Frais professionnels et impôts : une méthode de suivi simple

Pour suivre vos frais professionnels en vue des impôts, il vous faut quatre choses : un compte distinct pour les dépenses professionnelles, une seule habitude pour enregistrer chaque reçu, une liste fixe de catégories de dépenses et un contrôle régulier pour vérifier que vos enregistrements correspondent à votre relevé bancaire. Une fois ces éléments en place, peu importe que vous utilisiez un tableur, un logiciel de comptabilité ou un carnet. Les chiffres seront justes et vous disposerez des justificatifs nécessaires.

Ce guide explique comment mettre en place chaque élément et comment choisir une méthode de suivi adaptée à un indépendant ou à une petite entreprise. Il s'agit de conseils généraux, fondés principalement sur la documentation de l'IRS (l'administration fiscale américaine) et de HMRC (l'administration fiscale du Royaume-Uni) sur la tenue de registres, et non de conseils fiscaux. Les règles sur ce que vous pouvez déduire dépendent de votre pays et de votre situation.

1. Séparez l'argent professionnel et l'argent personnel

La Publication 583 de l'IRS indique que l'une des premières choses à faire quand on lance une activité est d'ouvrir un compte courant professionnel (business checking account), distinct de son compte personnel. Elle présente le chéquier de l'entreprise comme votre source d'information de base pour enregistrer les frais professionnels.

Même si vous êtes entrepreneur individuel et que votre pays n'impose pas de compte séparé, en avoir un :

• transforme votre relevé bancaire en liste complète des opérations professionnelles
• rend les reçus manquants évidents, puisque chaque ligne devrait en avoir un
• vous évite d'avoir à expliquer des achats personnels mélangés aux achats professionnels

Si vous utilisez une carte pour votre activité, prenez aussi une carte dédiée. Quand vous payez quelque chose de professionnel depuis un compte personnel, enregistrez-le aussitôt et conservez le reçu avec vos justificatifs professionnels.

2. Choisissez une méthode de suivi que vous utiliserez vraiment

L'IRS indique que vous pouvez choisir le système de tenue de registres qui convient à votre activité, tant qu'il fait clairement apparaître vos revenus et vos dépenses. La Publication 583 décrit la comptabilité en partie simple (single-entry, qui consiste à consigner au fil du temps les revenus et les dépenses) comme un système simple et pratique pour de nombreuses petites entreprises, et la partie double (double-entry) comme un système comportant des contrôles intégrés.

En pratique, la plupart des indépendants et des petites entreprises choisissent l'une de ces options :

Si vous êtes au Royaume-Uni et enregistré à la TVA britannique (UK VAT), la VAT Notice 700/21 de HMRC indique que les entreprises enregistrées à la TVA doivent conserver certains documents sous forme numérique, dans un logiciel fonctionnel et compatible (Making Tax Digital). Vérifiez ce qui s'applique à votre situation avant de choisir un système reposant uniquement sur un tableur.

Si vous partez de zéro, un tableur suffit. Notre guide sur la création d'un tableur de reçus dans Excel ou Google Sheets présente les colonnes, les listes déroulantes et les totaux SUMIFS.

3. Enregistrez chaque reçu de la même façon

La Publication 583 recommande d'enregistrer les dépenses au moment où elles surviennent et précise qu'il est généralement préférable d'enregistrer les opérations chaque jour. Un suivi quotidien est ambitieux pour la plupart d'entre nous. Un rythme hebdomadaire est réaliste et permet de ne rien oublier.

Mettez en place un seul réflexe de capture :

• Reçus papier : photographiez-les le jour même, ou déposez-les dans un seul bac et photographiez son contenu chaque semaine.
• Reçus par e-mail : classez-les dans un seul dossier de messagerie, puis enregistrez-les en PDF dans un dossier annuel.
• Comptes en ligne (logiciels, publicité, places de marché) : téléchargez les factures chaque mois, plutôt que d'espérer que les anciennes factures soient encore disponibles des années plus tard.

Chaque justificatif doit indiquer le bénéficiaire du paiement, le montant, la date, la preuve de paiement et ce qui a été acheté. Ce sont les éléments que l'IRS énumère pour les documents justificatifs. Consultez quels reçus conserver pour les impôts pour la liste complète.

4. Utilisez une liste de catégories fixe

Les catégories transforment une pile de reçus en chiffres que vous pouvez reporter sur une déclaration. Choisissez-les une fois, en début d'année :

• Entrepreneurs individuels aux États-Unis : alignez-vous sur les lignes de dépenses du Schedule C (Profit or Loss From Business, c'est-à-dire bénéfice ou perte d'une entreprise).
• Indépendants au Royaume-Uni : alignez-vous sur les regroupements de dépenses des pages Self Assessment consacrées au travail indépendant (self-employment).
• Ailleurs : utilisez les catégories du formulaire de revenus professionnels de votre administration fiscale, ou demandez à votre comptable.

Un jeu de départ typique comprend : fournitures de bureau, logiciels et abonnements, déplacements, repas, véhicule, téléphone et internet, publicité, honoraires professionnels, loyer et charges, assurance, et formation. Ajoutez une catégorie « Non classé / à demander au comptable » pour tout ce dont vous n'êtes pas sûr, plutôt que de deviner.

N'oubliez pas qu'une catégorie est une étiquette, pas une décision sur la déductibilité. Certains frais ne sont déductibles que partiellement, et d'autres pas du tout, selon votre pays. Enregistrez le montant complet et laissez votre comptable ou votre logiciel de déclaration appliquer les règles.

5. Notez les informations qui comptent

Pour chaque dépense, notez au minimum :

• la date
• le fournisseur
• la description et le motif professionnel
• la catégorie
• le montant avant taxe, la taxe et le total
• le moyen de paiement
• l'emplacement du fichier du reçu

Le motif professionnel est la colonne que l'on saute, avant de le regretter. « Amazon 89.99 » ne veut plus rien dire dix-huit mois plus tard. « Amazon, SSD externe pour les sauvegardes d'un client » répond à la question avant même qu'on la pose.

Si vous récupérez la taxe de vente (sales tax), la TVA (VAT) ou la TPS/TVH (GST/HST), notez le montant de la taxe séparément. Votre déclaration en aura besoin.

6. Faites un rapprochement chaque mois

Une fois par mois, asseyez-vous avec vos relevés bancaires et de carte professionnels et votre liste de dépenses :

1. Pointez chaque ligne de relevé qui correspond à une dépense enregistrée et à un reçu.
2. Pour chaque ligne sans reçu, retrouvez-le maintenant : cherchez dans vos e-mails, connectez-vous au compte du fournisseur ou demandez-en une copie.
3. Pour chaque dépense enregistrée sans ligne de relevé, vérifiez si elle a été payée à titre personnel ou en espèces, et notez-le.
4. Vérifiez que le total de chaque catégorie paraît plausible par rapport au mois précédent.

La Publication 583 présente le rapprochement de votre compte courant comme un moyen de repérer les erreurs. En le faisant chaque mois, le total de fin d'année aura déjà été vérifié douze fois.

7. Faites le point chaque trimestre et en fin d'année

Chaque trimestre, additionnez vos catégories. Si vous payez des acomptes d'impôt estimés ou anticipés, cela vous indique à peu près où vous en êtes, et cela montre si une catégorie a augmenté de façon inattendue.

En fin d'année :

• Exportez ou imprimez les totaux par catégorie.
• Envoyez à votre comptable la liste des dépenses et le dossier des reçus. Il ou elle voudra généralement les deux.
• Clôturez le dossier et le tableur de l'année, puis repartez de zéro. Conservez les anciens aussi longtemps que votre pays l'exige.

Là où la plupart des systèmes craquent : la saisie

La partie du suivi des dépenses qui s'effondre en premier est généralement la saisie des reçus dans le système. Quelques pistes aident :

• Les flux bancaires ou les exports CSV de votre banque vous donnent automatiquement la date, le fournisseur et le montant. Il leur manque toutefois le montant de la taxe et le motif professionnel, et ils ne remplacent pas les reçus.
• L'extraction par lots à partir d'images de reçus : ReceiptBatch lit un dossier de photos et de PDF de reçus et vous donne une ligne de tableur par reçu (date, fournisseur, sous-total, taxe, pourboire, total, devise, catégorie suggérée), que vous vérifiez avant de télécharger. Cela se combine bien avec l'étape de rapprochement mensuel.
• Des sessions de saisie moins nombreuses, mais plus longues : cela vaut mieux que de nombreuses sessions très courtes. Quinze minutes un vendredi sont plus faciles à tenir qu'une promesse de noter chaque café.

La mise en place complète de l'organisation (dossiers, noms de fichiers et routine hebdomadaire) se trouve dans comment organiser ses reçus pour les impôts.

FAQ

Quelle est la façon la plus simple de suivre ses frais professionnels ?

Utilisez une carte et un compte professionnels dédiés, photographiez vos reçus chaque semaine et gardez un seul tableur ou une seule application comme liste principale. Le système le plus simple est celui que vous tiendrez à jour chaque semaine.

Ai-je besoin d'un logiciel de comptabilité ?

Pas toujours. De nombreux entrepreneurs individuels s'en sortent avec un tableur. Il se peut que vous ayez besoin d'un logiciel si vous êtes enregistré à la TVA britannique (UK VAT) dans le cadre de Making Tax Digital, si vous émettez beaucoup de factures ou si vous avez des salariés. Votre comptable peut vous conseiller.

Comment suivre les dépenses en espèces ?

Demandez un reçu à chaque fois, photographiez-le et enregistrez-le avec « espèces » comme moyen de paiement. Sans ligne de relevé bancaire, le reçu est votre principale preuve : veillez à ce qu'il reste lisible.

Dois-je suivre les dépenses dont je ne suis pas sûr qu'elles soient déductibles ?

Oui. Enregistrez-les dans une catégorie « à demander au comptable » avec une description claire. Omettre une dépense, c'est la perdre. L'enregistrer et poser la question ne coûte rien.