Um extrato bancário basta em vez de um recibo?

Normalmente, um extrato bancário ou uma fatura do cartão de crédito, sozinho, não substitui por completo o recibo. O extrato comprova que você pagou determinado valor a determinado estabelecimento em determinada data. Ele não mostra o que você comprou, o imposto incluído nem por que aquilo foi uma despesa da empresa. As autoridades fiscais consideram os extratos uma boa documentação comprobatória. O registro mais seguro é o extrato e o recibo juntos, ou o extrato mais uma anotação sua sobre o que foi a compra, quando o recibo não existe mais.

Este artigo explica o que um extrato comprova e o que não comprova, o que o IRS (a agência tributária federal dos EUA) e a HMRC (a autoridade tributária do Reino Unido) dizem sobre cada caso e o que fazer quando você só tem a linha do extrato. São informações gerais, não aconselhamento fiscal. As regras variam de país para país; por isso, consulte sua autoridade fiscal ou um contador para a sua situação.

O que um extrato comprova e o que não comprova

Pense no registro de uma despesa como a resposta a cinco perguntas. O IRS (“What kind of records should I keep” [Que tipo de registros devo guardar]) as lista para despesas da empresa: quem recebeu o pagamento, o valor pago, o comprovante de pagamento, a data e a descrição do que foi comprado.

Pergunta	Extrato bancário ou do cartão	Recibo detalhado
Para quem você pagou?	Em geral, pelo nome do estabelecimento, que pode aparecer abreviado	Sim, com nome e, muitas vezes, endereço
Quanto?	Sim, o total cobrado	Sim, muitas vezes dividido em subtotal, imposto e gorjeta
Você realmente pagou?	Sim, esse é o ponto forte do extrato	Nem sempre (um recibo pode ser de um pedido não pago)
Quando?	Sim, a data de lançamento, que pode vir um ou dois dias depois	Sim, a data da transação
O que foi, e era para a empresa?	Raramente	Normalmente os itens, mas não a finalidade comercial

Ou seja, um documento cobre as lacunas do outro. Por isso o IRS observa que pode ser necessária uma combinação de documentos de apoio para cobrir todos os elementos de uma compra.

O que diz o IRS (Estados Unidos)

Vários trechos das orientações do IRS são relevantes:

Extratos contam como documentos de apoio. A Publication 583 do IRS lista cheques compensados, fitas de caixa registradora, extratos de conta, comprovantes de venda no cartão de crédito, faturas e comprovantes de caixa pequeno como documentos para despesas. Ela acrescenta que os documentos de apoio devem mostrar o valor pago e que o valor foi de uma despesa da empresa.
Prova de pagamento, por si só, não é prova de despesa da empresa. Na Publication 463 (Travel, Gift, and Car Expenses [viagens, presentes e despesas com carro]), o IRS diz que um cheque compensado, junto com uma conta emitida pelo beneficiário do pagamento, normalmente comprova o custo. Um cheque compensado por si só não comprova uma despesa da empresa sem outra evidência da finalidade comercial. A linha de um extrato bancário ou de cartão está em situação parecida: mostra o pagamento, não a finalidade.
Viagens, presentes e despesas com carro têm regras mais rígidas. Para esses casos, a Publication 463 diz que, em geral, você precisa de comprovação documental, como recibos, cheques compensados ou contas. Ela descreve como “adequate” (adequada) a evidência que mostra o valor, a data, o local e a natureza essencial da despesa. Por exemplo, o recibo de um restaurante deve mostrar o nome e o local do restaurante, o número de pessoas atendidas, a data e o valor. Um extrato de cartão não mostra a maior parte disso.
Há exceções restritas. A Publication 463 diz que a comprovação documental não é necessária em certos casos, como uma despesa (exceto hospedagem) de menos de $75, ou uma despesa de transporte para a qual o recibo não está facilmente disponível. Mesmo assim, você ainda precisa de um registro, como um controle ou uma anotação em diário, com valor, data, local e finalidade comercial. Leia a própria publicação antes de contar com uma exceção.

O que diz a HMRC (Reino Unido)

Para autônomos, a página “what records to keep” (quais registros guardar) do GOV.UK lista os tipos de comprovante que você deve conservar, incluindo todos os recibos de mercadorias e estoque, extratos bancários, canhotos de talão de cheques, faturas de venda, fitas de caixa registradora e comprovantes bancários. Os extratos bancários estão na lista, mas junto com os recibos, não no lugar deles.

Se você é registrado para o IVA do Reino Unido (VAT) e recupera o VAT das compras, as faturas de VAT têm regras próprias, estabelecidas na VAT Notice 700/21 da HMRC. Um extrato bancário não mostra o detalhamento do VAT nem o número de VAT do fornecedor. Por isso, consulte as seções do aviso sobre faturas de VAT antes de recuperar o VAT sem uma fatura.

Outros países seguem princípios parecidos. Procure as orientações de guarda de registros da sua autoridade fiscal, pois os detalhes variam.

Quando você só tem o extrato

Recibos se perdem. Se uma compra aparece apenas no seu extrato, normalmente dá para fortalecer bastante o registro:

Peça uma cópia do recibo. A maioria das lojas on-line, dos serviços de assinatura de software, das companhias aéreas, dos hotéis e dos aplicativos de transporte permite baixar recibos antigos na sua conta. Muitas lojas conseguem reimprimir um recibo se você informar a data, o valor e o cartão que usou.
Escreva uma anotação agora. Registre o que você comprou, por que foi para a empresa e, no caso de refeições, quem participou. Coloque a anotação na sua planilha de despesas, ao lado da linha do extrato. Uma anotação feita na hora ou logo depois é melhor do que uma escrita durante uma investigação, um ano depois.
Anexe qualquer outra evidência. Um e-mail de confirmação de pedido, uma confirmação de reserva, um comprovante de entrega, um evento da agenda sobre a reunião ou uma foto do item.
Guarde a página do extrato. Salve o extrato em PDF junto com seus registros do ano.
Não force a barra. Se você realmente não sabe dizer para que serviu um pagamento, não o lance como despesa, ou marque-o para o seu contador decidir.

Mais sobre isso em perdeu um recibo? O que fazer.

Por que você ainda quer ter os recibos

Mesmo deixando de lado as regras fiscais, os recibos detalhados ajudam você a:

Separar compras mistas. Uma única cobrança de supermercado pode corresponder, em parte, a material de escritório e, em parte, a compras de mercado. Só o recibo mostra isso.
Recuperar o imposto certo. Se você pode recuperar imposto sobre vendas, VAT ou GST/HST, o valor do imposto tem de vir do recibo ou da fatura, não do total do extrato.
Categorizar corretamente. “AMZN MKTP” em um extrato pode ser qualquer coisa. O recibo diz se foi software, material ou equipamento.
Lidar com devoluções e garantias. Lojas e fabricantes normalmente querem o recibo.

Usando extratos e recibos juntos

O hábito mais eficiente é tratar o extrato como uma lista de controle e os recibos como a documentação comprobatória:

Todo mês, baixe os extratos da conta e do cartão da empresa.
Percorra-os linha por linha e associe cada cobrança da empresa a um recibo.
Para o que ficar sem correspondência, recupere o recibo ou escreva uma anotação (veja acima).
Registre cada par na sua planilha de despesas: data, fornecedor, descrição, categoria, imposto e total, mais o local onde o arquivo do recibo está salvo.

Essa conferência mensal leva poucos minutos se você mantiver o ritmo, e é a melhor forma de achar recibos faltando enquanto ainda é fácil recuperá-los. A rotina completa está em como controlar as despesas da empresa. Para a lista do que guardar, veja quais recibos guardar para os impostos.

Se a conferência está lenta porque os recibos são uma pilha de fotos e PDFs, um conversor como o ReceiptBatch pode transformá-los em uma única planilha com datas, fornecedores e totais, o que facilita muito a comparação com o extrato.

Perguntas frequentes

O IRS aceita um extrato de cartão de crédito como prova de uma despesa?

Um extrato é aceito como um documento de apoio e mostra que você pagou. Para comprovar uma despesa da empresa, em geral você também precisa mostrar o que foi comprado e a finalidade comercial, normalmente com um recibo ou uma fatura. Viagens, presentes, refeições e despesas com carro têm regras mais rígidas do IRS. Veja a Publication 463.

Um extrato bancário serve como comprovante de compra para reembolso ou garantia?

Isso depende do varejista ou do fabricante, não da autoridade fiscal. Alguns aceitam o extrato, muitos querem o recibo. Confira a política deles.

E se o extrato mostrar apenas o nome do processador de pagamentos?

Às vezes as cobranças aparecem em nome de um processador de pagamentos ou da empresa controladora, e não no nome da loja. Procure no seu e-mail pelo valor e pela data para achar o pedido e depois anote o fornecedor real nos seus registros.

Isto é aconselhamento fiscal?

Não. São informações gerais baseadas nas orientações do IRS e da HMRC. O que conta como evidência adequada depende do seu país, do tipo de despesa e da sua situação; por isso, confirme com um profissional da área fiscal.