Jesteś samozatrudniony? Jakie paragony zachować do podatków

Jeśli jesteś samozatrudniony, przechowuj każdy paragon lub fakturę potwierdzające wydatek firmowy, który rozliczasz, a także dokumenty dotyczące przychodów: faktury sprzedaży, raporty z platform płatniczych i wyciągi bankowe. Każdy dokument potwierdzający wydatek powinien wskazywać odbiorcę płatności, kwotę, datę, sposób zapłaty i jej cel. Dokumenty dotyczące składników majątku (sprzętu, pojazdów i nieruchomości) oraz wszystkiego, co dotyczy więcej niż jednego roku podatkowego, przechowuj osobno i dłużej.

Poniżej znajdziesz praktyczną listę kontrolną, a potem informacje o tym, co powinien zawierać paragon i czy skan może zastąpić papierowy oryginał. To ogólne informacje, oparte głównie na wytycznych z USA (IRS, federalna agencja podatkowa), Wielkiej Brytanii (HMRC, brytyjski urząd podatkowy) i Kanady (CRA, kanadyjska agencja podatkowa). Nie są poradą podatkową, więc zasady obowiązujące w twoim kraju sprawdź w organie podatkowym lub u księgowego.

Dlaczego paragony są ważne

Zeznanie podatkowe zawiera sumy: łączne wydatki na biuro, łączne koszty podróży, łączny przychód. Jeśli organ podatkowy zapyta, skąd wzięły się te kwoty, twoim dowodem są paragony i inne dokumenty potwierdzające. IRS określa dokumenty potwierdzające jako źródło zapisów w księgach i wskazuje, że powinny one potwierdzać zarówno zapisy w księgach, jak i dane w zeznaniu.

Test dla każdego dokumentu jest więc prosty: czy potwierdza on jakąś kwotę w moim zeznaniu? Jeśli tak, zachowaj go.

Lista kontrolna: co przechowywać

Wydatki, które rozliczasz

Paragony za zakupy firmowe: paragony ze sklepów i z kas, potwierdzenia zamówień online, paragony przesłane e-mailem.
Faktury od dostawców, najlepiej oznaczone jako opłacone albo z odpowiednim dowodem zapłaty.
Rachunki za koszty firmowe: telefon, internet, czynsz za lokal firmowy, media (lub firmowa część tych kosztów).
Subskrypcje i oprogramowanie: faktura lub e-mail z rozliczeniem każdej opłaty.
Podróże: bilety, szczegółowe rachunki hotelowe (folio, czyli rachunek rozbity na pozycje, a nie tylko potwierdzenie rezerwacji), opłaty za parking i przejazd płatnymi drogami.
Posiłki o celu służbowym: paragon oraz notatka, kto brał udział i dlaczego. Zasady dotyczące posiłków należą do najbardziej restrykcyjnych i różnią się w zależności od kraju.
Koszty pojazdu: paliwo, naprawy, ubezpieczenie oraz kilometrówka, jeśli wymagają jej przepisy w danym kraju.
Opłaty: opłaty bankowe, prowizje operatorów płatności, opłaty za usługi specjalistów i księgowych.

Przychody

Własne faktury sprzedaży, ponumerowane i opatrzone datą.
Raporty z platform i serwisów sprzedażowych (operatorów płatności, sklepów z aplikacjami, platform handlowych i aplikacji pośredniczących w zleceniach).
Wyciągi bankowe pokazujące wpłaty.
Wszelkie formularze z rocznym podsumowaniem przychodów, które otrzymujesz.

Składniki majątku i zakupy o długim okresie użytkowania

Dowody zakupu sprzętu, komputerów, pojazdów i maszyn.
Dokumenty dotyczące nieruchomości i ich ulepszeń.

Te dokumenty zwykle trzeba przechowywać dłużej niż zwykłe paragony, ponieważ wpływają na amortyzację lub odpisy kapitałowe oraz na zysk lub stratę przy sprzedaży. Zasady obowiązujące w USA, Wielkiej Brytanii i Kanadzie znajdziesz w tekście jak długo przechowywać paragony.

Dowód zapłaty

Wyciągi bankowe i wyciągi z karty kredytowej.
Zrealizowane czeki (USA) lub odcinki książeczki czekowej (Wielka Brytania).
Potwierdzenia płatności za przelewy i płatności online.

Wśród dokumentów potwierdzających wydatki IRS wymienia zrealizowane czeki, taśmy kasowe, wyciągi z konta, potwierdzenia sprzedaży kartą kredytową, faktury i pokwitowania drobnych wydatków gotówkowych. Lista HMRC dla osób samozatrudnionych obejmuje wszystkie paragony za towary i zapasy, wyciągi bankowe, odcinki książeczki czekowej, faktury sprzedaży, rolki kasowe i potwierdzenia bankowe.

Co powinien pokazywać paragon

Paragon, na którym widnieje tylko „Razem 54.20”, niewiele pomoże. Według IRS („What kind of records should I keep” [jakie dokumenty przechowywać]) dokumenty potwierdzające wydatki powinny określać:

Odbiorcę płatności: komu zapłacono.
Zapłaconą kwotę.
Dowód zapłaty.
Datę, w której poniesiono wydatek.
Opis towaru lub usługi.

IRS zwraca też uwagę, że do udokumentowania wszystkich tych informacji może być potrzebnych kilka dokumentów. Wyciąg z karty potwierdza zapłatę, ale rzadko wskazuje, co kupiono. Paragon pokazuje, co kupiono, ale może nie potwierdzać sposobu zapłaty. Razem tworzą kompletną dokumentację. Omawiamy to dokładniej w tekście czy wyciąg bankowy wystarczy zamiast paragonu?

Jeśli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT lub GST/HST i odzyskujesz podatek naliczony od zakupów, faktura zwykle musi zawierać dodatkowe dane (na przykład numer rejestracyjny dostawcy). Sprawdź w swoim organie podatkowym wymogi dotyczące prawidłowej faktury VAT lub GST/HST.

Jak uzupełnić nieprecyzyjne paragony

Od razu zapisz cel służbowy na paragonie lub w arkuszu kalkulacyjnym. Z wpisu „Lunch, Bistro 9, 42.00” robi się „Lunch z klientem J. Smith, rozpoczęcie projektu”. Krótka notatka dziś oszczędza zgadywania później.

Czy skan lub zdjęcie może zastąpić papier?

Często tak, ale pod pewnymi warunkami. Oto, co mówią wytyczne w trzech krajach:

USA: IRS Publication 583 mówi, że do dokumentów elektronicznych stosuje się te same wymogi co do papierowych. System przechowywania elektronicznego musi zachowywać dokumenty w czytelnej postaci, z możliwością ich odszukania, a papierowy oryginał można zniszczyć, gdy system spełnia wymogi IRS (określone w Revenue Procedure 97-22).
Wielka Brytania (brytyjski VAT (UK VAT)): W dokumencie VAT Notice 700/21 HMRC podaje przykład. Jeśli firma skanuje faktury i zachowuje ich obrazy, a obraz zawiera wszystkie dane wymagane do celów VAT, oryginału nie trzeba przechowywać, chyba że jest potrzebny do innego celu. Natomiast samo wpisanie wybranych kwot z faktury do oprogramowania nie jest kopią, więc oryginał trzeba zachować. Niektóre dokumenty, takie jak certyfikat C79 dotyczący VAT od importu, trzeba przechowywać w oryginalnej formie.
Kanada: CRA podaje, że dokumentację można przechowywać w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej, i publikuje szczegółowe wytyczne dotyczące przekształcania dokumentów papierowych w postać elektroniczną.

Z tego wynika praktyczny wniosek: arkusz z liczbami nie zastępuje samego paragonu. Obok arkusza przechowuj kompletny, czytelny obraz lub plik PDF każdego paragonu. Szczegóły omawiamy w tekście czy można wyrzucić paragony po zeskanowaniu.

Czego nie musisz przechowywać (do celów podatkowych)

Paragony dotyczące wyłącznie prywatnych wydatków, które nie potwierdzają żadnej pozycji w zeznaniu, nie podlegają przepisom podatkowym dotyczącym przechowywania dokumentacji. Dotyczy to między innymi zakupów spożywczych, odzieży do użytku prywatnego i prywatnych subskrypcji. Możesz je jednak zachować na potrzeby gwarancji lub zwrotów. Jeśli na jednym koncie mieszają się wydatki prywatne i firmowe, zachowaj wyciągi i zaznacz, które pozycje są prywatne.

Prosty sposób na utrzymanie porządku

Zbieraj paragony co tydzień. Fotografuj papierowe paragony, a cyfrowe zapisuj w jednym folderze na każdy rok podatkowy.
Wpisuj każdy paragon do arkusza, podając datę, sprzedawcę, opis, kategorię, podatek i sumę. Szczegółowy sposób organizacji opisujemy w poradniku jak uporządkować paragony do rozliczenia podatkowego.
Co miesiąc porównuj arkusz z wyciągami bankowymi, aby wychwycić brakujące paragony, dopóki łatwo je odzyskać.
Przekaż księgowemu jedno i drugie: arkusz i folder z obrazami.

Jeśli masz już obrazy, ale nie masz arkusza, ReceiptBatch może zamienić folder z paragonami w jeden arkusz dla księgowego. Każdy paragon zostanie zapisany w osobnym wierszu, który możesz sprawdzić i poprawić, a oryginalne obrazy pozostaną dowodem.

FAQ

Czy potrzebuję paragonu na każdy wydatek?

Potrzebujesz dowodu na każdy wydatek, który rozliczasz. Zwykle takim dowodem jest paragon, ale niektóre kraje akceptują inne dokumenty w przypadku pewnych drobnych lub trudnych do udokumentowania wydatków, a zasady się różnią. Jeśli zgubił ci się paragon, spróbuj uzyskać kopię od sprzedawcy i zapisz zakup wraz z dowodem zapłaty.

Czy paragony przesłane e-mailem wystarczą?

Zazwyczaj tak. Paragon lub faktura przesłane e-mailem zwykle wystarczą, jeśli zawierają dane sprzedawcy, datę, kwotę i opis zakupu. Zapisz je jako PDF w folderze z paragonami, aby dostęp do nich nie zależał od zachowania tej skrzynki e-mail.

Czy przechowywać paragony za rzeczy opłacone z własnej kieszeni, ale używane w pracy?

Jeśli rozliczasz je jako wydatek firmowy, tak. Warto też dopisać notatkę o użytku służbowym i prywatnym, ponieważ w wielu krajach można odliczyć tylko część służbową.

Czy to jest porada podatkowa?

Nie. To ogólne informacje oparte na wytycznych IRS, HMRC i CRA. Wymogi różnią się w zależności od kraju, rodzaju działalności i sytuacji, dlatego skonsultuj je ze specjalistą ds. podatków.