Spesenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Um eine Spesenabrechnung zu erstellen, sammeln Sie alle Belege für den Zeitraum oder die Reise, listen Sie jede Ausgabe in einer eigenen Zeile auf (Datum, Händler, Beschreibung, Kategorie, Betrag und Währung), addieren Sie die Zeilen, fügen Sie die Belege bei, ergänzen Sie den geschäftlichen Anlass und reichen Sie die Abrechnung zur Genehmigung ein, und zwar bis zu der Frist, die in der Richtlinie Ihres Unternehmens steht. Nutzt Ihr Unternehmen ein Spesensystem, fragt es dieselben Angaben in seinem eigenen Formular ab.

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, eine Vorlage zum Kopieren in Excel oder Google Sheets und die Fehler, wegen denen Abrechnungen am häufigsten zurückgeschickt werden.

Wofür eine Spesenabrechnung dient

Eine Spesenabrechnung ist ein Antrag auf Erstattung geschäftlicher Kosten, die Sie selbst vorgestreckt haben, oder ein Nachweis über Kosten, die mit einer Firmenkarte bezahlt wurden. Für die Person, die sie genehmigt, beantwortet sie drei Fragen:

Was haben Sie ausgegeben? Jede Ausgabe mit ihrem Betrag.
War es geschäftlich? Der Zweck der Reise, des Termins oder des Kaufs.
Können Sie es belegen? Belege oder andere Nachweise für jede Zeile.

Arbeitgeber haben meist steuerliche Gründe, auf eine saubere Abrechnung zu achten. In den USA erklärt zum Beispiel IRS Publication 463 (Kapitel 6) der US-Bundessteuerbehörde, dass Arbeitnehmer bei einem „accountable plan“ [nachweispflichtigen Erstattungsplan] ihrem Arbeitgeber innerhalb einer angemessenen Frist über ihre Ausgaben ausreichend Rechenschaft ablegen und überschüssige Vorschüsse zurückgeben müssen. Sind diese Regeln erfüllt, werden Erstattungen in der Regel nicht als Arbeitslohn behandelt. Andere Länder haben eigene Regeln. Die praktische Erkenntnis ist überall dieselbe: Vollständige, gut dokumentierte Abrechnungen werden schneller bezahlt.

Schritt 1: Zuerst die Richtlinie Ihres Unternehmens prüfen

Suchen Sie vor dem Start Ihre Spesenrichtlinie heraus und notieren Sie:

die Einreichungsfrist (zum Beispiel innerhalb einer festgelegten Anzahl von Tagen nach der Reise oder dem Monatsende)
Obergrenzen: Tagespauschalen (Per Diem), Hotelobergrenzen, Verpflegungslimits, Kilometersätze
was nicht erstattet wird (Alkohol, Upgrades, private Extras, Bußgelder)
ob detaillierte Belege nötig sind und ab welchem Betrag
das Format: eine Tabellenvorlage des Unternehmens, eine Spesen-App oder ein Formular
wer die Abrechnung genehmigt und ob eine Kostenstelle oder ein Projektcode erforderlich ist

Gibt es keine schriftliche Richtlinie, fragen Sie Ihre Führungskraft oder die Finanzabteilung. Wenn Sie die Regeln vorab klären, vermeiden Sie später abgelehnte Zeilen.

Schritt 2: Alle Belege zusammentragen

Sammeln Sie alles für den Zeitraum oder die Reise:

Papierbelege aus Geldbeutel, Tasche und Auto
E-Mail-Belege und Buchungsbestätigungen (Flüge, Bahn, Hotels, Fahrdienste)
Hotelrechnungen (Folio), also die detaillierte Rechnung und nicht nur die Buchungsbestätigung
Belege in Apps (Fahrdienste, Essenslieferdienste, Parken)
Ihre Kreditkartenabrechnung als Checkliste, damit Ihnen nichts entgeht

Fotografieren Sie Papierbelege und speichern Sie alles als Dateien in einem Ordner für die Abrechnung, zum Beispiel Expenses/2026-03 Berlin trip.

Fehlt ein Beleg? Unter Beleg verloren? Das können Sie tun lesen Sie, wie Sie ihn wiederbeschaffen oder stattdessen dokumentieren.

Schritt 3: Jede Ausgabe in einer eigenen Zeile auflisten

Verwenden Sie pro Beleg eine Zeile. Ein typischer Aufbau:

Datum	Händler	Beschreibung / Zweck	Kategorie	Betrag	Währung	Bezahlt mit	Beleg
2026-03-10	Lufthansa	Flug nach Berlin, Kundenworkshop	Flug	289.00	EUR	Private Karte	01-lufthansa.pdf
2026-03-10	Hotel Mitte	2 Nächte, Workshop	Unterkunft	312.40	EUR	Private Karte	02-hotel-folio.pdf
2026-03-11	Bistro 9	Abendessen mit Kunde (A. Weber)	Verpflegung	64.50	EUR	Private Karte	03-bistro9.jpg
2026-03-12	Taxi Berlin	Vom Hotel zum Flughafen	Transport vor Ort	38.00	EUR	Bargeld	04-taxi.jpg

Tipps:

Verwenden Sie das Datum auf dem Beleg, nicht das Datum, an dem Sie Ihre Kartenabrechnung bezahlt haben.
Notieren Sie den geschäftlichen Anlass für jede Zeile oder einmal oben, wenn die ganze Abrechnung zu einer Reise gehört. Bei Mahlzeiten vermerken Sie, wer teilgenommen hat.
Gemischte Posten aufteilen. Enthält eine Hotelrechnung eine private Minibar-Position, listen Sie nur den geschäftlichen Teil auf und vermerken Sie den Abzug.
Kategorien einheitlich halten, passend zu denen Ihres Unternehmens (Flug, Unterkunft, Verpflegung, Transport vor Ort, Kilometerpauschale, Material und so weiter).

Schritt 4: Fremdwährungen und Kilometer berücksichtigen

Fremdwährung. Erfassen Sie den Originalbetrag und die Währung und rechnen Sie dann nach der Methode um, die Ihre Richtlinie vorgibt. Das kann der Kurs auf Ihrer Kartenabrechnung sein, ein veröffentlichter Tageskurs oder ein fester Monatskurs. Wenn Sie mit Karte bezahlt haben, zeigt die Abrechnung genau, was Ihnen in Ihrer Heimatwährung belastet wurde. Das ist oft der einfachste Wert.

Kilometerpauschale. Wenn Sie mit Ihrem eigenen Auto gefahren sind, listen Sie jede Fahrt mit Datum, Start, Ziel, Zweck und Strecke auf und multiplizieren Sie die Kilometer mit dem Kilometersatz Ihres Unternehmens. Bewahren Sie die Aufzeichnung als Nachweis auf.

Schritt 5: Summe bilden und Nachweise anhängen

Addieren Sie die Spalte mit den Beträgen in Heimatwährung. Viele bilden zusätzlich Zwischensummen je Kategorie, da Genehmigende und Buchhaltung sie oft haben möchten.
Ziehen Sie einen erhaltenen Barvorschuss ab. Das Ergebnis ist der Betrag, der Ihnen zusteht, oder der, den Sie zurückzahlen müssen.
Fügen Sie die Belege bei. In einer Tabelle nummerieren Sie die Dateien passend zu den Zeilen (01, 02, 03…). In einer Spesen-App hängen Sie jedes Bild an die zugehörige Zeile.

In Excel oder Google Sheets liefert =SUM() die Summe und =SUMIFS() die Zwischensummen je Kategorie. Die Anleitung zur Belegtabelle zeigt die Formeln.

Schritt 6: Vor dem Einreichen prüfen

Die meisten abgelehnten Abrechnungen scheitern an Kleinigkeiten. Prüfen Sie, ob:

jede Zeile einen Beleg hat oder, falls nicht, eine dokumentierte Erklärung
nichts doppelt aufgeführt ist, etwa eine Buchungsbestätigung und die Schlussrechnung für dasselbe Hotel
die Daten im Zeitraum der Reise oder Abrechnungsperiode liegen
die Beträge exakt mit den Belegen übereinstimmen
private Posten entfernt sind
jede Zeile einen geschäftlichen Anlass hat
Limits und Tagespauschalen (Per Diem) eingehalten sind, mit einem Hinweis bei jeder Überschreitung

Reichen Sie die Abrechnung dann fristgerecht ein, bei Bedarf mit der Genehmigung Ihrer Führungskraft.

Schneller zu den Zeilen

Ein Dutzend Belege abzutippen ist in Ordnung. Sechzig Belege von einer langen Reise oder die Belege eines Monats mit Kundenessen abzutippen, zieht die Abrechnung dagegen in die Länge. Das lässt sich auf mehrere Arten beschleunigen:

Laufend erfassen. Tragen Sie jeden Beleg noch am selben Tag per Smartphone in die Abrechnung ein.
Nutzen Sie die Spesen-App Ihres Unternehmens, falls es eine gibt. Viele können Belegfotos auslesen.
Den Ordner in einem Schritt umwandeln. ReceiptBatch nimmt einen Ordner mit Belegfotos und PDFs entgegen und liefert pro Beleg eine Tabellenzeile mit Datum, Händler, Zwischensumme, Steuer, Trinkgeld, Gesamtbetrag, Währung und einem Kategorievorschlag. Sie prüfen und korrigieren die Tabelle, laden sie als Excel oder CSV herunter und fügen die Zeilen in die Vorlage Ihres Unternehmens ein. Die Seite Reisebelege in Spesenabrechnung umwandeln zeigt, wie das bei einer Geschäftsreise funktioniert.

Egal, welches Tool Sie verwenden: Bewahren Sie die Originalbilder der Belege auf. Ihre Finanzabteilung möchte sie sehen, nicht nur die Zahlen.

Vorlage für die Spesenabrechnung (zum Kopieren)

Legen Sie eine Tabelle an mit:

Kopfbereich: Name, Abteilung oder Kostenstelle, Abrechnungszeitraum oder Reise, geschäftlicher Anlass, Führungskraft, Einreichungsdatum
Zeilen: Datum, Händler, Beschreibung / Zweck, Kategorie, Betrag, Währung, Wechselkurs, Betrag in Heimatwährung, Bezahlt mit, Belegdatei
Zusammenfassung: Summe je Kategorie, Gesamtsumme, abzüglich Vorschüsse, Erstattungsbetrag
Freigabe: Name und Datum der einreichenden und der genehmigenden Person

Speichern Sie eine leere Kopie als Vorlage und erstellen Sie für jede Abrechnung eine neue Kopie.

FAQ

Was gehört in eine Spesenabrechnung?

Zu jeder Ausgabe: Datum, Händler, Beschreibung und geschäftlicher Anlass, Kategorie, Betrag und Währung, Zahlungsart und ein Beleg. Zur Abrechnung insgesamt: Ihr Name, der Zeitraum oder die Reise, die Gesamtsumme, ein eventueller Vorschuss und die Genehmigung.

Wie oft sollte ich Spesenabrechnungen einreichen?

Richten Sie sich nach der Richtlinie Ihres Unternehmens. Viele verlangen Abrechnungen monatlich oder innerhalb einer festgelegten Anzahl von Tagen nach einer Reise. Wer zügig einreicht, findet Belege außerdem leichter wieder.

Kann ich statt Belegen einen Kontoauszug einreichen?

Die Richtlinien unterscheiden sich, aber die meisten Unternehmen wollen detaillierte Belege, besonders für Mahlzeiten und Hotels. Ein Kontoauszug zeigt die Zahlung, nicht, was Sie gekauft haben. Siehe Reicht ein Kontoauszug statt eines Belegs?

Brauchen Selbstständige Spesenabrechnungen?

Nicht im gleichen Sinn, da niemand Ihnen etwas erstattet. Aber eine ähnliche Liste mit einer Zeile pro Beleg, mit Kategorie und Zweck, ist genau das, was Sie für Ihre Steuerunterlagen brauchen.