Factura vs. recibo: ¿cuál es la diferencia?

Una factura es una solicitud de pago. Un recibo es la prueba de que el pago se realizó. El vendedor envía la factura antes de que pagues, con lo que debes y la fecha de vencimiento. El recibo se emite después del pago y confirma el importe y la forma de pago. En las tiendas, ambos suelen ser el mismo papel. En el trabajo entre empresas (B2B) suelen ser documentos distintos, y para tus registros la prueba más sólida de un gasto a menudo es la factura junto con el comprobante de que la pagaste.

A continuación encontrarás una comparación directa entre ambos documentos, los datos que suele incluir cada uno, cómo se relacionan con las cuentas, los extractos y los presupuestos, y cómo archivarlos.

Factura vs. recibo de un vistazo

	Factura	Recibo
Finalidad	Solicita el pago	Confirma el pago
Cuándo se emite	Antes del pago (o junto con los bienes o servicios)	Después del pago
Texto clave	Importe adeudado, fecha de vencimiento, condiciones de pago	Importe pagado, forma de pago, «pagado»
Contexto habitual	Autónomos, proveedores, contratistas, B2B	Tiendas, restaurantes, compras en línea
Numeración	Suele llevar un número de factura único y correlativo	A menudo, un número de transacción o de pedido
Para los registros del comprador	Muestra qué se compró y qué se debe	Muestra que se pagó

Qué datos suele incluir una factura

Los requisitos de una factura dependen del país y de si el vendedor está registrado a efectos del impuesto sobre las ventas, el IVA (VAT) o el GST. Una factura típica incluye:

el nombre, la dirección y los datos de contacto del vendedor
el nombre y la dirección del comprador
un número de factura único y la fecha de la factura
una descripción de los bienes o servicios, con cantidades y precios
el subtotal, los impuestos que correspondan indicados por separado y el total a pagar
las condiciones de pago y la fecha de vencimiento (por ejemplo, «a pagar en un plazo de 30 días»)
cómo pagar (datos bancarios, enlace de pago)

Si el vendedor está registrado a efectos del IVA del Reino Unido (VAT), la factura es una factura de IVA (VAT invoice) y debe incluir datos concretos, como el número de registro de IVA (VAT) del vendedor. HMRC (la agencia tributaria del Reino Unido) los detalla en VAT Notice 700/21 (Record keeping for VAT, es decir, conservación de registros a efectos del IVA). Otros países con IVA o GST tienen sus propias normas de facturación. Si vas a recuperar el impuesto pagado en tus compras, comprueba que las facturas de tus proveedores cumplan esos requisitos.

Qué datos suele incluir un recibo

Un recibo confirma que el pago se ha realizado, por lo que normalmente muestra:

el nombre del vendedor y, a menudo, su dirección
la fecha (y a menudo la hora) de la transacción
los artículos o servicios comprados
el importe pagado, con el impuesto a menudo indicado por separado
la forma de pago (efectivo, tarjeta con los últimos dígitos, transferencia)
un número de transacción o de recibo

Para los registros fiscales, el IRS (la agencia tributaria federal de EE. UU.) indica que los documentos que respaldan un gasto deberían indicar quién recibió el pago, el importe, el comprobante de pago, la fecha y una descripción de lo comprado. Señala que puede hacer falta una combinación de documentos para cubrir todos estos puntos. Una factura suele cubrir la descripción y el importe, mientras que un recibo o un registro bancario cubre la prueba de pago.

Cuándo necesitas ambos

Como comprador

Pago a un proveedor o contratista con condiciones de pago: conserva la factura (lo que debías y por qué) y el justificante del pago (confirmación de la transferencia, extracto de la tarjeta o un recibo marcado como pagado). Juntos ofrecen un registro completo del gasto.
Compra con tarjeta en una tienda: el ticket de compra normalmente cumple ambas funciones. Describe la compra y confirma el pago.
Compras en línea: la confirmación del pedido o el recibo enviado por correo electrónico suele cumplir las dos funciones. Descárgalo en PDF.
Hoteles: conserva la factura detallada del hotel (folio) final, no solo la confirmación de la reserva. La reserva muestra lo que reservaste, y el folio, lo que realmente te cobraron.

Como vendedor o autónomo

Envía una factura numerada por cada trabajo.
Cuando el cliente pague, marca la factura como pagada en tus registros o envía un recibo si te lo pide.
Conserva copias de todas las facturas que emitas. Son tus registros de ingresos.

Otros documentos que se suelen confundir con estos

Cuenta o factura (bill): en el uso cotidiano, suele ser simplemente otra forma de llamar a una factura (por ejemplo, la del teléfono o la de los servicios básicos). Solicita un pago.
Extracto: un resumen de varias transacciones durante un periodo, de un proveedor o de tu banco. Es útil para la conciliación, pero normalmente no incluye el detalle de cada partida. Consulta ¿basta un extracto bancario en lugar de un recibo?
Presupuesto o cotización: un precio ofrecido antes de cualquier trabajo o venta. No es una solicitud de pago ni una prueba de gasto.
Factura proforma: una factura preliminar que se envía antes de suministrar los bienes, a veces para solicitar un pago anticipado o para trámites aduaneros. Muchas empresas no la consideran la factura definitiva, así que, para tus registros, espera a recibir esta última.
Nota de crédito: un documento que reduce una factura, por ejemplo por un reembolso o una devolución. Guárdala junto con la factura original.

Cómo conservar facturas y recibos para tus registros

Guarda todo en archivos. Conserva los PDF recibidos por correo electrónico y las fotos de los recibos en papel. Ponles nombres coherentes, por ejemplo 2026-03-14_acme-supplies_INV-1043_540.00.pdf.
Vincula las facturas con los pagos. En tu hoja de cálculo de gastos, añade columnas para el número de factura y la fecha o la referencia del pago.
Guárdalos por ejercicio fiscal, en la misma carpeta, sean facturas o recibos. Lo importante es que cada gasto cuente con la documentación que lo respalde.
Consérvalos durante todo el plazo de conservación que se aplique en tu país.

Para ver la lista completa de lo que debes conservar, consulta qué recibos conservar para los impuestos. Si se lo entregas todo a un contador, prepara tus recibos para tu contador explica cómo organizarlo.

Cómo convertir un montón de facturas en una hoja de cálculo

Las facturas de proveedores suelen llegar en PDF, a veces decenas al mes. Pasar a mano a una hoja de cálculo sus fechas, nombres de proveedor, impuestos y totales es lento. Una herramienta por lotes como ReceiptBatch puede convertir muchas facturas en PDF en una sola hoja de Excel; extrae los mismos campos tanto de las facturas como de los recibos y crea una fila por documento, que revisas antes de descargar el archivo. Conserva los PDF originales como prueba.

Preguntas frecuentes

¿Una factura es prueba de pago?

No. Una factura muestra lo que se debía, no que se haya pagado. Acompáñala de un recibo, un extracto bancario o de la tarjeta, o una confirmación del vendedor de que la factura está pagada.

¿Puede un recibo hacer las veces de factura?

En una compra sencilla e inmediata, un recibo suele describir lo que se compró y confirma el pago, así que sirve para ambas cosas en tus registros. Si necesitas recuperar el IVA o el GST, comprueba si el recibo cumple los requisitos de factura de tu autoridad tributaria.

¿Tengo que dar un recibo si ya envié una factura?

No siempre. Muchos autónomos simplemente marcan las facturas como pagadas. Si un cliente te pide un recibo, o las normas locales lo exigen, emítelo.

¿Qué debo conservar para los impuestos, la factura o el recibo?

Conserva lo que proporcione un registro completo del gasto: qué se compró, a quién se le compró, cuándo, cuánto costó y la prueba de que lo pagaste. A menudo, eso implica conservar la factura junto con un justificante de pago.