Hoe lang bonnetjes bewaren voor de belasting? VS, VK, Canada

Kort antwoord: in de VS zegt de IRS (de Amerikaanse federale belastingdienst) over het algemeen dat je je administratie 3 jaar bewaart, gerekend vanaf het moment dat je de aangifte hebt ingediend. In specifieke situaties gelden langere termijnen (6 jaar, 7 jaar of onbeperkt). In het VK moeten zelfstandigen hun administratie minstens 5 jaar na de deadline van 31 januari voor dat belastingjaar bewaren, en limited companies 6 jaar vanaf het einde van het boekjaar. In Canada vereist de CRA (de Canadese belastingdienst) over het algemeen 6 jaar vanaf het einde van het belastingjaar waarop de administratie betrekking heeft.

Dit zijn de kernregels uit de eigen richtlijnen van elke belastingautoriteit, hieronder samengevat met de belangrijkste uitzonderingen. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies. Voor jouw situatie kan een langere termijn gelden, dus vraag bij twijfel je accountant of de belastingautoriteit om bevestiging.

Verenigde Staten (IRS)

De IRS koppelt de bewaartermijn aan de verjaringstermijn (period of limitations): de periode waarin je een aangifte kunt aanpassen of waarin de IRS extra belasting kan vaststellen. De richtlijn van de IRS, "How long should I keep records?" (Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?), noemt deze termijnen:

Situatie	Bewaar je administratie gedurende
De meeste aangiften, als geen van onderstaande gevallen van toepassing is	3 jaar
Je vraagt na het indienen van de aangifte een belastingkrediet of teruggaaf aan	3 jaar vanaf de indieningsdatum, of 2 jaar vanaf de datum waarop je de belasting hebt betaald, afhankelijk van welke datum later valt
Je trekt een verlies op waardeloze effecten of een oninbare schuld af	7 jaar
Je geeft inkomsten die je had moeten opgeven niet aan, en het is meer dan 25% van het bruto-inkomen op je aangifte	6 jaar
Je dient geen aangifte in	Onbeperkt
Je dient een frauduleuze aangifte in	Onbeperkt
Administratie voor werkgeversbelastingen (als je werknemers hebt)	Minstens 4 jaar nadat de belasting verschuldigd of betaald is, afhankelijk van welke datum later valt

Twee andere punten van dezelfde IRS-pagina worden makkelijk gemist:

Administratie over bezittingen (bijvoorbeeld bonnen voor een gebouw, apparatuur of ingrijpende verbeteringen) moet je over het algemeen bewaren tot de verjaringstermijn is verstreken voor het jaar waarin je de bezitting van de hand doet. Je hebt ze nodig om de afschrijving en de winst of het verlies bij verkoop te berekenen.
Andere dan fiscale redenen kunnen een langere termijn vereisen. De IRS merkt op dat verzekeraars of schuldeisers kunnen willen dat je administratie langer wordt bewaard dan de IRS zelf vraagt.

In de praktijk bewaren veel Amerikaanse kleine ondernemers alles minstens 7 jaar, zodat elk geval in de tabel gedekt is, behalve de gevallen met „onbeperkt”. Dat is een gangbare vuistregel, geen regel van de IRS. De basistermijn van 3 jaar is de standaard van de IRS.

Belastingdiensten van de afzonderlijke staten kunnen eigen regels hebben, dus controleer ook de regels van jouw staat.

Verenigd Koninkrijk (HMRC, de Britse belastingdienst)

Zelfstandigen (Self Assessment)

GOV.UK zegt dat je je administratie minstens 5 jaar na de uiterste indieningsdatum van 31 januari voor het betreffende belastingjaar moet bewaren. GOV.UK geeft het volgende voorbeeld: als je je aangifte over 2022 to 2023 uiterlijk op 31 januari 2024 online hebt ingediend, moet je de administratie minstens tot eind januari 2029 bewaren.

Dien je een aangifte meer dan 4 jaar na de uiterste indieningsdatum in, dan zegt GOV.UK dat je de administratie tot 15 maanden na indiening moet bewaren.

Limited companies

Voor bedrijven zegt GOV.UK dat de administratie 6 jaar vanaf het einde van het laatste boekjaar van het bedrijf waarop ze betrekking heeft moet worden bewaard, of in sommige gevallen langer, bijvoorbeeld wanneer:

een transactie meer dan één verslagperiode beslaat
het bedrijf iets heeft gekocht waarvan het verwacht dat het langer dan 6 jaar meegaat, zoals apparatuur of machines
de Company Tax Return (de aangifte vennootschapsbelasting) te laat is ingediend
HMRC een nalevingscontrole (compliance check) is gestart

Voor bedrijven die voor de Britse btw (VAT) geregistreerd zijn, gelden afzonderlijke regels voor het bewaren van de btw-administratie. Bekijk daarom ook de richtlijnen van HMRC voor Britse btw (VAT).

Als administratie verloren of vernietigd is

GOV.UK zegt dat je, als je verloren administratie niet kunt vervangen, je best moet doen om cijfers aan te leveren. Gebruik je geschatte of voorlopige cijfers, dan moet je dat bij het indienen aan HMRC laten weten.

Canada (CRA)

De Canada Revenue Agency zegt dat je over het algemeen alle vereiste administratie en bewijsstukken zes jaar moet bewaren, gerekend vanaf het einde van het laatste belastingjaar waarop die betrekking hebben. Voor particulieren is het belastingjaar het kalenderjaar; voor vennootschappen is dat de fiscale periode.

Uitzonderingen op dezelfde CRA-pagina zijn onder meer:

Als je je aangifte inkomstenbelasting te laat indient, bewaar je de administratie zes jaar vanaf de datum waarop je de aangifte indient.
Sommige stukken, zoals documenten met historische informatie die van invloed is op de verkoop, liquidatie of beëindiging van een bedrijf, moeten onbeperkt worden bewaard.
De CRA kan je opdragen administratie langer dan zes jaar te bewaren. Volgens de CRA laat een medewerker je dat persoonlijk of per aangetekende post weten.
Wil je administratie vernietigen vóór het einde van de bewaartermijn, dan staat op dezelfde pagina hoe je daarvoor toestemming van de CRA kunt aanvragen.

Ook voor GST/HST (de Canadese btw) geldt een termijn van zes jaar, maar de CRA legt uit dat het beginpunt daarbij anders wordt bepaald. Lees het gedeelte over GST/HST op die pagina als je voor GST/HST geregistreerd bent.

Andere landen

Bewaartermijnen verschillen per land en soms per soort bedrijf. Zoek op de site van je belastingautoriteit naar “record keeping” (administratie bijhouden) of “how long to keep records” (hoe lang je administratie moet bewaren). In Australië is dat bijvoorbeeld de ATO, en in Ierland Revenue. Gebruik hun actuele richtlijnen en geen samenvattende tabel, want deze regels veranderen.

Papier of digitaal?

Hoe lang je een bon bewaart is één vraag. In welke vorm je hem bewaart is een andere. Veel belastingautoriteiten accepteren digitale kopieën als ze volledig en leesbaar zijn, maar de voorwaarden verschillen per land. Sommige administratie moet mogelijk in de originele vorm worden bewaard. Dat behandelen we in welke bonnetjes je voor de belasting moet bewaren.

Welke vorm je ook kiest, een bon die je zes jaar bewaart, moet in het zesde jaar nog leesbaar zijn. Kassabonnen op thermisch papier vervagen vaak al veel eerder, dus digitaliseer ze op tijd.

Een praktische bewaarroutine

Eén map per belastingjaar. Alles voor 2026 gaat in Receipts/2026. Zodra de bewaartermijn voor een jaar is verstreken, kun je de hele map nalopen.
Zet de datum “bewaren tot” op elke map. Bijvoorbeeld Receipts/2026 (keep until at least 2033). Reken die uit op basis van de regel van je eigen land en eventuele uitzonderingen die voor jou gelden.
Bewaar bonnen van bezittingen apart. Apparatuur, voertuigen, onroerend goed en verbeteringen vallen in de VS, het VK en Canada onder langere regels. Gebruik een map Assets die nooit wordt opgeschoond in de jaarlijkse cyclus.
Bewaar een overzichtsspreadsheet bij het bewijs. Als je ooit naar een bepaald jaar wordt gevraagd, laat de spreadsheet zien wat je hebt geclaimd en bevat de map het bewijs. In onze gids over bonnetjes ordenen voor de belasting vind je de volledige opzet.
Maak twee back-ups. Een clouddrive plus een offline kopie.

Als het omzetten van een stapel foto's en PDF's naar zo'n overzichtsspreadsheet de meeste tijd kost, kan ReceiptBatch ze in één keer omzetten naar één Excel- of CSV-bestand met kolommen voor datum, leverancier, belasting en totaal.

Voordat je iets versnippert

Controleer ook na afloop van de fiscale bewaartermijn:

Is de bon voor een bezitting die je nog hebt? Bewaar hem.
Loopt er nog een garantie, verzekeringsclaim, leningaanvraag of geschil? Bewaar hem.
Heb je te laat aangifte gedaan, de aangifte gewijzigd of een brief van de belastingautoriteit over dat jaar gekregen? De termijn kan opnieuw zijn begonnen of langer zijn.
Bewaart je accountant kopieën? Vraag het na en ga daar niet zomaar van uit.

Bij twijfel kost het bewaren van een digitale kopie heel weinig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik bonnetjes voor mijn privéaangifte (niet-zakelijk) bewaren?

Dezelfde regels van de IRS, HMRC en CRA gelden voor de stukken waarop een aangifte is gebaseerd. Als een bon een aftrekpost of belastingkrediet onderbouwt dat je hebt opgevoerd, bewaar je hem even lang. Gewone persoonlijke bonnetjes die niets op een aangifte onderbouwen, vallen helemaal niet onder fiscale bewaartermijnen.

Is 7 jaar een wettelijke verplichting in de VS?

Niet als algemene regel. De standaard van de IRS is 3 jaar, met termijnen van 6 jaar, 7 jaar of onbeperkt in specifieke situaties. Zeven jaar is een populaire vuistregel omdat die de meeste van die gevallen dekt.

Mag ik papieren bonnetjes weggooien als ik ze heb gescand?

Vaak wel, als de digitale kopie volledig en leesbaar is en voldoet aan de voorwaarden van je belastingautoriteit, maar dat verschilt per land en soort administratie. Lees de richtlijnen van je belastingautoriteit voordat je originelen vernietigt.

Begint de termijn op de datum van de bon?

Nee. De termijn loopt vanaf het moment dat de aangifte is ingediend (VS), de indieningsdeadline (VK, zelfstandigen) of het einde van het belastingjaar (Canada). Voor een bon uit januari 2026 geldt de bewaartermijn voor de aangifte over 2026.