Quais recibos guardar para declarar impostos como autônomo

Se você é autônomo, guarde todo recibo ou fatura que comprove uma despesa da empresa que você declara, além dos registros por trás da sua receita: faturas de venda, relatórios de plataformas de pagamento e extratos bancários. Cada registro de despesa deve mostrar quem você pagou, quanto, quando, como pagou e para quê. Guarde separadamente, e por mais tempo, os registros de bens (equipamentos, veículos, imóveis) e de tudo o que envolve mais de um ano fiscal.

Abaixo, você encontra uma lista prática, seguida do que um recibo precisa mostrar e de uma explicação sobre se uma digitalização pode substituir o papel. São informações gerais, em grande parte baseadas em orientações dos EUA (IRS, a agência tributária federal dos EUA), do Reino Unido (HMRC, a autoridade tributária do Reino Unido) e do Canadá (CRA, Canada Revenue Agency, a agência tributária do Canadá). Não são aconselhamento tributário, então confira as regras do seu país com a autoridade fiscal ou com um contador.

Por que os recibos importam

Sua declaração de imposto de renda lista totais: total de despesas de escritório, total de viagens, total de receitas. Se a autoridade fiscal perguntar como você chegou a esses números, os recibos e outros documentos de apoio são a sua prova. O IRS descreve os documentos de apoio como a origem dos lançamentos nos seus livros e diz que eles devem sustentar os lançamentos nos seus livros e na sua declaração.

Então o teste para qualquer papel é simples: isso sustenta um número da minha declaração? Se sim, guarde.

A lista: o que guardar

Despesas que você declara

Recibos de compras da empresa: recibos de loja e de caixa, confirmações de pedidos online, recibos enviados por e-mail.
Faturas de fornecedores, de preferência marcadas como pagas ou com o comprovante de pagamento correspondente.
Contas de custos da empresa: telefone, internet, aluguel de espaço comercial, serviços públicos (ou a parte da empresa neles).
Assinaturas e software: a fatura ou o e-mail de cobrança de cada débito.
Viagens: passagens, contas detalhadas do hotel (folio) (a conta com todos os itens, não apenas a confirmação da reserva), estacionamento e pedágios.
Refeições com finalidade comercial: o recibo mais uma anotação de quem participou e por quê. As regras para refeições estão entre as mais restritas e variam de país para país.
Custos com veículo: combustível, reparos, seguro, além de um registro de quilometragem se as regras do seu país exigirem.
Taxas: tarifas bancárias, taxas de processadores de pagamento, honorários profissionais e de contador.

Receitas

Suas próprias faturas de venda, numeradas e datadas.
Relatórios de plataformas e marketplaces (processadores de pagamento, lojas de aplicativos, marketplaces, aplicativos de trabalho sob demanda).
Extratos bancários que mostrem os depósitos.
Qualquer formulário de rendimentos de fim de ano que você receba.

Bens e compras de longa duração

Recibos de compra de equipamentos, computadores, veículos e máquinas.
Registros de imóveis e benfeitorias.

Em geral, esses documentos precisam ser guardados por mais tempo do que os recibos comuns, porque afetam a depreciação ou as deduções de capital (capital allowances), além do ganho ou da perda na venda. Veja por quanto tempo guardar recibos para conhecer as regras dos EUA, do Reino Unido e do Canadá.

Comprovante de pagamento

Extratos bancários e faturas de cartão de crédito.
Cheques cancelados (EUA) ou canhotos de talão de cheques (Reino Unido).
Comprovantes de pagamento de transferências e pagamentos online.

O IRS inclui cheques cancelados, fitas de caixa registradora, extratos de conta, comprovantes de venda no cartão de crédito, faturas e comprovantes de caixa pequeno entre os documentos de despesas. A lista da HMRC para autônomos inclui todos os recibos de mercadorias e estoque, extratos bancários, canhotos de talão de cheques, faturas de venda, rolos de caixa registradora e comprovantes bancários.

O que um recibo deve mostrar

Um recibo que diga apenas “Total 54.20” é pouco útil. Segundo o IRS (“What kind of records should I keep” [“Que tipo de registros devo guardar”]), os documentos de apoio de despesas devem identificar:

O beneficiário: quem você pagou.
O valor pago.
O comprovante de pagamento.
A data em que a despesa ocorreu.
Uma descrição do item ou serviço.

O IRS também observa que pode ser necessária uma combinação de documentos para cobrir tudo isso. Um extrato do cartão comprova o pagamento, mas raramente diz o que você comprou. Um recibo diz o que você comprou, mas pode não provar como você pagou. Juntos, eles formam um registro completo. Falamos disso com mais detalhes em um extrato bancário basta no lugar do recibo?

Se você é registrado para fins de IVA (VAT) ou de GST/HST e recupera o imposto pago nas compras, a fatura geralmente precisa trazer dados adicionais (como o número de registro do fornecedor). Confira as regras da sua autoridade fiscal para uma fatura de VAT ou de GST/HST válida.

Como tornar úteis os recibos vagos

Escreva a finalidade comercial no recibo, ou na sua planilha, na hora. “Almoço, Bistro 9, 42.00” vira “Almoço com o cliente J. Smith, início do projeto”. Uma anotação curta agora evita ficar adivinhando depois.

Uma digitalização ou foto pode substituir o papel?

Muitas vezes, sim, mas com condições. Veja o que dizem as orientações em três países:

EUA: a Publication 583 do IRS (guia do IRS para abrir um negócio e manter registros) diz que os mesmos requisitos valem para registros eletrônicos e em papel. Um sistema de armazenamento eletrônico deve manter os registros de forma legível e recuperável, e o papel original pode ser destruído quando o sistema atender aos requisitos do IRS (previstos no Revenue Procedure 97-22).
Reino Unido (VAT): a VAT Notice 700/21 da HMRC traz um exemplo. Se uma empresa digitaliza faturas e guarda a imagem, e a imagem contém todos os dados exigidos para o VAT, o original não precisa ser guardado, a menos que seja necessário para outra finalidade. Em contraste, apenas digitar números selecionados de uma fatura em um software não é uma cópia, então o original deve ser guardado. Alguns documentos, como o C79 import VAT certificate (certificado de VAT de importação), devem ser guardados na forma original.
Canadá: a CRA diz que os registros podem ser em papel, eletrônicos ou uma mistura dos dois, e tem orientações detalhadas para registros em papel convertidos para o formato eletrônico.

Na prática, uma planilha de números não substitui o próprio recibo. Guarde uma imagem ou um PDF completo e legível de cada recibo junto com a planilha. Os detalhes estão em dá para jogar fora os recibos depois de digitalizar.

O que você não precisa guardar (para fins fiscais)

Recibos puramente pessoais, que não sustentam nada na sua declaração, não entram nas regras fiscais de guarda de registros. Isso inclui compras de supermercado, roupas pessoais e assinaturas pessoais. Você ainda pode guardá-los por causa de garantias ou devoluções. Se uma conta mistura gastos pessoais e da empresa, guarde os extratos e marque quais linhas são pessoais.

Um jeito simples de se manter em dia

Registre os recibos toda semana. Fotografe os recibos em papel e guarde os digitais em uma pasta por ano fiscal.
Lance cada um em uma planilha com data, fornecedor, descrição, categoria, imposto e total. A configuração completa está no nosso guia sobre como organizar recibos para o imposto de renda.
Compare a planilha com seus extratos bancários todo mês para encontrar recibos que faltam enquanto ainda é fácil recuperá-los.
Entregue os dois ao seu contador: a planilha e a pasta de imagens.

Se você já tem as imagens, mas não a planilha, o ReceiptBatch pode transformar uma pasta de recibos em uma planilha para o seu contador. Cada recibo vira uma linha que você pode conferir e corrigir, e você mantém as imagens originais como comprovação.

Perguntas frequentes

Preciso de recibo para cada despesa?

Você precisa de comprovação para cada despesa que declara. O recibo é a comprovação mais comum, mas alguns países aceitam outros registros para certas despesas pequenas ou difíceis de documentar, e as regras variam. Se você perdeu um recibo, tente obter uma cópia com o vendedor e registre a compra junto com o comprovante de pagamento.

Recibos recebidos por e-mail servem?

Em geral, sim. Um recibo ou uma fatura enviada por e-mail que mostre o fornecedor, a data, o valor e o que foi comprado é um recibo. Salve-o como PDF na sua pasta de recibos para não depender dessa conta de e-mail.

Devo guardar recibos de coisas que paguei do meu bolso, mas uso no trabalho?

Se você as declara como despesa da empresa, sim. Também convém anotar o uso comercial e o pessoal, porque muitos países só permitem a parte comercial.

Isto é aconselhamento tributário?

Não. Isso é apenas informação geral baseada em orientações do IRS, da HMRC e da CRA. Os requisitos variam conforme o país, o tipo de negócio e a situação, então confirme com um profissional da área tributária.