Is een bankafschrift genoeg in plaats van een bon?

Een bank- of creditcardafschrift is meestal op zichzelf geen volwaardige vervanging van een bon. Een afschrift bewijst dat je op een bepaalde datum een bepaald bedrag aan een bepaald bedrijf hebt betaald. Het laat niet zien wat je hebt gekocht, welke belasting erover is berekend of waarom het een zakelijke uitgave was. Belastingautoriteiten beschouwen afschriften als bruikbaar ondersteunend bewijsmateriaal. De veiligste combinatie voor je administratie is het afschrift en de bon samen, of het afschrift plus je eigen notitie over wat je hebt gekocht als de bon ontbreekt.

In dit artikel lees je wat een afschrift wel en niet bewijst, wat de IRS (de Amerikaanse belastingdienst) en HMRC (de Britse belastingdienst) over beide documenten zeggen en wat je kunt doen als je alleen de afschriftregel hebt. Het is algemene informatie, geen belastingadvies. De regels verschillen per land, dus neem voor je eigen situatie contact op met je belastingautoriteit of een accountant.

Wat een afschrift wel bewijst en wat niet

Zie de vastlegging van een uitgave als het antwoord op vijf vragen. De IRS noemt in “What kind of records should I keep” [welke administratie moet ik bewaren] voor zakelijke kosten de volgende punten: de ontvanger van de betaling, het betaalde bedrag, het bewijs van betaling, de datum en een omschrijving van wat er is gekocht.

Vraag	Bank- of creditcardafschrift	Gespecificeerde bon
Wie heb je betaald?	Meestal wel, via de naam van de verkoper, die mogelijk is afgekort	Ja, met naam en vaak ook adres
Hoeveel?	Ja, het in rekening gebrachte totaalbedrag	Ja, vaak uitgesplitst in subtotaal, belasting en fooi
Heb je echt betaald?	Ja, dit is de kracht van een afschrift	Niet altijd (een bon kan ook bij een onbetaalde bestelling horen)
Wanneer?	Ja, de boekingsdatum, die een dag of twee later kan liggen	Ja, de transactiedatum
Wat was het, en was het zakelijk?	Zelden	Meestal de artikelen, maar niet het zakelijk doel

Beide documenten vullen elkaar dus aan. Daarom merkt de IRS op dat er mogelijk een combinatie van ondersteunende documenten nodig is om alle aspecten van een aankoop vast te leggen.

Wat de IRS zegt (Verenigde Staten)

Er zijn verschillende stukken IRS-richtlijnen die hier relevant zijn:

Afschriften tellen als ondersteunende documenten. IRS Publication 583 noemt ingeloste cheques, kassastroken, rekeningafschriften, creditcardtransactiebewijzen, facturen en kleinekasbonnen als bewijsstukken voor uitgaven. Daarbij staat dat ondersteunende documenten het betaalde bedrag moeten tonen en moeten aantonen dat het bedrag voor een zakelijke uitgave was.
Bewijs van betaling alleen is geen bewijs van een zakelijke uitgave. In Publication 463 (Travel, Gift, and Car Expenses) zegt de IRS dat een ingeloste cheque samen met een factuur van de leverancier doorgaans de kosten aantoont. Een ingeloste cheque op zichzelf bewijst zonder ander bewijs van het zakelijk doel niet dat het om een zakelijke uitgave gaat. Voor een regel op een bank- of creditcardafschrift geldt hetzelfde: die toont de betaling, niet het doel.
Voor reis- en autokosten en kosten voor geschenken gelden strengere regels. Voor deze kosten zegt Publication 463 dat je over het algemeen bewijsstukken nodig hebt, zoals bonnen, ingeloste cheques of rekeningen. Het beschrijft “adequate” [toereikend] bewijs als bewijs waaruit het bedrag, de datum, de plaats en de wezenlijke aard van de uitgave blijken. Een restaurantbon moet bijvoorbeeld de naam en locatie van het restaurant, het aantal gasten, de datum en het bedrag vermelden. Een creditcardafschrift toont het grootste deel daarvan niet.
Er zijn beperkte uitzonderingen. Publication 463 zegt dat bewijsstukken in bepaalde gevallen niet nodig zijn, zoals bij een uitgave (anders dan voor overnachting) van minder dan $75 of bij vervoerskosten waarvoor niet gemakkelijk een bon te krijgen is. Ook dan moet je het bedrag, de datum, de plaats en het zakelijk doel nog steeds vastleggen, bijvoorbeeld in een logboek of dagboek. Lees de publicatie zelf voordat je op een uitzondering vertrouwt.

Wat HMRC zegt (Verenigd Koninkrijk)

Voor zelfstandigen noemt de GOV.UK-pagina “what records to keep” [welke administratie je moet bewaren] de soorten bewijs die je hoort te bewaren, waaronder alle bonnen voor goederen en voorraad, bankafschriften, chequeboekstrookjes, verkoopfacturen, kassarollen en stortingsbewijzen. Bankafschriften staan op de lijst, maar naast bonnen, niet in plaats daarvan.

Als je geregistreerd bent voor Britse btw (UK VAT) en btw op aankopen terugvraagt, gelden voor btw-facturen afzonderlijke regels. Die zijn vastgelegd in VAT Notice 700/21 van HMRC. Een bankafschrift bevat geen btw-specificatie en geen btw-nummer (VAT-nummer) van de leverancier. Lees daarom de gedeelten over btw-facturen in VAT Notice 700/21 voordat je zonder factuur Britse btw terugvraagt.

Andere landen hanteren vergelijkbare principes. Zoek de richtlijnen van jouw belastingautoriteit voor het bijhouden van je administratie op, want de details verschillen.

Als je alleen een afschrift hebt

Bonnen raken weleens kwijt. Als een aankoop alleen op je afschrift staat, kun je de bijbehorende administratie meestal een stuk beter onderbouwen:

Vraag een kopie van de bon op. Bij de meeste webwinkels, softwareabonnementen, luchtvaartmaatschappijen, hotels en ritapps kun je eerdere bonnen vanuit je account downloaden. Veel winkels kunnen een bon opnieuw afdrukken als je de datum, het bedrag en de gebruikte kaart doorgeeft.
Schrijf nu een notitie. Leg vast wat je hebt gekocht, waarom het zakelijk was en (bij maaltijden) wie er aanwezig waren. Zet het in je spreadsheet met uitgaven, naast de regel van het afschrift. Een notitie die je ten tijde van de aankoop of kort daarna schrijft, is beter dan een notitie die je een jaar later tijdens een belastingonderzoek opstelt.
Voeg ander bewijs toe. Denk aan een bevestigingsmail van een bestelling, een boekingsbevestiging, een pakbon, een agenda-afspraak voor de vergadering of een foto van het artikel.
Bewaar de betreffende pagina van het afschrift. Sla het PDF-afschrift op bij je administratie van dat jaar.
Forceer niets. Als je echt niet kunt zeggen waarvoor een betaling was, voer die dan niet op of markeer de betaling zodat je accountant erover kan beslissen.

Meer hierover lees je in bon kwijtgeraakt? Dit kun je doen.

Waarom je toch bonnen wilt hebben

Ook los van de belastingregels helpen gespecificeerde bonnen je om:

Gemengde aankopen te splitsen. Eén afschrijving bij de supermarkt kan voor de helft uit kantoorbenodigdheden en voor de helft uit boodschappen bestaan. Alleen de bon laat dat zien.
De juiste belasting terug te vragen. Als je verkoopbelasting (sales tax), btw of GST/HST kunt terugvragen, moet het belastingbedrag blijken uit de bon of factuur, niet uit het totaal op het afschrift.
Juist te categoriseren. “AMZN MKTP” op een afschrift kan van alles zijn. De bon vertelt je of het software, benodigdheden of apparatuur was.
Retouren en garanties af te handelen. Winkels en fabrikanten willen meestal de bon.

Afschriften en bonnen samen gebruiken

De meest efficiënte gewoonte is om je afschrift als checklist en je bonnen als bewijs te zien:

Download elke maand de afschriften van je zakelijke bankrekening en creditcards.
Controleer ze regel voor regel en koppel elke zakelijke afschrijving aan een bon.
Haal bij alles wat je niet kunt koppelen de bon alsnog op of schrijf een notitie (zie hierboven).
Leg elke gekoppelde combinatie vast in je spreadsheet met uitgaven: datum, leverancier, omschrijving, categorie, belasting en totaalbedrag, plus de opslaglocatie van het bonbestand.

Deze maandelijkse controle kost maar een paar minuten als je de administratie bijhoudt. Het is ook de beste manier om ontbrekende bonnen op te sporen zolang je ze nog gemakkelijk kunt terugvinden. De volledige routine staat in zo houd je zakelijke uitgaven bij. Voor de checklist van wat je moet bewaren, zie welke bonnen je bewaart voor de belasting.

Als het koppelen traag gaat omdat je alleen een stapel foto's en PDF's met bonnen hebt, kan een converter zoals ReceiptBatch ze omzetten in één spreadsheet met datums, leveranciers en totalen. Zo kun je ze veel sneller met het afschrift vergelijken.

FAQ

Accepteert de IRS een creditcardafschrift als bewijs van een uitgave?

De IRS accepteert een afschrift als één ondersteunend document; het toont aan dat je hebt betaald. Om een zakelijke uitgave te bewijzen, moet je over het algemeen ook aantonen wat er is gekocht en wat het zakelijk doel was, doorgaans met een bon of factuur. Voor reis-, geschenk-, maaltijd- en autokosten gelden strengere IRS-regels. Zie Publication 463.

Is een bankafschrift een aankoopbewijs voor een retour of garantie?

Dat hangt af van de winkel of fabrikant, niet van de belastingautoriteit. Sommige winkels en fabrikanten accepteren een afschrift, maar veel vragen om de bon. Controleer hun beleid.

Wat als het afschrift alleen de naam van de betalingsverwerker toont?

Afschrijvingen staan soms onder de naam van een betalingsverwerker of moederbedrijf in plaats van die van de winkel. Zoek in je e-mail op het bedrag en de datum om de bestelling te vinden en noteer daarna de daadwerkelijke verkoper in je administratie.

Is dit belastingadvies?

Nee. Het is algemene informatie op basis van richtlijnen van de IRS en HMRC. Wat als toereikend bewijs geldt, hangt af van je land, het soort uitgave en je omstandigheden. Vraag daarom een belastingadviseur wat voor jouw situatie geldt.