¿Basta un extracto bancario en lugar de un recibo?

Por lo general, un extracto bancario o de la tarjeta de crédito por sí solo no sustituye del todo a un recibo. Un extracto demuestra que pagaste cierta cantidad a un negocio concreto en una fecha concreta. No muestra qué compraste, el impuesto que incluía ni por qué fue un gasto del negocio. Las autoridades tributarias consideran que los extractos son buenas pruebas complementarias. El respaldo documental más seguro consiste en conservar el extracto junto con el recibo o, si falta este último, acompañar el extracto con una nota tuya que explique qué compraste.

Este artículo explica qué demuestra un extracto y qué no, qué dicen al respecto el IRS (la agencia tributaria federal de EE. UU.) y HMRC (la autoridad tributaria del Reino Unido), y qué hacer cuando solo tienes la línea del extracto. Es información general, no asesoramiento fiscal. Las normas varían según el país, así que consulta con tu autoridad tributaria o con un contador sobre tu situación.

Qué demuestra un extracto y qué no

Piensa en un registro de gastos como la respuesta a cinco preguntas. El IRS (“What kind of records should I keep” [qué tipo de registros debo conservar]) las enumera para los gastos del negocio: el beneficiario del pago, el importe pagado, el comprobante de pago, la fecha y una descripción de lo que se compró.

Pregunta	Extracto bancario o de la tarjeta	Recibo detallado
¿A quién pagaste?	Normalmente, con el nombre del comercio, que puede aparecer abreviado	Sí, con el nombre y, a menudo, la dirección
¿Cuánto?	Sí, el total cobrado	Sí, a menudo desglosado en subtotal, impuesto y propina
¿Pagaste de verdad?	Sí, este es el punto fuerte de un extracto	No siempre (un recibo puede corresponder a un pedido sin pagar)
¿Cuándo?	Sí, la fecha de contabilización, que puede ser uno o dos días posterior	Sí, la fecha de la transacción
¿Qué fue y fue para el negocio?	Rara vez	Normalmente los artículos, pero no el motivo profesional

Así que cada documento cubre las lagunas del otro. Por eso el IRS señala que puede hacer falta una combinación de documentos de respaldo para cubrir todos los elementos de una compra.

Qué dice el IRS (Estados Unidos)

Hay varias orientaciones del IRS que son relevantes:

Los extractos cuentan como documentos de respaldo. IRS Publication 583 (la publicación del IRS sobre cómo iniciar un negocio y llevar registros) enumera los cheques cancelados, las cintas de caja registradora, los extractos de cuenta, los comprobantes de ventas con tarjeta de crédito, las facturas y los vales de caja chica como documentos para los gastos. Añade que los documentos de respaldo deben mostrar el importe pagado y que ese importe fue un gasto del negocio.
El comprobante de pago por sí solo no prueba un gasto del negocio. En Publication 463 (Travel, Gift, and Car Expenses [gastos de viaje, regalos y automóvil]), el IRS dice que un cheque cancelado, junto con una factura del beneficiario, normalmente establece el costo. Un cheque cancelado por sí solo no prueba un gasto del negocio sin otra evidencia del motivo profesional. Una línea de un extracto bancario o de tarjeta está en una situación similar: muestra el pago, no el motivo.
Los gastos de viaje, regalos y automóvil tienen normas más estrictas. Para ellos, Publication 463 dice que por lo general necesitas evidencia documental, como recibos, cheques cancelados o facturas. Describe la evidencia “adequate” [adecuada] como la que muestra el importe, la fecha, el lugar y el carácter esencial del gasto. Por ejemplo, un recibo de restaurante debe mostrar el nombre y la ubicación del restaurante, el número de personas atendidas, y la fecha y el importe. Un extracto de tarjeta no mostrará la mayor parte de eso.
Hay excepciones limitadas. Publication 463 dice que no se necesita evidencia documental en ciertos casos, como un gasto (que no sea de alojamiento) de menos de $75, o un gasto de transporte cuando no se dispone fácilmente de un recibo. Aun así, sigues necesitando un registro, como una anotación en un registro o diario, del importe, la fecha, el lugar y el motivo profesional. Lee la propia publicación antes de basarte en una excepción.

Qué dice HMRC (Reino Unido)

Para las personas autónomas, la página de GOV.UK “what records to keep” [qué registros conservar] enumera los tipos de comprobantes que debes conservar, entre ellos todos los recibos de bienes y existencias, extractos bancarios, talones de chequera, facturas de venta, rollos de caja y comprobantes bancarios. Los extractos bancarios están en la lista, pero junto con los recibos, no en lugar de ellos.

Si estás registrado a efectos del IVA del Reino Unido (VAT) y recuperas el IVA de tus compras, las facturas de IVA tienen sus propias normas, establecidas en VAT Notice 700/21 [aviso sobre la conservación de registros del IVA] de HMRC. Un extracto bancario no muestra el desglose del IVA ni el número de IVA (VAT) del proveedor, así que consulta las secciones del aviso sobre facturas de IVA antes de recuperar el IVA sin una factura.

Otros países tienen principios similares. Busca la guía sobre conservación de registros de tu autoridad tributaria, ya que los detalles difieren.

Cuando solo tienes el extracto

Los recibos se pierden. Si una compra solo aparece en tu extracto, normalmente puedes reforzar mucho el registro:

Consigue una copia del recibo. La mayoría de los vendedores en línea, suscripciones de software, aerolíneas, hoteles y apps de transporte te permiten descargar recibos anteriores desde tu cuenta. Muchas tiendas pueden reimprimir un recibo si les das la fecha, el importe y la tarjeta que usaste.
Escribe una nota ahora. Anota qué compraste, por qué fue para el negocio y (en el caso de las comidas) quiénes asistieron. Ponla en tu hoja de cálculo de gastos junto a la línea del extracto. Una nota escrita en el momento o poco después es mejor que una redactada durante una inspección un año más tarde.
Adjunta cualquier otra evidencia. Un correo de confirmación del pedido, una confirmación de reserva, un comprobante de entrega, una entrada del calendario para la reunión o una foto del artículo.
Conserva la página del extracto. Guarda el extracto en PDF junto con tus registros del año.
No intentes justificarlo a la fuerza. Si de verdad no puedes determinar para qué fue un pago, no lo declares como gasto o márcalo para que lo revise tu contador.

Más sobre esto en ¿perdiste un recibo? Qué hacer.

Por qué te conviene seguir teniendo recibos

Aun al margen de las normas tributarias, los recibos detallados te ayudan a:

Separar compras mixtas. Un solo cargo en un supermercado puede ser mitad material de oficina y mitad comestibles. Solo el recibo lo muestra.
Recuperar el importe correcto del impuesto. Si puedes recuperar el impuesto sobre las ventas, el IVA o el GST/HST, el importe debe figurar en el recibo o la factura; no puede deducirse del total del extracto.
Categorizar correctamente. “AMZN MKTP” en un extracto puede ser cualquier cosa. El recibo te dice si fue software, suministros o equipo.
Gestionar devoluciones y garantías. Las tiendas y los fabricantes normalmente quieren el recibo.

Usar extractos y recibos juntos

El hábito más eficiente es tratar tu extracto como la lista de verificación y tus recibos como la evidencia:

Cada mes, descarga los extractos de tu cuenta y de tus tarjetas del negocio.
Revísalos línea por línea y asocia cada cargo del negocio con su recibo.
Para cualquier cargo sin recibo asociado, recupera el recibo o escribe una nota (ver arriba).
Registra cada gasto conciliado en tu hoja de cálculo de gastos: fecha, proveedor, descripción, categoría, impuesto y total, además de dónde está guardado el archivo del recibo.

Esta conciliación mensual lleva unos minutos si la mantienes al día, y es la mejor forma de detectar recibos que faltan mientras todavía es fácil recuperarlos. La rutina completa está en cómo llevar el control de los gastos del negocio. Para la lista de qué conservar, consulta qué recibos conservar para los impuestos.

Si la conciliación lleva mucho tiempo porque tienes los recibos amontonados en forma de fotos y archivos PDF, un conversor como ReceiptBatch puede reunirlos en una sola hoja de cálculo con fechas, proveedores y totales, para que puedas cotejarlos mucho más rápido con el extracto.

Preguntas frecuentes

¿El IRS aceptará un extracto de tarjeta de crédito como prueba de un gasto?

Un extracto se acepta como un documento de respaldo y demuestra que pagaste. Para probar un gasto del negocio, por lo general también tienes que mostrar qué se compró y su motivo profesional, normalmente con un recibo o una factura. Los gastos de viaje, regalos, comidas y automóvil tienen normas más estrictas del IRS. Consulta Publication 463.

¿Un extracto bancario sirve como comprobante de compra para un reembolso o una garantía?

Eso depende del comercio o del fabricante, no de la autoridad tributaria. Algunos aceptan un extracto, pero muchos quieren el recibo. Consulta su política.

¿Y si el extracto solo muestra el nombre del procesador de pagos?

A veces los cargos aparecen bajo el nombre de un procesador de pagos o de una empresa matriz en lugar del nombre de la tienda. Busca en tu correo el importe y la fecha para encontrar el pedido y luego anota el proveedor real en tus registros.

¿Es esto asesoramiento fiscal?

No. Es información general basada en la orientación del IRS y de HMRC. Lo que se considera evidencia adecuada depende de tu país, del tipo de gasto y de tus circunstancias, así que consúltalo con un profesional fiscal.