Zwrot wydatków: jakich paragonów potrzebuje pracodawca

Aby dostać zwrot wydatków służbowych, większość pracodawców wymaga: paragonu ze szczegółami dla każdego wydatku (a nie samego potwierdzenia z terminala czy pozycji na wyciągu), celu służbowego, listy uczestników w przypadku posiłków, końcowego szczegółowego rachunku hotelowego (folio) przy noclegu oraz złożenia całości w terminie określonym w polityce wydatków firmy. Jeśli brakuje ci paragonu, większość firm ma rozwiązanie awaryjne, na przykład podpisane oświadczenie, ale zwykle jest ono ograniczone.

Najważniejsza jest tu polityka twojej firmy, więc zacznij od jej przeczytania. W tym artykule wyjaśniamy, o co zwykle proszą pracodawcy i dlaczego. Dotyczy to także amerykańskich przepisów podatkowych („accountable plans” [plany z rozliczaniem wydatków] w IRS Publication 463, czyli w publikacji IRS, federalnego urzędu skarbowego w USA), które w dużej mierze tłumaczą, dlaczego pracodawcy tak pilnują paragonów. To informacje ogólne, a nie porada podatkowa ani prawna.

Dlaczego pracodawcy tak pilnują paragonów

W USA IRS Publication 463 opisuje accountable plans (plany z rozliczaniem wydatków). To zasady zwrotu wydatków, zgodnie z którymi pracownicy:

ponoszą wydatki mające związek z działalnością firmy
należycie rozliczają te wydatki wobec pracodawcy w rozsądnym terminie
zwracają nadwyżkę zwrotu lub zaliczki w rozsądnym terminie

Gdy wszystkie trzy zasady są spełnione, według Publication 463 pracodawca nie powinien wliczać zwrotów do twojego dochodu wykazywanego na formularzu Form W-2. Zwroty, które nie spełniają tych zasad, są zazwyczaj traktowane jako wypłacone w ramach nonaccountable plan (planu bez rozliczania wydatków) i wykazywane jako wynagrodzenie.

Publication 463 podaje, że należycie rozliczasz wydatki (adequately account), przekazując pracodawcy zestawienie wydatków, księgę rozliczeń, dziennik lub podobny zapis, w którym każdy wydatek jest wpisany w chwili poniesienia lub tuż po niej, wraz z dokumentami potwierdzającymi, takimi jak paragony.

Twoje paragony pomagają więc sprawić, że zwroty pozostają dla ciebie wolne od podatku, a przy tym stanowią element wewnętrznej kontroli w firmie. Inne kraje mają własne zasady dotyczące zwrotów wolnych od podatku, ale praktyczny wymóg jest podobny: dowód dla każdego wydatku.

Czego zwykle wymagają pracodawcy

Polityki bywają różne, ale te wymagania są częste.

Paragony ze szczegółami, a nie same potwierdzenia z terminala

Potwierdzenie z terminala kartowego lub pozycja na wyciągu pokazuje, że zapłacono, a nie co kupiono. Większość polityk wymaga paragonu ze szczegółami, na którym wypisano poszczególne pozycje. W przypadku posiłków dzięki temu dział finansów może sprawdzić rzeczy, których polityka nie pokrywa, na przykład alkohol. Dlaczego sam wyciąg to za mało, wyjaśniamy w artykule czy wyciąg bankowy wystarczy zamiast paragonu?

Szczegółowe rachunki hotelowe (folio)

W przypadku noclegu prześlij końcowy szczegółowy rachunek hotelowy (folio), który otrzymujesz przy wymeldowaniu. Widać na nim cenę pokoju za noc, podatki i dodatkowe opłaty (minibar, obsługa pokojowa, parking). Potwierdzenie rezerwacji nie wystarczy, bo pokazuje, co zarezerwowano, a nie czym cię obciążono. Publication 463 podaje rachunek hotelowy jako przykład wystarczającego dowodu, jeśli widnieje na nim nazwa i lokalizacja hotelu, daty pobytu oraz osobne kwoty za takie pozycje jak nocleg, posiłki i rozmowy telefoniczne.

Szczegóły dotyczące posiłków

Publication 463 podaje, że paragon z restauracji jest wystarczającym dowodem służbowego posiłku, jeśli widnieje na nim nazwa i lokalizacja restauracji, liczba obsłużonych osób oraz data i kwota. Wielu pracodawców prosi też o:

imiona i nazwiska uczestników oraz nazwy ich organizacji
cel służbowy („start projektu z klientem X”)

Transport

Loty i pociągi: e-bilet lub plan podróży z zapłaconą ceną, plus ewentualne opłaty za zmiany.
Taksówki i przejazdy zamawiane przez aplikację: paragon z aplikacji z datą, trasą i kwotą.
Kilometrówka: ewidencja z datą, punktem startu, miejscem docelowym, celem i dystansem, w przypadku jazdy własnym samochodem.

Waluta obca

Zachowaj paragon w oryginalnej walucie. Wyciąg z karty pokazuje, jaką kwotą w twojej walucie krajowej faktycznie cię obciążono. Zastosuj się do polityki firmy w kwestii tego, jakiego kursu wymiany użyć.

Terminy mają znaczenie

Publication 463 podaje, że to, co uznaje się za „reasonable period of time” (rozsądny okres), zależy od faktów i okoliczności. Wymienia też działania, które są uznawane za rozsądne, między innymi:

otrzymanie zaliczki w ciągu 30 dni od poniesienia wydatku
należyte rozliczenie wydatków w ciągu 60 dni od ich zapłaty lub poniesienia
zwrot nadwyżki w ciągu 120 dni od zapłaty lub poniesienia wydatku

Termin w twojej firmie może być krótszy. Szybkie złożenie rozliczenia sprawia też, że łatwiej znaleźć paragony, a szczegóły są świeższe w pamięci.

Jeśli zgubisz paragon

Sprawdź w polityce, czy jest oświadczenie o brakującym paragonie lub podobny formularz. Zwykle opisujesz w nim wydatek, jego datę, kwotę i cel służbowy, dołączasz inne dowody (wyciąg z karty, potwierdzenie rezerwacji, zdjęcie) i podpisujesz. Firmy często ograniczają liczbę takich oświadczeń, które możesz złożyć, lub łączną kwotę, jaką mogą one obejmować. Jeśli najpierw chcesz spróbować odzyskać paragon, zobacz zgubiony paragon? Co zrobić.

Jak przyspieszyć zatwierdzenie rozliczenia

Osoby zatwierdzające i działy finansów przeglądają wiele rozliczeń. Ułatw ich sprawdzenie:

Jeden wiersz na paragon, z datą, sprzedawcą, kategorią, kwotą, walutą i celem.
Paragony ponumerowane zgodnie z wierszami, dołączone w tej samej kolejności.
Sumy według kategorii (bilety lotnicze, noclegi, posiłki, transport naziemny).
Usuń wydatki prywatne, a jeśli odjęto je od rachunku, dodaj odpowiednią notatkę.
Odejmij zaliczki, żeby było jasne, jaka kwota pozostaje do zwrotu.

Instrukcję krok po kroku znajdziesz w artykule jak przygotować raport wydatków.

Jeśli wracasz z podróży ze stosem paragonów i plikiem PDF z folio hotelowym, wpisywanie wszystkiego do szablonu firmy zajmuje czas. ReceiptBatch pozwala zamienić szczegółowe rachunki hotelowe i paragony w arkusz wydatków: jeden wiersz na dokument z datą, sprzedawcą, kwotami i walutą oraz danymi, które sprawdzasz, a następnie kopiujesz do swojego raportu. Oryginalne paragony dołącz tak, jak wymaga tego firma.

FAQ

Czy do zwrotu potrzebny jest paragon na każdy wydatek?

Zwykle tak — przynajmniej w przypadku wydatków przekraczających próg ustalony przez firmę. Sprawdź politykę. Amerykańskie przepisy podatkowe (Publication 463) przewidują pewne wyjątki od wymogu dokumentów potwierdzających, na przykład dla wydatków (poza noclegiem) poniżej $75, ale pracodawca może ustalić surowsze zasady wewnętrzne.

Czy wyciąg z karty kredytowej wystarczy do zwrotu?

Zwykle sam nie wystarczy. Większość pracodawców chce paragonów ze szczegółami, zwłaszcza za posiłki i hotele. Wyciąg może zostać przyjęty razem z oświadczeniem o brakującym paragonie, zależnie od polityki.

Czy zwrot wydatków zostanie opodatkowany?

W USA zwroty w ramach accountable plan zazwyczaj nie są wliczane do twojego wynagrodzenia, jeśli spełnisz jego zasady. Zwroty w ramach nonaccountable plan są zazwyczaj traktowane jako wynagrodzenie. W innych krajach zasady są inne. Zapytaj dział płac pracodawcy lub doradcę podatkowego.

Co, jeśli pracodawca nie zwraca wydatku?

To, czy możesz odliczyć niezwrócone wydatki pracownicze we własnym zeznaniu podatkowym, zależy od kraju i roku podatkowego. Sprawdź aktualne wytyczne swojego organu podatkowego lub zapytaj doradcę podatkowego, zanim uznasz, że możesz to zrobić.