Despesas da empresa: um sistema simples de controle fiscal

Para controlar as despesas da empresa para fins fiscais, você precisa de quatro coisas: uma conta separada para os gastos da empresa, um hábito único para registrar todos os recibos, uma lista fixa de categorias de despesa e uma conferência regular para ver se os seus registros batem com o extrato bancário. Com isso em ordem, pouco importa se você usa uma planilha, um software de contabilidade ou um caderno. Os números vão estar certos e as provas vão estar lá.

Este guia explica como montar cada parte e como escolher um método de controle que combine com um freelancer ou uma pequena empresa. São orientações gerais, baseadas principalmente no material de guarda de registros do IRS (a agência tributária federal dos EUA) e da HMRC (a autoridade tributária do Reino Unido), e não constitui aconselhamento fiscal. As regras sobre o que você pode deduzir dependem do seu país e da sua situação.

1. Separe o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal

Segundo a IRS Publication 583, uma das primeiras medidas ao abrir um negócio é abrir uma conta corrente empresarial, separada da sua conta pessoal. A publicação chama o talão de cheques da empresa de sua fonte básica de informações para registrar as despesas empresariais.

Mesmo que você seja empresário individual e o seu país não exija uma conta separada, ter uma conta separada:

• transforma o seu extrato bancário em uma lista completa das transações da empresa
• deixa evidente quando falta um recibo, porque cada linha deveria ter um
• evita que você tenha de explicar compras pessoais misturadas com as da empresa

Se você usa cartão para a empresa, use também um cartão exclusivo. Quando pagar algo ligado ao negócio com uma conta pessoal, registre na hora e guarde o recibo junto com os registros da empresa.

2. Escolha um método de controle que você realmente vá usar

O IRS diz que você pode escolher qualquer sistema de guarda de registros que sirva ao seu negócio, desde que mostre com clareza a sua receita e as suas despesas. A Publication 583 descreve a escrituração por partida simples (single-entry), um registro corrido de receitas e despesas, como um sistema simples e prático para muitas pequenas empresas, e a por partidas dobradas (double-entry) como um sistema com verificações embutidas.

Na prática, a maioria dos freelancers e das pequenas empresas escolhe um destes:

Se você está no Reino Unido e é registrado para o IVA do Reino Unido (VAT), a VAT Notice 700/21 da HMRC diz que as empresas registradas para o VAT devem manter certos registros em formato digital, em software compatível e funcional (Making Tax Digital). Verifique o que vale para o seu caso antes de escolher um sistema só de planilha.

Se você está começando do zero, uma planilha serve bem. Nosso guia sobre como montar uma planilha de recibos no Excel ou no Google Sheets explica as colunas, as listas suspensas e os totais com SUMIFS.

3. Registre todos os recibos sempre do mesmo jeito

A Publication 583 recomenda registrar as despesas quando elas acontecem e diz que, em geral, o melhor é registrar as transações diariamente. Fazer isso diariamente é ambicioso para a maioria das pessoas. Toda semana é uma frequência realista e ainda mantém a memória fresca.

Defina um único hábito de registro:

• Recibos em papel: fotografe no mesmo dia, ou coloque todos em uma bandeja e fotografe o conteúdo dela toda semana.
• Recibos por e-mail: guarde em uma única pasta de e-mail e depois salve como PDF em uma pasta do ano.
• Contas on-line (software, anúncios, marketplaces): baixe as faturas todo mês, em vez de presumir que continuarão disponíveis anos depois.

Cada registro deve mostrar o beneficiário do pagamento, o valor, a data, o comprovante de pagamento e o que foi comprado. Esses são os elementos que o IRS lista para os documentos comprobatórios. Veja quais recibos guardar para os impostos para conferir a lista completa.

4. Use uma lista fixa de categorias

As categorias transformam uma pilha de recibos em números que você pode colocar na declaração. Escolha-as uma vez, no início do ano:

• Empresários individuais nos EUA: alinhe-se às linhas de despesa do Schedule C (Profit or Loss From Business, ou seja, lucro ou prejuízo de um negócio).
• Autônomos no Reino Unido: alinhe-se aos grupos de despesas das páginas de trabalho autônomo do Self Assessment.
• Em outros países: use as categorias do formulário de renda empresarial da sua autoridade tributária, ou pergunte ao seu contador.

Um conjunto inicial típico é: material de escritório, software e assinaturas, viagens, refeições, veículo, telefone e internet, publicidade, honorários profissionais, aluguel e contas de consumo, seguros e educação. Acrescente uma categoria “Sem categoria / perguntar ao contador” para tudo de que você não tiver certeza, em vez de chutar.

Lembre-se de que uma categoria é um rótulo, e não uma decisão sobre dedutibilidade. Alguns custos só são parcialmente dedutíveis, e outros não são de jeito nenhum, dependendo do seu país. Registre o valor total e deixe que o seu contador ou o software de impostos aplique as regras.

5. Anote os detalhes que importam

Para cada despesa, registre pelo menos:

• data
• fornecedor
• descrição e finalidade comercial
• categoria
• valor antes do imposto, imposto e total
• forma de pagamento
• onde está o arquivo do recibo

A finalidade comercial é a coluna que muita gente pula e depois se arrepende. “Amazon 89.99” não quer dizer nada daqui a dezoito meses. “Amazon, SSD externo para backups de clientes” responde à pergunta antes que alguém a faça.

Se você pede a devolução do imposto sobre vendas, do VAT ou do GST/HST, registre o valor do imposto separadamente. A sua declaração vai precisar dele.

6. Faça a conciliação todo mês

Uma vez por mês, sente-se com os extratos bancários e as faturas do cartão da empresa e com a sua lista de despesas:

1. Marque cada linha do extrato que tenha um registro de despesa e um recibo correspondentes.
2. Para qualquer linha sem recibo, procure-o agora: busque no seu e-mail, entre na conta do fornecedor ou peça uma cópia.
3. Para qualquer registro de despesa sem linha no extrato, verifique se foi pago com recursos pessoais ou em dinheiro, e anote isso.
4. Confira se o total de cada categoria parece plausível em comparação com o mês anterior.

A Publication 583 descreve a conciliação da sua conta corrente como uma forma de detectar erros. Fazer isso todo mês significa que o total do fim do ano já terá sido conferido doze vezes.

7. Revise a cada trimestre e no fim do ano

A cada trimestre, some as suas categorias. Se você paga imposto estimado ou antecipado, isso mostra mais ou menos em que pé você está, e revela se alguma categoria cresceu de forma inesperada.

No fim do ano:

• Exporte ou imprima os totais por categoria.
• Envie ao seu contador a lista de despesas e a pasta de recibos. Normalmente, ele vai querer as duas coisas.
• Feche a pasta e a planilha do ano e comece do zero. Guarde as antigas pelo tempo que o seu país exigir.

Onde a maioria dos sistemas falha: a digitação dos dados

A parte do controle de despesas que costuma desmoronar primeiro é a digitação dos recibos no sistema. Algumas coisas ajudam:

• Integração bancária ou exportações em CSV do seu banco entregam data, fornecedor e valor automaticamente. Ainda assim, falta o valor do imposto e a finalidade comercial, e elas não substituem os recibos.
• Extração em lote a partir de imagens de recibos: o ReceiptBatch lê uma pasta de fotos e PDFs de recibos e gera uma linha de planilha por recibo (data, fornecedor, subtotal, imposto, gorjeta, total, moeda, categoria sugerida), que você confere antes de baixar. Isso funciona bem junto com a etapa de conciliação mensal.
• Poucas sessões mais longas funcionam melhor do que muitas sessões curtíssimas. É mais fácil manter uma sessão de quinze minutos na sexta-feira do que cumprir a promessa de lançar cada cafezinho.

O sistema completo de organização (pastas, nomes de arquivo e a rotina semanal) está em como organizar recibos para os impostos.

Perguntas frequentes

Qual é a maneira mais fácil de controlar as despesas da empresa?

Use um cartão e uma conta exclusivos da empresa, fotografe os recibos toda semana e mantenha uma planilha ou um app como a sua lista principal. O sistema mais fácil é aquele que você mantém em dia toda semana.

Preciso de software de contabilidade?

Nem sempre. Muitos empresários individuais se viram com uma planilha. Talvez você precise de um software se estiver registrado para o IVA do Reino Unido (VAT) no âmbito do Making Tax Digital, se emitir muitas faturas ou se tiver funcionários. O seu contador pode orientar.

Como controlar despesas em dinheiro?

Peça um recibo todas as vezes, fotografe e registre com “dinheiro” como forma de pagamento. Sem uma linha no extrato bancário, o recibo é a sua principal prova, então mantenha-o legível.

Devo registrar despesas que não tenho certeza se são dedutíveis?

Sim. Registre-as em uma categoria “perguntar ao contador” com uma descrição clara. Deixar um custo de fora faz você perdê-lo. Registrar e perguntar não custa nada.