GST/HST-Belege in Kanada: Was für ITCs aufzubewahren ist
Wenn Sie in Kanada GST/HST-registriert sind und für die bei Geschäftseinkäufen gezahlte GST/HST Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits, ITCs) geltend machen möchten, brauchen Sie Belege oder Rechnungen mit bestimmten Angaben. Welche Angaben erforderlich sind, hängt von der Höhe des Einkaufs ab. Nach den Anforderungen der CRA (Canada Revenue Agency, die kanadische Steuerbehörde) muss jeder Beleg den Namen des Anbieters, das Datum und den Gesamtbetrag enthalten. Ab $100 muss er außerdem die in Rechnung gestellte GST/HST (oder den Hinweis, dass sie enthalten ist) und die GST/HST-Registrierungsnummer des Anbieters ausweisen. Ab $500 kommen Ihr Name, eine Beschreibung und die Zahlungsbedingungen hinzu.
Im Folgenden finden Sie die Tabelle der CRA in verständlicher Form sowie Hinweise dazu, worauf Sie auf einem Beleg achten sollten und wie Sie Unterlagen aufbewahren. Das sind allgemeine Informationen, die CRA-Hinweise zusammenfassen, keine Steuerberatung. Für GST/HST gelten viele Sonderregeln. Prüfen Sie daher die aktuellen Seiten der CRA oder fragen Sie für Ihre Situation einen Steuerberater.
Für wen das relevant ist
Diese Anforderungen betreffen Sie, wenn Sie für GST/HST registriert sind und in Ihrer GST/HST-Erklärung den Vorsteuerabzug geltend machen. Sind Sie nicht registriert, können Sie in der Regel keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Belege bewahren Sie trotzdem auf, um Betriebsausgaben für die Einkommensteuer nachzuweisen.
Was ein Beleg je nach Einkaufssumme enthalten muss
Auf der CRA-Seite „Input tax credits“ (Vorsteuerabzug) sind die Angaben aufgeführt, die Ihre Belege, Rechnungen oder sonstigen Unterlagen zur Geltendmachung eines ITC enthalten müssen:
| Erforderliche Angabe | Unter $100 | $100 bis $499.99 | $500 oder mehr |
|---|---|---|---|
| Geschäfts- oder Handelsname des Anbieters (oder eines Vermittlers) | Ja | Ja | Ja |
| Rechnungsdatum oder, falls es keine Rechnung gibt, das Datum, an dem die GST/HST bezahlt wird oder fällig ist | Ja | Ja | Ja |
| Gezahlter oder fälliger Gesamtbetrag | Ja | Ja | Ja |
| Insgesamt berechnete GST/HST oder ein Hinweis, dass der Betrag GST/HST zum geltenden Satz enthält | Nein | Ja | Ja |
| Steuerstatus jeder Lieferung oder Leistung, wenn die Rechnung sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Lieferungen oder Leistungen enthält | Nein | Ja | Ja |
| GST/HST-Registrierungsnummer des Anbieters (oder Vermittlers) | Nein | Ja | Ja |
| Name oder Handelsname des Käufers (oder eines bevollmächtigten Vertreters oder Beauftragten) | Nein | Nein | Ja |
| Kurze Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen | Nein | Nein | Ja |
| Zahlungsbedingungen | Nein | Nein | Ja |
Die Beträge beziehen sich auf den Gesamtbetrag des Verkaufs. Laut CRA-Seite wurden diese Schwellen von $30 und $150 auf $100 und $500 angehoben. Ältere Artikel nennen möglicherweise noch die alten Werte.
Die Seite beschreibt außerdem Ausnahmen, bei denen die Anforderungen an die Unterlagen geringer sind, etwa bei bestimmten Zulagen oder Erstattungen, die an Angestellte oder Teilhaber gezahlt werden. Prüfen Sie die CRA-Seite, falls sie auf Sie zutreffen könnten.
Schneller Beleg-Check
Unter $100: Achten Sie darauf, dass der Beleg zeigt, bei wem Sie gekauft haben, wann und den Gesamtbetrag.
$100 bis $499.99: Prüfen Sie zusätzlich:
- den GST/HST-Betrag oder einen Hinweis, dass GST/HST enthalten ist
- die GST/HST-Registrierungsnummer des Anbieters
Eine fehlende Registrierungsnummer ist der häufigste Grund, warum ein Beleg nicht ausreicht. Bitten Sie den Anbieter um einen ordnungsgemäßen Beleg oder eine Rechnung.
$500 und mehr: Prüfen Sie zusätzlich:
- Ihren Firmennamen oder den Ihres bevollmächtigten Vertreters
- eine Beschreibung dessen, was Sie gekauft haben
- die Zahlungsbedingungen
Bitten Sie bei größeren Einkäufen den Anbieter, Ihren Firmennamen gleich auf die Rechnung zu setzen. Ihn nachträglich ergänzen zu lassen, ist schwieriger.
Frist für den Vorsteuerabzug
Laut derselben CRA-Seite müssen die meisten Registrierten den Vorsteuerabzug bis zum Fälligkeitstermin der Erklärung für den letzten Meldezeitraum, der innerhalb von vier Jahren nach Ende des Meldezeitraums endet, geltend machen, in dem der ITC erstmals hätte geltend gemacht werden können. Für einige registrierte Unternehmen und Einrichtungen gilt eine zweijährige Frist, etwa für bestimmte Finanzinstitute (listed financial institutions) und für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als $6 Millionen; auch hier gibt es Ausnahmen. Ordnen Sie Belege nach Meldezeitraum, damit sich noch nicht geltend gemachte ITCs leicht finden lassen.
Wie lange Sie GST/HST-Unterlagen aufbewahren sollten
Nach den Hinweisen der CRA zur Aufbewahrung müssen Unterlagen und Belege in der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahrs, auf das sie sich beziehen, aufbewahrt werden. Die CRA erläutert, dass sich der Sechsjahreszeitraum für GST/HST-Unterlagen etwas anders berechnet. Details sowie die übrigen von uns behandelten Länder finden Sie unter wie lange Sie Belege aufbewahren sollten.
GST/HST-Belege geordnet aufbewahren
- Belege zeitnah erfassen. Thermobelege verblassen, und eine verblasste Registrierungsnummer nützt nichts.
- Nach Meldezeitraum ablegen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich, passend zu Ihrer GST/HST-Erklärung).
- GST/HST getrennt erfassen, und zwar für jeden Einkauf, nicht nur den Gesamtbetrag:
| Datum | Anbieter | GST/HST-Nummer | Beschreibung | Zwischensumme | GST/HST | Gesamtbetrag | Datei |
|---|
- Belege mit fehlenden Pflichtangaben markieren und beim Anbieter nachhaken, bevor der Zeitraum abgeschlossen ist.
- GST/HST pro Zeitraum summieren für Ihre Erklärung und die Belege als Nachweis aufbewahren.
In Provinzen mit HST weisen Belege eine einzige harmonisierte Steuer aus. In anderen sehen Sie unter Umständen GST plus eine separate Provinzumsatzsteuer (PST, in Quebec QST). Nur der GST/HST-Anteil kann als ITC geltend gemacht werden. Für Provinzsteuern gelten eigene Regeln. Ihre Kategorien können sich an den Gruppen der CRA für Betriebsausgaben orientieren, siehe Kategorien für Betriebsausgaben.
Wenn Sie einen Stapel Belege erfassen müssen, kann ReceiptBatch kanadische Belege in Excel umwandeln, mit getrennt ausgewiesener GST/HST: eine Zeile pro Beleg mit Datum, Anbieter, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag. Diese Angaben prüfen Sie vor dem Download. Es liest, was aufgedruckt ist. Es prüft keine Registrierungsnummern und entscheidet nicht, ob ein Beleg die Anforderungen der CRA erfüllt. Nutzen Sie dafür die Tabelle oben.
Wenn Rechnung und Beleg unterschiedliche Dokumente sind, lesen Sie dazu Rechnung vs. Quittung.
FAQ
Brauche ich bei kleinen Einkäufen einen Beleg mit GST/HST-Nummer?
Nach der Tabelle der CRA ist bei einem Gesamtverkauf unter $100 die GST/HST-Registrierungsnummer des Anbieters nicht erforderlich. Sie benötigen trotzdem den Namen des Anbieters, das Datum und den Gesamtbetrag.
Kann ich den Vorsteuerabzug allein mit einem Kreditkartenbeleg geltend machen?
Ein Kartenbeleg zeigt meist nur den Händler und den Betrag. Bei Einkäufen ab $100 benötigen Sie zusätzlich den GST/HST-Betrag (oder einen Hinweis, dass er enthalten ist) und die Registrierungsnummer des Anbieters. Bewahren Sie daher den detaillierten Beleg oder die Rechnung auf.
Gilt die Schwelle von $30 / $150 noch?
Laut CRA-Seite wurden die Schwellen auf $100 (zuvor $30) und $500 (zuvor $150) angehoben. Prüfen Sie die aktuelle CRA-Seite, wenn Sie unsicher sind, welche Schwelle für einen früheren Zeitraum gilt.
Ist das Steuerberatung?
Nein. Es ist eine Zusammenfassung der CRA-Hinweise zu den Unterlagen für den Vorsteuerabzug. Für GST/HST gelten viele Sonderfälle. Klären Sie Ihre Situation daher mit der CRA oder einem Steuerberater.