Co musi zawierać prawidłowy paragon VAT w Wielkiej Brytanii?

W Wielkiej Brytanii „paragon VAT”, który pozwala firmie zarejestrowanej do VAT odzyskać VAT, jest w rzeczywistości fakturą VAT. HMRC (brytyjski urząd skarbowy) podaje, że otrzymywane przez ciebie faktury VAT są podstawowym dowodem odzyskania VAT zapłaconego jako podatek naliczony. Przy zakupach na kwotę £250 lub mniej (z VAT) wystarczy uproszczona faktura VAT. Musi zawierać nazwę, adres i numer VAT sprzedawcy, moment dostawy (tax point), opis towarów lub usług oraz dla każdej stawki VAT łączną kwotę do zapłaty wraz z VAT i zastosowaną stawkę VAT. Powyżej £250 zazwyczaj potrzebna jest pełna lub zmodyfikowana faktura VAT z większą liczbą szczegółów.

Te zasady pochodzą z dokumentu HMRC VAT Notice 700/21 (Record keeping for VAT), sekcje 3 i 4. Poniżej znajdziesz informacje, co musi zawierać każdy rodzaj faktury, jak sprawdzić, czy paragon z kasy się kwalifikuje, i jak je przechowywać. To ogólne informacje, a nie porada podatkowa. VAT ma wiele szczególnych przypadków, więc w nietypowych sytuacjach sprawdź ten dokument lub zapytaj księgowego.

Kogo to dotyczy

Te zasady mają znaczenie, jeśli twoja firma jest zarejestrowana do VAT i chcesz odzyskać VAT od zakupów firmowych. Jeśli firma nie jest zarejestrowana do VAT, nie możesz odzyskać VAT. Nadal przechowujesz paragony jako dowód wydatków firmowych na potrzeby podatku dochodowego, ale szczegóły faktury VAT są mniej istotne.

HMRC zaznacza też, że faktury VAT mogą wystawiać tylko firmy zarejestrowane do VAT. Paragon od sprzedawcy niezarejestrowanego do VAT nie zawiera numeru VAT ani informacji o VAT, więc nie ma z niego czego odzyskać.

Pełna faktura VAT: co musi zawierać

Zgodnie z sekcją 4.1 VAT Notice 700/21 pełna faktura VAT musi zawierać:

• kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje dokument
• moment dostawy (tax point)
• datę wystawienia, jeśli różni się od momentu dostawy
• nazwę, adres i numer VAT sprzedawcy
• nazwę i adres klienta
• opis wystarczający do zidentyfikowania towarów lub usług
• dla każdego opisu ilość towarów lub zakres usług, stawkę VAT i kwotę do zapłaty bez VAT
• łączną kwotę brutto do zapłaty, bez VAT
• wysokość oferowanego rabatu za płatność gotówką
• łączną kwotę VAT, wyrażoną w funtach szterlingach
• cenę jednostkową

Szczególne zasady dotyczą procedur marży i dostaw objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia, a firmy z Irlandii Północnej wystawiające faktury klientom z UE muszą podać dodatkowe informacje.

Uproszczona faktura VAT (£250 lub mniej)

Przy dostawie na kwotę £250 lub mniej łącznie z VAT sekcje 4.4 i 4.5 dokumentu dopuszczają prostszą fakturę. Zawiera ona:

• nazwę, adres i numer VAT sprzedawcy
• moment dostawy (tax point)
• opis pozwalający zidentyfikować towary lub usługi
• dla każdej stawki VAT łączną kwotę do zapłaty wraz z VAT i zastosowaną stawkę VAT

Na tego rodzaju fakturze nie wolno umieszczać dostaw zwolnionych z VAT.

Większość paragonów z kasy ze sklepów, kawiarni i stacji benzynowych zarejestrowanych do VAT ma właśnie taki format. Zwróć uwagę, że faktura uproszczona nie musi pokazywać osobno kwoty VAT ani nazwy twojej firmy. Pokazuje sumę z VAT i stawkę.

Sprzedawcy detaliczni i „paragony z VAT”

Sekcja 4.4 mówi, że sprzedawcy detaliczni nie muszą wystawiać faktury VAT przy sprzedaży detalicznej niezarejestrowanym klientom i mogą przyjąć, że nie jest potrzebna, chyba że klient o nią poprosi. Jeśli poprosisz o fakturę VAT:

• przy £250 lub mniej sprzedawca może wystawić opisaną wyżej fakturę uproszczoną
• przy kwocie powyżej £250 sprzedawca musi wystawić pełną fakturę VAT lub zmodyfikowaną fakturę VAT (z wartościami z VAT zamiast bez VAT)

Jeśli więc twój zwykły paragon z kasy nie pokazuje numeru VAT sklepu albo zakup przekroczył £250, poproś o fakturę VAT przy kasie lub w obsłudze klienta sprzedawcy. Wiele sklepów internetowych pozwala pobrać fakturę VAT z historii zamówień.

Szybka lista kontrolna: czy ten paragon się kwalifikuje?

Przy zakupie na £250 lub mniej sprawdź, czy paragon zawiera:

1. nazwę i adres sprzedawcy
2. jego numer VAT
3. datę (moment dostawy)
4. co kupiono
5. sumę z VAT i stawkę VAT

Jeśli brakuje numeru VAT, nie jest to prawidłowa faktura VAT, nawet jeśli na paragonie widnieje napis „VAT included” (VAT wliczony).

Przy kwocie powyżej £250 sprawdź szczegóły pełnej lub zmodyfikowanej faktury wymienione wyżej, w tym nazwę i adres twojej firmy.

Przechowywanie faktur VAT

Przechowuj kopię każdej wystawionej i otrzymanej faktury

Sekcja 3.2 mówi, że musisz przechowywać kopię każdej faktury VAT, którą wystawiasz, a otrzymane faktury VAT przechowywać w taki sposób, by łatwo było je znaleźć, gdy ktoś o nie poprosi.

Kopie cyfrowe

Sekcja 6 dokumentu wyjaśnia, kiedy kopia cyfrowa może zastąpić papierową. Jeśli zeskanujesz fakturę i zachowasz obraz, a obraz zawiera wszystkie szczegóły wymagane do celów VAT, nie musisz przechowywać papierowego oryginału, chyba że jest potrzebny w innym celu. Jeśli jednak tylko wpisujesz wybrane wartości do oprogramowania, takie dane nie są kopią faktury i musisz zachować oryginał. Niektóre dokumenty, takie jak zaświadczenie C79 dotyczące importowego VAT, muszą być przechowywane w oryginalnej formie. Zobacz: czy możesz wyrzucić paragony po zeskanowaniu?

Making Tax Digital

W dokumencie napisano też, że firmy zarejestrowane do VAT muszą prowadzić niektóre rejestry VAT w formie cyfrowej, w funkcjonalnym i kompatybilnym oprogramowaniu. Porządkuj faktury tak, aby kwoty w oprogramowaniu dało się powiązać z fakturami.

Zapisywanie VAT z paragonów

Dla każdego zakupu, od którego odzyskujesz VAT, zapisz:

W przypadku uproszczonych faktur, które pokazują tylko kwotę brutto i stawkę, możesz wyliczyć z nich VAT. Na przykład przy stawce VAT wynoszącej 20% VAT stanowi jedną szóstą kwoty brutto, czyli kwoty z VAT. Sprawdź, czy twoje oprogramowanie lub księgowy stosują tę samą metodę.

Jeśli masz stertę paragonów do przetworzenia, ReceiptBatch może wyodrębnić VAT z brytyjskich paragonów do Excela, umieszczając datę, sprzedawcę, kwotę netto, VAT i brutto w osobnych kolumnach dla każdego paragonu. Odczytuje treść wydrukowaną na każdym paragonie. Nie potrafi stwierdzić, czy paragon spełnia zasady HMRC, więc skorzystaj z powyższej listy kontrolnej i zachowaj oryginalne obrazy jako dowód.

Więcej o różnicy między fakturami a paragonami znajdziesz w artykule faktura a paragon.

FAQ

Czy mogę odzyskać VAT bez paragonu VAT?

HMRC opisuje otrzymywane faktury VAT jako podstawowy dowód odzyskania podatku naliczonego. Odzyskanie VAT bez takiego dokumentu zależy od zasad HMRC dotyczących alternatywnych dowodów. Zanim na tym oprzesz swoje rozliczenie, sprawdź wytyczne lub zapytaj księgowego.

Czy potwierdzenie płatności kartą to paragon VAT?

Zwykle nie. Wydruk z terminala kartowego zazwyczaj pokazuje tylko zapłaconą kwotę. Zachowaj paragon z kasy ze szczegółami lub fakturę VAT, na której widać numer VAT sprzedawcy.

Czy paragon VAT musi zawierać moje imię i nazwisko?

Faktura uproszczona (£250 lub mniej) nie wymaga nazwy i adresu klienta. Pełna faktura VAT tak.

Jak długo przechowywać dokumentację VAT?

HMRC określa okresy przechowywania dokumentacji VAT. Aktualny okres i wyjątki sprawdź w VAT Notice 700/21, a o okresach przechowywania dokumentacji dla podatku dochodowego przeczytasz w artykule jak długo przechowywać paragony.

Czy to porada podatkowa?

Nie. To ogólne podsumowanie dokumentu VAT Notice 700/21 wydanego przez HMRC. VAT ma wiele szczególnych przypadków, w tym procedury marży, odwrotne obciążenie, import i częściowe zwolnienie, więc skonsultuj się z księgowym lub HMRC.