Combien de temps garder ses reçus (É.-U., R.-U., Canada)

Réponse courte : aux États-Unis, l'IRS (l'administration fiscale fédérale américaine) indique généralement de conserver les documents pendant 3 ans à compter du dépôt de la déclaration, avec des durées plus longues (6 ans, 7 ans ou sans limite) dans certains cas particuliers. Au Royaume-Uni, les travailleurs indépendants doivent conserver leurs documents au moins 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier de l'année fiscale concernée, et les sociétés (limited companies) 6 ans à compter de la fin de l'exercice. Au Canada, l'Agence du revenu du Canada (CRA) exige généralement 6 ans à compter de la fin de l'année d'imposition à laquelle se rapportent les documents.

Ce sont les règles principales issues des consignes de chaque administration fiscale, résumées ci-dessous avec les principales exceptions. Ces informations sont générales et ne constituent pas un conseil fiscal. Votre situation peut exiger une durée plus longue : en cas de doute, vérifiez auprès d'un expert-comptable ou de l'administration fiscale.

États-Unis (IRS)

L'IRS fait dépendre la durée de conservation du délai de prescription (period of limitations), c'est-à-dire la période pendant laquelle vous pouvez rectifier une déclaration ou l'IRS peut établir un impôt supplémentaire. Ses consignes (« How long should I keep records? » (Combien de temps dois-je conserver mes documents ?)) énumèrent les durées suivantes :

Situation	Durée de conservation
La plupart des déclarations, si aucun des cas ci-dessous ne s'applique	3 ans
Vous déposez une demande de crédit ou de remboursement après avoir déposé votre déclaration	3 ans à compter du dépôt, ou 2 ans à compter du paiement de l'impôt, selon la date la plus tardive
Vous déclarez une perte sur des titres sans valeur ou une déduction pour créance irrécouvrable	7 ans
Vous ne déclarez pas un revenu que vous auriez dû déclarer, et il dépasse 25 % du revenu brut figurant sur votre déclaration	6 ans
Vous ne déposez pas de déclaration	Sans limite de durée
Vous déposez une déclaration frauduleuse	Sans limite de durée
Documents relatifs aux impôts liés à l'emploi (si vous avez des salariés)	Au moins 4 ans après la date d'exigibilité ou de paiement de l'impôt, selon la date la plus tardive

Deux autres points de la même page de l'IRS passent facilement inaperçus :

Les documents relatifs aux biens (par exemple les reçus d'un bâtiment, d'un équipement ou de gros travaux d'amélioration) doivent généralement être conservés jusqu'à l'expiration du délai de prescription de l'année où vous cédez le bien. Vous en avez besoin pour calculer l'amortissement et le gain ou la perte lors de la vente.
Des raisons autres que fiscales peuvent imposer une durée plus longue. L'IRS précise que les assureurs ou les créanciers peuvent exiger que les documents soient conservés plus longtemps que ne le prévoit l'IRS.

En pratique, de nombreux propriétaires de petites entreprises américaines conservent tout au moins 7 ans, afin de couvrir tous les cas du tableau, sauf ceux à durée indéfinie. C'est une habitude courante, pas une règle de l'IRS. La durée de référence de 3 ans est la règle par défaut de l'IRS.

Les administrations fiscales des États peuvent avoir leurs propres règles ; vérifiez donc aussi celles de votre État.

Royaume-Uni (HMRC)

Travailleurs indépendants (Self Assessment)

GOV.UK indique que vous devez conserver vos documents au moins 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier de l'année fiscale concernée. Son exemple : si vous avez envoyé votre déclaration 2022 à 2023 en ligne avant le 31 janvier 2024, conservez les documents au moins jusqu'à la fin de janvier 2029.

Si vous envoyez une déclaration plus de 4 ans après la date limite, GOV.UK précise qu'il faut conserver les documents pendant 15 mois après l'envoi de la déclaration.

Sociétés (limited companies)

Pour les sociétés, GOV.UK indique que les documents doivent être conservés 6 ans à compter de la fin du dernier exercice de la société auquel ils se rapportent, ou plus longtemps dans certains cas, par exemple lorsque :

une opération couvre plus d'une période comptable
la société a acheté un bien dont elle prévoit qu'il durera plus de 6 ans, comme un équipement ou une machine
la déclaration d'impôt de la société (Company Tax Return) a été envoyée en retard
HMRC a engagé un contrôle de conformité (compliance check)

Les entreprises immatriculées à la TVA britannique (VAT) ont leurs propres règles de conservation des documents ; consultez donc aussi les consignes de HMRC sur la TVA (VAT).

Si des documents sont perdus ou détruits

GOV.UK indique que si vous ne pouvez pas remplacer des documents perdus, vous devez faire de votre mieux pour fournir des chiffres, et indiquer à HMRC, lors du dépôt, si vous utilisez des chiffres estimés ou provisoires.

Canada (CRA)

L'Agence du revenu du Canada (CRA) indique qu'en règle générale, vous devez conserver tous les documents requis et les pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Pour les particuliers, l'année d'imposition est l'année civile ; pour les sociétés, c'est la période fiscale.

Parmi les exceptions figurant sur la même page de la CRA :

Si vous produisez une déclaration de revenus en retard, conservez les documents pendant six ans à compter de la date de dépôt.
Certains documents, comme ceux contenant des informations historiques utiles pour la vente, la liquidation ou la dissolution d'une entreprise, doivent être conservés indéfiniment.
La CRA peut vous demander de conserver des documents plus de six ans. Elle précise qu'un agent vous en informera en personne ou par courrier recommandé.
Si vous souhaitez détruire des documents avant la fin de la période de conservation, la même page explique comment demander l'autorisation de la CRA.

Les documents de TPS/TVH (GST/HST) sont aussi couverts par une période de six ans, mais la CRA précise que le point de départ se calcule différemment dans leur cas. Lisez la partie de cette page consacrée à la TPS/TVH si vous êtes inscrit à ce régime.

Autres pays

Les durées de conservation varient d'un pays à l'autre, et parfois selon le type d'entreprise. Cherchez sur le site de votre administration fiscale « conservation des documents » ou « durée de conservation des documents ». En Australie, par exemple, c'est l'ATO, et en Irlande, Revenue. Fiez-vous à leurs consignes à jour, et non à un tableau récapitulatif, car ces règles évoluent.

Papier ou numérique ?

La durée de conservation d'un reçu est une question. Sous quelle forme le conserver en est une autre. De nombreuses administrations fiscales acceptent les copies numériques si elles sont complètes et lisibles, mais les conditions varient selon les pays. Certains documents peuvent devoir être conservés sous leur forme d'origine. Nous en parlons dans les reçus à conserver pour les impôts.

Quelle que soit la forme, un reçu conservé six ans doit rester lisible la sixième année. Les tickets de caisse thermiques s'effacent souvent bien avant ; numérisez-les donc rapidement.

Une routine de conservation pratique

Un dossier par année d'imposition. Tout ce qui concerne 2026 va dans Receipts/2026. Une fois la durée de conservation d'une année écoulée, vous pouvez examiner ce dossier dans son ensemble.
Indiquez la date limite de conservation sur chaque dossier. Par exemple Receipts/2026 (keep until at least 2033). Calculez-la à partir de la règle de votre propre pays et des exceptions qui s'appliquent à vous.
Conservez séparément les justificatifs liés aux actifs. Les équipements, véhicules, biens immobiliers et travaux d'amélioration suivent des règles plus longues aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada. Utilisez un dossier Assets qui n'est jamais purgé lors du cycle annuel.
Conservez un tableur récapitulatif avec les justificatifs. Si on vous interroge un jour sur une année, le tableur indique ce que vous avez réclamé, et le dossier contient la preuve. Notre guide sur l'organisation des reçus pour les impôts présente toute la méthode.
Faites deux sauvegardes. Un espace de stockage en ligne (cloud) et une copie hors ligne.

Si la partie la plus fastidieuse consiste à transformer un tas de photos et de PDF en ce tableur récapitulatif, ReceiptBatch peut les convertir par lots en un seul fichier Excel ou CSV avec des colonnes consacrées à la date, au fournisseur, à la taxe et au total.

Avant de détruire quoi que ce soit

Même lorsque la période fiscale est écoulée, vérifiez :

Le reçu concerne-t-il un bien que vous possédez encore ? Gardez-le.
Y a-t-il une garantie en cours, une déclaration de sinistre, une demande de prêt ou un litige ? Gardez-le.
Avez-vous déposé en retard, rectifié, ou reçu un courrier de l'administration fiscale au sujet de cette année ? Le délai a pu recommencer à courir ou être plus long.
Votre comptable conserve-t-il des copies ? Posez-lui la question avant de partir du principe que c'est le cas.

En cas de doute, conserver une copie numérique ne coûte presque rien.

FAQ

Combien de temps conserver les reçus pour mes impôts personnels (hors activité professionnelle) ?

Les mêmes règles de l'IRS, de HMRC et de la CRA s'appliquent aux documents à l'appui de n'importe quelle déclaration. Si un reçu justifie une déduction ou un crédit que vous avez demandé, conservez-le pendant la même durée. Les reçus personnels courants qui ne justifient rien sur une déclaration ne sont pas du tout couverts par les règles fiscales de conservation.

Sept ans, est-ce une obligation légale aux États-Unis ?

Pas en règle générale. Par défaut, l'IRS prévoit une durée de 3 ans, avec des durées de 6 ans, 7 ans ou indéfinies dans certains cas. Sept ans est une règle empirique courante, car elle couvre la plupart de ces cas.

Puis-je jeter mes reçus papier une fois numérisés ?

Souvent oui, si la copie numérique est complète et lisible et respecte les conditions de votre administration fiscale, mais cela varie selon les pays et le type de document. Consultez les consignes de votre administration fiscale avant de détruire les originaux.

Le délai court-il à partir de la date du reçu ?

Non. Il court à partir du dépôt de la déclaration (États-Unis), de la date limite de dépôt (travailleurs indépendants au Royaume-Uni) ou de la fin de l'année d'imposition (Canada). Un reçu de janvier 2026 se conserve selon le calendrier applicable à la déclaration 2026.