Welke bonnetjes bewaren voor de belasting als zzp'er?

Als je zzp'er bent, bewaar dan elk bonnetje of elke factuur waarmee je een zakelijke uitgave onderbouwt die je opvoert, plus de administratie die je inkomsten onderbouwt: verkoopfacturen, rapporten van betaalplatforms en bankafschriften. Bij elke uitgave moet uit je administratie blijken wie je hebt betaald, hoeveel, wanneer, hoe je hebt betaald en waarvoor. Bewaar de administratie van bedrijfsmiddelen (apparatuur, voertuigen, onroerend goed) en van posten die betrekking hebben op meer dan één belastingjaar apart en langer.

Hieronder vind je een praktische checklist. Daarna lees je wat er op een bonnetje moet staan en of een scan het papieren exemplaar kan vervangen. Dit is algemene informatie, grotendeels gebaseerd op richtlijnen uit de VS (van de IRS, de Amerikaanse federale belastingdienst), het VK (van HMRC, de Britse belasting- en douanedienst) en Canada (van de CRA, de Canadese belastingdienst). Het is geen belastingadvies. Controleer de regels voor jouw land dus bij de belastingautoriteit of een accountant.

Waarom bonnetjes ertoe doen

In je belastingaangifte staan totalen: totale kantoorkosten, totale reiskosten, totale inkomsten. Als de fiscus vraagt hoe je aan die bedragen komt, kun je die met bonnetjes en andere bewijsstukken onderbouwen. De IRS omschrijft bewijsstukken als de bron van de boekingen in je administratie en stelt dat ze de boekingen in je administratie en belastingaangifte moeten onderbouwen.

De test voor elk stuk papier is dus simpel: onderbouwt het een bedrag in mijn aangifte? Zo ja, bewaar het.

De checklist: wat bewaar je

Uitgaven die je opvoert

• Bonnetjes voor zakelijke aankopen: kassabonnen uit winkels, bevestigingen van online bestellingen, bonnetjes per e-mail.
• Leveranciersfacturen, het liefst gemarkeerd als betaald of met een bijbehorend betaalbewijs.
• Rekeningen voor zakelijke kosten: telefoon, internet, huur van een bedrijfspand, nutsvoorzieningen (of het zakelijke deel daarvan).
• Abonnementen en software: de factuur of e-mail met de factuur voor elke afschrijving.
• Reizen: vervoersbewijzen, gespecificeerde hotelrekeningen (folio's; dus niet alleen de boekingsbevestiging), parkeerkosten en tolgelden.
• Maaltijden met een zakelijk doel: het bonnetje plus een notitie over wie er waren en waarom. De regels voor maaltijden horen tot de meest beperkende en verschillen per land.
• Autokosten: brandstof, reparaties, verzekering, plus een kilometerregistratie als de regels in jouw land die voorschrijven.
• Kosten en honoraria: bankkosten, kosten van betalingsverwerkers en honoraria van vakspecialisten en accountants.

Inkomsten

• Je eigen verkoopfacturen, genummerd en gedateerd.
• Rapporten van platforms en marktplaatsen (betalingsverwerkers, appstores, marktplaatsen en platforms voor losse klussen).
• Bankafschriften met de bijschrijvingen.
• Alle formulieren met jaaroverzichten van inkomsten die je ontvangt.

Bedrijfsmiddelen en aankopen voor de lange termijn

• Aankoopbonnen voor apparatuur, computers, voertuigen en machines.
• Administratie van onroerend goed en verbeteringen daaraan.

Deze bewaar je meestal langer dan gewone bonnetjes, omdat ze invloed hebben op afschrijving of capital allowances (Britse aftrek voor bedrijfsmiddelen) en op de winst of het verlies bij verkoop. Lees hoe lang je bonnetjes moet bewaren voor de regels in de VS, het VK en Canada.

Betaalbewijs

• Bank- en creditcardafschriften.
• Geïnde cheques (VS) of chequeboekstrookjes (VK).
• Betaalbevestigingen voor overboekingen en online betalingen.

De IRS noemt onder de documenten voor uitgaven onder meer geïnde cheques, kassastroken, rekeningafschriften, creditcardbonnen, facturen en bonnetjes van de kleine kas. De lijst van HMRC voor zelfstandigen omvat alle bonnetjes voor goederen en voorraad, bankafschriften, chequeboekstrookjes, verkoopfacturen, kassarollen en bankstortingsbewijzen.

Wat er op een bonnetje moet staan

Aan een bonnetje waarop alleen “Totaal 54.20” staat, heb je weinig. Volgens de IRS, in het artikel “What kind of records should I keep” (welke administratie moet ik bewaren?), moeten ondersteunende documenten voor uitgaven duidelijk maken:

1. De ontvanger van de betaling: aan wie je hebt betaald.
2. Het betaalde bedrag.
3. Betaalbewijs.
4. De datum waarop je de kosten hebt gemaakt.
5. Een omschrijving van het artikel of de dienst.

De IRS merkt ook op dat je soms een combinatie van documenten nodig hebt om dit allemaal aan te tonen. Een creditcardafschrift bewijst de betaling, maar vermeldt zelden wat je hebt gekocht. Een bonnetje laat zien wat je hebt gekocht, maar bewijst misschien niet hoe je hebt betaald. Samen leveren ze volledig bewijs. Meer hierover lees je in is een bankafschrift genoeg in plaats van een bonnetje?

Ben je geregistreerd voor Britse btw (VAT) of GST/HST en trek je belasting op aankopen af, dan moet de factuur meestal extra gegevens bevatten, zoals het registratienummer van de leverancier. Controleer bij je belastingautoriteit aan welke regels een geldige factuur voor Britse btw (VAT) of GST/HST moet voldoen.

Maak vage bonnetjes bruikbaar

Schrijf het zakelijke doel meteen op het bonnetje of in je spreadsheet. “Lunch, Bistro 9, 42.00” wordt dan “Lunch met klant J. Smith, start van het project”. Met een korte notitie voorkom je dat je later moet gissen.

Kan een scan of foto het papier vervangen?

Vaak wel, maar onder voorwaarden. Dit zeggen de richtlijnen in drie landen:

• VS: IRS Publication 583 zegt dat voor elektronische administratie dezelfde eisen gelden als voor papieren administratie. Een elektronisch opslagsysteem moet de administratie in leesbare en opvraagbare vorm bewaren. Het papieren origineel mag worden vernietigd zodra het systeem aan de eisen van de IRS voldoet (beschreven in Revenue Procedure 97-22).
• VK (Britse btw, VAT): HMRC geeft in VAT Notice 700/21 een voorbeeld. Als een bedrijf facturen scant en de afbeelding bewaart, en de afbeelding alle gegevens bevat die voor VAT vereist zijn, hoeft het origineel niet bewaard te worden, tenzij het voor een ander doel nodig is. Daarentegen is alleen geselecteerde bedragen van een factuur in software invoeren geen kopie, dus dan moet het origineel worden bewaard. Sommige documenten, zoals het C79-certificaat voor Britse invoer-btw (VAT), moeten in hun oorspronkelijke vorm worden bewaard.
• Canada: de CRA zegt dat administratie op papier, elektronisch of in een combinatie van beide vormen kan worden bewaard en geeft gedetailleerde richtlijnen voor papieren administratie die in elektronische vorm is omgezet.

De praktische conclusie: een spreadsheet met bedragen is geen vervanging van het bonnetje zelf. Bewaar naast de spreadsheet van elk bonnetje een complete, leesbare afbeelding of PDF. De details vind je in mag je bonnetjes weggooien nadat je ze hebt gescand.

Wat je (voor de belasting) niet hoeft te bewaren

Puur persoonlijke bonnetjes die niets in je aangifte onderbouwen, vallen niet onder de bewaarregels van de belasting. Denk aan boodschappen, persoonlijke kleding en persoonlijke abonnementen. Misschien wil je ze toch bewaren voor de garantie of om iets te retourneren. Staan er op één rekening zowel persoonlijke als zakelijke uitgaven, bewaar dan de afschriften en markeer welke posten persoonlijk zijn.

Zo houd je het eenvoudig bij

1. Verzamel bonnetjes wekelijks. Fotografeer papieren bonnetjes en zet digitale bonnetjes in één map per belastingjaar.
2. Noteer elk bonnetje in een spreadsheet met datum, leverancier, omschrijving, categorie, belasting en totaal. De complete opzet vind je in onze gids over bonnetjes ordenen voor de belasting.
3. Vergelijk de spreadsheet elke maand met je bankafschriften om ontbrekende bonnetjes op te sporen zolang ze nog makkelijk te achterhalen zijn.
4. Lever beide aan je accountant aan: de spreadsheet en de map met afbeeldingen.

Heb je de afbeeldingen al, maar nog geen spreadsheet? Dan kan ReceiptBatch een map met bonnetjes omzetten in één spreadsheet voor je accountant. Elk bonnetje wordt een rij die je kunt controleren en corrigeren, en je bewaart de originele afbeeldingen als bewijs.

FAQ

Heb ik voor elke uitgave een bonnetje nodig?

Je hebt voor elke uitgave die je opvoert bewijs nodig. Meestal is dat een bonnetje, maar sommige landen accepteren voor bepaalde kleine of lastig te documenteren uitgaven ook andere stukken, en de regels verschillen. Heb je er één kwijtgeraakt, probeer dan een kopie van de verkoper te krijgen en leg de aankoop vast met je betaalbewijs.

Zijn bonnetjes per e-mail goed genoeg?

Over het algemeen wel. Een bonnetje of factuur per e-mail waarop de leverancier, de datum, het bedrag en wat je hebt gekocht staan, geldt als bonnetje. Sla het op als PDF in je map met bonnetjes, zodat je niet afhankelijk bent van dat e-mailaccount.

Moet ik bonnetjes bewaren voor dingen die ik privé heb betaald maar voor mijn werk gebruik?

Als je ze als zakelijke uitgave opvoert, ja. Noteer ook hoe het zakelijke gebruik zich tot het privégebruik verhoudt, want in veel landen mag je alleen het zakelijke deel opvoeren.

Is dit belastingadvies?

Nee. Het is algemene informatie op basis van richtlijnen van de IRS, HMRC en CRA. De vereisten verschillen per land, type bedrijf en situatie, dus controleer dit bij een belastingadviseur.