Bonnetjes ordenen in Excel of Google Sheets: stappenplan

Om bonnetjes in Excel of Google Sheets te ordenen, zet je elke bon op een aparte rij en elk gegevenstype in een aparte kolom (datum, leverancier, categorie, bedragen en een link naar het bestand). Zet de gegevens in een tabel, gebruik een dropdownlijst voor de categorieën en bereken de totalen met SUMIFS of een draaitabel. Meer is het niet. In de rest van deze gids lees je hoe je dit zo opzet dat alles het hele jaar overzichtelijk blijft.

Alles wat hier wordt beschreven, werkt in Microsoft Excel en Google Sheets. Waar de werkwijze verschilt, staat dat erbij.

Stap 1: Kies je kolommen

Begin met deze kolommen. Ze bevatten de gegevens die een belastingadviseur meestal nodig heeft of die je doorgaans in een onkostendeclaratie moet opnemen, zonder overbodige velden.

Optionele extra's: Klant of project (als je kosten doorberekent), Vergoed? (voor onkosten van werknemers) en Opmerkingen.

Tips die je later gedoe besparen:

• Voer datums in als echte datums, niet als tekst. Gebruik jaar-maand-dag (2026-03-14) als dat kan. Zo is het ondubbelzinnig en sorteert het goed.
• Houd bedragen als gewone getallen, zonder valutasymbolen die je in de cel typt. Gebruik in plaats daarvan getalopmaak.
• Gebruik één rij per bon, ook als er op een bon artikelen uit twee categorieën staan. Moet je er toch een splitsen, gebruik dan twee rijen met dezelfde datum, leverancier en hetzelfde bestand, en noteer de splitsing.

Stap 2: Zet het bereik om in een tabel

Klik in Excel op een willekeurige cel in je gegevens en voeg een tabel in (Insert > Table), of druk op Ctrl+T. Tabellen worden automatisch uitgebreid als je rijen toevoegt, zorgen dat formules consistent blijven en geven elke kolomkop een filterknop.

Selecteer in Google Sheets de gegevens en kies, als je versie dat biedt, de optie om ze om te zetten naar een tabel (Format > Convert to table). Zo niet, zet dan de koprij vast (View > Freeze > 1 row) en voeg een filter toe (Data > Create a filter).

Menunamen verschillen per versie. Kun je een optie niet vinden, zoek dan in de help van de app naar “tabel maken” of “filter”.

Stap 3: Maak van categorieën een dropdown

Door typfouten kunnen bedragen over verschillende categorieën worden verdeeld. “Kantoorartikelen”, “kantoorartikel” en “Kantoorartikelen ” (met een spatie aan het einde) gelden voor een formule als drie verschillende categorieën.

1. Zet je lijst met categorieën op een apart blad met de naam Lists.
2. Selecteer de kolom Categorie in je hoofdblad.
3. Gebruik in Excel gegevensvalidatie met een lijst (Data > Data Validation > List). Gebruik in Google Sheets gegevensvalidatie met een dropdown uit een bereik (Data > Data validation > Dropdown (from a range)).
4. Laat de validatie verwijzen naar de lijst op het blad Lists.

Houd de lijst kort en stabiel. Werk je als zelfstandige, baseer de lijst dan op de kostenposten van je belastingformulier, of vraag je accountant welke indeling die wil hebben. In onze gids over bonnetjes ordenen voor de belasting staat een handige lijst om mee te beginnen.

Stap 4: Tel elke categorie op met SUMIFS

Maak een klein overzichtsblok, op een tweede blad of rechts van de tabel. Zet elke categorie in kolom A en gebruik dan:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2)

Daarmee tel je de waarden in de kolom Totaal (G) op voor alle rijen waarin de kolom Categorie (D) overeenkomt met de categorie in A2. Pas de kolomletters aan je eigen blad aan. Het werkt in Excel en Google Sheets op dezelfde manier.

Wil je alleen één belastingjaar optellen, voeg dan datumvoorwaarden toe:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2, Receipts!A:A, ">="&DATE(2026,1,1), Receipts!A:A, "<="&DATE(2026,12,31))

Om te tellen hoeveel bonnetjes er in elke categorie zitten, gebruik je COUNTIFS met dezelfde voorwaarden.

Stap 5: Of laat een draaitabel het doen

Een draaitabel geeft je categorietotalen, maandoverzichten en aantallen zonder dat je formules hoeft te schrijven.

• Excel: klik in de tabel en voeg een draaitabel in (Insert > PivotTable). Sleep Categorie naar het gebied voor rijen (Rows) en Totaal naar het gebied voor waarden (Values). Sleep Datum naar het gebied voor kolommen (Columns) en groepeer per maand als je een maandoverzicht wilt.
• Google Sheets: voeg een draaitabel in (Insert > Pivot table) en voeg daarna Categorie toe onder rijen (Rows) en Totaal onder waarden (Values), samengevat met SUM.

Vernieuw de draaitabel nadat je rijen hebt toegevoegd. In Excel gebruik je daarvoor de knop voor vernieuwen (Refresh) op het tabblad PivotTable. Google Sheets werkt meestal vanzelf bij.

Stap 6: Koppel elke rij aan het bestand met de bon

De totalen in een spreadsheet zijn alleen betrouwbaar als je de onderliggende bewijsstukken kunt terugvinden. Leg daarom bij elke rij vast waar de bon is opgeslagen:

• Bestandsnaam: als je bestanden consistent benoemt (bijvoorbeeld 2026-03-14_staples_54.20.pdf), is de naam alleen al genoeg om het bestand te vinden.
• Hyperlink: plak in beide apps een deellink van een clouddrive in de kolom Bestand, of gebruik =HYPERLINK("url", "view").

Bewaar de bonbestanden zelf in een aparte map voor elk jaar, zodat de spreadsheet en de bewijsstukken bij elkaar blijven. Hoe lang je ze moet bewaren, hangt af van je land. Zie hoe lang je bonnetjes moet bewaren.

Stap 7: Controleer het elke maand

Eén keer per maand:

1. Filter de tabel op de maand en vergelijk het totaal met je bankafschrift of creditcardafschrift.
2. Zoek regels op het afschrift zonder bijbehorende rij. Dat zijn ontbrekende bonnetjes.
3. Filter de kolom Categorie op lege cellen en vul die in.
4. Sorteer op Totaal, grootste bedrag eerst, om alles wat er ongebruikelijk uitziet even na te lopen.

Dit kost een paar minuten en zorgt ervoor dat het totaal aan het eind van het jaar al twaalf keer is gecontroleerd.

Het tijdrovende deel: bonnetjes in het blad krijgen

Het opzetten van de spreadsheet kost een uur. Het overtypen van 300 bonnetjes kost veel meer tijd, en daarom worden veel bonnetjesadministraties in spreadsheets al in maart opgegeven.

Een paar manieren om minder te typen:

• Voer wekelijks in, niet jaarlijks. Tien bonnetjes per week is te doen.
• Download wat je kunt. Veel kaartuitgevers en banken laten je transacties exporteren als CSV. Dat geeft je datums, leveranciers en bedragen van kaartaankopen. Je hebt de bonnetjes nog steeds nodig als bewijs en om belasting en categorie in te vullen.
• Haal gegevens in bulk uit afbeeldingen en PDF's. Een tool als ReceiptBatch leest een map met bonfoto's en PDF's en maakt één Excel- of CSV-bestand met de datum, leverancier, subtotaal, belasting, fooi, totaal, valuta en een voorgestelde categorie voor elk bonnetje. Controleer de tabel, corrigeer eventuele fouten, download het bestand en plak de rijen in je hoofdblad. Werk je in Google Sheets, dan kun je de CSV direct in Sheets importeren.

Welke methode je ook kiest, houd steeds dezelfde kolomvolgorde aan, zodat de geplakte gegevens in de juiste kolommen terechtkomen.

Een kant-en-klare indeling om te kopiëren

Wil je meteen beginnen, maak dan deze bladen aan:

1. Receipts: de tabel uit stap 1.
2. Lists: je lijst met categorieën voor de dropdown.
3. Summary: categorieën in kolom A, het SUMIFS-totaal in kolom B, een COUNTIFS-telling in kolom C en onderaan een eindtotaal.
4. Pivot (optioneel): een maandoverzicht per categorie.

Maak voor elk belastingjaar een nieuwe kopie van het bestand. Laat dat van vorig jaar ongewijzigd, zodat de cijfers achter een ingediende belastingaangifte nooit veranderen.

Veelgestelde vragen

Is Excel of Google Sheets beter om bonnetjes bij te houden?

Allebei werken prima. Excel biedt meer mogelijkheden voor draaitabellen en werkt offline. Google Sheets is gratis, makkelijk te delen met een accountant en handig op je telefoon. Kies het programma dat je echt elke week opent.

Kan ik de afbeelding van de bon in de spreadsheet plaatsen?

Je kunt in beide apps afbeeldingen in cellen invoegen, maar dan worden de bestanden groot en traag. Linken naar het bestand in een map werkt over een heel jaar beter.

Hoe ga ik om met een bon in een vreemde valuta?

Noteer het oorspronkelijke bedrag en de valuta, en voeg een kolom toe voor het omgerekende bedrag in je eigen valuta. De regels voor wisselkoersen bij belasting hangen af van je land, dus vraag je accountant welke koers je moet gebruiken.

Wat als een bon zowel zakelijke als privéartikelen bevat?

Splits de bon in twee rijen (zakelijk en privé) met dezelfde bestandslink en noteer de splitsing in de kolom Omschrijving.