Relevé bancaire à la place d’un reçu : est-ce suffisant ?

En général, un relevé bancaire ou de carte, pris seul, ne remplace pas entièrement un reçu. Un relevé prouve que vous avez payé un certain montant à une entreprise donnée à une date donnée. Il n’indique pas ce que vous avez acheté, ni la taxe éventuelle, ni pourquoi il s’agissait d’une dépense professionnelle. Les administrations fiscales considèrent les relevés comme des justificatifs utiles. Le dossier le plus sûr associe le relevé et le reçu, ou le relevé accompagné de votre propre note précisant l’achat lorsque le reçu manque.

Cet article explique ce qu’un relevé prouve ou non, ce que disent l’IRS (l’administration fiscale fédérale américaine) et HMRC (l’administration fiscale britannique) sur chacun de ces points, et ce qu’il faut faire quand vous n’avez que la ligne du relevé. Il s’agit d’informations générales, et non de conseils fiscaux. Les règles varient selon les pays : renseignez-vous auprès de votre administration fiscale ou d’un expert-comptable pour votre situation.

Ce qu’un relevé prouve, et ce qu’il ne prouve pas

Considérez qu’un justificatif de dépense doit répondre à cinq questions. Dans sa page « What kind of records should I keep » (« Quels types de documents dois-je conserver ? »), l’IRS les énumère pour les frais professionnels : le bénéficiaire du paiement, le montant payé, la preuve du paiement, la date et une description de l’achat.

Question	Relevé bancaire ou de carte	Reçu détaillé
Qui avez-vous payé ?	Généralement, sous la forme du nom du commerçant, qui peut être abrégé	Oui, avec le nom et souvent l’adresse
Combien ?	Oui, le total débité	Oui, souvent ventilé en sous-total, taxe et pourboire
Avez-vous réellement payé ?	Oui, c’est le point fort d’un relevé	Pas toujours (un reçu peut correspondre à une commande non payée)
Quand ?	Oui, la date de comptabilisation, qui peut avoir un ou deux jours de retard	Oui, la date de la transaction
De quoi s’agissait-il, et était-ce à titre professionnel ?	Rarement	En général les articles, mais pas le motif professionnel

Les deux documents se complètent donc. C’est pourquoi l’IRS indique qu’une combinaison de justificatifs peut être nécessaire pour couvrir tous les éléments d’un achat.

Ce que dit l’IRS (États-Unis)

Plusieurs points des consignes de l’IRS sont pertinents :

Les relevés comptent comme justificatifs. La Publication 583 de l’IRS cite parmi les documents justifiant des dépenses les chèques encaissés, les bandes de caisse enregistreuse, les relevés de compte, les bordereaux de vente par carte de crédit, les factures et les bons de petite caisse. Elle ajoute que ces justificatifs doivent indiquer le montant payé et que ce montant correspondait à une dépense professionnelle.
Une preuve de paiement seule ne prouve pas une dépense professionnelle. Dans la Publication 463 (Travel, Gift, and Car Expenses, c’est-à-dire les dépenses de déplacement, de cadeaux et de véhicule), l’IRS indique qu’un chèque encaissé, accompagné d’une facture du fournisseur, établit normalement le coût. Un chèque encaissé à lui seul ne prouve pas une dépense professionnelle sans autre élément établissant son motif professionnel. La ligne d’un relevé bancaire ou de carte se trouve dans une situation similaire : elle montre le paiement, pas le motif.
Les dépenses de déplacement, de cadeaux et de véhicule obéissent à des règles plus strictes. Pour ces dépenses, la Publication 463 indique qu’il faut généralement des preuves écrites, comme des reçus, des chèques encaissés ou des factures. Elle décrit une preuve « adequate » (« adéquate ») comme une preuve indiquant le montant, la date, le lieu et la nature essentielle de la dépense. Par exemple, le reçu d’un restaurant doit indiquer le nom et le lieu du restaurant, le nombre de personnes servies, ainsi que la date et le montant. Un relevé de carte n’indiquera pas la plupart de ces éléments.
Il existe des exceptions limitées. La Publication 463 indique que les preuves écrites ne sont pas nécessaires dans certains cas, par exemple pour une dépense (hors hébergement) inférieure à $75, ou pour des frais de transport lorsqu’un reçu n’est pas facilement disponible. Même dans ce cas, il vous faut tout de même une trace écrite, comme un registre ou une entrée de journal, indiquant le montant, la date, le lieu et le motif professionnel. Lisez la publication elle-même avant de vous appuyer sur une exception.

Ce que dit HMRC (Royaume-Uni)

Pour les travailleurs indépendants, la page « what records to keep » (« quels documents conserver ») de GOV.UK énumère les types de justificatifs à conserver, notamment tous les reçus de biens et de stock, les relevés bancaires, les talons de chéquier, les factures de vente, les rouleaux de caisse et les bordereaux bancaires. Les relevés bancaires figurent dans la liste, mais en plus des reçus, et non à leur place.

Si vous êtes immatriculé à la TVA britannique (VAT) et que vous récupérez la TVA sur vos achats, les factures de TVA obéissent à leurs propres règles, détaillées dans la VAT Notice 700/21 de HMRC. Un relevé bancaire n’indique ni ventilation de la TVA ni numéro de TVA (VAT) du fournisseur : consultez donc les sections de la notice consacrées aux factures de TVA avant de récupérer la TVA sans facture.

D’autres pays appliquent des principes similaires. Consultez les consignes de conservation des justificatifs de votre administration fiscale, car les détails diffèrent.

Quand vous n’avez que le relevé

Les reçus se perdent. Si un achat n’apparaît que sur votre relevé, vous pouvez généralement renforcer nettement votre justificatif :

Obtenez une copie du reçu. La plupart des vendeurs en ligne, des abonnements logiciels, des compagnies aériennes, des hôtels et des applications de VTC permettent de télécharger les anciens reçus depuis votre compte. De nombreux magasins peuvent réimprimer un reçu si vous leur donnez la date, le montant et la carte utilisée.
Rédigez une note dès maintenant. Indiquez ce que vous avez acheté, pourquoi c’était pour l’entreprise et (pour les repas) qui y participait. Placez-la dans votre tableur de dépenses, à côté de la ligne du relevé. Une note rédigée sur le moment ou peu après vaut mieux qu’une note rédigée lors d’une enquête menée un an plus tard.
Joignez toute autre preuve. Un e-mail de confirmation de commande, une confirmation de réservation, un bon de livraison, une entrée de calendrier pour la réunion, ou une photo de l’article.
Conservez la page du relevé. Enregistrez le relevé en PDF avec vos justificatifs de l’année.
Ne forcez pas les choses. Si vous ne pouvez vraiment pas dire à quoi correspondait un paiement, ne le déduisez pas, ou signalez-le à votre comptable pour qu’il tranche.

Plus de détails dans reçu perdu : que faire.

Pourquoi les reçus restent utiles

Même en dehors des règles fiscales, les reçus détaillés vous aident à :

Ventiler les achats mixtes. Un seul débit au supermarché peut correspondre pour moitié à des fournitures de bureau et pour moitié à des courses. Seul le reçu le montre.
Réclamer la bonne taxe. Si vous pouvez récupérer la taxe de vente, la TVA ou la GST/HST (TPS/TVH au Canada), le montant de la taxe doit provenir du reçu ou de la facture, et non du total figurant sur le relevé.
Catégoriser correctement. « AMZN MKTP » sur un relevé peut désigner n’importe quoi. Le reçu vous indique s’il s’agissait d’un logiciel, de fournitures ou de matériel.
Gérer les retours et les garanties. Les magasins et les fabricants demandent généralement le reçu.

Utiliser ensemble relevés et reçus

L’habitude la plus efficace consiste à traiter votre relevé comme une liste de contrôle et vos reçus comme des preuves :

Chaque mois, téléchargez les relevés de votre compte professionnel et de vos cartes.
Parcourez-les ligne par ligne et associez chaque débit professionnel à un reçu.
Pour toute ligne sans correspondance, retrouvez le reçu ou rédigez une note (voir ci-dessus).
Consignez chaque paire dans votre tableur de dépenses : date, fournisseur, description, catégorie, taxe et total, ainsi que l’emplacement du fichier du reçu.

Ce rapprochement mensuel ne prend que quelques minutes si vous le faites régulièrement, et c’est le meilleur moyen de repérer les reçus manquants tant qu’il est encore facile de les récupérer. La routine complète est détaillée dans comment suivre les frais professionnels. Pour la liste de ce qu’il faut conserver, consultez quels reçus conserver pour les impôts.

Si ce rapprochement est lent parce que vos reçus forment un tas de photos et de PDF, un convertisseur comme ReceiptBatch peut les transformer en un seul tableur avec les dates, les fournisseurs et les totaux, ce qui permet de les rapprocher beaucoup plus vite du relevé.

FAQ

Un relevé de carte bancaire est-il accepté par l’IRS comme preuve d’une dépense ?

Un relevé est accepté comme un justificatif parmi d’autres et montre que vous avez payé. Pour prouver une dépense professionnelle, vous devez généralement aussi montrer ce qui a été acheté et son motif professionnel, normalement avec un reçu ou une facture. Les frais de déplacement, de cadeaux, de repas et de véhicule obéissent à des règles plus strictes de l’IRS. Consultez la Publication 463.

Un relevé bancaire vaut-il preuve d’achat pour un remboursement ou une garantie ?

Cela dépend du commerçant ou du fabricant, et non de l’administration fiscale. Certains acceptent un relevé, beaucoup demandent le reçu. Vérifiez leur politique.

Que faire si le relevé n’indique que le nom du prestataire de paiement ?

Les débits apparaissent parfois sous le nom d’un prestataire de paiement ou d’une société mère au lieu de celui du magasin. Cherchez dans vos e-mails le montant et la date pour retrouver la commande, puis notez le vrai fournisseur dans vos justificatifs.

S’agit-il de conseils fiscaux ?

Non. Il s’agit d’informations générales fondées sur les consignes de l’IRS et de HMRC. Ce qui constitue une preuve adéquate dépend de votre pays, du type de dépense et de votre situation ; demandez donc confirmation à un professionnel de la fiscalité.