Qué recibos conservar para impuestos si eres autónomo

Si eres autónomo, conserva todos los recibos o facturas que respalden un gasto del negocio que declaras, además de los registros que respaldan tus ingresos: facturas de venta, informes de plataformas de pago y extractos bancarios. Cada registro de un gasto debería mostrar a quién pagaste, cuánto, cuándo, cómo pagaste y para qué fue. Conserva por separado y durante más tiempo los registros de activos (equipo, vehículos, inmuebles) y de cualquier cosa que afecte a más de un ejercicio fiscal.

A continuación encontrarás una lista práctica y, después, qué debe mostrar un recibo y si un escaneo puede sustituir al papel. Es información general, basada sobre todo en la guía de EE. UU. (el IRS, la agencia tributaria federal), del Reino Unido (HMRC, la autoridad tributaria y aduanera) y de Canadá (CRA, la Agencia de Ingresos de Canadá). No es asesoría fiscal, así que consulta las normas de tu país con tu autoridad tributaria o con un contador.

Por qué importan los recibos

Tu declaración de impuestos recoge totales: total de gastos de oficina, total de viajes, total de ingresos. Si la autoridad tributaria te pregunta cómo llegaste a esas cifras, los recibos y demás documentos justificativos son tu prueba. El IRS describe los documentos justificativos como el origen de los asientos de tus libros, y dice que deben respaldar los asientos de tus libros y de tu declaración.

Así que el criterio para cualquier documento es sencillo: ¿respalda una cifra de mi declaración? Si es así, consérvalo.

La lista: qué conservar

Gastos que declaras

• Recibos de compras del negocio: recibos de comercios y de cajas registradoras, confirmaciones de pedidos en línea y recibos enviados por correo electrónico.
• Facturas de proveedores, idealmente marcadas como pagadas o con su comprobante de pago correspondiente.
• Facturas de gastos del negocio: teléfono, internet, alquiler del local donde desarrollas tu actividad y suministros (o la parte que corresponde al negocio).
• Suscripciones y software: la factura o el correo de facturación de cada cargo.
• Viajes: billetes de transporte, facturas detalladas del hotel (folio) (la cuenta desglosada, no solo la confirmación de la reserva), estacionamiento y peajes.
• Comidas con un motivo profesional: el recibo y una nota de quién asistió y por qué. Las normas sobre comidas están entre las más restringidas y varían según el país.
• Gastos del vehículo: combustible, reparaciones, seguro y, si las normas de tu país lo requieren, un registro de kilometraje.
• Comisiones y honorarios: comisiones bancarias, comisiones de procesadores de pago, honorarios profesionales y de contadores.

Ingresos

• Tus propias facturas de venta, numeradas y con fecha.
• Informes de plataformas y marketplaces (procesadores de pago, tiendas de aplicaciones, marketplaces, apps de trabajos por encargo).
• Extractos bancarios que muestren los depósitos.
• Cualquier formulario de ingresos de fin de año que recibas.

Activos y compras de larga duración

• Recibos de compra de equipos, computadoras, vehículos y maquinaria.
• Registros de inmuebles y mejoras.

Por lo general hay que conservarlos más tiempo que los recibos ordinarios, porque influyen en la depreciación o en las deducciones por bienes de capital (capital allowances), y en la ganancia o pérdida cuando vendes. Consulta cuánto tiempo conservar los recibos para ver las normas de EE. UU., el Reino Unido y Canadá.

Comprobantes de pago

• Extractos bancarios y de tarjeta de crédito.
• Cheques cancelados (EE. UU.) o talones de la chequera (Reino Unido).
• Confirmaciones de pago de transferencias y pagos en línea.

El IRS incluye cheques cancelados, cintas de caja registradora, extractos de cuenta, comprobantes de venta con tarjeta de crédito, facturas y comprobantes de caja chica entre los documentos que respaldan gastos. La lista de HMRC para los autónomos incluye todos los recibos de bienes y existencias, extractos bancarios, talones de la chequera, facturas de venta, rollos de caja y comprobantes bancarios.

Qué debe mostrar un recibo

Un recibo que solo dice “Total 54.20” sirve de poco. Según el IRS («What kind of records should I keep» [«¿Qué tipo de registros debo conservar?»]), los documentos justificativos de los gastos deberían identificar:

1. El beneficiario: a quién pagaste.
2. El importe pagado.
3. La prueba del pago.
4. La fecha en que se incurrió en el gasto.
5. Una descripción del artículo o servicio.

El IRS señala también que puede hacer falta una combinación de documentos para cubrir todo esto. Un extracto de la tarjeta prueba el pago, pero rara vez dice qué compraste. Un recibo dice qué compraste, pero puede que no pruebe cómo pagaste. Juntos forman un registro completo. Lo vemos con más detalle en ¿basta un extracto bancario en lugar del recibo?

Si estás registrado a efectos del IVA (VAT) o del GST/HST y solicitas la devolución del impuesto de tus compras, la factura normalmente tiene que incluir datos adicionales (como el número de registro del proveedor). Consulta las normas de tu autoridad tributaria sobre qué es una factura válida a efectos de VAT o GST/HST.

Haz que los recibos poco claros sirvan

Anota el motivo profesional en el recibo, o en tu hoja de cálculo, en el momento. “Almuerzo, Bistro 9, 42.00” pasa a ser “Almuerzo con el cliente J. Smith, inicio del proyecto”. Una nota breve ahora te ahorra tener que adivinar más adelante.

¿Puede un escaneo o una foto sustituir al papel?

A menudo sí, pero con condiciones. Esto es lo que indican las guías de tres países:

• EE. UU.: la Publication 583 del IRS dice que a los registros electrónicos se les aplican los mismos requisitos que a los de papel. Un sistema de almacenamiento electrónico debe conservar los registros de forma legible y recuperable, y el papel original puede destruirse una vez que el sistema cumpla los requisitos del IRS (establecidos en Revenue Procedure 97-22).
• Reino Unido (VAT): la VAT Notice 700/21 de HMRC da un ejemplo. Si un negocio escanea facturas y conserva la imagen, y la imagen contiene todos los datos exigidos para el VAT, no hace falta conservar el original, salvo que se necesite para otro fin. En cambio, teclear en un programa solo algunas cifras de una factura no es una copia, así que hay que conservar el original. Algunos documentos, como el C79 import VAT certificate (certificado de IVA a la importación), deben conservarse en su forma original.
• Canadá: la CRA dice que los registros pueden estar en papel, en formato electrónico o ser una combinación de ambos, y tiene una guía detallada para convertir los registros en papel a formato electrónico.

En la práctica, una hoja de cálculo con cifras no sustituye al recibo en sí. Conserva una imagen o un PDF completo y legible de cada recibo junto con la hoja de cálculo. Los detalles están en si puedes tirar los recibos después de escanearlos.

Qué no hace falta conservar (a efectos fiscales)

Los recibos puramente personales, que no respaldan nada de tu declaración, no entran en las normas fiscales de conservación de registros. Entre ellos están los comestibles, la ropa personal y las suscripciones personales. Aun así, podrías conservarlos por cuestiones de garantía o para hacer devoluciones. Si una cuenta mezcla gastos personales y del negocio, conserva los extractos y marca qué líneas son personales.

Una forma sencilla de mantenerte al día

1. Recopila los recibos cada semana. Fotografía los recibos en papel y guarda los digitales en una carpeta por ejercicio fiscal.
2. Anota cada uno en una hoja de cálculo con fecha, proveedor, descripción, categoría, impuesto y total. El proceso completo se explica en nuestra guía para organizar los recibos para los impuestos.
3. Compara la hoja de cálculo con tus extractos bancarios cada mes para detectar los recibos que faltan mientras todavía es fácil recuperarlos.
4. Entrega ambos a tu contador: la hoja de cálculo y la carpeta de imágenes.

Si ya tienes las imágenes pero no la hoja de cálculo, ReceiptBatch puede convertir una carpeta de recibos en una sola hoja de cálculo para tu contador. Cada recibo se convierte en una fila que puedes revisar y corregir, y conservas las imágenes originales como prueba.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un recibo para cada gasto?

Necesitas pruebas de cada gasto que declaras. El recibo es la prueba habitual, pero algunos países aceptan otros registros para ciertos gastos pequeños o difíciles de documentar, y las normas varían. Si has perdido uno, intenta conseguir una copia del vendedor y registra la compra junto con tu comprobante de pago.

¿Sirven los recibos enviados por correo electrónico?

Por lo general, sí. Un recibo o una factura recibidos por correo electrónico, en los que figuren el proveedor, la fecha, el importe y lo que se compró, se considera un recibo. Guárdalo como PDF en tu carpeta de recibos para no depender de conservar esa cuenta de correo.

¿Debo conservar los recibos de cosas que pagué yo mismo pero uso para el trabajo?

Si las declaras como gasto del negocio, sí. También te conviene anotar qué parte corresponde al uso profesional y cuál al uso personal, porque en muchos países solo se permite la parte profesional.

¿Esto es asesoría fiscal?

No. Es información general basada en la guía del IRS, de HMRC y de la CRA. Los requisitos varían según el país, el tipo de negocio y la situación, así que confírmalo con un profesional fiscal.