Gastos del negocio e impuestos: un sistema de control simple

Para llevar el control de los gastos del negocio con fines fiscales, necesitas cuatro cosas: una cuenta separada para los gastos del negocio, una única rutina para guardar todos los recibos, una lista fija de categorías de gasto y una comprobación periódica para asegurarte de que tus registros coincidan con el extracto bancario. Con todo esto, casi da igual que uses una hoja de cálculo, un programa de contabilidad o una libreta. Las cifras serán correctas y tendrás los justificantes necesarios.

Esta guía explica cómo configurar cada parte y cómo elegir un método de seguimiento que se adapte a las necesidades de un autónomo o una pequeña empresa. Es una orientación general basada principalmente en material del IRS (la agencia tributaria federal de EE. UU.) y de HMRC (la agencia tributaria del Reino Unido) sobre conservación de registros; no es asesoramiento fiscal. Las reglas sobre qué puedes deducir dependen de tu país y de tu situación.

1. Separa el dinero del negocio y el personal

Publication 583 del IRS (la guía sobre cómo iniciar un negocio y llevar registros) indica que una de las primeras cosas que hay que hacer al empezar un negocio es abrir una cuenta corriente del negocio, separada de tu cuenta personal. Describe la chequera del negocio como tu fuente básica de información para registrar los gastos del negocio.

Aunque seas empresario individual y tu país no exija una cuenta separada, tenerla:

• convierte tu extracto bancario en una lista completa de transacciones del negocio
• hace que se note enseguida qué recibos faltan, porque cada línea debería tener uno
• te ahorra tener que explicar compras personales mezcladas con las del negocio

Si usas una tarjeta para el negocio, usa también una tarjeta exclusiva. Cuando pagues algo relacionado con el negocio desde una cuenta personal, anótalo de inmediato y guarda el recibo junto con los registros de tu negocio.

2. Elige un método de seguimiento que de verdad vayas a usar

El IRS dice que puedes elegir cualquier sistema de registro que se adapte a tu negocio, siempre que muestre con claridad tus ingresos y gastos. Publication 583 describe la contabilidad por partida simple (un registro continuo de ingresos y gastos) como un sistema sencillo y práctico para muchas pequeñas empresas, y la de partida doble como un sistema con comprobaciones integradas.

En la práctica, la mayoría de los autónomos y las pequeñas empresas eligen una de estas opciones:

Si estás en el Reino Unido y estás registrado a efectos del IVA del Reino Unido (VAT), la VAT Notice 700/21 de HMRC indica que las empresas registradas a efectos de este impuesto deben conservar determinados registros en formato digital mediante software funcionalmente compatible (Making Tax Digital). Comprueba qué te corresponde antes de elegir un sistema basado únicamente en hojas de cálculo.

Si empiezas desde cero, una hoja de cálculo es suficiente. Nuestra guía para crear una hoja de cálculo de recibos en Excel o Google Sheets explica las columnas, las listas desplegables y los totales con SUMIFS.

3. Guarda cada recibo siempre de la misma manera

Publication 583 recomienda registrar los gastos cuando ocurren y dice que, por lo general, lo mejor es registrar las transacciones a diario. Hacerlo a diario es demasiado ambicioso para la mayoría. Hacerlo una vez por semana es más realista y evita que se te olviden los detalles.

Establece un único hábito para guardar los recibos:

• Recibos en papel: fotografíalos el mismo día, o déjalos en una bandeja y fotografía su contenido una vez por semana.
• Recibos por correo electrónico: archívalos en una sola carpeta del correo y luego guárdalos como PDF en una carpeta por año.
• Cuentas en línea (software, publicidad, plataformas de venta): descarga las facturas cada mes, en lugar de contar con que las antiguas sigan disponibles dentro de años.

Cada registro debería mostrar a quién se pagó, el importe, la fecha, el comprobante de pago y qué se compró. Son los elementos que el IRS enumera para los documentos de respaldo. Consulta qué recibos conservar para los impuestos para ver la lista de verificación completa.

4. Usa una lista fija de categorías

Las categorías convierten un montón de recibos en cifras que puedes poner en una declaración. Elígelas una sola vez, al comienzo del año:

• Empresarios individuales en EE. UU.: alinéalas con las líneas de gastos del Schedule C (Profit or Loss From Business, «Ganancias o pérdidas de un negocio»).
• Autónomos en el Reino Unido: alinéalas con los grupos de gastos de las páginas sobre trabajo autónomo de Self Assessment.
• En otros países: usa las categorías del formulario de ingresos del negocio de tu autoridad tributaria, o pregunta a tu contador.

Un conjunto inicial típico incluye material de oficina, software y suscripciones, viajes, comidas, vehículo, teléfono e internet, publicidad, honorarios profesionales, alquiler y suministros, seguros y formación. Añade una categoría «Sin categorizar / consultar al contador» para todo lo que no tengas claro, en lugar de adivinar.

Recuerda que una categoría es una etiqueta, no una decisión sobre si algo es deducible. Algunos gastos solo son deducibles en parte, y otros no lo son en absoluto, según tu país. Registra el importe completo y deja que tu contador o tu software de impuestos aplique las reglas.

5. Anota los datos que importan

Para cada gasto, anota como mínimo:

• fecha
• proveedor
• descripción y motivo profesional
• categoría
• importe antes de impuestos, impuestos y total
• método de pago
• dónde está el archivo del recibo

El motivo profesional es la columna que la gente se salta y luego lamenta. «Amazon 89.99» no significa nada dentro de dieciocho meses. «Amazon, SSD externo para copias de seguridad de clientes» responde a la pregunta antes de que nadie la haga.

Si solicitas la devolución del impuesto sobre las ventas, del IVA (VAT) o del GST/HST de Canadá (impuestos sobre bienes y servicios/armonizado sobre las ventas), anota el importe del impuesto por separado. Tu declaración lo necesitará.

6. Concilia cada mes

Una vez al mes, siéntate con los extractos bancarios y de la tarjeta del negocio y con tu lista de gastos:

1. Marca cada línea del extracto que tenga un registro de gasto y un recibo que coincidan.
2. Si alguna línea no tiene recibo, búscalo ahora: revisa tu correo, entra en la cuenta del proveedor o pide una copia.
3. Si algún registro de gasto no tiene línea en el extracto, comprueba si se pagó con fondos personales o en efectivo, y anótalo.
4. Comprueba que el total de cada categoría parezca razonable en comparación con el mes anterior.

Publication 583 describe la conciliación de tu cuenta corriente como una forma de detectar errores. Hacerla cada mes significa que el total de fin de año ya se habrá comprobado doce veces.

7. Revisa cada trimestre y al cierre del año

Cada trimestre, calcula el total de cada categoría. Si pagas impuestos estimados o anticipados, esto te indica más o menos en qué punto estás y te muestra si alguna categoría ha crecido de forma inesperada.

Al cierre del año:

• Exporta o imprime los totales por categoría.
• Envía a tu contador la lista de gastos y la carpeta de recibos. Normalmente querrá ambas cosas.
• Cierra la carpeta y la hoja de cálculo del año y empieza de nuevo. Conserva las antiguas durante el tiempo que exija tu país.

Dónde fallan la mayoría de los sistemas: la entrada de datos

La parte del seguimiento de gastos que suele fallar primero es teclear los recibos en el sistema. Algunas cosas ayudan:

• Conexiones bancarias o exportaciones en CSV de tu banco te dan la fecha, el proveedor y el importe de forma automática. Aun así les falta el importe del impuesto y el motivo profesional, y no sustituyen a los recibos.
• Extracción por lotes a partir de imágenes de recibos: ReceiptBatch procesa una carpeta con fotos de recibos y archivos PDF, y genera una fila en una hoja de cálculo por cada recibo (fecha, proveedor, subtotal, impuesto, propina, total, moneda y categoría sugerida), que puedes revisar antes de descargar. Funciona bien junto con el paso de conciliación mensual.
• Menos sesiones, pero más largas funcionan mejor que muchas muy cortas. Quince minutos un viernes son más fáciles de mantener que la promesa de anotar cada café.

La configuración completa de la organización (carpetas, nombres de archivo y la rutina semanal) está en cómo organizar los recibos para los impuestos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más fácil de llevar el control de los gastos del negocio?

Usa una tarjeta y una cuenta exclusivas del negocio, fotografía los recibos cada semana y mantén una hoja de cálculo o una app como lista principal. El sistema más fácil es el que vayas a mantener al día cada semana.

¿Necesito un software de contabilidad?

No siempre. Muchos empresarios individuales se las arreglan con una hoja de cálculo. Puede que necesites un software si estás registrado en el IVA del Reino Unido (VAT) bajo Making Tax Digital, si facturas mucho o si tienes empleados. Tu contador puede asesorarte.

¿Cómo registro los gastos en efectivo?

Pide siempre un recibo, fotografíalo y regístralo con «efectivo» como método de pago. Sin una línea en el extracto bancario, el recibo es tu principal prueba, así que asegúrate de que se lea bien.

¿Debo registrar los gastos de los que no sé si son deducibles?

Sí. Anótalos en una categoría de «consultar al contador» con una descripción clara. Si no registras un gasto, no podrás tenerlo en cuenta. Anotarlo y consultar no cuesta nada.