Zakelijke kostencategorieën: praktische lijst

De meeste kleine bedrijven kunnen bijna elk bonnetje onderbrengen in een korte lijst met kostencategorieën, meestal: reclame en marketing, voertuig en brandstof, reizen, maaltijden, kantoorkosten en benodigdheden, software en abonnementen, telefoon en internet, huur en nutsvoorzieningen, verzekeringen, kosten voor professionele diensten, bank- en betaalkosten, onderaannemers en lonen, opleidingen, apparatuur en overig. De beste lijst is de lijst die aansluit op de kostenregels van je belastingaangifte, zodat je totalen direct op het formulier kunt overnemen.

Hieronder vind je een praktische beginlijst, uitleg over de aansluiting op de Amerikaanse, Britse en Canadese formulieren voor zelfstandigen en tips om categorieën consequent te gebruiken. Een categorie is een label om te ordenen, geen oordeel over de vraag of iets aftrekbaar is. Dat hangt af van je land en je situatie, dus laat dit controleren door een accountant of de belastingautoriteit.

Een beginlijst met categorieën

Hoe de categorieën aansluiten op belastingformulieren

Belastingautoriteiten gebruiken niet allemaal dezelfde indeling. Leg je categorieën naast je eigen formulier.

Verenigde Staten: Schedule C

Amerikaanse eenmanszaken geven hun uitgaven op Schedule C (de bijlage bij Form 1040 voor winst of verlies uit een bedrijf), Part II, lines 8 to 27b. Daaronder vallen onder meer: Advertising, Car and truck expenses, Commissions and fees, Contract labor, Depreciation and section 179 expense deduction, Insurance (other than health), Interest, Legal and professional services, Office expense, Rent or lease, Repairs and maintenance, Supplies, Taxes and licenses, Travel, Deductible meals, Utilities, Wages and Other expenses.

Twee punten uit de instructies voor Schedule C: Deductible meals (aftrekbare maaltijden) staan op een eigen regel (24b) en worden berekend als een percentage van de werkelijke kosten. Volgens de instructies is dat in de meeste gevallen 50%. De regel Travel (24a) omvat geen maaltijden. In onze Schedule C-gids lopen we elke regel langs en lees je welke bonnetjes er meestal bij horen.

Verenigd Koninkrijk: toegestane kosten (allowable expenses) voor zelfstandigen

De pagina “Expenses if you're self-employed” (Kosten als je zelfstandig bent) van GOV.UK (de website van de Britse overheid) verdeelt toegestane kosten in deze groepen:

• kantoorkosten (bijvoorbeeld kantoorartikelen of telefoonrekeningen)
• reiskosten (bijvoorbeeld brandstof, parkeren, trein- of buskaartjes)
• kledingkosten (bijvoorbeeld uniformen)
• personeelskosten (bijvoorbeeld salarissen of kosten van onderaannemers)
• dingen die je koopt om door te verkopen (bijvoorbeeld voorraad of grondstoffen)
• financiële kosten (bijvoorbeeld verzekeringen of bankkosten)
• kosten van je bedrijfspand (bijvoorbeeld verwarming, verlichting en business rates, een lokale bedrijfsbelasting)
• reclame of marketing (bijvoorbeeld websitekosten)
• abonnementen (bijvoorbeeld vakbladen)
• cursussen die verband houden met je bedrijf

Op dezelfde pagina staat dat je alleen het zakelijke deel kunt opvoeren als je iets zowel zakelijk als privé gebruikt. Er staat ook dat je geen kosten kunt opvoeren als je gebruikmaakt van de belastingvrije trading allowance van £1,000. Apparatuur, machines en bedrijfsvoertuigen worden bij traditionele boekhouding over het algemeen opgevoerd als capital allowances. GOV.UK legt uit hoe dit werkt bij de cash basis (het kasstelsel). Als je niet zeker weet of iets is toegestaan, zegt GOV.UK dat je contact moet opnemen met HMRC (de Britse belastingdienst).

Canada: Form T2125

Voor eenmanszaken en partnerschappen noemt de pagina “Business expenses” (Zakelijke kosten) van de CRA (Canada Revenue Agency, de Canadese belastingdienst) veelvoorkomende bedrijfskosten, waaronder reclame, bedrijfsbelastingen, kosten, licenties en contributies, kosten voor zakelijk gebruik van je woning, capital cost allowance (een vorm van afschrijving), vracht- en bezorgkosten, brandstof (behalve voor motorvoertuigen), verzekeringen, rente en bankkosten, juridische, boekhoudkundige en andere professionele kosten, onderhoud en reparaties, maaltijden en entertainment (alleen het toegestane deel), kosten van motorvoertuigen, kantoorkosten, huur, salarissen en lonen, benodigdheden, telefoon en nutsvoorzieningen, en reiskosten.

Over maaltijden en entertainment zegt de CRA dat het maximum dat je kunt opvoeren over het algemeen 50% is van het laagste bedrag van wat je hebt uitgegeven en een bedrag dat onder de omstandigheden redelijk is, met in sommige gevallen bijzondere regels. Kapitaalaankopen worden verwerkt via capital cost allowance en niet als gewone uitgave.

Andere landen

Bekijk het formulier of de gids voor bedrijfsinkomsten van je belastingautoriteit en neem de rubrieken over. Kijk in Australië bijvoorbeeld naar de richtlijnen van de ATO (de Australische belastingdienst) voor jouw type bedrijf.

Zo kies je je eigen lijst

1. Begin bij de rubrieken van je belastingformulier. Neem ze over als categorieën, zodat de jaartotalen direct overgenomen kunnen worden.
2. Voeg alleen toe wat je nodig hebt. Een ontwerper gebruikt “voertuig” misschien nooit. Een vakman gebruikt het constant.
3. Houd maaltijden gescheiden van reizen. In de VS, het VK en Canada hebben maaltijden hun eigen regels.
4. Houd kapitaalaankopen apart. Apparatuur en voertuigen worden meestal anders behandeld dan gewone uitgaven.
5. Neem een categorie “vraag accountant” op. Dat is beter dan iets forceren door te raden.
6. Zet de lijst vast voor het hele jaar. Als je categorieën halverwege het jaar wijzigt, kloppen vergelijkingen en totalen niet meer.

Categorieën dagelijks gebruiken

• Wijs een categorie toe op het moment dat je het bonnetje vastlegt, niet aan het einde van het jaar, zolang je nog weet waar het voor was.
• Gebruik een keuzelijst in je spreadsheet, zodat namen niet gaan afwijken (“Kantoor”, “kantoorbenodigdheden”, “Kantoorbenodigdheden”). In de gids voor het bijhouden van bonnetjes in een spreadsheet lees je hoe dat werkt.
• Splits gemengde bonnetjes over twee rijen als één aankoop onder twee categorieën valt, of deels zakelijk en deels privé is.
• Noteer het zakelijke doel bij de categorie, vooral bij maaltijden, reizen en voertuigkosten.
• Tel elke maand de totalen per categorie op. Een plotselinge sprong wijst vaak op een verkeerd gecategoriseerd bonnetje.

Voor de volledige routine lees je hoe je zakelijke uitgaven bijhoudt.

Heb je een achterstand, dan is het een vervelende klus om honderden bonnetjes met de hand te categoriseren. ReceiptBatch leest een batch foto's of PDF's van bonnetjes en stelt voor elk bonnetje een algemene categorie voor, zoals kantoorbenodigdheden, reizen, maaltijden, software of brandstof. Je kunt elke categorie aanpassen voordat je downloadt, en het Excel-bestand bevat een overzicht van de totalen per categorie. Zie de suggesties als een eerste ronde en controleer ze, vooral bij maaltijden en apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kostencategorieën moet een klein bedrijf hebben?

Genoeg om aan te sluiten op je belastingformulier en om te laten zien waar je geld naartoe gaat. Voor de meeste freelancers en kleine bedrijven zijn dat ongeveer 10 tot 20. Te veel categorieën leiden tot inconsistente registratie, terwijl te weinig categorieën nuttige details verbergen.

Zijn categorieën hetzelfde als aftrekposten?

Nee. Een categorie is de manier waarop je uitgaven groepeert. Of een uitgave aftrekbaar is, en voor welk deel, hangt af van de belastingregels die voor jou gelden. Maaltijden, uitgaven voor gemengd gebruik en kapitaalaankopen zijn veelvoorkomende voorbeelden waarbij maar een deel aftrekbaar is, of waarbij de aftrek anders verloopt.

Waar horen software-abonnementen?

Ze hebben geen eigen regel op de Amerikaanse, Britse of Canadese formulieren. Meestal worden ze ondergebracht bij kantoorkosten of overige kosten. Spreek met je accountant een aanpak af en gebruik die consequent.

Is dit belastingadvies?

Nee. Dit is een algemene gids voor het ordenen van je administratie, gebaseerd op richtlijnen van de IRS (de Amerikaanse federale belastingdienst), GOV.UK en de CRA. Laat bij een belastingprofessional of bij je belastingautoriteit bevestigen hoe jouw uitgaven moeten worden behandeld.