Serbest Meslek Sahipleri Vergi İçin Hangi Fişleri Saklamalı?

Serbest meslek sahibiyseniz işletme gideri olarak beyan ettiğiniz her harcamayı destekleyen fiş veya faturayı saklayın. Ayrıca satış faturaları, ödeme platformu raporları ve banka hesap özetleri gibi gelirinize dayanak oluşturan kayıtları da saklayın. Her gider kaydında kime ödeme yaptığınız, ne kadar ödediğiniz, ne zaman ödediğiniz, nasıl ödediğiniz ve ödemenin ne için yapıldığı görünmelidir. Varlıklara (ekipman, araçlar ve mülk) ve birden fazla vergi yılını ilgilendiren işlemlere ait kayıtları ayrı tutup daha uzun süre saklayın.

Aşağıda önce pratik bir kontrol listesi, ardından bir fişte hangi bilgilerin bulunması gerektiği ve taranmış bir kopyanın kâğıt aslının yerini tutup tutamayacağı açıklanıyor. Bunlar genel bilgilerdir ve çoğunlukla ABD federal vergi idaresi IRS, Birleşik Krallık vergi idaresi HMRC ve Kanada vergi idaresi CRA'nın rehberlerine dayanır. Vergi tavsiyesi değildir; bu nedenle ülkenizde geçerli kuralları vergi idarenizden veya bir muhasebeciden teyit edin.

Fişler neden önemli?

Vergi beyannamenizde toplam tutarlar yer alır: toplam ofis giderleri, toplam seyahat giderleri ve toplam gelir. Vergi idaresi bu rakamlara nasıl ulaştığınızı sorarsa fişler ve diğer destekleyici belgeler size dayanak sağlar. IRS, destekleyici belgeleri defterlerinizdeki kayıtların kaynağı olarak tanımlıyor ve bunların defterlerinizdeki ve beyannamenizdeki kayıtları desteklemesi gerektiğini söylüyor.

Yani her kâğıt için ölçüt basit: Bu, beyannamemdeki bir rakamı destekliyor mu? Destekliyorsa saklayın.

Kontrol listesi: Neleri saklamalı?

Talep ettiğiniz giderler

• İşletme alımlarına ait fişler: mağaza ve kasa fişleri, çevrimiçi sipariş onayları ve e-postayla gelen fişler.
• Tedarikçi faturaları: tercihen “ödendi” ibaresi bulunan veya karşılık gelen ödeme kanıtıyla birlikte saklanan faturalar.
• İşletme giderlerine ait faturalar: telefon, internet, iş yeri kirası, elektrik, su ve gaz gibi hizmetler (veya bunların işletmeye düşen payı).
• Abonelikler ve yazılımlar: her ödeme için fatura veya faturalandırma e-postası.
• Seyahat: ulaşım biletleri, ayrıntılı otel hesapları (folio; yalnızca rezervasyon onayı değil, kalem kalem düzenlenmiş hesap), otopark ve geçiş ücretleri.
• İş amaçlı yemekler: fişin yanı sıra kimlerin katıldığını ve yemeğin iş amacını belirten bir not. Yemek giderleri en sıkı kısıtlamalara tabi giderler arasındadır ve kurallar ülkeye göre değişir.
• Araç giderleri: yakıt, onarım ve sigorta; ayrıca ülkenizin kuralları gerektiriyorsa kilometre kayıt defteri.
• Ücretler: banka masrafları, ödeme hizmeti sağlayıcılarının ücretleri, mesleki hizmet ücretleri ve muhasebeci ücretleri.

Gelirler

• Kendi satış faturalarınız; numaralı ve tarihli.
• Platform ve pazar yeri raporları (ödeme işlemcileri, uygulama mağazaları, pazar yerleri, gig uygulamaları).
• Hesabınıza yatırılan paraları gösteren banka hesap özetleri.
• Aldığınız her türlü yıl sonu gelir formu.

Varlıklar ve uzun ömürlü alımlar

• Ekipman, bilgisayar, araç ve makine alımlarının fişleri.
• Mülk ve iyileştirmelere ait kayıtlar.

Bunların genellikle sıradan fişlerden daha uzun süre saklanması gerekir; çünkü amortismanı ya da sermaye indirimlerini (capital allowances) ve satış sırasındaki kâr veya zararı etkilerler. ABD, Birleşik Krallık ve Kanada kuralları için fişler ne kadar süre saklanmalı yazısına bakın.

Ödeme kanıtı

• Banka hesap özetleri ve kredi kartı ekstreleri.
• Ödenmiş çekler (canceled checks, ABD) veya çek defteri koçanları (Birleşik Krallık).
• Havale ve çevrimiçi ödemeler için ödeme onayları.

IRS, giderlere ilişkin belgeler arasında ödenmiş çekleri (canceled checks), yazarkasa şeritlerini, hesap özetlerini, kredi kartı işlem sliplerini, faturaları ve küçük kasa fişlerini sayıyor. HMRC'nin serbest meslek sahipleri için hazırladığı listede ise mal ve stok alımlarına ait tüm fişler, banka hesap özetleri, çek defteri koçanları, satış faturaları, yazarkasa ruloları ve banka işlem fişleri yer alıyor.

Bir fişte neler görünmeli?

Üzerinde yalnızca “Toplam 54.20” yazan bir fiş pek işe yaramaz. IRS'ye göre (“What kind of records should I keep” [Hangi tür kayıtları saklamalıyım]) giderlere ilişkin destekleyici belgeler şunları belirtmelidir:

1. Ödemeyi alan: kime ödeme yaptığınız.
2. Ödenen tutar.
3. Ödeme kanıtı.
4. Giderin gerçekleştiği tarih.
5. Ürün veya hizmetin açıklaması.

IRS ayrıca, tüm bunları karşılamak için birden fazla belgenin birlikte gerekebileceğini belirtiyor. Kart ekstresi ödemeyi kanıtlar ancak ne satın aldığınızı nadiren gösterir. Fiş ise ne satın aldığınızı gösterir ancak hangi yöntemle ödeme yaptığınızı kanıtlamayabilir. Birlikte eksiksiz bir kayıt oluştururlar. Bunu fiş yerine banka hesap özeti yeterli mi? yazısında daha ayrıntılı ele alıyoruz.

KDV (VAT) veya GST/HST mükellefiyseniz ve alımlara ilişkin vergiyi geri alıyorsanız faturada genellikle ek bilgilerin bulunması gerekir (örneğin tedarikçinin kayıt numarası). Geçerli bir KDV (VAT) veya GST/HST faturasında bulunması gereken bilgiler için vergi idarenizin kurallarına bakın.

Belirsiz fişleri işe yarar hale getirin

İş amacını fişin üzerine ya da elektronik tablonuza o anda yazın. “Öğle yemeği, Bistro 9, 42.00” kaydı “Müşteri J. Smith ile öğle yemeği, proje başlangıç toplantısı” olur. O anda ekleyeceğiniz kısa bir not, daha sonra tahmin yürütme zahmetinden kurtarır.

Tarama veya fotoğraf kâğıt aslının yerini tutar mı?

Çoğu zaman evet, ancak bazı koşullar vardır. Üç ülkedeki resmî rehberlerde şu bilgiler yer alıyor:

• ABD: IRS Publication 583, elektronik kayıtlar için de kâğıt kayıtlarla aynı gerekliliklerin geçerli olduğunu belirtiyor. Elektronik saklama sistemi kayıtları okunabilir ve erişilebilir biçimde tutmalıdır. Sistem IRS gerekliliklerini karşıladığında kâğıt belgeler imha edilebilir (bu gereklilikler Revenue Procedure 97-22'de belirtilmiştir).
• Birleşik Krallık KDV'si (UK VAT): HMRC'nin VAT Notice 700/21 belgesinde bir örnek veriliyor. Bir işletme faturaları tarayıp görüntülerini saklıyorsa ve görüntüler KDV (VAT) için gerekli tüm ayrıntıları içeriyorsa, başka bir amaçla gerekmedikleri sürece asıllarının saklanması gerekmez. Buna karşılık, bir faturadaki yalnızca belirli rakamları yazılıma elle girmek kopya sayılmaz; bu nedenle faturanın aslı saklanmalıdır. C79 import VAT certificate [C79 ithalat KDV (VAT) belgesi] gibi bazı belgeler özgün biçimleriyle saklanmalıdır.
• Kanada: CRA, kayıtların kâğıt üzerinde, elektronik ortamda veya her iki biçimde tutulabileceğini belirtiyor ve kâğıt kayıtların elektronik biçime dönüştürülmesine ilişkin ayrıntılı rehber sunuyor.

Bundan çıkarılacak pratik sonuç şu: Yalnızca rakamların yer aldığı bir elektronik tablo, fişin kendisinin yerini tutmaz. Her fişin eksiksiz, okunabilir bir görüntüsünü veya PDF'ini tabloyla birlikte saklayın. Ayrıntıları taradıktan sonra fişleri atabilir misiniz yazımızda ele alıyoruz.

Neleri saklamanız gerekmez (vergi açısından)

Beyannamenizdeki herhangi bir kaleme dayanak oluşturmayan tamamen kişisel fişler, vergi amaçlı kayıt tutma kurallarının kapsamına girmez. Market alışverişleri, kişisel giysiler ve kişisel abonelikler buna dahildir. Yine de garanti veya iade için saklayabilirsiniz. Bir hesapta kişisel ve işle ilgili harcamalar karışıksa hesap özetlerini saklayın ve hangi satırların kişisel olduğunu işaretleyin.

Düzeni korumanın basit bir yolu

1. Fişleri her hafta toplayın. Kâğıt fişlerin fotoğrafını çekin ve dijital fişlerle birlikte her vergi yılı için ayrı bir klasörde saklayın.
2. Her birini bir elektronik tabloya kaydedin ve tarih, satıcı, açıklama, kategori, vergi ve toplam sütunlarını kullanın. Kurulumun tamamını vergi için fişleri düzenleme rehberimizde bulabilirsiniz.
3. Tabloyu her ay banka hesap özetlerinizle karşılaştırın; böylece eksik fişleri henüz kolayca yeniden temin edebileceğiniz bir zamanda fark edebilirsiniz.
4. Muhasebecinize ikisini de verin: tabloyu ve görüntü klasörünü.

Görüntüler elinizdeyse ama tablo yoksa ReceiptBatch, bir klasör dolusu fişi muhasebeciniz için tek bir elektronik tabloya dönüştürebilir. Her fiş kontrol edip düzeltebileceğiniz bir satıra dönüşür; kanıt olarak da orijinal görüntüleri siz saklarsınız.

SSS

Her gider için fiş gerekir mi?

İşletme gideri olarak beyan ettiğiniz her harcama için kanıt gerekir. Genellikle fiş kullanılır; ancak bazı ülkeler küçük veya belgelenmesi zor belirli giderler için başka kayıtları da kabul edebilir ve kurallar ülkeden ülkeye değişir. Fişi kaybettiyseniz satıcıdan bir kopya almaya çalışın ve alımı ödeme kanıtınızla birlikte kaydedin.

E-postayla gelen fişler yeterli mi?

Genellikle evet. Satıcıyı, tarihi, tutarı ve neyin satın alındığını gösteren, e-postayla gönderilmiş bir fiş veya fatura geçerli bir belgedir. Belgeye erişiminiz e-posta hesabının açık kalmasına bağlı olmasın diye dosyayı PDF olarak fiş klasörünüze kaydedin.

İşte kullandığım ama kendi cebimden ödediğim şeylerin fişlerini saklamalı mıyım?

İşletme gideri olarak beyan ediyorsanız evet. Ayrıca iş amaçlı ve kişisel kullanım oranlarını not etmenizde yarar vardır; çünkü birçok ülkede yalnızca işle ilgili kısım kabul edilir.

Bu, vergi tavsiyesi mi?

Hayır. IRS, HMRC ve CRA rehberlerinden derlenmiş genel bilgidir. Gereklilikler ülkeye, işletme türüne ve duruma göre değişir; bu yüzden bir vergi uzmanıyla teyit edin.