Comment faire une note de frais : guide pas à pas

Pour faire une note de frais, rassemblez tous les reçus de la période ou du déplacement, listez chaque dépense sur une ligne distincte (date, fournisseur, description, catégorie, montant et devise), totalisez les lignes, joignez les reçus, indiquez le motif professionnel et soumettez le tout à validation avant la date limite prévue par la politique de notes de frais de votre entreprise. Si votre entreprise utilise un outil de gestion des notes de frais, il vous demande les mêmes informations dans son propre formulaire.

Vous trouverez ci-dessous un guide pas à pas, un modèle à copier dans Excel ou Google Sheets, et les erreurs qui font le plus souvent renvoyer une note de frais.

À quoi sert une note de frais

Une note de frais est une demande de remboursement des dépenses professionnelles que vous avez avancées vous-même, ou un état justifiant les dépenses réglées avec une carte de l'entreprise. Elle répond à trois questions pour la personne qui la valide :

1. Qu'avez-vous dépensé ? Chaque dépense, avec son montant.
2. Était-ce pour le travail ? Le motif du déplacement, de la réunion ou de l'achat.
3. Pouvez-vous le prouver ? Des reçus ou d'autres justificatifs pour chaque ligne.

Les employeurs ont généralement des raisons fiscales de tenir à ce que cela soit fait correctement. Aux États-Unis, par exemple, la Publication 463 [publication de l'IRS, l'administration fiscale fédérale américaine, sur les frais de déplacement, de cadeaux et de voiture], au chapitre 6, explique que, dans le cadre d'un « accountable plan » (régime de remboursement sur justificatifs), les salariés doivent justifier de manière adéquate leurs frais auprès de leur employeur dans un délai raisonnable et restituer tout excédent d'avance. Lorsque ces règles sont respectées, les remboursements ne sont généralement pas traités comme des salaires. D'autres pays ont leurs propres règles. Le point pratique à retenir est le même partout : les notes de frais complètes et bien documentées sont remboursées plus vite.

Étape 1 : consultez d'abord la politique de votre entreprise

Avant de commencer, retrouvez votre politique de notes de frais et notez :

• la date limite de dépôt (par exemple, un certain nombre de jours après le déplacement ou la fin du mois)
• les plafonds : barèmes d'indemnités journalières (per diem), plafonds d'hôtel, limites pour les repas, taux des indemnités kilométriques
• ce qui n'est pas remboursable (alcool, surclassements, extras personnels, amendes)
• si des reçus détaillés sont exigés, et à partir de quel montant
• le format : un modèle de tableur de l'entreprise, une application de notes de frais ou un formulaire
• qui valide la note, et si un centre de coûts ou un code projet est nécessaire

S'il n'existe pas de politique écrite, demandez à votre manager ou au service financier. Se mettre d'accord sur les règles en amont évite des lignes refusées par la suite.

Étape 2 : rassemblez tous les reçus

Rassemblez tout ce qui concerne la période ou le déplacement :

• les reçus papier de votre portefeuille, de votre sac et de votre voiture
• les reçus et confirmations de réservation reçus par e-mail (vols, trains, hôtels, VTC)
• les factures détaillées d'hôtel (folios), c'est-à-dire la note détaillée et non la simple confirmation de réservation
• les reçus dans les applications (VTC, livraison de repas, parking)
• votre relevé de carte, comme aide-mémoire pour repérer ce que vous auriez oublié

Photographiez les reçus papier et enregistrez tout sous forme de fichiers dans un seul dossier pour la note de frais, par exemple Expenses/2026-03 Berlin trip.

Il en manque un ? Consultez reçu perdu : que faire pour savoir comment le récupérer ou le justifier autrement.

Étape 3 : listez chaque dépense sur sa propre ligne

Utilisez une ligne par reçu. Exemple de présentation :

Conseils :

• Utilisez la date figurant sur le reçu, et non la date à laquelle vous avez réglé votre relevé de carte.
• Indiquez le motif professionnel pour chaque ligne, ou une seule fois en haut si toute la note concerne un seul déplacement. Pour les repas, notez qui y participait.
• Séparez les articles mixtes. Si une facture d'hôtel comprend une consommation personnelle au minibar, ne listez que la part professionnelle et signalez la déduction.
• Gardez des catégories cohérentes avec celles de votre entreprise (avion, hébergement, repas, transport local, indemnités kilométriques, fournitures, etc.).

Étape 4 : devises et indemnités kilométriques

Devise étrangère. Notez le montant et la devise d'origine, puis convertissez selon la méthode prévue par votre politique. Ce peut être le taux figurant sur votre relevé de carte, un taux quotidien publié ou un taux mensuel fixe. Si vous avez payé par carte, le relevé indique exactement ce qui vous a été débité dans votre devise, ce qui est souvent le chiffre le plus simple à utiliser.

Indemnités kilométriques. Si vous avez utilisé votre propre voiture, listez chaque trajet avec la date, le départ, la destination, le motif et la distance, puis multipliez par le taux kilométrique de votre entreprise. Conservez ce relevé comme preuve.

Étape 5 : totalisez et joignez les justificatifs

• Totalisez la colonne dans votre devise. Beaucoup de personnes calculent aussi un sous-total par catégorie, car les valideurs et les équipes comptables le demandent souvent.
• Soustrayez toute avance en espèces que vous avez reçue. Le résultat correspond à ce qui vous est dû, ou à ce que vous devez rembourser.
• Joignez les reçus. Dans un tableur, numérotez les fichiers pour qu'ils correspondent aux lignes (01, 02, 03…). Dans une application de notes de frais, joignez chaque image à sa ligne.

Dans Excel ou Google Sheets, =SUM() donne le total et =SUMIFS() les sous-totaux par catégorie. Le guide du tableur de suivi des reçus présente les formules.

Étape 6 : relisez avant d'envoyer

La plupart des notes de frais refusées le sont pour des raisons simples. Vérifiez que :

• chaque ligne a un reçu, ou une explication documentée s'il n'y en a pas
• rien n'apparaît en double, par exemple une confirmation de réservation et la facture finale du même hôtel
• les dates tombent dans la période ou le déplacement
• les montants correspondent exactement aux reçus
• les dépenses personnelles sont retirées
• chaque ligne a un motif professionnel
• les plafonds et les indemnités journalières (per diem) sont respectés, avec une remarque pour tout dépassement

Envoyez ensuite la note avant la date limite, avec l'accord de votre manager si nécessaire.

Un moyen plus rapide de remplir les lignes

Saisir une douzaine de reçus, ça va. En saisir soixante après un long déplacement, ou un mois de déjeuners clients, c'est là que le travail s'éternise. Vous pouvez gagner du temps de plusieurs façons :

• Saisissez au fil de l'eau. Ajoutez chaque reçu à la note le jour même, depuis votre téléphone.
• Utilisez l'application de notes de frais de votre entreprise, s'il y en a une. Beaucoup lisent les photos de reçus.
• Convertissez tout le dossier en une seule fois. ReceiptBatch prend un dossier de photos et de PDF de reçus et génère une ligne de tableur par reçu, avec la date, le fournisseur, le sous-total, la taxe, le pourboire, le total, la devise et une catégorie suggérée. Vous vérifiez et corrigez le tableau, vous le téléchargez au format Excel ou CSV, puis vous collez les lignes dans le modèle de votre entreprise. La page des reçus de déplacement à la note de frais montre comment cela fonctionne pour un déplacement professionnel.

Quel que soit l'outil, conservez les images originales des reçus. Votre service financier voudra les voir, et pas seulement les chiffres.

Modèle de note de frais (à copier)

Créez une feuille avec :

• En-tête : nom de l'employé, service ou centre de coûts, période de la note ou déplacement, motif professionnel, manager, date de dépôt
• Lignes : Date, Fournisseur, Description / motif, Catégorie, Montant, Devise, Taux de change, Montant dans votre devise, Payé avec, Fichier du reçu
• Récapitulatif : total par catégorie, total général, moins les avances, montant dû
• Validation : noms et dates de l'employé et de la personne qui valide

Enregistrez un exemplaire vierge comme modèle, et faites-en une nouvelle copie pour chaque note de frais.

FAQ

Que doit contenir une note de frais ?

Pour chaque dépense : la date, le fournisseur, la description et le motif professionnel, la catégorie, le montant et la devise, le moyen de paiement, et un reçu. Pour la note dans son ensemble : votre nom, la période ou le déplacement, le total, l'éventuelle avance et la validation.

À quelle fréquence faut-il remettre ses notes de frais ?

Suivez la politique de votre entreprise. Beaucoup demandent une note par mois ou dans un certain nombre de jours après un déplacement. Les remettre rapidement permet aussi de retrouver plus facilement les reçus.

Puis-je fournir un relevé bancaire à la place des reçus ?

Les politiques varient, mais la plupart des entreprises veulent des reçus détaillés, surtout pour les repas et les hôtels. Un relevé montre le paiement, pas ce que vous avez acheté. Voir un relevé bancaire peut-il remplacer un reçu ?

Les indépendants ont-ils besoin de notes de frais ?

Pas au même sens, puisque personne ne vous rembourse. Mais tenir le même type de liste, une ligne par reçu avec une catégorie et un motif, est exactement ce qu'il vous faut pour vos justificatifs fiscaux.