Reçus TPS/TVH (GST/HST) au Canada : que garder pour les CTI
Si vous êtes inscrit à la GST/HST (TPS/TVH) au Canada et souhaitez demander des crédits de taxe sur les intrants (CTI) pour la GST/HST payée sur vos achats professionnels, vous devez disposer de reçus ou de factures comportant certaines informations. Les mentions requises dépendent du montant de l'achat. Selon les exigences de la CRA (Agence du revenu du Canada) en matière de renseignements, tout reçu doit indiquer le nom du fournisseur, la date et le total. Pour tout achat de $100 ou plus, il doit aussi indiquer la GST/HST facturée (ou préciser qu'elle est incluse) et le numéro d'inscription à la GST/HST du fournisseur. Pour tout achat de $500 ou plus, il doit également indiquer votre nom, une description et les conditions de paiement.
Voici le tableau de la CRA expliqué simplement, ce qu'il faut vérifier sur un reçu et comment conserver vos documents. Ce sont des informations générales qui résument les indications de la CRA, et non des conseils fiscaux. La GST/HST comporte de nombreuses règles particulières : consultez les pages à jour de la CRA ou demandez conseil à un comptable au sujet de votre situation.
Qui est concerné
Ces exigences vous concernent si vous êtes inscrit à la GST/HST et demandez des CTI dans votre déclaration de GST/HST. Si vous n'êtes pas inscrit, vous ne pouvez généralement pas réclamer de CTI, mais vous conservez tout de même vos reçus pour justifier vos dépenses professionnelles au titre de l'impôt sur le revenu.
Ce que doit indiquer un reçu, selon le montant de l'achat
La page « Input tax credits » (crédits de taxe sur les intrants) de la CRA énumère les informations à faire figurer sur vos reçus, factures ou autres documents pour justifier une demande de CTI :
| Information requise | Moins de $100 | De $100 à $499.99 | $500 ou plus |
|---|---|---|---|
| Dénomination commerciale ou nom d'exploitation du fournisseur (ou d'un intermédiaire) | Oui | Oui | Oui |
| Date de la facture ou, en l'absence de facture, date à laquelle la GST/HST est payée ou devient payable | Oui | Oui | Oui |
| Montant total payé ou payable | Oui | Oui | Oui |
| Total de la GST/HST facturée, ou mention indiquant que le montant comprend la GST/HST au taux applicable | Non | Oui | Oui |
| Indication du caractère taxable ou exonéré de chaque fourniture, lorsque la facture comprend les deux types de fournitures | Non | Oui | Oui |
| Numéro d'inscription à la GST/HST du fournisseur (ou de l'intermédiaire) | Non | Oui | Oui |
| Nom ou nom commercial de l'acheteur (ou de son mandataire ou représentant autorisé) | Non | Non | Oui |
| Brève description des biens ou des services | Non | Non | Oui |
| Conditions de paiement | Non | Non | Oui |
Les montants correspondent au montant total de la vente. La page de la CRA précise que ces seuils ont été relevés de $30 et $150 à $100 et $500. D'anciens articles peuvent encore citer les anciens montants.
La page décrit aussi des cas dans lesquels les exigences documentaires sont allégées, par exemple pour certaines allocations ou certains remboursements versés à des employés ou à des associés. Consultez la page de la CRA si elles peuvent s'appliquer à vous.
Vérification rapide d'un reçu
Moins de $100 : vérifiez que le reçu indique auprès de qui vous avez effectué l'achat, à quelle date et pour quel montant total.
De $100 à $499.99 : vérifiez aussi que le reçu indique :
- le montant de GST/HST, ou une mention indiquant que la GST/HST est incluse
- le numéro d'inscription à la GST/HST du fournisseur
L'absence du numéro d'inscription est la cause la plus fréquente de non-conformité d'un reçu. Demandez au fournisseur un reçu ou une facture en bonne et due forme.
$500 et plus : vérifiez aussi que le reçu indique :
- le nom de votre entreprise, ou celui de votre représentant autorisé
- une description de ce que vous avez acheté
- les conditions de paiement
Pour les achats plus importants, demandez aux fournisseurs d'inscrire le nom de votre entreprise sur la facture dès l'achat. L'ajouter après coup est plus difficile.
Délai pour demander les CTI
Selon la même page de la CRA, la plupart des inscrits doivent demander leurs CTI au plus tard à la date d'échéance de la déclaration de la dernière période de déclaration se terminant dans les quatre ans suivant la fin de la période de déclaration au cours de laquelle le CTI aurait pu être demandé pour la première fois. Une limite de deux ans s'applique à certains inscrits, par exemple certaines institutions financières désignées particulières et les entreprises dépassant un seuil de $6 millions, sous réserve d'exceptions. Classez vos reçus par période de déclaration afin de retrouver facilement les CTI qui n'ont pas encore été demandés.
Durée de conservation des documents de GST/HST
Selon les indications de la CRA sur la conservation des documents, les registres et les pièces justificatives doivent généralement être conservés pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. La CRA explique que le délai de six ans pour les documents de GST/HST se calcule de façon légèrement différente. Pour les détails, et pour les autres pays que nous couvrons, consultez la durée de conservation des reçus.
Bien organiser vos reçus de GST/HST
- Numérisez vos reçus sans attendre. L'impression des reçus thermiques s'estompe, et un numéro d'inscription devenu illisible ne sert à rien.
- Classez-les par période de déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle, selon votre fréquence de déclaration de GST/HST).
- Notez la GST/HST séparément pour chaque achat, plutôt que le seul total :
| Date | Fournisseur | N° de GST/HST | Description | Sous-total | GST/HST | Total | Fichier |
|---|
- Signalez les reçus auxquels il manque des informations obligatoires et relancez le fournisseur avant la clôture de la période.
- Totalisez la GST/HST payée par période pour votre déclaration, et conservez les reçus comme preuve.
Dans les provinces où s'applique la HST (TVH), les reçus affichent une seule taxe harmonisée. Ailleurs, vous pouvez voir la GST (TPS) plus une taxe de vente provinciale distincte (PST, ou QST au Québec). Seule la part de GST/HST peut donner droit à un CTI. Les taxes provinciales suivent leurs propres règles. Vos catégories peuvent suivre les regroupements de dépenses professionnelles de la CRA, présentés dans les catégories de frais professionnels.
Si vous avez une pile de reçus à saisir, ReceiptBatch peut convertir vos reçus canadiens en Excel avec la GST/HST séparée : vous obtenez une ligne par reçu avec la date, le fournisseur, le sous-total, la taxe et le total, et vous vérifiez les données avant de les télécharger. L'outil lit ce qui est imprimé. Il ne vérifie pas les numéros d'inscription et ne décide pas si un reçu répond aux exigences de la CRA : servez-vous du tableau ci-dessus pour cela.
Pour savoir dans quels cas une facture et un reçu constituent deux documents différents, consultez facture ou reçu.
FAQ
Faut-il un reçu avec un numéro de GST pour les petits achats ?
Selon le tableau de la CRA, pour une vente totale de moins de $100, le numéro d'inscription à la GST/HST du fournisseur n'est pas exigé. Il vous faut tout de même le nom du fournisseur, la date et le total.
Puis-je demander un CTI avec un simple ticket de paiement par carte ?
Un ticket de carte n'indique généralement que le commerçant et le montant. Pour les achats de $100 ou plus, il faut aussi le montant de GST/HST (ou la mention qu'elle est incluse) et le numéro d'inscription du fournisseur : conservez donc le reçu détaillé ou la facture.
Le seuil de $30 / $150 est-il toujours valable ?
La page de la CRA indique que les seuils ont été relevés à $100 (contre $30) et à $500 (contre $150). Consultez la page à jour de la CRA si vous ne savez pas lequel s'applique à une période plus ancienne.
S'agit-il de conseils fiscaux ?
Non. Il s'agit d'un résumé des indications de la CRA sur les documents justificatifs des CTI. Les règles de GST/HST comportent de nombreux cas particuliers : vérifiez votre situation auprès de la CRA ou d'un comptable.