Was macht einen VAT-Beleg im Vereinigten Königreich gültig?

Im Vereinigten Königreich ist ein „VAT-Beleg“, mit dem ein für VAT registriertes Unternehmen die britische Mehrwertsteuer (VAT) zurückfordern kann, eigentlich eine VAT-Rechnung (VAT invoice). HMRC, die britische Steuer- und Zollbehörde, bezeichnet die VAT-Rechnungen, die Sie erhalten, als den wichtigsten Nachweis dafür, dass Sie die gezahlte MwSt. als Vorsteuer geltend machen können. Bei Einkäufen von £250 oder weniger (inklusive MwSt.) genügt eine vereinfachte VAT-Rechnung. Sie muss Name, Anschrift und VAT-Nummer des Lieferanten, den Zeitpunkt der Leistung (Tax Point), eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen sowie je MwSt.-Satz den zu zahlenden Gesamtbetrag inklusive MwSt. und den berechneten MwSt.-Satz enthalten. Bei Beträgen über £250 benötigen Sie im Allgemeinen eine vollständige oder modifizierte VAT-Rechnung mit mehr Angaben.

Diese Regeln ergeben sich aus HMRC VAT Notice 700/21 (Record keeping for VAT), Abschnitten 3 und 4. Im Folgenden erfahren Sie, welche Angaben jede Rechnungsart enthalten muss, woran Sie erkennen, ob ein Kassenbon genügt, und wie Sie die Unterlagen aufbewahren. Das sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Bei der MwSt. gibt es viele Sonderfälle. Sehen Sie bei ungewöhnlichen Fällen in der Notice nach oder fragen Sie einen Steuerberater.

Für wen das gilt

Diese Regeln sind wichtig, wenn Sie für VAT registriert sind und die MwSt. auf geschäftliche Einkäufe zurückfordern möchten. Wenn Sie nicht VAT-registriert sind, können Sie keine MwSt. zurückfordern. Belege bewahren Sie trotzdem als Nachweis für Betriebsausgaben bei der Einkommensteuer auf, aber die Angaben der VAT-Rechnung sind dann weniger wichtig.

HMRC weist außerdem darauf hin, dass nur für VAT registrierte Unternehmen VAT-Rechnungen ausstellen können. Ein Beleg von einem Lieferanten, der nicht VAT-registriert ist, zeigt weder eine VAT-Nummer noch MwSt., und es gibt darauf keine MwSt. zurückzufordern.

Vollständige VAT-Rechnung: Welche Angaben sie enthalten muss

Nach Abschnitt 4.1 von VAT Notice 700/21 muss eine vollständige VAT-Rechnung Folgendes zeigen:

• eine fortlaufende Nummer, die das Dokument eindeutig kennzeichnet
• den Zeitpunkt der Leistung (Tax Point)
• das Ausstellungsdatum, falls es vom Zeitpunkt der Leistung abweicht
• Name, Anschrift und VAT-Nummer des Lieferanten
• Name und Anschrift des Kunden
• eine Beschreibung, die ausreicht, um die Waren oder Dienstleistungen zu identifizieren
• zu jeder Beschreibung die Menge der Waren bzw. den Umfang der Dienstleistungen, den MwSt.-Satz und den zu zahlenden Betrag ohne MwSt.
• den zu zahlenden Gesamtbetrag (brutto), ohne MwSt.
• den Satz eines etwaigen angebotenen Skontos
• den MwSt.-Gesamtbetrag in Pfund Sterling
• den Einzelpreis

Für Margenregelungen (margin schemes) und Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren gelten Sonderregeln, und Unternehmen in Nordirland, die EU-Kunden Rechnungen stellen, müssen zusätzliche Angaben machen.

Vereinfachte VAT-Rechnung (£250 oder weniger)

Für Leistungen von £250 oder weniger inklusive MwSt. erlauben die Abschnitte 4.4 und 4.5 der Notice eine einfachere Rechnung. Sie zeigt:

• Name, Anschrift und VAT-Nummer des Lieferanten
• den Zeitpunkt der Leistung (Tax Point)
• eine Beschreibung, die die Waren oder Dienstleistungen kennzeichnet
• je MwSt.-Satz den zu zahlenden Gesamtbetrag inklusive MwSt. und den berechneten MwSt.-Satz

Befreite Leistungen dürfen auf dieser Rechnungsart nicht aufgeführt werden.

Die meisten Kassenbons von für VAT registrierten Geschäften, Cafés und Tankstellen entsprechen diesem Format. Beachten Sie: Eine vereinfachte Rechnung muss weder den MwSt.-Betrag gesondert noch den Namen Ihres Unternehmens zeigen. Sie zeigt den Gesamtbetrag inklusive MwSt. und den Satz.

Einzelhändler und „VAT-Belege“

In Abschnitt 4.4 steht, dass Einzelhändler bei Verkäufen an nicht registrierte Kunden keine VAT-Rechnung ausstellen müssen und davon ausgehen dürfen, dass keine benötigt wird, es sei denn, der Kunde verlangt eine. Wenn Sie nach einer VAT-Rechnung gefragt werden:

• bei £250 oder weniger kann der Händler die oben beschriebene vereinfachte Rechnung ausstellen
• bei mehr als £250 muss der Händler eine vollständige VAT-Rechnung oder eine modifizierte VAT-Rechnung ausstellen (mit Werten inklusive statt ohne MwSt.)

Wenn Ihr üblicher Kassenbon also nicht die VAT-Nummer des Geschäfts zeigt oder der Einkauf über £250 lag, bitten Sie um eine VAT-Rechnung, an der Kasse oder beim Kundenservice des Händlers. Viele Online-Händler lassen Sie eine VAT-Rechnung aus Ihrem Bestellverlauf herunterladen.

Kurze Checkliste: Genügt dieser Beleg?

Prüfen Sie bei einem Einkauf von £250 oder weniger, ob der Beleg Folgendes zeigt:

1. Name und Anschrift des Lieferanten
2. dessen VAT-Nummer
3. das Datum (Zeitpunkt der Leistung)
4. was gekauft wurde
5. den Gesamtbetrag inklusive MwSt. und den MwSt.-Satz

Fehlt die VAT-Nummer, ist es keine gültige VAT-Rechnung, auch wenn auf dem Beleg „VAT included“ (MwSt. enthalten) steht.

Prüfen Sie bei mehr als £250 die oben genannten Angaben der vollständigen oder modifizierten Rechnung, einschließlich Name und Anschrift Ihres Unternehmens.

VAT-Rechnungen aufbewahren

Bewahren Sie von jeder ausgestellten und erhaltenen Rechnung eine Kopie auf

Laut Abschnitt 3.2 müssen Sie von jeder VAT-Rechnung, die Sie ausstellen, eine Kopie aufbewahren. Die VAT-Rechnungen, die Sie erhalten, sollten Sie so aufbewahren, dass Sie sie auf Anfrage leicht finden.

Digitale Kopien

Abschnitt 6 der Notice erklärt, wann eine digitale Kopie das Papier ersetzen kann. Wenn Sie eine Rechnung scannen und das Bild aufbewahren und das Bild alle für die MwSt. erforderlichen Angaben enthält, müssen Sie das Papieroriginal nicht aufbewahren, es sei denn, es wird für einen anderen Zweck gebraucht. Wenn Sie aber nur einzelne Zahlen in eine Software eintippen, sind diese Daten keine Kopie der Rechnung, und Sie müssen das Original aufbewahren. Manche Dokumente, etwa die C79-Bescheinigung zur Einfuhr-MwSt. (C79 import VAT certificate), müssen im Original aufbewahrt werden. Siehe Dürfen Sie Belege nach dem Scannen wegwerfen?

Making Tax Digital

Die Notice besagt außerdem, dass für VAT registrierte Unternehmen bestimmte VAT-Unterlagen digital in funktional kompatibler Software führen müssen. Ordnen Sie Ihre Rechnungen so, dass sich die Zahlen in Ihrer Software auf die entsprechenden Rechnungen zurückführen lassen.

MwSt. aus Belegen erfassen

Erfassen Sie für jeden Einkauf, bei dem Sie MwSt. zurückfordern:

Bei vereinfachten Rechnungen, die nur den Bruttobetrag und den Satz zeigen, können Sie die MwSt. daraus errechnen. Bei 20 % beträgt die MwSt. zum Beispiel ein Sechstel des Gesamtbetrags inklusive MwSt. Prüfen Sie, ob Ihre Software oder Ihr Steuerberater dieselbe Methode verwendet.

Wenn Sie einen Stapel Belege zu verarbeiten haben, kann ReceiptBatch die MwSt. aus britischen Belegen in Excel extrahieren und überträgt Datum, Lieferant, Netto, MwSt. und Brutto für jeden Beleg in eigene Spalten. Das Tool liest, was aufgedruckt ist. Ob ein Beleg die Vorgaben von HMRC erfüllt, kann es nicht beurteilen. Nutzen Sie dafür die Checkliste oben, und bewahren Sie die Originalbilder als Nachweis auf.

Zum Unterschied zwischen Rechnungen und Belegen allgemein siehe Rechnung vs. Quittung.

FAQ

Kann ich die MwSt. ohne VAT-Beleg zurückfordern?

HMRC beschreibt die VAT-Rechnungen, die Sie erhalten, als wichtigsten Nachweis dafür, dass Sie Vorsteuer geltend machen können. Eine Rückforderung ohne Rechnung hängt von den Regeln von HMRC zu alternativen Nachweisen ab. Lesen Sie die Leitlinien oder fragen Sie einen Steuerberater, bevor Sie sich darauf verlassen.

Ist ein Kartenzahlungsbeleg ein VAT-Beleg?

In der Regel nicht. Der Beleg vom Kartenterminal zeigt normalerweise nur den gezahlten Betrag. Bewahren Sie den detaillierten Kassenbon oder die VAT-Rechnung auf, auf der die VAT-Nummer des Lieferanten steht.

Muss mein Name auf einem VAT-Beleg stehen?

Eine vereinfachte Rechnung (£250 oder weniger) braucht weder Namen noch Anschrift des Kunden. Eine vollständige VAT-Rechnung schon.

Wie lange sollte ich VAT-Unterlagen aufbewahren?

HMRC legt Aufbewahrungsfristen für VAT-Unterlagen fest. Die aktuelle Frist und mögliche Ausnahmen finden Sie in VAT Notice 700/21. Welche Fristen für Unterlagen zur Einkommensteuer gelten, lesen Sie unter wie lange Sie Belege aufbewahren sollten.

Ist das eine Steuerberatung?

Nein. Dies ist eine allgemeine Zusammenfassung von HMRC VAT Notice 700/21. Bei der MwSt. gibt es viele Sonderfälle, darunter Margenregelungen, Reverse Charge, Einfuhren und teilweise Steuerbefreiung (partial exemption). Klären Sie daher mit einem Steuerberater oder mit HMRC ab, was für Sie gilt.