Reçu de TVA valide au Royaume-Uni : mentions obligatoires

Au Royaume-Uni, un « reçu de TVA » (VAT receipt) permettant à une entreprise enregistrée à la TVA au Royaume-Uni de récupérer la TVA est en réalité une facture de TVA (VAT invoice). HMRC (l’administration fiscale britannique) indique que les factures de TVA que vous recevez constituent la preuve principale permettant de récupérer, en tant que TVA déductible, la TVA que vous avez payée. Pour les achats de £250 ou moins (TVA comprise), une facture de TVA simplifiée suffit. Elle doit indiquer le nom, l’adresse et le numéro de TVA (VAT) du fournisseur, le moment de la fourniture (tax point), une description des biens ou services et, pour chaque taux de TVA, le montant total à payer TVA comprise et le taux de TVA appliqué. Au-delà de £250, il faut généralement une facture de TVA complète ou modifiée, plus détaillée.

Ces règles proviennent de la VAT Notice 700/21 de HMRC (Record keeping for VAT), sections 3 et 4. Vous trouverez ci-dessous ce que chaque type de facture doit indiquer, comment savoir si un ticket de caisse est valable et comment conserver ces documents. Ces informations sont d’ordre général et ne constituent pas un conseil fiscal. La TVA comporte de nombreux cas particuliers : consultez la notice ou demandez à un comptable pour tout cas inhabituel.

À qui s’adressent ces règles

Ces règles vous concernent si vous êtes immatriculé(e) à la TVA et souhaitez récupérer la TVA sur vos achats professionnels. Si vous n’êtes pas immatriculé(e) à la TVA, vous ne pouvez pas la récupérer. Vous conservez tout de même vos reçus comme justificatifs de vos frais professionnels pour l’impôt sur le revenu, mais les mentions de la facture de TVA sont alors moins déterminantes.

HMRC précise également que seules les entreprises immatriculées à la TVA peuvent émettre des factures de TVA. Le reçu d’un fournisseur non immatriculé à la TVA n’indiquera ni numéro de TVA ni TVA, et il n’y a donc aucune TVA à récupérer dessus.

Facture de TVA complète : ce qu’elle doit indiquer

Selon la section 4.1 de la VAT Notice 700/21, une facture de TVA complète doit indiquer :

• un numéro séquentiel qui identifie le document de façon unique
• le moment de la fourniture (tax point)
• la date d’émission, si elle diffère du moment de la fourniture
• le nom, l’adresse et le numéro de TVA (VAT) du fournisseur
• le nom et l’adresse du client
• une description suffisante pour identifier les biens ou services
• pour chaque description, la quantité de biens ou l’étendue des services, le taux de TVA et le montant à payer hors TVA
• le montant total brut à payer, hors TVA
• le taux de tout escompte pour paiement comptant proposé
• le montant total de la TVA, exprimé en livres sterling
• le prix unitaire

Des règles particulières s’appliquent aux régimes de la marge (margin schemes) et aux opérations soumises à l’autoliquidation (reverse charge), et les entreprises d’Irlande du Nord qui facturent des clients de l’UE doivent indiquer des mentions supplémentaires.

Facture de TVA simplifiée (£250 ou moins)

Pour une fourniture de £250 ou moins, TVA comprise, les sections 4.4 et 4.5 de la notice autorisent une facture plus simple. Elle indique :

• le nom, l’adresse et le numéro de TVA (VAT) du fournisseur
• le moment de la fourniture (tax point)
• une description qui identifie les biens ou services
• pour chaque taux de TVA, le montant total à payer TVA comprise et le taux de TVA appliqué

Les fournitures exonérées ne doivent pas figurer sur ce type de facture.

C’est le format que suivent la plupart des tickets de caisse des commerces, cafés et stations-service immatriculés à la TVA. Notez qu’une facture simplifiée n’a pas à indiquer le montant de TVA séparément, ni le nom de votre entreprise. Elle indique le total TVA comprise et le taux.

Commerçants et « reçus de TVA »

La section 4.4 indique que les commerçants n’ont pas à émettre de facture de TVA pour les ventes au détail à des clients non immatriculés, et peuvent partir du principe qu’elle n’est pas nécessaire sauf si le client la demande. Lorsqu’on vous demande une facture de TVA :

• pour £250 ou moins, le commerçant peut émettre la facture simplifiée décrite ci-dessus
• pour plus de £250, le commerçant doit émettre une facture de TVA complète ou une facture de TVA modifiée (indiquant des montants TVA comprise plutôt que hors TVA)

Si votre ticket de caisse habituel n’indique pas le numéro de TVA du commerçant, ou si l’achat dépasse £250, demandez une facture de TVA en caisse ou auprès du service client du commerçant. De nombreux commerçants en ligne permettent de télécharger une facture de TVA depuis l’historique des commandes.

Liste de contrôle rapide : ce reçu est-il valable ?

Pour un achat de £250 ou moins, vérifiez que le reçu indique :

1. le nom et l’adresse du fournisseur
2. son numéro de TVA (VAT)
3. la date (moment de la fourniture)
4. ce qui a été acheté
5. le total TVA comprise et le taux de TVA

Si le numéro de TVA est absent, il ne s’agit pas d’une facture de TVA valable, même si le reçu porte la mention « VAT included » (TVA comprise).

Pour plus de £250, vérifiez les mentions de la facture complète ou modifiée indiquées ci-dessus, y compris le nom et l’adresse de votre entreprise.

Conserver les factures de TVA

Conservez une copie de chaque facture émise et reçue

La section 3.2 indique que vous devez conserver une copie de chaque facture de TVA que vous émettez, et qu’il est recommandé de conserver les factures de TVA que vous recevez de manière à pouvoir les retrouver facilement si on vous les demande.

Copies numériques

La section 6 de la notice explique dans quels cas une copie numérique peut remplacer le papier. Si vous numérisez une facture et conservez l’image, et que cette image contient tous les éléments requis pour la TVA, vous n’avez pas besoin de conserver l’original papier, sauf s’il est nécessaire à une autre fin. En revanche, si vous vous contentez de saisir quelques chiffres dans un logiciel, ces données ne constituent pas une copie de la facture et vous devez conserver l’original. Certains documents, comme le certificat de TVA à l’importation C79 (C79 import VAT certificate), doivent être conservés sous leur forme originale. Voir peut-on jeter ses reçus après les avoir numérisés ?

Making Tax Digital

La notice indique aussi que les entreprises immatriculées à la TVA doivent tenir certains registres de TVA au format numérique, dans un logiciel fonctionnel et compatible (functional compatible software). Organisez vos factures de manière à pouvoir retracer les chiffres de votre logiciel jusqu’aux factures.

Enregistrer la TVA à partir des reçus

Pour chaque achat sur lequel vous récupérez la TVA, enregistrez :

Pour les factures simplifiées qui n’indiquent que le montant brut et le taux, vous pouvez en déduire la TVA. Par exemple, à 20 %, la TVA représente un sixième du total TVA comprise. Vérifiez que votre logiciel ou votre comptable utilise la même méthode.

Si vous avez une pile de reçus à traiter, ReceiptBatch peut extraire la TVA de reçus du Royaume-Uni dans Excel en plaçant la date, le fournisseur, le net, la TVA et le brut dans des colonnes distinctes pour chaque reçu. L’outil lit ce qui est imprimé. Il ne peut pas vous dire si un reçu respecte les règles de HMRC : utilisez donc la liste de contrôle ci-dessus et conservez les images originales comme justificatifs.

Pour en savoir plus sur la différence entre les factures et les reçus, consultez facture ou reçu.

FAQ

Puis-je récupérer la TVA sans reçu de TVA ?

HMRC décrit les factures de TVA que vous recevez comme la preuve principale pour récupérer la TVA déductible (input tax). Récupérer la TVA sans facture relève des règles de HMRC sur les preuves alternatives. Consultez les consignes ou demandez à un comptable avant de vous y fier.

Un ticket de paiement par carte est-il un reçu de TVA ?

En général, non. Le ticket du terminal de paiement n’indique normalement que le montant réglé. Conservez le ticket de caisse détaillé ou la facture de TVA qui indique le numéro de TVA du fournisseur.

Un reçu de TVA doit-il porter mon nom ?

Une facture simplifiée (£250 ou moins) n’a pas besoin d’indiquer le nom et l’adresse du client. Une facture de TVA complète, si.

Combien de temps dois-je conserver les justificatifs de TVA ?

HMRC fixe des durées de conservation pour les justificatifs de TVA. Consultez la VAT Notice 700/21 pour connaître la durée en vigueur et les éventuelles exceptions, et voyez combien de temps conserver ses reçus pour les durées de conservation relatives à l’impôt sur le revenu.

Est-ce un conseil fiscal ?

Non. Il s’agit d’un résumé général de la VAT Notice 700/21 de HMRC. La TVA comporte de nombreux cas particuliers, notamment les régimes de la marge, l’autoliquidation, les importations et l’exonération partielle ; confirmez donc auprès d’un comptable ou de HMRC.