PDF faturalardan Excel'e veri çıkarma: 4 yöntem

PDF faturalardaki verileri Excel'e aktarmanın dört ana yolu vardır: kopyala-yapıştır (birkaç fatura için yeterlidir), Excel'in Power Query PDF bağlayıcısı (gerçek metin tabloları içeren PDF'ler için uygundur), OCR (taranmış veya fotoğrafı çekilmiş faturalar için gereklidir) ve çok sayıda faturadan temel alanları (tarih, tedarikçi, fatura numarası, vergi, toplam) tek seferde okuyan toplu veri çıkarma araçları. Hangi yöntemin size uygun olduğu fatura sayısına, faturaların dijital mi yoksa taranmış mı olduğuna ve kalemlere mi yoksa yalnızca fatura toplamlarına mı ihtiyaç duyduğunuza bağlıdır.

Aşağıda her yöntemin nasıl çalıştığını, nerede yetersiz kaldığını ve sonucu nasıl kontrol edeceğinizi bulabilirsiniz.

Önce PDF'nizin türünü belirleyin

Neredeyse her şey buna bağlı:

• Dijital (metin) PDF'ler muhasebe yazılımları, çevrim içi mağazalar ve faturalama sistemleri tarafından oluşturulur. Metni seçip kopyalayabilirsiniz. Veriler zaten PDF'dedir; yalnızca sütunlara yerleştirilmeleri gerekir.
• Taranmış veya fotoğrafı çekilmiş PDF'ler, PDF olarak kaydedilmiş görüntülerdir. Tek tek sözcükleri seçemiyorsanız metin katmanı yok demektir ve okumak için OCR (optik karakter tanıma) gerekir.

Hızlı test: PDF'yi açın ve imlecinizle toplam tutarı seçmeyi deneyin. Seçebiliyorsanız bu bir metin PDF'sidir.

Ayrıca neye ihtiyacınız olduğuna karar verin:

• Üst bilgi alanları (fatura başına bir satır): fatura tarihi, tedarikçi, fatura numarası, ara toplam, vergi, toplam. Bunlar genellikle defter tutma, gider takibi ve vergi işlemleri için yeterlidir.
• Kalemler (ürün veya hizmet başına bir satır): stok takibi, iş bazında maliyetlendirme veya ayrıntılı analiz için gereklidir. Bunları güvenilir biçimde çıkarmak çok daha zordur.

Yöntem 1: Kopyala-yapıştır

Birkaç fatura için elle girmek açıkçası en hızlı yoldur.

1. Fatura PDF'sini açın.
2. İhtiyacınız olan alanları seçip kopyalayın.
3. Elektronik tablonuza yapıştırın. Excel'de metin olarak yapıştırmak (Paste Special > Text veya Keep Text Only) biçimlendirmenin taşınmasını önler.
4. Tek hücreye yapışan değerleri gerektiğinde Data > Text to Columns komutuyla (metni sütunlara bölme) düzeltin.

Uygun olduğu durumlar: yaklaşık ondan az fatura ve tek seferlik işler. Yetersiz kaldığı yerler: yüksek hacimli işler. Yazım hataları oluşabilir ve yöntem yavaştır.

Yöntem 2: Excel'in Power Query PDF bağlayıcısı

Excel, Get Data (Veri Al) özelliği üzerinden erişilen Power Query'de bir PDF bağlayıcısı sunar. Microsoft'un dokümantasyonuna göre bağlayıcı Pdf.Tables adlı bir işlev kullanır; bu işlev bir PDF dosyasında bulunan tüm tabloları döndürür. Birden çok PDF dosyasını aynı anda içe aktarmak için Folder bağlayıcısı gibi çok dosyalı bir bağlayıcı kullanılır.

Genel adımlar (menü adları Excel sürümüne ve platforma göre değişir):

1. Excel'de veri alma seçeneğini (Get Data) açın ve PDF seçeneğini belirleyin. Windows için güncel Microsoft 365 sürümlerinde bu seçenek Data > Get Data > From File altında yer alır.
2. PDF dosyasına göz atın ve açma düğmesini (Open) seçin.
3. Gezgin bölmesinde (Navigator) istediğiniz verileri içeren tabloyu veya sayfayı seçin.
4. Veriyi bir çalışma sayfasına aktarmak için yükleme seçeneğini (Load), önce Power Query Editor'da temizlemek için ise veriyi dönüştürme seçeneğini (Transform Data) seçin (satırları kaldırma, sütunları bölme, veri türlerini ayarlama).
5. Çok sayıda fatura için klasör bağlayıcısını (Folder) kullanarak bir klasördeki tüm PDF'leri birleştirin, ardından aynı dönüşümü hepsine uygulayın.

Uygun olduğu durumlar: aynı tedarikçiden veya sistemden gelen, düzeni tutarlı ve verileri kalem tablosu gibi gerçek bir tabloda yer alan dijital PDF'ler. Yetersiz kaldığı yerler:

• Taranmış PDF'ler: Algılanacak metin olmadığı için tablo da yoktur.
• Farklı tedarikçiler: Her birinin düzeni farklıdır, bu yüzden tek bir dönüşüm hepsine uymaz.
• Fatura numarası ve tarih gibi üst bilgi alanları çoğu zaman tabloda yer almaz; bu nedenle bunları ayıklamak daha zordur.
• PDF bağlayıcısı her Excel sürümünde veya platformunda bulunmaz; kullandığınız sürümü kontrol edin.

Microsoft'un dokümantasyonu, büyük PDF'lerle çalışırken sayfaları belirli aralıklar hâlinde yüklemek gibi yöntemler de önerir.

Yöntem 3: Taranmış faturalar için OCR

Faturalarınız taranmış veya fotoğraflanmışsa önce metnin tanınması gerekir. Seçenekler şunlardır:

• PDF yazılımlarına yerleşik OCR, taramaya bir metin katmanı ekler. Ardından kopyalayıp yapıştırabilir, bazen de Power Query kullanabilirsiniz.
• Aranabilir PDF oluşturan telefon tarama uygulamaları. Örneğin Google Drive'ın Android'deki tarama özelliği, taramaların aranabilir PDF olarak kaydedilebildiğini belirtir.
• Bulut belge işleme hizmetleri: büyük bulut sağlayıcılarının sunduğu, geliştiricilere yönelik hizmetler.

Uygun olduğu durumlar: yalnızca görüntü içeren PDF'leri kullanılabilir metne dönüştürmek. Yetersiz kaldığı yerler: OCR size elektronik tablo değil, metin verir. Tarihi, toplamı ve vergiyi bu metinde bulup sütunlara yerleştirmeniz gerekir. Solmuş, buruşmuş veya düşük çözünürlüklü taramalarda doğruluk da düşer; bu yüzden rakamları kontrol edin.

Yöntem 4: Toplu veri çıkarma araçları

Fatura ve fişlere yönelik özel veri çıkarma araçları, verileri okuma ve yapılandırma süreçlerini birleştirir. Dijital veya taranmış çok sayıda faturayı yüklediğinizde, her fatura için bir satır ve adlandırılmış sütunlar içeren bir tablo elde edersiniz.

ReceiptBatch bu şekilde çalışır. Bir grup PDF veya görüntüyü toplu olarak yüklersiniz; araç her belge için tarih, satıcı, ara toplam, vergi, bahşiş, toplam, para birimi ve önerilen bir kategori sunar. Bu tabloyu Excel veya CSV olarak indirmeden önce düzenleyebilirsiniz. Ayrıntılar PDF faturaları toplu olarak Excel'e dönüştürme aracı sayfasında açıklanır. Araç kalemleri değil, fatura toplamlarını okur ve PDF başına en fazla 10 sayfa işler.

Uygun olduğu durumlar: birçok farklı tedarikçiden gelen çok sayıda fatura, taranmış ve dijital PDF karışımı ve başlık toplamlarının yeterli olduğu defter tutma işleri. Yetersiz kaldığı yerler: her kaleme ihtiyacınız varsa veya gizlilik nedeniyle belgeleri çevrim içi bir hizmete yükleyemiyorsanız. Önce aracın gizlilik politikasını kontrol edin.

Karşılaştırma

Hangi yöntemi seçerseniz seçin: çıktıyı kontrol edin

Çıkarılan veriler muhasebe kayıtlarınıza veya bir vergi beyannamesine aktarılmadan önce mutlaka gözden geçirilmelidir:

1. Satır sayısını dosya sayısıyla karşılaştırın. Her fatura tam olarak bir kez görünmelidir.
2. Toplamları kontrol edin. Ara toplam ile verginin toplamı, genel toplama eşit olmalıdır. Basit bir formül içeren sütun, uyuşmazlıkları işaretler.
3. Tarihleri kontrol edin. Gün/ay karışıklığına dikkat edin (03/04, 4 Mart ya da 3 Nisan olabilir).
4. Yurt dışındaki tedarikçilerden alım yapıyorsanız para birimini kontrol edin.
5. PDF'lerle karşılaştırarak örnek kontroller yapın; özellikle en yüksek tutarları inceleyin.
6. Orijinal PDF'leri saklayın. Elektronik tablo bir özettir; kanıtınız faturalardır.

Veriler temizlendikten sonra fişleri elektronik tabloda takip etme rehberi, bunları SUMIFS veya özet tablo kullanarak kategoriye göre nasıl toplayacağınızı gösterir. Verileri bir muhasebeciye teslim edecekseniz fişlerinizi muhasebeciniz için hazırlama rehberine bakın.

Sık sorulan sorular

Excel bir PDF faturayı doğrudan okuyabilir mi?

Excel'in Power Query PDF bağlayıcısı, metin içeren PDF'lerdeki tabloları içe aktarabilir. Taranmış görüntüleri okuyamaz ve bağlayıcı her Excel sürümünde bulunmaz.

Yalnızca tabloyu değil, fatura numarasını ve tarihi nasıl çıkarırım?

Bunlar genellikle kalem tablosunun dışında yer aldığından tablo tabanlı içe aktarma çoğu zaman onları kaçırır. Elle kopyalayın, düzen tutarlıysa Power Query dönüşümlerini kullanın veya başlık alanlarını okuyan bir veri çıkarma aracından yararlanın.

Bu iş için fatura ile fiş arasındaki fark nedir?

Veri çıkarma yöntemleri aynıdır. Kayıtlarınız açısından fark, her birinin neyi kanıtladığıdır. Bkz. fatura ve fiş farkı.

Faturaları çevrim içi bir araca yüklemek güvenli mi?

Faturalar kişisel ve ticari bilgiler içerebilir. Dosyaların nasıl işlendiğini ve saklandığını öğrenmek için aracın gizlilik politikasını okuyun ve yalnızca güvendiğiniz hizmetleri kullanın.