Vergi İçin Fiş Saklama Süresi: ABD, Birleşik Krallık, Kanada

Kısa cevap: ABD'de IRS (ABD federal vergi idaresi), kayıtların genellikle beyannameyi verdiğiniz tarihten itibaren 3 yıl saklanması gerektiğini belirtir; belirli durumlarda bu süre daha uzundur (6 yıl, 7 yıl veya süresiz). Birleşik Krallık vergi idaresi HMRC'ye göre serbest meslek sahipleri, kayıtları ilgili vergi yılının 31 Ocak beyanname verme son tarihinden sonra en az 5 yıl; limited şirketler ise mali yılın bitiminden itibaren 6 yıl saklamak zorundadır. Kanada'da CRA (Kanada vergi idaresi) genellikle kayıtların ilgili olduğu vergi yılının sonundan itibaren 6 yıl saklanmasını şart koşar.

Bunlar her vergi idaresinin kendi rehberindeki temel kurallardır; aşağıda ana istisnalarla birlikte özetlenmiştir. Bu yazı genel bilgi niteliğindedir, vergi tavsiyesi değildir. Durumunuz daha uzun bir süre gerektirebilir; emin değilseniz bir muhasebeciye veya vergi idaresine danışın.

Amerika Birleşik Devletleri (IRS)

IRS, kayıtları ne kadar süre saklayacağınızı zamanaşımı süresine (period of limitations) bağlar. Bu, beyannameyi düzeltebileceğiniz ya da IRS'in ek vergi tarh edebileceği zaman aralığıdır. IRS'in "How long should I keep records?" [Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?] başlıklı rehberi şu süreleri sıralar:

IRS'in aynı sayfasından kolayca gözden kaçabilecek iki nokta daha var:

• Mülk kayıtları (örneğin bir bina, ekipman veya büyük iyileştirmeler için alınan fişler) genellikle mülkü elden çıkardığınız yıl için zamanaşımı süresi dolana kadar saklanmalıdır. Amortisman ile satışta ortaya çıkan kâr veya zararı hesaplamak için bunlara ihtiyaç duyarsınız.
• Vergi dışı nedenler daha uzun bir süre gerektirebilir. IRS, sigortacıların veya alacaklıların kayıtların IRS'in istediğinden daha uzun saklanmasını isteyebileceğini belirtir.

Uygulamada birçok ABD'li küçük işletme sahibi her şeyi en az 7 yıl saklar. Böylece tablodaki "süresiz" olanlar dışındaki tüm durumlar kapsanmış olur. Bu, yaygın bir uygulamadır; IRS kuralı değildir. IRS'in temel kuralı 3 yıllık süredir.

Eyalet vergi idarelerinin kendi kuralları olabilir; bu nedenle eyaletinizde geçerli kuralları da kontrol edin.

Birleşik Krallık (HMRC)

Serbest meslek sahipleri (Self Assessment)

GOV.UK'ye göre kayıtlarınızı, ilgili vergi yılının 31 Ocak beyanname verme son tarihinden sonra en az 5 yıl saklamanız gerekir. Verdiği örnek şöyle: 2022-2023 vergi yılı beyannamenizi 31 Ocak 2024'e kadar çevrimiçi gönderdiyseniz, kayıtları en az Ocak 2029 sonuna kadar saklayın.

Beyannameyi son tarihten 4 yıldan fazla bir süre sonra verirseniz GOV.UK, kayıtları beyannameyi verdiğiniz tarihten itibaren 15 ay saklamanız gerektiğini belirtir.

Limited şirketler

GOV.UK'ye göre şirketler, kayıtları ilgili oldukları son şirket mali yılının bitiminden itibaren 6 yıl saklamalıdır. Aşağıdaki gibi bazı durumlarda bu süre daha uzun olabilir:

• bir işlem birden fazla hesap dönemini kapsıyorsa
• şirket, ekipman veya makine gibi 6 yıldan uzun süre dayanmasını beklediği bir şey satın almışsa
• Company Tax Return (şirket vergi beyannamesi) geç gönderilmişse
• HMRC bir uyum denetimi (compliance check) başlatmışsa

Birleşik Krallık KDV'si (UK VAT) için kayıtlı işletmeler, KDV kayıtlarına ilişkin ayrı kurallara tabidir; bu nedenle HMRC'nin VAT rehberine de bakın.

Kayıtlar kaybolursa veya yok olursa

GOV.UK, kaybolan kayıtları yerine koyamazsanız rakamları sağlamak için elinizden geleni yapmanız gerektiğini söyler. Tahmini veya geçici rakamlar kullanıyorsanız bunu beyanname verirken HMRC'ye bildirmeniz de gerekir.

Kanada (CRA)

Canada Revenue Agency şunu söyler: genel olarak, gerekli tüm kayıtları ve destekleyici belgeleri ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklamanız gerekir. Bireyler için vergi yılı takvim yılıdır, şirketler için ise mali dönemdir.

Aynı CRA sayfasındaki istisnalar şunlardır:

• Gelir vergisi beyannamesini geç verirseniz, kayıtları beyannameyi verdiğiniz tarihten itibaren altı yıl saklayın.
• Bir işletmenin satışını, tasfiyesini veya sona erdirilmesini etkileyen tarihsel bilgileri içeren kayıtlar gibi bazı kayıtlar süresiz saklanmalıdır.
• CRA, kayıtları altı yıldan uzun süre saklamanızı isteyebilir. Bir yetkilinin sizi yüz yüze veya taahhütlü posta ile bilgilendireceğini belirtir.
• Kayıtları saklama süresi sona ermeden önce imha etmek isterseniz, aynı sayfada CRA'dan nasıl izin isteyeceğiniz anlatılır.

GST/HST kayıtları da altı yıllık süreye tabidir, ancak CRA bu sürenin başlangıç noktasının farklı hesaplandığını açıklar. GST/HST mükellefiyseniz o sayfanın GST/HST bölümünü okuyun.

Diğer ülkeler

Saklama süreleri ülkeden ülkeye, bazen de işletme türüne göre değişir. Vergi idarenizin sitesinde "kayıt tutma" veya "kayıtlar ne kadar süre saklanır" ifadelerini arayın. Örneğin Avustralya'daki yetkili kurum ATO, İrlanda'daki ise Revenue'dur. Bu kurallar değişebileceği için özet tablolara değil, ilgili kurumun güncel rehberine bakın.

Kâğıt mı, dijital mi?

Bir fişi ne kadar süre saklamanız gerektiği ayrı, hangi biçimde saklayacağınız ayrı bir konudur. Birçok vergi idaresi, eksiksiz ve okunaklı olmaları koşuluyla dijital kopyaları kabul eder, ancak koşullar ülkeye göre değişir. Bazı kayıtların orijinal biçimde saklanması gerekebilir. Bu konuyu vergi için hangi fişlerin saklanması gerektiği başlıklı yazımızda ele alıyoruz.

Biçimi ne olursa olsun, altı yıl saklanan bir fişin altıncı yılda da okunabilir durumda olması gerekir. Termal kasa fişleri çoğu zaman bundan çok daha önce solar; bu nedenle dijital kopyalarını erkenden oluşturun.

Pratik bir saklama düzeni

1. Her vergi yılı için bir klasör. 2026'ya ait her şeyi Receipts/2026 klasörüne koyun. İlgili saklama süresi dolduğunda klasörün tamamını birlikte gözden geçirebilirsiniz.
2. Her klasöre "şu tarihe kadar sakla" tarihini yazın. Örneğin Receipts/2026 (keep until at least 2033). Tarihi kendi ülkenizin kuralına ve sizin için geçerli istisnalara göre hesaplayın.
3. Varlıklara ait fişleri ayrı tutun. Ekipman, araç, mülk ve iyileştirmeler ABD'de, Birleşik Krallık'ta ve Kanada'da daha uzun saklama sürelerine tabidir. Yıllık döngü kapsamında silmeyeceğiniz bir Assets klasörü kullanın.
4. Belgelerle birlikte bir özet elektronik tablo tutun. Belirli bir yıla ilişkin soru sorulursa elektronik tablo hangi kalemleri beyan ettiğinizi, klasör ise bunların dayanaklarını gösterir. Vergi için fişleri düzenleme rehberimiz tüm düzeni gösteriyor.
5. İki ayrı yedek alın. Bir kopyayı bulut depolama alanında, diğerini çevrimdışı olarak saklayın.

En çok zaman alan kısım, bir yığın fotoğrafı ve PDF'i bu özet elektronik tabloya dönüştürmekse ReceiptBatch, bunları tarih, satıcı, vergi ve toplam sütunlarını içeren tek bir Excel veya CSV dosyasına toplu olarak dönüştürebilir.

Bir şeyi imha etmeden önce

Vergi süresi geçmiş olsa bile şunları kontrol edin:

• Fiş hâlâ sahip olduğunuz bir varlığa mı ait? Saklayın.
• Geçerliliği süren bir garanti, sigorta talebi, kredi başvurusu veya uyuşmazlık var mı? Saklayın.
• O yıl için beyannameyi geç mi verdiniz, düzeltme mi yaptınız, yoksa vergi idaresinden bir yazı mı aldınız? Süre yeniden başlamış veya daha uzun olabilir.
• Muhasebeciniz kopyaları saklıyor mu? Varsaymadan önce sorun.

Tereddüt ettiğinizde dijital bir kopya saklamanın maliyeti çok düşüktür.

SSS

İşletmeyle ilgili olmayan kişisel vergiler için fişleri ne kadar süre saklamalıyım?

Aynı IRS, HMRC ve CRA kuralları, herhangi bir beyannamenin dayanağı olan kayıtlar için de geçerlidir. Bir fiş, talep ettiğiniz bir indirimi veya vergi kredisini (credit) destekliyorsa onu aynı süre boyunca saklayın. Beyannamedeki herhangi bir kalemin dayanağı olmayan gündelik kişisel harcamalara ait fişler ise vergi kayıtlarını saklama kurallarının kapsamına girmez.

ABD'de 7 yıl yasal bir zorunluluk mu?

Genel kural olarak hayır. IRS'in temel kuralı 3 yıldır; belirli durumlarda 6 yıl, 7 yıl veya süresiz saklama uygulanır. Yedi yıl, bu durumların çoğunu kapsadığı için yaygın biçimde benimsenen bir uygulamadır.

Kâğıt fişleri taradıktan sonra atabilir miyim?

Çoğu zaman evet; dijital kopya eksiksiz ve okunaklıysa ve vergi idarenizin koşullarını karşılıyorsa. Ancak bu, ülkeye ve kayıt türüne göre değişir. Orijinalleri imha etmeden önce vergi idarenizin rehberine bakın.

Süre fişin tarihinden mi başlar?

Hayır. Süre; beyannamenin verildiği tarihten (ABD), beyan son tarihinden (Birleşik Krallık'ta serbest meslek sahipleri) veya vergi yılının sonundan (Kanada) itibaren işler. Ocak 2026 tarihli bir fiş, 2026 beyannamesinin saklama süresine göre saklanır.