Paragony GST/HST w Kanadzie: co zachować do odliczenia ITC
Jeśli jesteś zarejestrowanym w Kanadzie podatnikiem GST/HST (kanadyjskich podatków od towarów i usług) i chcesz wykazać odliczenie podatku naliczonego (ITC) z tytułu GST/HST zapłaconego przy zakupach firmowych, potrzebujesz paragonów lub faktur zawierających określone informacje. Ich zakres zależy od wartości zakupu. Zgodnie z wymogami CRA (Canada Revenue Agency, kanadyjskiej agencji skarbowej) każdy paragon musi zawierać nazwę sprzedawcy, datę i łączną kwotę. Od $100 musi też zawierać naliczone GST/HST (lub informację, że jest wliczone) oraz numer rejestracyjny GST/HST sprzedawcy. Od $500 musi dodatkowo zawierać nazwę nabywcy, opis i warunki płatności.
Poniżej znajdziesz tabelę CRA przedstawioną w przystępnej formie, wskazówki dotyczące sprawdzania paragonów oraz sposoby przechowywania dokumentów. To ogólne informacje podsumowujące wytyczne CRA, a nie porada podatkowa. GST/HST podlega wielu szczególnym zasadom, dlatego sprawdź aktualne strony CRA albo skonsultuj swoją sytuację z księgowym.
Kogo to dotyczy
Te wymogi mają znaczenie, jeśli masz rejestrację GST/HST i odliczasz ITC w deklaracji GST/HST. Jeśli nie masz takiej rejestracji, zazwyczaj nie możesz odliczać ITC, ale nadal przechowuj paragony jako dokumentację wydatków firmowych na potrzeby podatku dochodowego.
Jakie dane musi zawierać paragon w zależności od wartości zakupu
Strona CRA „Input tax credits” (odliczenia podatku naliczonego) wymienia informacje, które muszą znaleźć się na paragonach, fakturach lub innych dokumentach potwierdzających odliczenie ITC:
| Wymagana informacja | Poniżej $100 | Od $100 do $499.99 | $500 lub więcej |
|---|---|---|---|
| Nazwa firmy lub nazwa handlowa sprzedawcy (albo pośrednika) | Tak | Tak | Tak |
| Data faktury, a jeśli nie ma faktury, data zapłaty GST/HST lub jego wymagalności | Tak | Tak | Tak |
| Łączna kwota zapłacona lub należna | Tak | Tak | Tak |
| Łączna kwota naliczonego GST/HST albo wskazanie, że kwota zawiera GST/HST według obowiązującej stawki | Nie | Tak | Tak |
| Informacja, które dostawy są opodatkowane, a które zwolnione, jeśli faktura obejmuje oba ich rodzaje | Nie | Tak | Tak |
| Numer rejestracyjny GST/HST sprzedawcy (lub pośrednika) | Nie | Tak | Tak |
| Nazwa lub nazwa handlowa nabywcy (albo upoważnionego agenta lub przedstawiciela) | Nie | Nie | Tak |
| Krótki opis towarów lub usług | Nie | Nie | Tak |
| Warunki płatności | Nie | Nie | Tak |
Podane kwoty dotyczą łącznej wartości sprzedaży. Strona CRA zaznacza, że progi podniesiono z $30 i $150 do $100 i $500. Starsze artykuły mogą nadal podawać dawne kwoty.
Strona opisuje też wyjątki, w których wymogi dotyczące dokumentacji są złagodzone, na przykład w przypadku niektórych dodatków lub zwrotów kosztów wypłacanych pracownikom albo wspólnikom. Jeśli mogą dotyczyć Ciebie, sprawdź stronę CRA.
Szybka kontrola paragonu
Poniżej $100: upewnij się, że paragon zawiera nazwę sprzedawcy, datę i łączną kwotę.
Od $100 do $499.99: sprawdź też:
- kwotę GST/HST albo informację, że GST/HST jest wliczone
- numer rejestracyjny GST/HST sprzedawcy
Brak numeru rejestracyjnego to najczęstszy powód, dla którego paragon nie spełnia wymogów. Poproś sprzedawcę o prawidłowy paragon lub fakturę.
$500 i więcej: sprawdź też:
- nazwę Twojej firmy albo nazwę Twojego upoważnionego przedstawiciela
- opis tego, co zostało kupione
- warunki płatności
Przy większych zakupach poproś sprzedawców, by od razu wpisali na fakturze nazwę Twojej firmy. Dodanie jej później jest trudniejsze.
Termin na odliczenie ITC
Według tej samej strony CRA większość zarejestrowanych podmiotów musi odliczyć ITC najpóźniej do terminu złożenia deklaracji za ostatni okres rozliczeniowy, który kończy się w ciągu czterech lat od końca okresu rozliczeniowego, w którym można było po raz pierwszy odliczyć dany ITC. Dwuletni limit dotyczy niektórych podmiotów, takich jak niektóre instytucje finansowe i firmy przekraczające próg $6 mln; obowiązują jednak wyjątki. Porządkuj paragony według okresów rozliczeniowych, żeby łatwo było znaleźć nieodliczone ITC.
Jak długo przechowywać dokumentację GST/HST
Wytyczne CRA dotyczące przechowywania dokumentacji mówią, że dokumenty i dowody zazwyczaj trzeba przechowywać przez sześć lat od końca ostatniego roku podatkowego, którego dotyczą. CRA wyjaśnia, że sześcioletni okres dla dokumentacji GST/HST oblicza się nieco inaczej. Szczegóły oraz informacje o innych krajach, które omawiamy, znajdziesz w artykule jak długo przechowywać paragony.
Jak porządkować paragony GST/HST
- Rób cyfrowe kopie paragonów od razu. Paragony termiczne blakną, a wyblakły numer rejestracyjny na nic się nie przyda.
- Układaj dokumenty według okresów rozliczeniowych (miesięcznych, kwartalnych lub rocznych, zgodnie z częstotliwością składania deklaracji GST/HST).
- Zapisuj GST/HST osobno przy każdym zakupie, a nie tylko sumę:
| Data | Sprzedawca | Numer GST/HST | Opis | Suma częściowa | GST/HST | Suma | Plik |
|---|
- Oznaczaj paragony, na których brakuje wymaganych danych, i poproś sprzedawcę o ich uzupełnienie przed końcem okresu rozliczeniowego.
- Zsumuj GST/HST zapłacone w danym okresie do deklaracji i zachowaj paragony jako dowód.
W prowincjach z HST na paragonach widnieje jeden zharmonizowany podatek. W pozostałych możesz zobaczyć GST plus osobny prowincjonalny podatek od sprzedaży (PST, a w Quebecu QST). Jako ITC można odliczyć wyłącznie część GST/HST. Podatki prowincjonalne rządzą się własnymi zasadami. Kategorie wydatków możesz oprzeć na grupach wydatków firmowych CRA, opisanych w artykule kategorie wydatków firmowych.
Jeśli masz stos paragonów do wprowadzenia do ewidencji, ReceiptBatch może skonwertować kanadyjskie paragony do Excela z wydzielonym GST/HST: każdy paragon trafia do osobnego wiersza z datą, sprzedawcą, sumą częściową, podatkiem i sumą, a wyniki sprawdzasz przed pobraniem. Narzędzie odczytuje to, co jest wydrukowane. Nie weryfikuje numerów rejestracyjnych ani nie ocenia, czy paragon spełnia wymogi CRA, więc do tego użyj powyższej tabeli.
Jeśli chcesz wiedzieć, kiedy faktura i paragon to różne dokumenty, zobacz faktura a paragon.
FAQ
Czy przy drobnych zakupach potrzebuję paragonu z numerem GST?
Zgodnie z tabelą CRA przy sprzedaży o łącznej wartości poniżej $100 numer rejestracyjny GST/HST sprzedawcy nie jest wymagany. Nadal potrzebujesz nazwy sprzedawcy, daty i sumy.
Czy mogę odliczyć ITC na podstawie samego potwierdzenia płatności kartą?
Potwierdzenie z terminala zwykle pokazuje tylko sprzedawcę i kwotę. Przy zakupach od $100 potrzebujesz też kwoty GST/HST (lub informacji, że jest wliczone) oraz numeru rejestracyjnego sprzedawcy, więc zachowaj paragon ze szczegółami albo fakturę.
Czy próg $30 / $150 nadal jest aktualny?
Strona CRA podaje, że progi podniesiono do $100 (z $30) i $500 (z $150). Jeśli nie masz pewności, który próg dotyczy starszego okresu, sprawdź aktualną stronę CRA.
Czy to porada podatkowa?
Nie. To podsumowanie wytycznych CRA dotyczących dokumentacji ITC. Zasady GST/HST obejmują wiele szczególnych przypadków, dlatego sprawdź aktualne informacje w CRA lub skonsultuj się z księgowym.