Cómo organizar recibos en Excel o Google Sheets

Para organizar recibos en Excel o Google Sheets, haz una fila por recibo y una columna por cada dato (fecha, comercio, categoría, importes y un enlace al archivo). Dale formato de tabla, usa una lista desplegable para las categorías y calcula los totales con SUMIFS o con una tabla dinámica. Eso es todo. El resto de esta guía explica cómo configurarlo para que se mantenga ordenado todo el año.

Todo lo que se explica aquí funciona en Microsoft Excel y en Google Sheets. Cuando hay diferencias entre ambos, se indican.

Paso 1: Elige tus columnas

Empieza con estas columnas. Incluyen solo los datos que suelen pedirte al preparar una declaración de impuestos o un informe de gastos, sin campos innecesarios.

Extras opcionales: Cliente o proyecto (si vuelves a facturar gastos), ¿Reembolsado? (para gastos de empleados) y Notas.

Consejos que te ahorrarán problemas más adelante:

• Escribe las fechas como fechas reales, no como texto. Usa el formato año-mes-día (2026-03-14) si puedes. No da lugar a ambigüedades y se ordena bien.
• Guarda los importes como números, sin escribir símbolos de moneda en la celda. Aplica el formato numérico correspondiente en su lugar.
• Usa una fila por recibo, aunque un recibo incluya artículos de dos categorías. Si tienes que dividir uno, usa dos filas con la misma fecha, comercio y archivo, y anota la división.

Paso 2: Convierte el rango en una tabla

En Excel, haz clic en cualquier celda de tus datos y elige Insertar > Tabla (o pulsa Ctrl+T). Las tablas se amplían solas cuando añades filas, mantienen las fórmulas coherentes y muestran botones de filtro en cada encabezado.

En Google Sheets, selecciona los datos y usa Formato > Convertir en tabla, si tu versión ofrece esta opción. Si no, inmoviliza la fila de encabezado (Ver > Inmovilizar > 1 fila) y añade un filtro (Datos > Crear un filtro).

Los nombres de los menús cambian según la versión. Si no encuentras una opción, busca en la ayuda de la aplicación «crear tabla» o «filtro».

Paso 3: Convierte las categorías en una lista desplegable

Los errores de escritura hacen que los totales se repartan entre varias categorías. Para una fórmula, «Material de oficina», «material oficina» y «Material de Oficina » (con un espacio al final) son tres categorías distintas.

1. Pon tu lista de categorías en una hoja aparte llamada Lists.
2. Selecciona la columna Categoría de tu hoja principal.
3. En Excel usa Datos > Validación de datos > Lista. En Google Sheets usa Datos > Validación de datos > Menú desplegable (de un intervalo).
4. Haz que apunte a la lista de la hoja Lists.

Mantén la lista corta y estable. Si eres autónomo, basa las categorías en las líneas de gastos de tu formulario de impuestos, o pregúntale a tu contador qué agrupaciones prefiere. Nuestra guía sobre cómo organizar recibos para los impuestos incluye una lista inicial típica.

Paso 4: Suma cada categoría con SUMIFS

Haz un pequeño bloque de resumen, en una segunda hoja o a la derecha de la tabla. Escribe cada categoría en la columna A y usa:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2)

Esto suma la columna Total (G) allí donde la columna Categoría (D) coincide con la categoría de A2. Ajusta las letras de las columnas a tu hoja. Funciona igual en Excel y en Google Sheets.

Para sumar solo un ejercicio fiscal, añade condiciones de fecha:

=SUMIFS(Receipts!G:G, Receipts!D:D, A2, Receipts!A:A, ">="&DATE(2026,1,1), Receipts!A:A, "<="&DATE(2026,12,31))

Para contar cuántos recibos hay en cada categoría, usa COUNTIFS con las mismas condiciones.

Paso 5: O deja que lo haga una tabla dinámica

Una tabla dinámica te da totales por categoría, desgloses mensuales y recuentos sin escribir fórmulas.

• Excel: haz clic dentro de la tabla y luego Insertar > Tabla dinámica. Arrastra Categoría a Filas y Total a Valores. Arrastra Fecha a Columnas y agrúpala por meses si quieres una vista mensual.
• Google Sheets: usa Insertar > Tabla dinámica y añade Categoría en Filas y Total en Valores (resumido mediante SUMA).

Actualiza la tabla dinámica después de añadir filas. En Excel, usa Actualizar en la pestaña de la tabla dinámica. Google Sheets suele actualizarse automáticamente.

Paso 6: Enlaza cada fila con el archivo del recibo

El total de una hoja de cálculo solo es fiable si también lo son los justificantes que lo respaldan. En cada fila, indica dónde está el recibo:

• Nombre de archivo: si nombras los archivos de forma coherente (por ejemplo, 2026-03-14_staples_54.20.pdf), con el nombre basta para encontrarlo.
• Hipervínculo: en cualquiera de las dos aplicaciones, pega en la columna Archivo un enlace compartido del servicio de almacenamiento en la nube, o usa =HYPERLINK("url", "view").

Guarda los archivos de los recibos en una carpeta por año, para que la hoja de cálculo y las pruebas vayan juntas. El tiempo que necesitas conservarlos depende de tu país. Consulta cuánto tiempo conservar los recibos.

Paso 7: Revísala cada mes

Una vez al mes:

1. Filtra la tabla por el mes y compara el total con tu extracto bancario o de la tarjeta.
2. Busca líneas del extracto sin una fila que coincida. Son recibos que faltan.
3. Filtra la columna Categoría por celdas en blanco y complétalas.
4. Ordena por Total, de mayor a menor, para revisar cualquier importe fuera de lo normal.

Esto lleva unos minutos y hace que el total de fin de año ya haya sido comprobado doce veces.

La parte lenta: pasar los recibos a la hoja

Diseñar la hoja de cálculo lleva una hora. Introducir los datos de 300 recibos lleva mucho más, y por eso la mayoría de estas hojas de cálculo se abandonan en marzo.

Algunas formas de reducir el trabajo manual:

• Registra los recibos cada semana, no una vez al año. Diez recibos por semana es una cantidad manejable.
• Descarga lo que puedas. Muchos emisores de tarjetas y bancos permiten exportar las transacciones en CSV. Así obtienes fechas, comercios e importes de las compras con tarjeta. Aun así, necesitas los recibos como justificantes y para añadir el impuesto y la categoría.
• Extrae por lotes desde imágenes y PDF. Una herramienta como ReceiptBatch lee una carpeta con fotos y archivos PDF de recibos y devuelve un único archivo Excel o CSV con la fecha, el comercio, el subtotal, el impuesto, la propina, el total, la moneda y una categoría sugerida para cada recibo. Revisas la tabla, corriges cualquier error, descargas el archivo y pegas las filas en tu hoja principal. Si trabajas en Google Sheets, puedes importar el CSV directamente a Sheets.

Sea cual sea el método, mantén siempre el mismo orden de columnas para que las filas pegadas encajen.

Un diseño listo para copiar

Si quieres empezar ahora mismo, crea estas hojas:

1. Receipts: la tabla del Paso 1.
2. Lists: tu lista de categorías para la lista desplegable.
3. Summary: las categorías en la columna A, el total con SUMIFS en la columna B, un recuento con COUNTIFS en la columna C y un total general al final.
4. Pivot (opcional): un desglose mensual por categoría.

Haz una copia nueva del archivo para cada ejercicio fiscal. Conserva la del año anterior tal como está, para que las cifras de una declaración ya presentada nunca cambien.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor Excel o Google Sheets para llevar el control de los recibos?

Cualquiera de los dos sirve. Excel tiene tablas dinámicas más potentes y funciona sin conexión. Google Sheets es gratis, se puede compartir fácilmente con un contador y resulta práctico en el móvil. Elige el que de verdad vayas a abrir cada semana.

¿Puedo adjuntar la imagen del recibo dentro de la hoja de cálculo?

Puedes insertar imágenes en las celdas en ambas aplicaciones, pero los archivos se vuelven pesados y lentos. Enlazar el archivo guardado en una carpeta funciona mejor durante todo un año.

¿Cómo trato un recibo en moneda extranjera?

Anota el importe y la moneda originales, y añade una columna con el importe convertido a tu moneda local. Las reglas sobre el tipo de cambio a efectos fiscales dependen de tu país, así que pregunta a tu contador qué tipo usar.

¿Y si un recibo incluye artículos del negocio y personales?

Divídelo en dos filas (profesional y personal) con el mismo enlace al archivo, y anota la división en la columna Descripción.