Vergi İçin İşletme Giderlerini Takip Etmek: Basit Bir Sistem

Vergi amacıyla işletme giderlerini takip etmek için dört şeye ihtiyacınız vardır: işletme harcamalarına özel ayrı bir hesap, her fişi kaydetmek için uygulayacağınız tek bir yöntem, sabit bir gider kategorisi listesi ve kayıtlarınızın banka hesap özetinizle eşleşip eşleşmediğini düzenli olarak kontrol etme alışkanlığı. Bunlar yerindeyse elektronik tablo, muhasebe yazılımı ya da defter kullanmanız pek fark etmez. Rakamlar doğru olur, belgeler de elinizde olur.

Bu rehberde sistemin her adımını nasıl oluşturacağınızı ve serbest çalışanlara ya da küçük işletmelere uygun bir takip yöntemini nasıl seçeceğinizi anlatıyoruz. Burada verilenler genel bilgidir; ağırlıklı olarak IRS (ABD federal vergi idaresi) ve HMRC (Birleşik Krallık vergi idaresi) kayıt tutma kaynaklarına dayanır ve vergi tavsiyesi değildir. Nelerin gider olarak indirilebileceğine ilişkin kurallar ülkenize ve durumunuza göre değişir.

1. İş ve kişisel parayı ayırın

IRS Publication 583'e (işletme kurma ve kayıt tutma rehberi) göre, bir işletme kurarken yapılması gereken ilk işlerden biri kişisel hesabınızdan ayrı bir işletme çek hesabı açmaktır. Publication 583, işletmenin çek defterini işletme giderlerinin kaydedilmesinde temel bilgi kaynağı olarak tanımlar.

Şahıs işletmesi sahibiyseniz ve ülkeniz ayrı bir hesabı zorunlu tutmasa bile, ayrı bir hesap bulundurmak:

• banka hesap özetinizi işletme işlemlerinin eksiksiz bir listesine dönüştürür
• eksik fişleri belli eder, çünkü her satırın bir fişi olmalıdır
• iş harcamalarına karışmış kişisel alımları açıklama zahmetinden kurtarır

İşletme için kart kullanıyorsanız bunun için de ayrı bir kart kullanın. İşle ilgili bir ödemeyi kişisel hesabınızdan yaptığınızda ise hemen kaydedin ve fişi işletme kayıtlarınızla birlikte saklayın.

2. Gerçekten kullanacağınız bir takip yöntemi seçin

IRS, işletmenizin gelir ve giderlerini açıkça gösterdiği sürece işletmenize uygun herhangi bir kayıt sistemini seçebileceğinizi söyler. Publication 583, tek taraflı defter tutma (single-entry; gelir ve giderlerin düzenli olarak kaydedildiği bir döküm) yöntemini birçok küçük işletme için basit ve pratik bir sistem olarak tanımlar. Çift taraflı defter tutma (double-entry) yönteminde ise sistemin kendi içinde kontrol mekanizmaları bulunur.

Uygulamada çoğu serbest çalışan ve küçük işletme şunlardan birini seçer:

Birleşik Krallık KDV'sine (VAT) kayıtlıysanız, HMRC'nin VAT Notice 700/21 belgesine göre VAT'a kayıtlı işletmelerin belirli kayıtları dijital ortamda ve birbiriyle işlevsel olarak uyumlu yazılımlarda tutması gerekir (Making Tax Digital). Yalnızca elektronik tabloya dayanan bir sistem seçmeden önce hangi kuralların sizin için geçerli olduğunu kontrol edin.

Sıfırdan başlıyorsanız elektronik tablo kullanmanızda sakınca yoktur. Excel veya Google Sheets'te fiş takip tablosu oluşturma rehberimizde sütunları, açılır listeleri ve SUMIFS toplamlarını anlatıyoruz.

3. Her fişi aynı şekilde kayda alın

Publication 583, giderlerin oluştukları anda kaydedilmesini önerir ve işlemleri her gün kaydetmenin genellikle en iyi yöntem olduğunu belirtir. Ancak çoğu kişi için her gün kayıt tutmak fazla iddialı bir hedeftir. Haftalık kayıt daha gerçekçidir ve ayrıntıları unutmadan kaydetmenizi sağlar.

Tek bir kayda alma alışkanlığı belirleyin:

• Kâğıt fişler: Aynı gün fotoğrafını çekin ya da hepsini tek bir tepsiye koyup tepsideki fişleri haftada bir fotoğraflayın.
• E-posta fişleri: Tek bir e-posta klasöründe toplayın, ardından PDF olarak yıl klasörüne kaydedin.
• Çevrimiçi hesaplar (yazılım, reklam, pazar yerleri): Faturaları ayda bir indirin; eski faturaların yıllar sonra hâlâ erişilebilir olacağına güvenmeyin.

Her kayıtta ödeme yapılan kişi veya kurum, tutar, tarih, ödeme kanıtı ve satın alınan ürün ya da hizmet belirtilmelidir. IRS'nin destekleyici belgeler için sıraladığı unsurlar bunlardır. Eksiksiz kontrol listesi için vergi amacıyla hangi fişleri saklamanız gerektiği yazımıza bakın.

4. Sabit bir kategori listesi kullanın

Kategoriler, bir yığın fişi vergi beyannamenize yansıtabileceğiniz rakamlara dönüştürür. Yılın başında bir kez seçin:

• ABD'de şahıs işletmesi sahipleri: Kategorilerinizi Schedule C (Profit or Loss From Business; işletme kâr veya zararı) üzerindeki gider satırlarına göre belirleyin.
• Birleşik Krallık'ta serbest meslek sahipleri: Kategorilerinizi Self Assessment serbest meslek (self-employment) sayfalarındaki gider gruplarına göre belirleyin.
• Diğer ülkelerde: Vergi idarenizin işletme geliri formundaki kategorileri kullanın ya da muhasebecinize sorun.

Başlangıç için tipik bir kategori listesinde ofis malzemeleri, yazılım ve abonelikler, seyahat, yemek, araç, telefon ve internet, reklam, profesyonel hizmet ücretleri, kira ve genel hizmet giderleri, sigorta ve eğitim yer alır. Emin olmadığınız giderler için tahmin yürütmek yerine “Kategorisiz / muhasebeciye sor” gibi bir kategori ekleyin.

Unutmayın, kategori bir etikettir; indirilebilirlik hakkında verilmiş bir karar değildir. Ülkenize bağlı olarak bazı giderler yalnızca kısmen indirilebilir, bazıları ise hiç indirilemez. Tutarın tamamını kaydedin; ilgili kuralları muhasebecinizin ya da vergi yazılımınızın uygulamasına bırakın.

5. Önemli ayrıntıları kaydedin

Her gider için en azından şunları kaydedin:

• tarih
• satıcı
• açıklama ve iş amacı
• kategori
• vergi öncesi tutar, vergi ve toplam
• ödeme yöntemi
• fiş dosyasının nerede olduğu

İş amacı, insanların atlayıp sonradan pişman olduğu sütundur. “Amazon 89.99” on sekiz ay sonra hiçbir şey ifade etmez. “Amazon, müşteri yedekleri için harici SSD” ise soru sorulmadan önce yanıtı verir.

Satış vergisi, VAT veya GST/HST tutarını geri talep ediyorsanız vergi tutarını ayrıca kaydedin. Beyannamenizde bu bilgiye ihtiyacınız olacaktır.

6. Aylık mutabakat yapın

Ayda bir kez işletmenize ait banka hesap özetlerini, kart ekstrelerini ve gider listenizi birlikte kontrol edin:

1. Eşleşen bir gider kaydı ve fişi olan her hesap özeti satırını işaretleyin.
2. Fişi olmayan her satırın belgesini hemen bulmaya çalışın: e-postanızda arayın, satıcıdaki hesabınıza giriş yapın veya bir kopyasını isteyin.
3. Hesap özetinde satırı olmayan her gider kaydı için kişisel hesaptan mı yoksa nakit mi ödendiğine bakın ve bunu not edin.
4. Her kategori toplamının önceki aya göre makul görünüp görünmediğini kontrol edin.

Publication 583, çek hesabınızın mutabakatını yapmayı hataları yakalamanın bir yolu olarak tanımlar. Bunu aylık yapmak, yıl sonu toplamının on iki kez kontrol edilmiş olması demektir.

7. Üç ayda bir ve yıl sonunda gözden geçirin

Her üç ayda bir kategori bazında toplamları hesaplayın. Tahmini veya peşin vergi ödüyorsanız bu toplamlar yaklaşık durumunuzu gösterir; ayrıca herhangi bir kategorinin beklenmedik ölçüde büyüyüp büyümediğini de ortaya çıkarır.

Yıl sonunda:

• Kategori toplamlarını dışa aktarın ya da yazdırın.
• Muhasebecinize gider listesini ve fiş klasörünü gönderin. Genellikle ikisini de isterler.
• O yılın klasörünü ve elektronik tablosunu kapatıp yenisiyle başlayın. Eskilerini ülkenizin gerektirdiği süre boyunca saklayın.

Çoğu sistemin takıldığı yer: veri girişi

Gider takip sistemlerinde genellikle ilk aksayan bölüm, fişlerin sisteme elle girilmesidir. Aşağıdaki yöntemler işinizi kolaylaştırabilir:

• Banka veri akışları veya bankanızdan aldığınız CSV dosyaları, tarih, satıcı ve tutar bilgilerini otomatik olarak sağlar. Ancak bunlarda vergi tutarı ve iş amacı yine eksik kalır; ayrıca bu kayıtlar fişlerin yerine geçmez.
• Fiş görüntülerinden toplu veri çıkarma: ReceiptBatch, bir klasördeki fiş fotoğraflarını ve PDF'leri okur; her fiş için tarih, satıcı, ara toplam, vergi, bahşiş, toplam, para birimi ve önerilen kategori bilgilerini içeren bir elektronik tablo satırı oluşturur. Dosyayı indirmeden önce sonuçları kontrol edebilirsiniz. Bu, aylık mutabakat adımıyla birlikte iyi çalışır.
• Daha seyrek ama daha uzun süre çalışmak, çok sayıda kısa çalışma oturumundan daha iyi sonuç verir. Cuma günü on beş dakika ayırmak, her kahve alışverişini anında kaydetme sözünü tutmaktan daha kolaydır.

Klasörler, dosya adları ve haftalık rutin dâhil olmak üzere sistemin tamamını nasıl kuracağınızı vergi için fişleri düzenleme yazımızda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İşletme giderlerini takip etmenin en kolay yolu nedir?

İşletmeye ait ayrı bir kart ve hesap kullanın, fişlerin fotoğrafını haftada bir çekin ve ana liste olarak tek bir elektronik tablo ya da uygulama tutun. En kolay sistem, her hafta sürdürebileceğiniz sistemdir.

Muhasebe yazılımına ihtiyacım var mı?

Her zaman değil. Birçok şahıs işletmesi sahibi elektronik tabloyla idare eder. Birleşik Krallık'ta Making Tax Digital kapsamında Birleşik Krallık KDV'sine (VAT) kayıtlıysanız, çok sayıda fatura düzenliyorsanız veya çalışanlarınız varsa yazılıma ihtiyaç duyabilirsiniz. Muhasebeciniz size yol gösterebilir.

Nakit giderleri nasıl takip ederim?

Her seferinde fiş alın, fotoğrafını çekin ve ödeme yöntemi olarak “nakit” yazarak kaydedin. Hesap özetinde bu ödemeye ait bir satır olmayacağından fiş temel kanıtınızdır; fişi okunaklı biçimde saklayın.

İndirilebilir olup olmadığından emin olmadığım giderleri de takip etmeli miyim?

Evet. Açık bir açıklamayla “muhasebeciye sor” kategorisine kaydedin. Bir gideri kayıtlara almazsanız daha sonra hesaba katamazsınız. Kaydedip sormanın ise hiçbir maliyeti yoktur.