Categorías de gastos del negocio: lista práctica

La mayoría de las pequeñas empresas puede clasificar casi todos sus recibos en una lista corta de categorías de gastos, normalmente: publicidad y marketing, vehículo y combustible, viajes, comidas, gastos de oficina y suministros, software y suscripciones, teléfono e internet, alquiler y servicios básicos, seguros, honorarios profesionales, comisiones bancarias y de pagos, contratistas y sueldos, formación, equipos y otros. La mejor lista es la que coincide con las líneas de gastos de tu declaración de impuestos, de modo que los totales pasen directamente al formulario.

A continuación encontrarás una lista práctica para empezar, una explicación de cómo se corresponde con los formularios para autónomos de EE. UU., el Reino Unido y Canadá, y consejos para aplicar las categorías de forma coherente. Una categoría es una etiqueta para organizar, no un dictamen sobre si algo es deducible. Eso depende de tu país y de tu situación, así que confirma con un contador o con tu autoridad tributaria.

Una lista inicial de categorías

Categoría	Recibos habituales	Notas
Publicidad y marketing	Anuncios en línea, impresión, gastos del sitio web, patrocinios
Vehículo y combustible	Combustible, reparaciones, estacionamiento, peajes, seguro de un vehículo del negocio	Suele requerir un registro del uso profesional
Viajes	Vuelos, trenes, hoteles, taxis en viajes de negocios	Mantén las comidas por separado
Comidas	Comidas de negocios, comidas durante los viajes	A menudo solo son deducibles en parte (ver más abajo)
Gastos de oficina	Papelería, franqueo, tinta de impresora
Suministros y materiales	Materiales usados en tu trabajo, herramientas pequeñas
Software y suscripciones	Herramientas SaaS, almacenamiento en la nube, revistas profesionales
Teléfono e internet	Facturas de móvil y de banda ancha	Solo la parte del negocio, si el uso es mixto
Alquiler y servicios básicos	Alquiler de oficina o estudio, calefacción, iluminación	Las reglas de la oficina en casa varían
Seguros	Primas de seguros del negocio
Honorarios profesionales	Contador, abogado, consultores
Comisiones bancarias y de pagos	Comisiones de cuenta, procesamiento de tarjetas, comisiones de plataformas
Contratistas y personal	Subcontratistas, autónomos, sueldos	A menudo se aplican obligaciones de declaración adicionales
Formación y educación	Cursos relacionados con tu negocio actual
Equipos	Computadoras, maquinaria, vehículos	A menudo se consideran bienes de capital, no gastos corrientes
Otros / consultar al contador	Cualquier cosa de la que no estés seguro	Mejor que adivinar

Cómo se relacionan las categorías con los formularios de impuestos

Las autoridades tributarias no agrupan los gastos de la misma manera. Adapta tus categorías al formulario que te corresponda.

Estados Unidos: Schedule C

En EE. UU., los empresarios individuales declaran sus gastos en el Schedule C (el anexo del formulario 1040 para ingresos de un negocio), Part II, líneas 8 a 27b, que incluyen Advertising (publicidad), Car and truck expenses (gastos de automóvil y camioneta), Commissions and fees (comisiones y honorarios), Contract labor (mano de obra contratada), Depreciation and section 179 expense deduction (depreciación y deducción de gastos de la sección 179), Insurance (other than health) (seguros, salvo los de salud), Interest (intereses), Legal and professional services (servicios legales y profesionales), Office expense (gastos de oficina), Rent or lease (alquiler o arrendamiento), Repairs and maintenance (reparaciones y mantenimiento), Supplies (suministros), Taxes and licenses (impuestos y licencias), Travel (viajes), Deductible meals (comidas deducibles), Utilities (servicios básicos), Wages (sueldos) y Other expenses (otros gastos).

Dos puntos de las instrucciones del Schedule C: las comidas deducibles (Deductible meals) van en su propia línea (24b) con un porcentaje del costo real, que según las instrucciones es del 50% en la mayoría de los casos, y los viajes (24a) excluyen las comidas. Nuestra guía del Schedule C repasa cada línea y los recibos que normalmente van en ella.

Reino Unido: gastos admisibles para autónomos

La página «Expenses if you're self-employed» (Gastos si eres autónomo) de GOV.UK (el sitio web oficial del gobierno del Reino Unido) agrupa los gastos admisibles así:

gastos de oficina (por ejemplo, papelería o facturas de teléfono)
gastos de viaje (por ejemplo, combustible, estacionamiento, pasajes de tren o autobús)
gastos de ropa (por ejemplo, uniformes)
gastos de personal (por ejemplo, sueldos o gastos de subcontratistas)
cosas que compras para revender (por ejemplo, existencias o materias primas)
gastos financieros (por ejemplo, seguros o comisiones bancarias)
gastos de los locales del negocio (por ejemplo, calefacción, iluminación o impuestos locales sobre inmuebles comerciales [business rates])
publicidad o marketing (por ejemplo, gastos del sitio web)
suscripciones (por ejemplo, revistas comerciales o profesionales)
cursos de formación relacionados con tu negocio

La misma página indica que, si usas algo tanto para fines profesionales como personales, solo puedes deducir la parte correspondiente al negocio. También indica que no puedes deducir gastos si te acoges a la exención fiscal de £1,000 para actividades comerciales (trading allowance). Los equipos, la maquinaria y los vehículos del negocio se incluyen, por lo general, en las deducciones de capital (capital allowances) cuando se usa la contabilidad tradicional. GOV.UK explica cómo funciona esto con el criterio de caja (cash basis). Si no estás seguro de si algo es admisible, GOV.UK indica que te pongas en contacto con HMRC (la agencia tributaria del Reino Unido).

Canadá: Form T2125

Para los empresarios individuales y las sociedades de personas, la página «Business expenses» (Gastos del negocio) de la CRA (la agencia tributaria de Canadá) enumera gastos operativos habituales, entre ellos: publicidad, impuestos del negocio, honorarios, licencias y cuotas, gastos por el uso de la vivienda para el negocio, deducción por costo de capital (capital cost allowance), entrega y flete, combustible (excepto para vehículos motorizados), seguros, intereses y cargos bancarios, honorarios legales, contables y otros honorarios profesionales, mantenimiento y reparaciones, comidas y entretenimiento (solo la parte admisible), gastos de vehículos motorizados, gastos de oficina, alquiler, sueldos y salarios, suministros, teléfono y servicios básicos, y viajes.

Sobre las comidas y el entretenimiento, la CRA indica que, por lo general, puedes deducir como máximo el 50% del menor entre el importe del gasto y un importe razonable según las circunstancias, aunque se aplican reglas especiales en algunos casos. Las compras de capital se gestionan mediante la deducción por costo de capital (capital cost allowance) y no como un gasto corriente.

Otros países

Consulta el formulario o la guía de ingresos empresariales de tu autoridad tributaria y copia sus encabezados. En Australia, por ejemplo, consulta las orientaciones de la ATO (la agencia tributaria de Australia) para tu tipo de negocio.

Cómo elegir tu propia lista

Parte de los encabezados de tu formulario de impuestos. Cópialos como categorías para que los totales de fin de año se trasladen directamente.
Añade solo lo que necesites. Un diseñador quizá nunca use «vehículo». Alguien que trabaje en un oficio lo usará constantemente.
Mantén las comidas separadas de los viajes. En EE. UU., el Reino Unido y Canadá, las comidas tienen sus propias reglas.
Separa las compras de capital. Los equipos y los vehículos suelen tratarse de forma distinta a los gastos cotidianos.
Incluye una categoría «consultar al contador». Es mejor que forzar una suposición.
Mantén fija la lista durante todo el año. Cambiar las categorías a mitad de año dificulta las comparaciones y hace que los totales pierdan coherencia.

Cómo usar las categorías en el día a día

Asigna una categoría cuando registres el recibo, no al final del año, mientras aún recuerdes a qué correspondía.
Usa una lista desplegable en tu hoja de cálculo para utilizar siempre los mismos nombres («Oficina», «material de oficina», «Material de Oficina»). La guía de hoja de cálculo para recibos te muestra cómo.
Divide los recibos mixtos en dos filas si una compra corresponde a dos categorías o combina gastos del negocio y gastos personales.
Anota el motivo profesional junto a la categoría, sobre todo en comidas, viajes y gastos de vehículo.
Calcula el total de cada categoría todos los meses. Un aumento repentino suele indicar que un recibo está clasificado en una categoría incorrecta.

Para ver la rutina completa, consulta cómo llevar el control de los gastos del negocio.

Si tienes recibos acumulados, categorizar cientos de ellos a mano es tedioso. ReceiptBatch lee un lote de fotos o archivos PDF de recibos y sugiere una categoría general para cada uno, como material de oficina, viajes, comidas, software o combustible. Puedes cambiar cualquier categoría antes de descargar el archivo, y el archivo de Excel incluye un resumen de los totales por categoría. Considera las sugerencias como un primer paso y revísalas, sobre todo las de comidas y equipos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas categorías de gastos debe tener una pequeña empresa?

Las suficientes para coincidir con tu formulario de impuestos y mostrar adónde va tu dinero. Para la mayoría de los autónomos y las pequeñas empresas, suelen bastar entre 10 y 20 categorías. Si hay demasiadas, se generan incoherencias; si hay muy pocas, se ocultan detalles útiles.

¿Las categorías son lo mismo que las deducciones?

No. Una categoría es la forma de agrupar los gastos. Que un gasto sea deducible, y en qué medida, depende de tus normas tributarias. Las comidas, los artículos de uso mixto y las compras de capital son ejemplos habituales en los que solo una parte es deducible, o se deduce de otra manera.

¿Dónde van las suscripciones de software?

No tienen una línea propia en los formularios de EE. UU., del Reino Unido ni de Canadá. Suelen agruparse con los gastos de oficina u otros gastos. Consulta con tu contador cómo clasificarlas y aplica siempre el mismo criterio.

¿Esto es asesoría tributaria?

No. Es una guía general de organización que hace referencia a las orientaciones del IRS (la agencia tributaria federal de EE. UU.), de GOV.UK y de la CRA. Confirma con un profesional tributario o con tu autoridad tributaria cómo deben tratarse tus gastos.