¿Puedes tirar los recibos después de escanearlos?

A menudo sí, pero no siempre, y solo si el escaneo es una copia completa y legible que puedas recuperar durante todo el plazo de conservación. El IRS (la agencia tributaria federal de EE. UU.), HMRC (la autoridad tributaria del Reino Unido) y la CRA (la agencia tributaria de Canadá) reconocen los registros conservados en formato electrónico. Aun así, cada autoridad impone condiciones, y algunos documentos deben conservarse en su formato original en papel. Una hoja de cálculo con solo las cifras no cuenta como copia del recibo.

A continuación verás qué dice la guía de cada autoridad tributaria, las excepciones que conviene tener presentes y cómo escanear los recibos para que la copia digital sirva por sí sola. Es información general, no asesoramiento fiscal. Revisa las normas de tu país, o consulta a un contador, antes de triturar algo importante.

Qué dicen las autoridades tributarias

Estados Unidos (IRS)

La IRS Publication 583 (publicación 583 del IRS), «Starting a Business and Keeping Records» [Cómo iniciar un negocio y conservar registros], establece que todos los requisitos que se aplican a los registros en papel también se aplican a los sistemas de almacenamiento electrónico. Un sistema de almacenamiento electrónico es cualquier sistema que conserva registros mediante imágenes electrónicas, como el escaneo, o mediante su transferencia a soportes electrónicos.

Según la publicación, el sistema debe poder indexar, almacenar, conservar, recuperar y reproducir los registros en un formato legible, y ofrecer un registro completo y exacto al que pueda acceder el IRS. Se aplican las mismas reglas de conservación que para el papel.

La Publication 583 también indica que los registros originales en papel pueden destruirse una vez que se haya comprobado que el sistema de almacenamiento electrónico los reproduce conforme a los requisitos del IRS y se hayan establecido procedimientos para garantizar que siga cumpliéndolos. Los requisitos detallados figuran en el Revenue Procedure 97-22, al que remite la publicación.

Para una pequeña empresa típica, esto significa que un escaneo puede sustituir al papel si el sistema es fiable, ordenado y legible. Si tienes dudas, pregunta a un asesor fiscal si tu sistema cumple esos requisitos.

Reino Unido (HMRC) — IVA del Reino Unido (VAT)

La VAT Notice 700/21 de HMRC, «Record keeping for VAT» [Conservación de registros a efectos del IVA], es excepcionalmente concreta en su sección 6. Ofrece dos ejemplos:

• Una empresa que escanea facturas y conserva la imagen, siempre que esta contenga todos los datos exigidos a efectos del IVA, no necesita conservar la factura original, salvo que la necesite para otro fin.
• Una empresa que solo introduce en un programa datos seleccionados de una factura debe conservar el original, porque los datos del programa no son una copia de la factura.

La misma sección señala que algunos registros deben conservarse por ley en su formato original. El ejemplo que ofrece es el «C79 import VAT certificate» [certificado C79 de IVA de importación].

Para Self Assessment (la declaración de impuestos de personas físicas en el Reino Unido) y, de forma más general, para los registros de empresas, consulta la guía de GOV.UK sobre conservación de registros para tu tipo de negocio.

Canadá (CRA)

La CRA indica que los registros pueden conservarse en papel, en formato electrónico o de forma mixta. Menciona expresamente las situaciones en las que has convertido registros en papel a una versión electrónica y publica una guía detallada sobre la conservación de registros electrónicos y la digitalización de documentos en papel. Lee esa guía antes de destruir los originales: explica qué requisitos debe cumplir el proceso de digitalización.

En otros países

La mayoría de las autoridades tributarias tienen una página sobre cómo conservar registros en formato electrónico. Busca en su sitio «registros electrónicos» o «escaneo de registros». Las condiciones suelen ser parecidas: la copia debe estar completa, ser legible y recuperable, y conservarse durante todo el plazo correspondiente.

Lo esencial: conserva la imagen, no solo las cifras

Los tres enfoques comparten una regla práctica. Una copia del recibo es una imagen o un PDF del documento completo. No es una fila de cifras copiadas de él.

Esto importa cuando usas cualquier herramienta que extrae datos de los recibos, incluidas las hojas de cálculo y las apps de OCR. ReceiptBatch, por ejemplo, convierte fotos de recibos en un CSV con filas de fecha, proveedor, impuesto y total. Esas filas son ideales para los totales, las categorías y tu declaración de impuestos, pero son un resumen. Conserva las imágenes originales junto con la hoja de cálculo. Esas imágenes son tu prueba.

Cuándo conservar el papel de todos modos

Aunque el escaneo sea aceptable, conserva el original cuando:

• La ley exige el original. La VAT Notice cita como ejemplo los certificados C79 de VAT de importación, y es posible que tu país tenga otros.
• El escaneo es de mala calidad. Si la fecha, el proveedor, los importes o las líneas de impuestos son difíciles de leer, conserva el papel o vuelve a escanearlo.
• Es de un activo que sigues teniendo, como equipos, un vehículo o mejoras en un inmueble. Estos registros se conservan durante más tiempo, y puede que una reclamación de garantía o una venta requieran el original.
• Hay una garantía, una reclamación al seguro o un plazo de devolución. Muchos comercios y aseguradoras piden el recibo original.
• Hay una disputa, una auditoría o una indagación en curso sobre ese período.
• Tu contador te lo pide. Algunos prefieren los originales para determinadas partidas.

Cómo escanear los recibos para que la copia sea fiable

Una copia digital solo sustituye al papel si captura todo. Algunas reglas sencillas:

1. Captura el recibo completo, de borde a borde, incluido el encabezado con el nombre y la dirección del proveedor y el pie con los totales y el impuesto.
2. Asegúrate de que sea legible. Usa buena iluminación y una superficie plana, y comprueba que la letra pequeña (fechas, números de registro fiscal y partidas) se vea nítida. Amplía la imagen para revisarla antes de triturar el recibo.
3. Escanea las dos caras si hay algo impreso o escrito al dorso.
4. Divide los recibos largos en fotos que se solapen, o usa el modo de varias páginas de tu app de escaneo, para que no se corte nada.
5. Usa formatos duraderos. PDF y JPG son opciones seguras para el almacenamiento a largo plazo, y PNG también.
6. Nombra los archivos de forma coherente, por ejemplo 2026-03-14_staples_54.20.pdf, y guárdalos en una carpeta para cada ejercicio fiscal.
7. Haz copias de seguridad en dos lugares, como un servicio de almacenamiento en la nube y un disco externo. Un escaneo que solo existe en un teléfono no es un registro fiable.
8. Revisa el escaneo antes de destruir el original. Hazlo el mismo día, no meses después.

Los recibos de caja impresos en papel térmico pierden legibilidad, a veces en cuestión de meses, así que escanearlos cuanto antes suele aportar una prueba mejor que el papel cuando alguien te la pida. Más sobre cómo montar un sistema completo: cómo organizar los recibos para los impuestos.

Una rutina segura para triturar

Si decides pasarte a lo digital:

1. Escanea los recibos de la semana y revisa cada imagen.
2. Anota cada uno en tu hoja de cálculo o programa de contabilidad, con un enlace o un nombre de archivo que apunte a la imagen.
3. Guarda los recibos en un sobre mensual marcado como «escaneados».
4. Cuando hayas conciliado el mes con tu extracto bancario y hecho una copia de seguridad, tritura el contenido del sobre, salvo los documentos que debas conservar según la lista anterior.

Ese margen de un mes te permite detectar un escaneo defectuoso antes de deshacerte del papel.

Cuánto tiempo conservar las copias digitales es otra cuestión, con respuestas que dependen de cada país. Consulta cuánto tiempo conservar los recibos. Para saber qué recibos necesitas, consulta qué recibos conservar para los impuestos.

Preguntas frecuentes

¿Basta con una foto del teléfono o necesito un escáner?

Las autoridades tributarias suelen fijarse en el resultado (completo, legible y recuperable), no en el dispositivo. Una foto clara hecha con el teléfono o un PDF generado por una app de escaneo suelen bastar. Comprueba que se pueda leer la letra pequeña.

¿Puedo tirar los recibos cuando ya están en mi programa de contabilidad?

Solo si el programa guarda una imagen de cada recibo, no solo las cifras, y las normas de tu país lo permiten. La guía de HMRC sobre el IVA deja claro que los datos introducidos a mano no son una copia de la factura.

¿Qué pasa con los recibos por correo electrónico y las facturas en PDF?

Ya son originales digitales. Guárdalos como archivos en tu carpeta de recibos para que no dependan de que una cuenta de correo siga existiendo dentro de años.

¿Esto es asesoramiento legal o fiscal?

No. Las normas varían según el país, el tipo de registro y el tipo de negocio. Si un documento es importante o inusual, conserva el original o consulta a un asesor fiscal.