Comment importer des reçus dans QuickBooks Online

Il existe deux grandes façons d'ajouter des reçus dans QuickBooks Online (QBO). La première consiste à traiter un reçu à la fois avec la fonction de capture de reçus de QuickBooks : vous importez ou photographiez un reçu, puis vous l'associez à une transaction. La seconde consiste à traiter plusieurs reçus à la fois, en les convertissant en un fichier CSV à importer comme transactions. La méthode à choisir dépend du volume et du fait que ces achats figurent déjà ou non dans votre flux bancaire. Si vous vous trompez, vous enregistrerez la même dépense deux fois.

Ce guide présente les deux méthodes, le format attendu du fichier CSV et la façon d'éviter les doublons. Les menus de QuickBooks et les fonctionnalités proposées selon les formules changent souvent. Pour connaître les étapes exactes à jour, cherchez « upload receipts » (importer des reçus) ou « manually upload bank transactions » (importer manuellement des transactions bancaires) dans l'aide QuickBooks d'Intuit. Cet article s'en tient aux points qui ne dépendent pas de votre version.

D'abord : ces achats sont-ils déjà dans QuickBooks ?

Tout dépend de la réponse à cette question.

Achats payés avec une carte ou un compte bancaire connecté à QuickBooks ? Les transactions arrivent probablement déjà par votre flux bancaire. Inutile d'importer les reçus comme nouvelles transactions. Il faut les joindre comme justificatifs et catégoriser les transactions existantes. Les importer également entraînerait une double comptabilisation de la dépense.
Achats payés en espèces, à titre personnel ou depuis un compte non connecté ? Dans ce cas, QuickBooks ne les connaît pas encore, et il faut importer les reçus comme transactions.

Dans beaucoup d'entreprises, les deux cas se présentent. Commencez donc par répartir vos reçus en deux groupes.

Méthode 1 : joindre les reçus aux transactions du flux bancaire

Pour les achats déjà présents dans votre flux bancaire, l'objectif est d'associer chaque reçu à sa transaction :

Utilisez la fonction d'importation ou de capture de reçus de QuickBooks (sur le web, par e-mail ou dans l'application mobile, selon votre formule et votre version).
Selon votre version, QuickBooks peut lire le reçu et proposer une transaction bancaire correspondante.
Vérifiez l'association et la catégorie avant de confirmer.

Le flux bancaire reste ainsi votre source unique de transactions, avec les reçus joints comme justificatifs. C'est idéal quand les reçus arrivent un ou deux à la fois. Cette méthode devient toutefois fastidieuse lorsqu'il faut traiter plusieurs centaines de reçus en attente à la fin de l'année. Consultez l'aide d'Intuit pour savoir comment fonctionne la capture de reçus avec votre formule, car sa disponibilité et les étapes à suivre varient.

Méthode 2 : importer plusieurs reçus au format CSV

Pour les achats qui ne figurent pas dans votre flux bancaire (espèces, cartes personnelles, comptes non connectés), vous pouvez les importer par lots. QuickBooks Online permet d'importer manuellement, dans un compte, des transactions provenant d'un fichier. L'article d'aide d'Intuit sur l'import manuel de transactions bancaires détaille les étapes actuelles et les formats de fichier acceptés. Consultez-le avant votre premier import.

Ce que doit contenir le CSV

Pour les imports bancaires dans QuickBooks, un format courant est un simple CSV à trois colonnes :

Date,Description,Amount
03/14/2026,Staples – Office supplies,-54.20
03/15/2026,Shell – Transport & fuel,-61.80

Les points à respecter :

Une ligne par reçu.
Un format de date identique partout. Les entreprises américaines qui utilisent QuickBooks adoptent généralement le format MM/DD/YYYY. Le mélange de plusieurs formats de date est une cause classique d'échec de l'import.
Des montants indiqués sous forme numérique, sans symbole monétaire ni séparateur de milliers. Les dépenses sont généralement négatives (sorties d'argent).
Une seule devise par fichier. Ne mélangez pas des reçus en USD et en EUR dans un même import.
Une description utile. Indiquer le fournisseur et la catégorie permet de vérifier les transactions beaucoup plus rapidement dans QuickBooks.

Vous pouvez créer ce fichier à la main dans Excel ou Google Sheets : créez trois colonnes, puis enregistrez le fichier au format CSV (Save as CSV). Le guide du tableur de suivi des reçus explique comment tenir des colonnes de dates et de montants propres.

Créer le CSV à partir de photos et de PDF de reçus

Si vos reçus sont des photos ou des PDF, c'est la saisie des lignes qui prend du temps. ReceiptBatch convertit les reçus en CSV pour QuickBooks Online. Vous déposez un lot de reçus, vous vérifiez et corrigez le tableau extrait, puis vous téléchargez un fichier Date,Description,Amount à trois colonnes. Les dates sont écrites au format MM/DD/YYYY, la description suit le modèle « Vendor – Category » (fournisseur – catégorie), les montants sont négatifs (car ce sont des dépenses), et l'option n'est proposée que si tous les reçus du lot sont dans la même devise.

Où l'importer

Choisissez le compte de destination avec soin :

Achats en espèces : un compte de caisse ou de petite caisse.
Carte personnelle utilisée pour l'activité professionnelle : de nombreux comptables enregistrent ces dépenses sur un compte d'apport de l'exploitant ou sur un compte dédié du type « payé personnellement ». Demandez à votre expert-comptable ce qu'il préfère.
Carte professionnelle non connectée : importez dans le compte de cette carte dans QuickBooks.

N'importez pas dans un compte qui a déjà un flux bancaire actif pour les mêmes transactions, sinon vous créerez des doublons.

Après l'import

Les transactions arrivent dans QuickBooks pour vérification. Pour chacune :

Comparez la date et le montant avec le reçu.
Définissez ou confirmez la catégorie (compte de dépenses). C'est plus simple si vos catégories correspondent à votre plan comptable. Voir les catégories de frais professionnels.
Ajoutez le bénéficiaire si nécessaire.
Joignez l'image du reçu, si votre formule permet les pièces jointes, pour que le justificatif reste avec la transaction.
Confirmez ou ajoutez les transactions.

Éviter les doublons

La création de doublons est l'erreur la plus fréquente lors de l'import de reçus. Voici quelques précautions à prendre :

Triez d'abord vos reçus (dans le flux bancaire ou non), comme indiqué plus haut.
Contrôlez un échantillon après l'import : cherchez dans QuickBooks quelques noms de fournisseurs et montants pour vérifier que chacun n'apparaît qu'une seule fois.
Effectuez le rapprochement du compte avec son relevé. Si le solde rapproché présente un écart correspondant au montant de certains reçus, ceux-ci ont probablement été saisis deux fois.
Tenez un registre de suivi. Notez les lots de reçus que vous avez importés et leur date d'importation.

Conservez les reçus eux-mêmes

Une ligne de CSV dans QuickBooks enregistre la dépense, mais ne constitue pas le justificatif correspondant. Conservez les images ou PDF d'origine des reçus, joints dans QuickBooks ou rangés dans un dossier par année, aussi longtemps que votre administration fiscale l'exige. Une simple ligne sur un relevé de carte ne suffit généralement pas, comme l'explique l'article un relevé bancaire peut-il remplacer un reçu ?.

Si un expert-comptable ou un comptable gère votre fichier QuickBooks, mettez-vous d'accord avec lui sur la méthode au préalable. Certains préfèrent recevoir un tableur et le dossier contenant les reçus plutôt que de retrouver des transactions importées directement dans le fichier. Voir comment préparer vos reçus pour votre expert-comptable.

FAQ

Peut-on importer des reçus en masse dans QuickBooks Online ?

En général, oui : soit en important plusieurs reçus à l'aide des fonctionnalités de gestion des reçus de QuickBooks, soit en important un fichier CSV de transactions dans un compte. Consultez l'aide d'Intuit pour connaître les limites et les étapes à jour selon votre formule.

Pourquoi l'import de mon CSV a-t-il échoué ?

Les causes les plus courantes sont des formats de date incohérents, des symboles monétaires ou des virgules dans les montants, des lignes d'en-tête en trop, des lignes vides ou une structure de colonnes différente de celle sélectionnée lors de l'import. Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte pour voir exactement ce qu'il contient.

Les dépenses doivent-elles être négatives dans le CSV ?

Avec une seule colonne Amount, les sorties d'argent sont normalement négatives et les entrées positives. Vérifiez la correspondance des colonnes et l'aperçu pendant l'import avant de confirmer, afin que les dépenses ne soient pas importées comme des recettes.

L'import d'un CSV joint-il les images des reçus ?

Non. Un CSV ne contient que des données. Joignez les images aux transactions séparément, ou conservez-les dans vos propres dossiers.