¿Perdiste un recibo? Qué hacer para impuestos y reembolsos

Si perdiste un recibo, intenta primero conseguir una copia con el vendedor, con la app o el sitio web donde compraste, o en tu correo electrónico. Si no es posible, elabora el mejor registro sustituto que puedas: el extracto bancario o de la tarjeta que muestre el pago, más una nota escrita sobre qué compraste, cuándo, dónde y por qué fue un gasto profesional. Si es para un reembolso de gastos de tu empresa, comprueba si tiene un formulario para recibos faltantes.

Eso cubre la mayoría de los casos. A continuación se explican los detalles, incluidas las directrices de EE. UU. (IRS, la agencia tributaria federal) y del Reino Unido (HMRC, la agencia tributaria británica) sobre los registros incompletos. Es información general, no asesoramiento fiscal. Las normas cambian según el país y el tipo de gasto, así que confirma cualquier asunto importante con un contador o con tu autoridad tributaria.

Paso 1: Intenta conseguir una copia

Muchos recibos “perdidos” se pueden recuperar en unos minutos:

• Busca en tu correo el nombre del proveedor, el importe (por ejemplo 54.20) o la palabra “recibo” cerca de la fecha. Las confirmaciones de pedido y los recibos electrónicos suelen llegar incluso cuando también te dieron una copia en papel.
• Revisa tu cuenta con el vendedor. Las tiendas en línea, aerolíneas, hoteles, apps de transporte y de reparto, suscripciones de software y plataformas de comercio electrónico suelen conservar los pedidos y recibos anteriores en el historial de tu cuenta, a menudo como PDF descargables.
• Pregunta en la tienda. Muchos comercios pueden buscar una transacción con tarjeta y reimprimir el recibo si llevas la tarjeta con la que pagaste y sabes la fecha y el importe. Las políticas varían, así que pregunta.
• Pregunta en el hotel o en el local. Los hoteles normalmente pueden enviarte por correo una copia de tu factura detallada del hotel (folio).
• Revisa tu cuenta de fidelización de la tienda. Si escaneaste una tarjeta o una app de fidelización, la compra puede aparecer ahí con el detalle de los artículos.
• Mira las fotos de tu teléfono. Es posible que hayas fotografiado el recibo, o la compra, sin archivarlo.

Un duplicado o un recibo reimpreso por el vendedor suele ser el mejor sustituto, porque lleva los mismos datos que el original.

Paso 2: Si no hay copia, documéntalo tú

Si no puedes conseguir una copia, reúne un registro sustituto lo antes posible, mientras aún recuerdes los detalles:

1. Prueba de pago. Guarda la página del extracto bancario o de la tarjeta de crédito donde aparece el cargo. Las orientaciones del IRS sobre cómo reconstruir registros sugieren pedir a la compañía de tu tarjeta o a tu banco los extractos anteriores, que a menudo están disponibles en línea.
2. Una nota escrita con:
   • fecha y lugar de la compra
   • nombre del proveedor
   • importe, e impuesto si lo sabes
   • qué compraste
   • el motivo profesional y, en el caso de las comidas, quiénes asistieron y qué relación comercial tienes con ellos
3. Cualquier prueba de apoyo: una confirmación de reserva, una entrada del calendario, un correo sobre la reunión, un albarán de entrega, una foto del artículo o el recibo de un colega por el mismo viaje.
4. Archívalo todo junto en tu carpeta de recibos, con un nombre como el de cualquier otro recibo (por ejemplo 2026-03-14_bistro9_42.00_NO-RECEIPT.pdf), para encontrarlo en el lugar correcto cuando llegue el momento de declarar impuestos.

Un extracto por sí solo muestra el pago, pero no qué compraste ni por qué. Consulta ¿basta un extracto bancario en lugar de un recibo? para ver los motivos.

Qué dice el IRS sobre los recibos faltantes (EE. UU.)

La Publication 463 del IRS (la publicación sobre gastos de viaje, regalos y automóvil) aborda estos gastos, y su capítulo sobre conservación de registros es la guía más detallada del IRS sobre este tema. Puntos clave:

• Registros incompletos. Si no tienes registros completos para probar parte de un gasto, la publicación indica que debes probarlo con tu propia declaración escrita u oral que contenga información específica sobre el gasto, junto con otras pruebas de apoyo suficientes para acreditarlo. Para el costo, el momento, el lugar o la fecha de un gasto, esas pruebas deben ser directas (por ejemplo, declaraciones de testigos) o documentales (recibos, facturas pagadas o similares).
• Algunos gastos no necesitan recibo. La publicación indica que no hace falta una prueba documental para un gasto de menos de $75, salvo los de alojamiento, ni para un gasto de transporte cuando no se puede conseguir fácilmente un recibo. Aun así, debes anotar los detalles, como el importe, la fecha, el lugar y el motivo profesional, en un registro o documento similar.
• Registros destruidos. Si no puedes presentar un recibo por motivos ajenos a tu voluntad, como un incendio, una inundación u otros siniestros, la publicación indica que puedes acreditar una deducción reconstruyendo tus registros.

Estas normas están redactadas para gastos de viaje, regalos y automóvil. Los demás gastos del negocio siguen las normas generales de conservación de registros de la Publication 583 (la publicación sobre conservación de registros). En cualquier caso, un registro escrito creíble, hecho cerca del momento de la compra, es mucho mejor que nada.

Qué dice HMRC sobre los registros perdidos (Reino Unido)

Para los autónomos, GOV.UK indica que, si tus registros se pierden, te los roban o se destruyen y no puedes reponerlos, debes hacer todo lo posible por aportar cifras. Deberías informar a HMRC al presentar tu declaración de impuestos si estás usando cifras estimadas (tu mejor cálculo cuando no puedes aportar las cifras reales) o cifras provisionales (estimaciones temporales mientras esperas las cifras reales).

Si estás registrado en el IVA del Reino Unido (VAT), recuperar el IVA de una compra sin factura de IVA (VAT) es otra cuestión. Consulta la guía de HMRC sobre el IVA (VAT) o pregunta a tu contador.

Recibos perdidos en una solicitud de reembolso a tu empresa

Cada empleador fija sus propias reglas, así que empieza por la política de gastos de tu empresa. Algunos enfoques habituales son:

• **Un formulario de declaración de recibo perdido (a veces llamado declaración jurada de recibo perdido), en el que describes el gasto y confirmas que fue profesional.
• Un límite en el número de solicitudes sin recibo que puedes presentar, o en su valor.
• La aprobación de tu responsable para cualquier solicitud sin recibo.

Adjunta lo que tengas, como un extracto de la tarjeta, una confirmación de reserva o una foto, y describe el gasto con claridad. En EE. UU., las normas del IRS sobre el accountable plan (plan de rendición de cuentas; Publication 463, capítulo 6) exigen que los empleados justifiquen de forma adecuada los gastos reembolsados. Esa es una de las razones por las que los empleadores se toman en serio los recibos. Si vas a preparar una solicitud con los recibos de todo un viaje, la herramienta de informe de gastos para viajes de trabajo convierte los que sí tienes en una hoja de cálculo ordenada. Añade el gasto que falta como una fila aparte con tu nota.

Cómo evitar perder recibos

Una pequeña rutina evita la mayoría de estos problemas:

• Fotografía los recibos en papel el mismo día, antes de que acaben en un bolsillo.
• Pide recibos por correo electrónico cuando las tiendas los ofrezcan.
• Usa una sola tarjeta para las compras del negocio, de modo que tu extracto sirva como lista de comprobación.
• Compara cada mes los extractos con los recibos y busca lo que falte mientras todavía es reciente.
• Guarda todo lo de un ejercicio fiscal en una sola carpeta.

El sistema completo está en cómo organizar los recibos para los impuestos. Los documentos que más importan se explican en qué recibos conservar para los impuestos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo reclamar un gasto sin recibo?

A menudo sí, si tienes otras pruebas creíbles, como un extracto, un registro escrito de los detalles y del motivo profesional, o documentos de apoyo. Cuántas pruebas necesitas depende de tu país y del tipo de gasto. Los gastos de viaje, regalos y automóvil en EE. UU. tienen normas específicas del IRS, descritas arriba.

¿Basta un formulario de recibo perdido para los impuestos?

Un formulario interno de la empresa ayuda con tu solicitud de reembolso. Para tu propia declaración de impuestos, lo que importa es si tus registros cumplen los requisitos de tu autoridad tributaria. Un formulario redactado en el momento, junto con un extracto, es una prueba útil, pero no es un sustituto garantizado.

¿Puedo hacer mi propio recibo?

No. No crees algo que parezca un recibo del vendedor. Escribe una nota claramente identificada, a tu nombre (“Sin recibo: datos de la compra”), y guárdala con tu prueba de pago.

¿Y si un recibo térmico se desvaneció?

Sigue siendo un recibo. Guárdalo y fotografíalo con buena luz. Si no se puede leer, trátalo como un recibo perdido: pide una copia al vendedor o escribe una nota y, en el futuro, escanea los recibos enseguida.