Remboursement de frais : quels reçus fournir à l’employeur

Pour être remboursé de vos frais professionnels, la plupart des employeurs demandent un reçu détaillé pour chaque dépense (et pas seulement un ticket de carte ou une ligne de relevé), le motif professionnel, les participants pour les repas, le folio définitif pour l’hébergement, le tout transmis dans le délai prévu par la politique de notes de frais de l’entreprise. S’il vous manque un reçu, la plupart des entreprises prévoient une solution de repli, comme une déclaration signée, mais elle est en général limitée.

Ici, c’est la politique de votre entreprise qui fait loi : lisez-la en premier. Cet article explique ce que les employeurs demandent habituellement, et pourquoi. Cela inclut les règles fiscales américaines qui les motivent, les « accountable plans » (dispositifs de remboursement sur justificatifs) décrits dans la Publication 463 de l’IRS (l’administration fiscale fédérale américaine). Ces règles expliquent en grande partie la rigueur des employeurs sur les reçus. Il s’agit d’informations générales, et non de conseils fiscaux ou juridiques.

Pourquoi les employeurs sont stricts sur les reçus

Aux États-Unis, la Publication 463 de l’IRS décrit les accountable plans. Ce sont des dispositifs de remboursement dans lesquels les salariés :

1. ont des dépenses liées à l’activité professionnelle
2. justifient correctement ces dépenses auprès de leur employeur dans un délai raisonnable
3. restituent tout excédent de remboursement ou d’avance dans un délai raisonnable

Lorsque ces trois conditions sont remplies, la Publication 463 indique que l’employeur ne devrait pas inclure les remboursements dans votre revenu sur votre Form W-2. Les remboursements qui ne respectent pas ces règles sont généralement considérés comme versés dans le cadre d’un nonaccountable plan (dispositif sans justification des frais) et déclarés comme salaire.

La Publication 463 précise que vous justifiez correctement vos dépenses en remettant à votre employeur un état des frais, un livre de comptes, un agenda ou un document similaire, chaque dépense y étant inscrite au moment où elle a eu lieu ou peu après, accompagnée de justificatifs tels que des reçus.

Vos reçus contribuent donc à ce que vos remboursements restent non imposables, en plus de constituer un contrôle interne pour votre entreprise. D’autres pays ont leurs propres règles pour les remboursements non imposables, mais l’exigence pratique est similaire : une preuve pour chaque dépense.

Ce que les employeurs demandent généralement

Les politiques varient, mais ces exigences sont courantes.

Des reçus détaillés, pas seulement des tickets de carte

Un ticket de terminal de paiement ou une ligne de relevé montre que vous avez payé, pas ce que vous avez acheté. La plupart des politiques demandent le reçu détaillé qui liste les articles. Pour les repas, c’est ainsi que le service financier repère ce que la politique ne couvre pas, comme l’alcool. Pourquoi un relevé seul ne suffit pas, c’est expliqué dans un relevé bancaire peut-il remplacer un reçu ?

Factures détaillées de l’hôtel (folios)

Pour l’hébergement, remettez le folio définitif, c’est-à-dire la facture détaillée que vous recevez au moment de votre départ de l’hôtel. Il indique le tarif de la chambre par nuit, les taxes et les éventuels extras (minibar, service en chambre, parking). Une confirmation de réservation ne suffit pas, car elle montre ce que vous avez réservé, pas ce qui vous a été facturé. La Publication 463 donne comme exemple de justificatif suffisant une note d’hôtel qui indique le nom et le lieu de l’hôtel, les dates de votre séjour et des montants distincts pour les frais tels que l’hébergement, les repas et les appels téléphoniques.

Précisions sur les repas

La Publication 463 indique qu’un reçu de restaurant constitue un justificatif suffisant pour un repas d’affaires lorsqu’il mentionne le nom et le lieu du restaurant, le nombre de personnes servies, ainsi que la date et le montant. Beaucoup d’employeurs demandent aussi :

• les noms des participants et leur organisation
• le motif professionnel (« lancement du projet avec le client X »)

Transports

• Avions et trains : le billet électronique ou l’itinéraire indiquant le tarif payé, ainsi que les éventuels frais de modification.
• Taxis et VTC : le reçu de l’application avec la date, le trajet et le montant.
• Kilométrage : un registre avec la date, le point de départ, la destination, le motif et la distance, si vous avez utilisé votre propre voiture.

Devises étrangères

Conservez le reçu dans la devise d’origine. Votre relevé de carte indique ce qui vous a réellement été débité dans votre devise habituelle. Suivez les consignes de votre politique pour savoir quel taux de change utiliser.

Les délais comptent

La Publication 463 indique que la définition d’un « reasonable period of time » (délai raisonnable) dépend des faits et des circonstances. Elle énumère aussi des actions considérées comme raisonnables, notamment :

• recevoir une avance dans les 30 jours de la dépense
• justifier correctement les dépenses dans les 60 jours après qu’elles ont été payées ou engagées
• restituer tout excédent de remboursement dans les 120 jours après que la dépense a été payée ou engagée

Le délai de votre entreprise peut être plus court. Si vous transmettez rapidement vos dépenses, vos reçus sont aussi plus faciles à retrouver et les détails sont encore bien en tête.

Si vous perdez un reçu

Cherchez dans votre politique une déclaration de reçu manquant ou un formulaire similaire. En général, vous y décrivez la dépense, sa date, son montant et son motif professionnel, vous joignez toute autre preuve (relevé de carte, confirmation de réservation, photo) et vous le signez. Les entreprises limitent souvent le nombre de déclarations de ce type que vous pouvez utiliser, ou le montant qu’elles peuvent couvrir. Pour savoir d’abord comment retrouver un reçu, voir reçu perdu ? Que faire.

Faciliter la validation de votre demande

Les personnes chargées de la validation et les équipes financières traitent de nombreuses demandes. Facilitez la vérification de la vôtre :

1. Une ligne par reçu, avec la date, le fournisseur, la catégorie, le montant, la devise et le motif.
2. Des reçus numérotés selon les lignes, joints dans le même ordre.
3. Des totaux par catégorie (billets d’avion, hébergement, repas, transports terrestres).
4. Les articles personnels retirés, avec une note lorsque vous les avez déduits d’une facture.
5. Les avances déduites, pour que le montant dû soit clair.

Vous trouverez la procédure détaillée dans comment faire une note de frais.

Si vous revenez de voyage avec une pile de reçus et un PDF de folio d’hôtel, tout saisir dans le modèle de votre entreprise prend du temps. ReceiptBatch peut transformer des folios d’hôtel et des reçus en tableur de frais : une ligne par document avec la date, le fournisseur, les montants et la devise, que vous vérifiez avant de la recopier dans votre note de frais. Joignez les reçus originaux selon les exigences de votre entreprise.

FAQ

Faut-il un reçu pour chaque dépense afin d’être remboursé ?

En général, oui, au moins au-dessus d’un seuil fixé par votre entreprise. Consultez votre politique. Les règles fiscales américaines (Publication 463) prévoient quelques exceptions à l’exigence de justificatifs, comme les dépenses (hors hébergement) inférieures à $75, mais votre employeur peut fixer des règles internes plus strictes.

Un relevé de carte de crédit suffit-il pour un remboursement ?

En général, pas à lui seul. La plupart des employeurs veulent des reçus détaillés, surtout pour les repas et les hôtels. Un relevé peut être accepté avec une déclaration de reçu manquant, selon la politique.

Mon remboursement sera-t-il imposé ?

Aux États-Unis, les remboursements versés dans le cadre d’un accountable plan ne sont généralement pas inclus dans votre salaire si vous en respectez les règles. Les remboursements versés dans le cadre d’un nonaccountable plan sont généralement considérés comme du salaire. Les règles diffèrent ailleurs. Demandez à l’équipe paie de votre employeur ou à un professionnel de la fiscalité.

Que faire si mon employeur ne rembourse pas une dépense ?

La possibilité de faire valoir, dans votre propre déclaration de revenus, des frais de salarié non remboursés dépend de votre pays et de l’année d’imposition. Vérifiez les indications actuelles de votre administration fiscale ou demandez à un professionnel de la fiscalité avant de supposer que c’est possible.