Por quanto tempo guardar recibos? EUA, Reino Unido e Canadá

Resposta curta: nos EUA, o IRS (a agência federal de tributação dos EUA) geralmente orienta guardar os registros por 3 anos a partir da entrega da declaração, com prazos mais longos (6 anos, 7 anos ou indefinidamente) em situações específicas. No Reino Unido, quem é autônomo deve guardar os registros por pelo menos 5 anos após o prazo de 31 de janeiro de entrega daquele ano fiscal, e as limited companies (empresas de responsabilidade limitada), por 6 anos a partir do fim do exercício financeiro. No Canadá, a CRA (a agência tributária do Canadá) geralmente exige 6 anos a partir do fim do ano fiscal a que os registros se referem.

Essas são as regras principais segundo a orientação de cada autoridade tributária, resumidas abaixo com as principais exceções. Esta é uma informação geral, não aconselhamento tributário. Sua situação pode exigir um prazo mais longo, então confirme com um contador ou com a autoridade tributária se tiver dúvida.

Estados Unidos (IRS)

O IRS relaciona o tempo de guarda dos registros ao prazo de prescrição (period of limitations), ou seja, ao período durante o qual você pode retificar uma declaração ou o IRS pode cobrar imposto adicional. A orientação dele (“How long should I keep records?” [“Por quanto tempo devo guardar os registros?”]) lista estes períodos:

Situação	Guarde os registros por
A maioria das declarações, quando nenhum dos casos abaixo se aplica	3 anos
Você apresenta um pedido de crédito ou restituição depois de entregar a declaração	3 anos a partir da entrega, ou 2 anos a partir do pagamento do imposto, o que for mais tarde
Você declara uma perda com valores mobiliários sem valor ou uma dedução por dívida incobrável	7 anos
Você deixa de declarar uma renda que deveria ter declarado, e ela representa mais de 25% da renda bruta da sua declaração	6 anos
Você não entrega a declaração	Indefinidamente
Você entrega uma declaração fraudulenta	Indefinidamente
Registros de impostos trabalhistas (se você tem funcionários)	Pelo menos 4 anos após o vencimento ou o pagamento do imposto, o que for mais tarde

Mais dois pontos da mesma página do IRS passam despercebidos com facilidade:

Registros de bens (por exemplo, recibos de um imóvel, de equipamentos ou de grandes melhorias) geralmente devem ser guardados até o fim do período de limitação do ano em que você se desfaz do bem. Você precisa deles para calcular a depreciação e o ganho ou a perda na venda.
Motivos não tributários podem exigir um prazo mais longo. O IRS observa que seguradoras ou credores podem querer que os registros sejam guardados por mais tempo do que ele exige.

Na prática, muitos proprietários de pequenas empresas nos EUA guardam tudo por pelo menos 7 anos, para cobrir todos os casos da tabela, exceto os de prazo “indefinido”. É um hábito comum, não uma regra do IRS. O padrão do IRS é a base de 3 anos.

As agências tributárias estaduais podem ter regras próprias, então confira também as do seu estado.

Reino Unido (HMRC)

Autônomos (Self Assessment)

O GOV.UK diz que você deve guardar seus registros por pelo menos 5 anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal em questão. O exemplo do site: se você enviou a declaração de 2022 a 2023 pela internet até 31 de janeiro de 2024, guarde os registros até pelo menos o fim de janeiro de 2029.

Se você enviar uma declaração mais de 4 anos após o prazo, o GOV.UK orienta a guardar os registros por 15 meses após o envio.

Sociedades limitadas

Para empresas, o GOV.UK diz que os registros devem ser guardados por 6 anos a partir do fim do último exercício financeiro da empresa a que se referem, ou por mais tempo em alguns casos, por exemplo quando:

uma transação abrange mais de um período contábil
a empresa comprou algo que deve durar mais de 6 anos, como equipamentos ou máquinas
a Company Tax Return (a declaração de imposto da empresa) foi enviada com atraso
a HMRC (a autoridade tributária do Reino Unido) iniciou uma verificação de conformidade

Empresas registradas para o IVA do Reino Unido (UK VAT) têm regras próprias de guarda de registros, então confira também as orientações da HMRC sobre o VAT.

Se os registros forem perdidos ou destruídos

O GOV.UK diz que, se você não conseguir substituir registros perdidos, deve fazer o possível para fornecer os valores e avisar a HMRC, ao entregar a declaração, se estiver usando valores estimados ou provisórios.

Canadá (CRA)

A Canada Revenue Agency diz que, em geral, você deve guardar todos os registros e documentos de apoio exigidos por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. Para pessoas físicas, o ano fiscal é o ano civil; para corporações, é o período fiscal.

Entre as exceções da mesma página da CRA estão:

Se você entregar a declaração de imposto de renda com atraso, guarde os registros por seis anos a partir da data em que a entregar.
Alguns registros, como os que têm informações históricas que afetam a venda, a liquidação ou o encerramento de um negócio, devem ser guardados indefinidamente.
A CRA pode pedir que você guarde os registros por mais de seis anos. Ela diz que um funcionário avisará você pessoalmente ou por carta registrada.
Se você quiser destruir registros antes do fim do período de guarda, a mesma página explica como pedir autorização à CRA.

Os registros de GST/HST (IVA do Canadá) também têm prazo de seis anos, mas a CRA explica que o ponto de partida é calculado de outra forma. Leia a parte sobre GST/HST dessa página se você for um registrante.

Outros países

Os prazos de guarda variam de país para país e, às vezes, conforme o tipo de negócio. Procure no site da sua autoridade tributária por “record keeping” [“guarda de registros”] ou “how long to keep records” [“por quanto tempo guardar registros”]. Na Austrália, por exemplo, é a ATO; na Irlanda, a Revenue. Use a orientação atual deles, não uma tabela-resumo, porque essas regras mudam.

Papel ou digital?

Por quanto tempo guardar um recibo é uma pergunta. Em que formato guardá-lo é outra. Muitas autoridades tributárias aceitam cópias digitais se estiverem completas e legíveis, mas as condições variam de país para país. Alguns registros podem precisar ser guardados no formato original. Falamos disso em quais recibos guardar para fins de impostos.

Seja qual for o formato, um recibo guardado por seis anos precisa continuar legível no sexto ano. Recibos térmicos de caixa costumam desbotar muito antes disso, então digitalize-os cedo.

Uma rotina prática de guarda

Uma pasta por ano fiscal. Tudo de 2026 vai em Receipts/2026. Quando um ano passar do prazo de guarda, você pode revisar aquela pasta inteira.
Coloque a data de “guardar até” em cada pasta. Por exemplo, Receipts/2026 (keep until at least 2033). Calcule a data a partir da regra do seu país e das exceções que se aplicam a você.
Guarde os recibos de bens separadamente. Equipamentos, veículos, imóveis e melhorias seguem prazos mais longos nos EUA, no Reino Unido e no Canadá. Use uma pasta Assets que nunca seja esvaziada no ciclo anual.
Mantenha uma planilha-resumo junto com os comprovantes. Se algum dia perguntarem sobre um ano, a planilha mostra o que você declarou, e a pasta guarda as provas. Nosso guia sobre como organizar recibos para impostos mostra a configuração completa.
Mantenha duas cópias de backup. Uma em um serviço de armazenamento em nuvem e outra offline.

Se a parte demorada é transformar uma pilha de fotos e PDFs nessa planilha-resumo, o ReceiptBatch pode converter tudo de uma vez em um único arquivo Excel ou CSV, com colunas de data, fornecedor, imposto e total.

Antes de descartar qualquer coisa

Mesmo quando o prazo tributário já passou, verifique:

O recibo é de um bem que você ainda possui? Guarde.
Há uma garantia válida, um pedido de indenização do seguro, uma solicitação de empréstimo ou uma disputa em andamento? Guarde.
Você entregou a declaração com atraso, retificou ou recebeu uma carta da autoridade tributária sobre aquele ano? O prazo pode ter recomeçado ou ser mais longo.
Seu contador guarda cópias? Pergunte antes de presumir.

Na dúvida, guardar uma cópia digital custa muito pouco.

Perguntas frequentes

Por quanto tempo devo guardar recibos para impostos pessoais (não empresariais)?

As mesmas regras do IRS, da HMRC e da CRA valem para os registros que fundamentam qualquer declaração. Se um recibo comprova uma dedução ou um crédito que você pleiteou, guarde-o pelo mesmo período. Recibos pessoais do dia a dia que não comprovam nada em uma declaração não estão sujeitos a regras tributárias de guarda.

7 anos é uma exigência legal nos EUA?

Não como regra geral. O padrão do IRS é de 3 anos, com períodos de 6 anos, 7 anos ou indefinidos em situações específicas. Sete anos é uma regra prática popular porque cobre a maioria desses casos.

Posso jogar fora os recibos em papel depois de digitalizá-los?

Muitas vezes sim, se a cópia digital estiver completa e legível e atender às condições da sua autoridade tributária, mas isso varia conforme o país e o tipo de registro. Confira a orientação da sua autoridade tributária antes de destruir os originais.

O prazo começa na data do recibo?

Não. Ele conta a partir da entrega da declaração (EUA), do prazo de entrega (autônomos no Reino Unido) ou do fim do ano fiscal (Canadá). Um recibo de janeiro de 2026 deve ser guardado conforme o cronograma da declaração de 2026.