Cuánto tiempo guardar recibos: EE. UU., Reino Unido y Canadá

Respuesta corta: en EE. UU., el IRS (la agencia tributaria federal de EE. UU.) indica por lo general que se conserven los registros 3 años desde la fecha en que presentaste la declaración, con plazos más largos (6 años, 7 años o indefinidamente) en situaciones concretas. En el Reino Unido, los autónomos deben conservar los registros al menos 5 años después del plazo de presentación del 31 de enero correspondiente a ese ejercicio fiscal, y las sociedades limitadas, 6 años desde el final del ejercicio financiero. En Canadá, la CRA (la Agencia Tributaria de Canadá) exige por lo general 6 años desde el final del año fiscal al que se refieren los registros.

Estas son las reglas principales según la guía de cada autoridad tributaria, resumidas a continuación con las excepciones más importantes. Esta es información general, no asesoramiento fiscal. Es posible que tu situación requiera un plazo más largo, así que confirma con un contador o con la autoridad tributaria si tienes dudas.

Estados Unidos (IRS)

El IRS relaciona el tiempo que debes conservar los registros con el plazo de prescripción (period of limitations), es decir, el periodo durante el cual puedes modificar una declaración o el IRS puede determinar impuestos adicionales. Su guía (“How long should I keep records?” [¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?]) indica estos plazos:

Situación	Conserva los registros durante
La mayoría de las declaraciones, si no se aplica ninguno de los casos siguientes	3 años
Presentas una solicitud de crédito o reembolso después de presentar la declaración	3 años desde la presentación, o 2 años desde el pago del impuesto, lo que ocurra más tarde
Declaras una pérdida por valores sin valor o una deducción por deuda incobrable	7 años
No declaras ingresos que debías haber declarado y superan el 25% de los ingresos brutos de tu declaración	6 años
No presentas la declaración	Indefinidamente
Presentas una declaración fraudulenta	Indefinidamente
Registros de impuestos sobre el empleo (si tienes empleados)	Al menos 4 años después de la fecha en que vence o se paga el impuesto, lo que ocurra más tarde

Hay otros dos puntos de esa misma página del IRS que son fáciles de pasar por alto:

Los registros de activos (por ejemplo, los recibos de un edificio, de equipos o de mejoras importantes) deberían conservarse por lo general hasta que venza el plazo de prescripción del año en que dispongas del activo. Los necesitas para calcular la depreciación y la ganancia o pérdida cuando vendes.
Los motivos ajenos a los impuestos pueden exigir plazos más largos. El IRS señala que las aseguradoras o los acreedores pueden querer que conserves los registros más tiempo que el propio IRS.

En la práctica, muchos propietarios de pequeños negocios en EE. UU. conservan todo al menos 7 años, de modo que queden cubiertos todos los casos de la tabla, salvo los de “indefinidamente”. Es una costumbre habitual, no una norma del IRS. El plazo base de 3 años es el que el IRS establece por defecto.

Las agencias tributarias estatales pueden tener sus propias reglas, así que consulta también las de tu estado.

Reino Unido (HMRC, la autoridad fiscal del Reino Unido)

Autónomos (Self Assessment)

GOV.UK indica que debes conservar tus registros al menos 5 años después del 31 de enero, la fecha límite de presentación del ejercicio fiscal correspondiente. Su ejemplo: si enviaste por internet tu declaración del ejercicio 2022 a 2023 antes del 31 de enero de 2024, conserva los registros como mínimo hasta finales de enero de 2029.

Si envías una declaración más de 4 años después de la fecha límite, GOV.UK indica que conserves los registros 15 meses después de enviarla.

Sociedades limitadas

En el caso de las empresas, GOV.UK indica que los registros deben conservarse 6 años desde el final del último ejercicio financiero de la empresa al que se refieren, o más tiempo en algunos casos, por ejemplo cuando:

una operación abarca más de un periodo contable
la empresa ha comprado algo que espera que dure más de 6 años, como equipos o maquinaria
la Company Tax Return (la declaración del impuesto de sociedades) se envió tarde
HMRC ha iniciado una revisión de cumplimiento (compliance check)

Los negocios registrados a efectos del IVA del Reino Unido (UK VAT) tienen sus propias normas de conservación de registros del UK VAT, así que consulta también la guía de HMRC sobre el UK VAT.

Si los registros se pierden o se destruyen

GOV.UK indica que, si no puedes reemplazar los registros perdidos, debes hacer todo lo posible por facilitar las cifras e informar a HMRC al presentar la declaración si usas cifras estimadas o provisionales.

Canadá (CRA)

La Canada Revenue Agency indica que, por lo general, debes conservar todos los registros y documentos justificativos requeridos durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren. Para las personas físicas, el año fiscal es el año natural y, para las sociedades, es el periodo fiscal.

Entre las excepciones de esa misma página de la CRA están las siguientes:

Si presentas la declaración del impuesto sobre la renta con retraso, conserva los registros durante seis años desde la fecha en que la presentes.
Algunos registros, como los que contienen información histórica que afecta a la venta, la liquidación o el cierre de un negocio, deben conservarse indefinidamente.
La CRA puede indicarte que conserves los registros más de seis años. Señala que un funcionario te lo comunicará en persona o por correo certificado.
Si quieres destruir registros antes de que termine el plazo de conservación, la misma página explica cómo solicitar permiso a la CRA.

Los registros del GST/HST (el IVA de Canadá) también tienen un plazo de 6 años, pero la CRA explica que el punto de partida se calcula de otra forma. Si estás registrado en el GST/HST, lee la sección sobre este impuesto en esa página.

Otros países

Los plazos de conservación varían de un país a otro y, a veces, según el tipo de negocio. Busca en el sitio de tu autoridad tributaria “conservación de registros” o “cuánto tiempo conservar los registros”. En Australia, por ejemplo, es la ATO, y en Irlanda, Revenue. Usa su guía vigente y no una tabla resumen, porque estas normas cambian.

¿En papel o en formato digital?

Cuánto tiempo conservas un recibo es una cuestión. En qué formato lo conservas es otra. Muchas autoridades tributarias aceptan copias digitales si están completas y son legibles, pero las condiciones varían según el país. Es posible que algunos registros deban conservarse en su formato original. Lo explicamos en qué recibos conservar para los impuestos.

Sea cual sea el formato, un recibo que se guarda seis años tiene que seguir siendo legible en el sexto. Los tickets de caja térmicos suelen desvanecerse mucho antes, así que digitalízalos pronto.

Una rutina práctica de conservación

Una carpeta por ejercicio fiscal. Todo lo de 2026 va en Receipts/2026. Cuando haya pasado el plazo de conservación de un año, puedes revisar esa carpeta completa.
Pon la fecha de “conservar hasta” en cada carpeta. Por ejemplo, Receipts/2026 (keep until at least 2033). Calcúlala con la regla de tu país y las excepciones que se apliquen a tu caso.
Guarda por separado los recibos de bienes. Los equipos, vehículos, inmuebles y mejoras siguen plazos más largos en EE. UU., el Reino Unido y Canadá. Usa una carpeta Assets que no se vacíe con el ciclo anual.
Guarda una hoja de cálculo resumen junto con los justificantes. Si alguna vez te preguntan por un año, la hoja de cálculo te dice qué reclamaste y la carpeta contiene la prueba. Nuestra guía sobre cómo organizar los recibos para los impuestos muestra la configuración completa.
Haz dos copias de seguridad. Una en un servicio de almacenamiento en la nube y otra sin conexión.

Si lo que más tiempo te lleva es convertir un montón de fotos y archivos PDF en esa hoja de cálculo resumen, ReceiptBatch puede convertirlos por lotes en un único archivo de Excel o CSV con columnas de fecha, proveedor, impuesto y total.

Antes de triturar nada

Aunque haya pasado el plazo fiscal, comprueba lo siguiente:

¿El recibo es de un bien que todavía tienes? Consérvalo.
¿Hay una garantía en vigor, una reclamación al seguro, una solicitud de préstamo o una disputa abierta? Consérvalo.
¿Presentaste la declaración con retraso, la rectificaste o recibiste una carta de la autoridad tributaria sobre ese año? Es posible que el plazo se haya reiniciado o que sea más largo.
¿Tu contador guarda copias? Pregúntale antes de darlo por hecho.

Ante la duda, conservar una copia digital cuesta muy poco.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo conservar los recibos para los impuestos personales (no del negocio)?

Se aplican las mismas reglas del IRS, HMRC y la CRA a los registros que respaldan cualquier declaración. Si un recibo respalda una deducción o un crédito que reclamaste, consérvalo durante el mismo plazo. Los recibos personales del día a día que no respaldan nada en una declaración no están cubiertos en absoluto por las normas fiscales de conservación.

¿Son 7 años un requisito legal en EE. UU.?

No como regla general. El plazo por defecto del IRS es de 3 años, con plazos de 6 años, 7 años o indefinidos en situaciones concretas. Siete años es una regla práctica muy popular porque cubre la mayoría de esos casos.

¿Puedo tirar los recibos en papel una vez escaneados?

A menudo sí, si la copia digital está completa, es legible y cumple las condiciones de tu autoridad tributaria, pero esto varía según el país y el tipo de registro. Consulta la guía de tu autoridad tributaria antes de destruir los originales.

¿El plazo empieza a contar desde la fecha del recibo?

No. Cuenta desde que se presentó la declaración (EE. UU.), desde la fecha límite de presentación (autónomos del Reino Unido) o desde el final del año fiscal (Canadá). Un recibo de enero de 2026 se conserva según el calendario de la declaración de 2026.