Perdeu um recibo? O que fazer para impostos e reembolsos

Se você perdeu um recibo, tente primeiro obter uma cópia com o vendedor, com o app ou site em que fez a compra, ou no seu e-mail. Se não conseguir, monte o melhor registro substituto possível: o extrato bancário ou a fatura do cartão que mostre o pagamento, mais uma anotação por escrito do que você comprou, quando, onde e qual era a finalidade comercial. Para um pedido de reembolso ao empregador, veja se a sua empresa tem um formulário para recibo perdido.

Isso resolve a maioria dos casos. Abaixo estão os detalhes, incluindo o que as orientações dos EUA (IRS, a agência tributária federal) e do Reino Unido (HMRC, a autoridade tributária) dizem sobre registros incompletos. São informações gerais, não constituem aconselhamento tributário. As regras variam conforme o país e o tipo de despesa, por isso confirme qualquer questão importante com um contador ou com a sua autoridade tributária.

Passo 1: tente obter uma cópia

Muitos recibos “perdidos” podem ser recuperados em poucos minutos:

Pesquise no seu e-mail pelo nome do fornecedor, pelo valor (por exemplo, 54.20) ou pela palavra “recibo” perto da data. Confirmações de pedido e recibos eletrônicos costumam chegar mesmo quando você também recebeu uma via em papel.
Confira a sua conta no vendedor. Lojas online, companhias aéreas, hotéis, apps de transporte e de entrega, assinaturas de software e marketplaces geralmente guardam pedidos e recibos anteriores no histórico da conta, muitas vezes como PDFs para baixar.
Peça na loja. Muitas lojas conseguem localizar uma transação no cartão e reimprimir o recibo se você levar o cartão usado no pagamento e souber a data e o valor. As políticas variam, então pergunte.
Peça ao hotel ou ao local. Em geral, o hotel consegue enviar por e-mail uma cópia da conta detalhada do hotel (folio).
Veja a conta de fidelidade da loja. Se você passou um cartão de fidelidade ou usou o app, a compra pode aparecer lá com os itens detalhados.
Olhe as fotos do celular. Você pode ter fotografado o recibo, ou a compra, sem chegar a arquivar.

Uma segunda via ou um recibo reimpresso pelo vendedor normalmente é o melhor substituto, porque traz os mesmos dados do original.

Passo 2: se não houver cópia, documente por conta própria

Se não conseguir uma cópia, monte um registro substituto o quanto antes, enquanto você ainda se lembra dos detalhes:

Comprovante de pagamento. Guarde a página do extrato bancário ou da fatura do cartão de crédito que mostra a cobrança. As orientações do IRS sobre a reconstrução de registros sugerem pedir extratos anteriores à operadora do cartão ou ao banco, que muitas vezes estão disponíveis online.
Uma anotação por escrito com:
- data e local da compra
- nome do fornecedor
- valor e imposto, se você souber
- o que você comprou
- a finalidade comercial e, no caso de refeições, quem participou e qual era a relação de negócios
Qualquer comprovação complementar: uma confirmação de reserva, um item da agenda, um e-mail sobre a reunião, um comprovante de entrega, uma foto do item ou o recibo de um colega para a mesma viagem.
Arquive tudo junto na sua pasta de recibos, com um nome como o de qualquer outro recibo (por exemplo, 2026-03-14_bistro9_42.00_NO-RECEIPT.pdf), para que apareça no lugar certo na época da declaração de impostos.

Um extrato sozinho mostra o pagamento, mas não o que você comprou nem por quê. Veja os motivos em o extrato bancário basta no lugar do recibo?

O que o IRS diz sobre recibos ausentes (EUA)

A Publication 463 do IRS (publicação sobre despesas de viagem, presentes e carro) trata desses tipos de despesa, e o capítulo sobre guarda de registros é a orientação mais detalhada do IRS sobre o assunto. Pontos principais:

Registros incompletos. Se você não tem registros completos para comprovar parte de uma despesa, a publicação diz que é preciso comprová-la com uma declaração sua, por escrito ou oral, contendo informações específicas sobre a despesa, mais outras evidências de apoio suficientes para estabelecê-la. Para o valor, a hora, o local ou a data de uma despesa, essa evidência deve ser direta (por exemplo, declarações de testemunhas) ou documental (recibos, contas pagas ou similares).
Algumas despesas dispensam recibo. A publicação diz que não é necessária comprovação documental para uma despesa, exceto hospedagem, de menos de $75, nem para uma despesa de transporte quando o recibo não está facilmente disponível. Mesmo assim, você precisa registrar os detalhes, como valor, data, local e finalidade comercial, em um registro ou documento semelhante.
Registros destruídos. Se você não consegue apresentar um recibo por motivos fora do seu controle, como incêndio, enchente ou outros sinistros, a publicação diz que é possível comprovar uma dedução reconstituindo seus registros.

Essas regras foram escritas para despesas de viagem, presentes e carro. Outras despesas da empresa seguem as regras gerais de guarda de registros da Publication 583. Em qualquer caso, um registro escrito crível, feito na época, é muito melhor do que nenhum.

O que a HMRC diz sobre registros perdidos (Reino Unido)

Para autônomos, o GOV.UK (site oficial do governo do Reino Unido) diz que, se os seus registros forem perdidos, roubados ou destruídos e você não puder substituí-los, é preciso fazer o seu melhor para apresentar os valores. Você deve avisar a HMRC ao entregar a declaração de imposto de renda se estiver usando valores estimados (o seu melhor palpite quando não é possível informar os valores reais) ou valores provisórios (estimativas temporárias enquanto você espera os valores reais).

Se você é registrado para o IVA do Reino Unido (UK VAT), recuperar o IVA de uma compra sem fatura de IVA é uma questão à parte. Consulte as orientações da HMRC sobre VAT ou pergunte ao seu contador.

Recibos perdidos em um pedido de reembolso ao empregador

Cada empregador define as próprias regras, então comece pela política de despesas da sua empresa. Abordagens comuns incluem:

Um formulário de declaração de recibo ausente (às vezes chamado de declaração juramentada de recibo perdido), em que você descreve a despesa e confirma que foi para o negócio.
Um limite de quantos pedidos sem recibo você pode fazer, ou do valor deles.
Aprovação do gestor para qualquer pedido sem recibo.

Anexe o que tiver, como a fatura do cartão, uma confirmação de reserva ou uma foto, e descreva a despesa com clareza. Nos EUA, as regras do accountable plan (plano de prestação de contas) do IRS (Publication 463, capítulo 6) exigem que os funcionários prestem contas adequadamente das despesas reembolsadas. Esse é um dos motivos pelos quais os empregadores levam os recibos a sério. Se você está montando um pedido a partir dos recibos de uma viagem inteira, a ferramenta de relatório de despesas de viagem de negócios transforma os que você tem em uma planilha organizada. Adicione o item que falta como uma linha separada, com a sua anotação.

Como evitar perder recibos

Uma pequena rotina evita a maior parte desses problemas:

Fotografe os recibos de papel no mesmo dia, antes de guardá-los no bolso.
Peça recibo por e-mail quando a loja oferecer.
Use um só cartão para as compras do negócio, assim o extrato vira uma lista de conferência.
Confira os extratos com os recibos todo mês e corra atrás do que estiver faltando enquanto ainda é recente.
Guarde tudo de um ano fiscal em uma única pasta.

O sistema completo está em como organizar recibos para os impostos. Quais documentos mais importam, você vê em quais recibos guardar para os impostos.

Perguntas frequentes

Ainda posso deduzir uma despesa sem recibo?

Muitas vezes, sim, se você tiver outras evidências confiáveis, como um extrato, um registro escrito dos detalhes e da finalidade comercial, ou documentos de apoio. A quantidade de evidências necessária depende do seu país e do tipo de despesa. As despesas de viagem, presentes e carro nos EUA têm regras específicas do IRS, descritas acima.

Um formulário de recibo perdido basta para os impostos?

Um formulário interno da empresa ajuda no pedido de reembolso ao empregador. Para a sua própria declaração de imposto de renda, o que importa é se os seus registros atendem às exigências da sua autoridade tributária. Um formulário preenchido na época, junto com uma declaração, é uma evidência útil, mas não é um substituto garantido.

Posso fazer o meu próprio recibo?

Não. Não crie algo que pareça um recibo do vendedor. Escreva uma anotação claramente identificada, em seu nome (“Sem recibo: dados da compra”), e guarde-a junto com o comprovante de pagamento.

E se um recibo térmico desbotou?

Ainda é um recibo. Guarde-o e fotografe com boa iluminação. Se estiver ilegível, trate como um recibo perdido: peça uma cópia ao vendedor ou escreva uma anotação e, no futuro, digitalize os recibos sem demora.