die dem Scan eine Textebene hinzufügt. Danach können Sie kopieren und einfügen oder manchmal Power Query verwenden.
Scanner-Apps fürs Smartphone, die durchsuchbare PDFs erzeugen. Der Scanner von Google Drive für Android weist zum Beispiel darauf hin, dass Scans als durchsuchbare PDFs gespeichert werden.
Cloudbasierte Dienste zur Dokumentenverarbeitung der großen Cloud-Anbieter, die sich an Entwickler richten.

Geeignet für: die Umwandlung reiner Bild-PDFs in nutzbaren Text. Grenzen: OCR liefert Ihnen Text, keine Tabelle. Sie müssen Datum, Gesamtbetrag und Steuer in diesem Text weiterhin selbst finden und in Spalten eintragen. Außerdem sinkt die Genauigkeit bei verblassten, zerknitterten oder niedrig aufgelösten Scans. Prüfen Sie die Zahlen daher nach.

Methode 4: Batch-Extraktionstools

Spezielle Tools zur Extraktion von Rechnungen und Belegen verbinden Lesen und Strukturieren. Sie laden viele Rechnungen hoch, digital oder gescannt, und erhalten eine Tabelle mit einer Zeile pro Rechnung und benannten Spalten.

ReceiptBatch funktioniert auf diese Weise. Sie laden einen Stapel PDFs oder Bilder hoch und erhalten für jedes Dokument Datum, Händler, Zwischensumme, Steuer, Trinkgeld, Gesamtbetrag, Währung und einen Kategorievorschlag in einer Tabelle, die Sie bearbeiten können, bevor Sie sie als Excel- oder CSV-Datei herunterladen. Auf der Seite zum Batch-Konverter für PDF-Rechnungen in Excel finden Sie weitere Einzelheiten. Beachten Sie: Es liest die Gesamtbeträge pro Rechnung, keine Positionen, und verarbeitet bis zu 10 Seiten pro PDF.

Geeignet für: viele Rechnungen von vielen verschiedenen Lieferanten, eine Mischung aus Scans und digitalen PDFs und eine Buchhaltung, in der die Gesamtbeträge pro Rechnung genügen. Grenzen: wenn Sie jede einzelne Position brauchen oder wenn Sie aus Vertraulichkeitsgründen keine Dokumente auf einen Online-Dienst hochladen können. Lesen Sie zuerst die Datenschutzerklärung des Tools.

Vergleich

Methode	Menge	Gescannte PDFs	Gemischte Layouts	Positionen	Aufwand
Kopieren und Einfügen	Gering	Nur wenn der Text markierbar ist	Ja	Ja, aber langsam	Hoch pro Rechnung
Power Query PDF	Mittel bis hoch	Nein	Schlecht	Ja, bei einheitlichen Tabellen	Einmal einrichten, danach gering
OCR	Beliebig	Ja	Ja	Teilweise	Mittel, Strukturieren bleibt nötig
Batch-Extraktionstool	Hoch	Ja	Ja	Je nach Tool	Gering, plus Prüfung

Egal welche Methode: Prüfen Sie das Ergebnis

Extrahierte Daten sollten Sie immer prüfen, bevor sie in Ihre Buchhaltung oder eine Steuererklärung einfließen:

Zählen Sie Zeilen und Dateien gegeneinander. Jede Rechnung sollte genau einmal vorkommen.
Prüfen Sie die Summen. Zwischensumme plus Steuer sollte dem Gesamtbetrag entsprechen. Eine Formelspalte zeigt Abweichungen schnell an.
Prüfen Sie die Daten. Achten Sie auf vertauschte Tage und Monate (03/04 kann der 4. März oder der 3. April sein).
Prüfen Sie die Währung, wenn Sie bei Lieferanten im Ausland einkaufen.
Machen Sie Stichproben anhand der PDFs, besonders bei den höchsten Beträgen.
Bewahren Sie die Original-PDFs auf. Die Tabelle ist eine Zusammenfassung, und die Rechnungen sind Ihr Nachweis.

Sobald die Daten sauber sind, zeigt Ihnen der Leitfaden zur Belegtabelle, wie Sie sie mit SUMIFS oder einer Pivot-Tabelle nach Kategorie summieren. Wenn Sie die Daten an einen Steuerberater weitergeben, lesen Sie, wie Sie Ihre Belege für Ihren Steuerberater vorbereiten.

FAQ

Kann Excel eine PDF-Rechnung direkt lesen?

Der PDF-Connector von Power Query in Excel kann Tabellen aus PDFs importieren, die Text enthalten. Gescannte Bilder kann er nicht lesen, und der Connector ist nicht in jeder Excel-Edition verfügbar.

Wie extrahiere ich Rechnungsnummer und Datum, nicht nur die Tabelle?

Diese stehen meist außerhalb der Positionstabelle, deshalb übersieht sie der tabellenbasierte Import oft. Kopieren Sie sie von Hand, nutzen Sie bei einheitlichem Layout Power-Query-Transformationen oder verwenden Sie ein Extraktionstool, das Kopfdaten ausliest.

Was ist hier der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Die Extraktionsmethoden sind dieselben. Für Ihre Unterlagen liegt der Unterschied darin, was jedes Dokument belegt. Siehe Rechnung vs. Quittung.

Ist es sicher, Rechnungen in ein Online-Tool hochzuladen?

Rechnungen können persönliche und geschäftliche Angaben enthalten. Lesen Sie die Datenschutzerklärung des Tools, um zu sehen, wie Dateien verarbeitet und gespeichert werden, und nutzen Sie nur Dienste, mit denen Sie sich wohlfühlen.