Bon kwijt? Zo regel je het voor belasting en declaraties

Als je een bon kwijt bent, probeer dan eerst een kopie te krijgen van de verkoper, van de app of website waarmee je hebt gekocht, of uit je e-mail. Lukt dat niet, stel dan het best mogelijke vervangende bewijs samen: je bank- of creditcardafschrift waarop de betaling staat, plus een schriftelijke notitie over wat je hebt gekocht, wanneer, waar en waarom het zakelijk was. Voor een onkostendeclaratie bij je werkgever: kijk of je bedrijf een formulier voor ontbrekende bonnen heeft.

Daarmee zijn de meeste gevallen afgedekt. Hieronder vind je de details, inclusief wat de richtlijnen van de Amerikaanse IRS (de federale belastingdienst) en de Britse HMRC (de Britse belastingdienst) zeggen over onvolledige administratie. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies. De regels verschillen per land en per soort uitgave, dus laat alles wat belangrijk is bevestigen door een accountant of de bevoegde belastingdienst.

Stap 1: Probeer een kopie te krijgen

Veel “kwijtgeraakte” bonnen zijn binnen een paar minuten terug te vinden:

Zoek in je e-mail op de naam van de verkoper, het bedrag (bijvoorbeeld 54.20) of het woord “bon” rond de datum. Bestelbevestigingen en digitale bonnen komen vaak binnen, ook als je daarnaast een papieren bon hebt gekregen.
Kijk in je account bij de verkoper. Webshops, luchtvaartmaatschappijen, hotels, apps voor ritdiensten en bezorging, softwareabonnementen en marktplaatsen bewaren oude bestellingen en bonnen meestal in je accountgeschiedenis, vaak als downloadbare pdf-bestanden.
Vraag het aan de winkel. Veel winkels kunnen een kaarttransactie opzoeken en de bon opnieuw afdrukken als je de kaart meeneemt waarmee je hebt betaald en de datum en het bedrag weet. Het beleid verschilt per winkel, dus vraag ernaar.
Vraag het aan het hotel of de locatie. Hotels kunnen je meestal een kopie van de gespecificeerde hotelrekening (folio) mailen.
**Kijk in het klantenaccount van de winkel. Heb je een klantenkaart of -app gescand, dan staat de aankoop daar mogelijk met de afzonderlijke artikelen vermeld.
Kijk in de foto's op je telefoon. Misschien heb je de bon of de aankoop gefotografeerd zonder de foto op te slaan.

Een duplicaat of opnieuw afgedrukte bon van de verkoper is meestal de beste vervanging, omdat die dezelfde gegevens bevat als het origineel.

Stap 2: Geen kopie? Leg het zelf vast

Kun je geen kopie krijgen, stel dan zo snel mogelijk een vervangend bewijs samen, zolang je de details nog weet:

Bewijs van betaling. Bewaar de pagina van je bank- of creditcardafschrift waarop de afschrijving staat. De richtlijnen van de IRS over het reconstrueren van administratie raden aan contact op te nemen met je creditcardmaatschappij of bank voor eerdere afschriften, die vaak online beschikbaar zijn.
Een schriftelijke notitie met:
- datum en plaats van de aankoop
- naam van de verkoper
- bedrag, en belasting als je die weet
- wat je hebt gekocht
- het zakelijke doel en, bij maaltijden, wie er waren en wat de zakelijke relatie was
Eventueel ondersteunend bewijs: een boekingsbevestiging, een agenda-item, een e-mail over de bespreking, een pakbon, een foto van het artikel of de bon van een collega voor dezelfde reis.
Bewaar alles bij elkaar in je map met bonnetjes en geef het een naam zoals bij elke andere bon (bijvoorbeeld 2026-03-14_bistro9_42.00_NO-RECEIPT.pdf), zodat je het op de juiste plek vindt als het tijd is voor je belastingaangifte.

Een afschrift alleen laat zien dat je hebt betaald, maar niet wat je hebt gekocht of waarom. De redenen lees je in is een bankafschrift genoeg in plaats van een bon?

Wat de IRS zegt over ontbrekende bonnen (VS)

IRS Publication 463 behandelt reis-, cadeau- en autokosten, en het hoofdstuk over het bijhouden van je administratie is de meest uitgebreide IRS-richtlijn hierover. De belangrijkste punten:

Onvolledige administratie. Heb je geen volledige administratie om een deel van een uitgave te bewijzen, dan moet je dat volgens de publicatie aantonen met je eigen schriftelijke of mondelinge verklaring met specifieke informatie over de uitgave, plus ander ondersteunend bewijs dat voldoende is om de uitgave vast te stellen. Voor de kosten, het tijdstip, de plaats of de datum van een uitgave moet dat bewijs direct zijn (bijvoorbeeld verklaringen van getuigen) of uit documenten bestaan (bonnen, betaalde rekeningen of iets vergelijkbaars).
Voor sommige uitgaven heb je geen bon nodig. Volgens de publicatie is bewijs in documentvorm niet nodig voor een uitgave van minder dan $75, behalve voor overnachtingen, of voor vervoerskosten als een bon niet direct beschikbaar is. De gegevens, zoals bedrag, datum, plaats en zakelijk doel, moet je wel vastleggen in een logboek of een vergelijkbare registratie.
Vernietigde administratie. Kun je om redenen buiten je macht geen bon overleggen, zoals brand, overstroming of andere calamiteiten, dan kun je volgens de publicatie een aftrekpost aantonen door je administratie te reconstrueren.

Deze regels gelden voor reis-, cadeau- en autokosten. Andere zakelijke kosten vallen onder de algemene regels voor het bijhouden van administratie in Publication 583. Hoe dan ook is een geloofwaardige schriftelijke registratie die kort na de uitgave is gemaakt veel beter dan niets.

Wat HMRC zegt over verloren administratie (VK)

Voor zelfstandigen zegt GOV.UK dat je, als je administratie verloren, gestolen of vernietigd is en je die niet kunt vervangen, je best moet doen om cijfers aan te leveren. Gebruik je geschatte cijfers (je beste inschatting als je geen werkelijke cijfers kunt geven) of voorlopige cijfers (tijdelijke schattingen terwijl je op de werkelijke cijfers wacht), dan hoor je dat bij het indienen van je belastingaangifte aan HMRC te melden.

Ben je geregistreerd voor de Britse btw (UK VAT), dan is het terugvragen van btw op een aankoop zonder btw-factuur een aparte kwestie. Kijk in de btw-richtlijnen van HMRC of vraag het aan je accountant.

Kwijtgeraakte bonnen bij een onkostendeclaratie voor je werkgever

Werkgevers bepalen hun eigen regels, dus begin met het onkostenbeleid van je bedrijf. Gangbare werkwijzen zijn:

Een verklaring voor ontbrekende bonnen (in het Engels soms een “lost receipt affidavit” genoemd), waarin je de uitgave beschrijft en bevestigt dat die zakelijk was.
Een limiet op hoeveel declaraties zonder bon je mag indienen, of op de waarde ervan.
Goedkeuring van je manager voor elke declaratie zonder bon.

Voeg toe wat je hebt, zoals een creditcardafschrift, een boekingsbevestiging of een foto, en beschrijf de uitgave duidelijk. In de VS vereisen de regels van de IRS voor een accountable plan (een vergoedingsregeling met verantwoordingsplicht; Publication 463, chapter 6) dat werknemers vergoede uitgaven afdoende verantwoorden. Dat is een reden waarom werkgevers bonnen serieus nemen. Stel je een declaratie samen uit de bonnen van een hele reis, dan zet de tool voor onkostendeclaraties van zakenreizen de bonnen die je wél hebt om in een overzichtelijke spreadsheet. Voeg het ontbrekende item als aparte rij toe, met je notitie.

Zo raak je geen bonnen meer kwijt

Met een kleine routine voorkom je het meeste hiervan:

Fotografeer papieren bonnen dezelfde dag, voordat ze in een zak verdwijnen.
Vraag om bonnen per e-mail waar winkels die aanbieden.
Gebruik één zakelijke kaart voor zakelijke aankopen, zodat je afschrift een controlelijst wordt.
Vergelijk elke maand je afschriften met je bonnen en ga achter ontbrekende bonnen aan zolang de aankoop nog recent is.
Bewaar alles van één belastingjaar in één map.

Het volledige systeem vind je in hoe je bonnetjes voor je belasting ordent. Welke documenten het belangrijkst zijn, lees je in welke bonnetjes je voor de belasting bewaart.

Veelgestelde vragen

Kan ik een uitgave ook zonder bon declareren?

Vaak wel, als je ander geloofwaardig bewijs hebt, zoals een afschrift, een schriftelijke vastlegging van de gegevens en het zakelijke doel, of ondersteunende documenten. Hoeveel bewijs je nodig hebt, hangt af van je land en het soort uitgave. Voor reis-, cadeau- en autokosten in de VS gelden specifieke IRS-regels, zoals hierboven beschreven.

Is een formulier voor een kwijtgeraakte bon genoeg voor de belasting?

Een intern bedrijfsformulier helpt bij je onkostendeclaratie bij je werkgever. Voor je eigen belastingaangifte gaat het erom of je administratie voldoet aan de eisen van jouw belastingdienst. Een formulier dat je op het moment zelf hebt opgesteld, plus een verklaring, is nuttig bewijs, maar geen gegarandeerde vervanging.

Kan ik zelf een bon maken?

Nee. Maak niets wat eruitziet als een bon van de verkoper. Schrijf een duidelijk gemarkeerde notitie op je eigen naam (“Geen bon: gegevens van de aankoop”) en bewaar die bij je betalingsbewijs.

Wat als een thermische bon is vervaagd?

Het is nog steeds een bon. Bewaar hem en fotografeer hem bij goed licht. Is hij onleesbaar, behandel hem dan als een kwijtgeraakte bon: vraag een kopie bij de verkoper of schrijf een notitie, en scan bonnen in het vervolg meteen.