Gestire le spese aziendali per le tasse: un sistema semplice

Per tenere traccia delle spese aziendali ai fini fiscali ti servono quattro cose: un conto separato per le spese dell'attività, un'unica routine per acquisire ogni ricevuta, un elenco fisso di categorie di spesa e un controllo periodico per verificare che i tuoi registri corrispondano all'estratto conto. Una volta predisposti questi elementi, conta poco che tu usi un foglio di calcolo, un software di contabilità o un quaderno: i dati saranno corretti e avrai tutta la documentazione necessaria.

Questa guida spiega come impostare ogni elemento e scegliere un metodo adatto a un lavoratore autonomo o a una piccola impresa. Si tratta di indicazioni generali basate soprattutto sui materiali dell'IRS (l'agenzia fiscale federale statunitense) e di HMRC (l'agenzia fiscale del Regno Unito) sulla conservazione dei documenti; non costituiscono consulenza fiscale. Le regole su cosa puoi dedurre dipendono dal tuo Paese e dalla tua situazione.

1. Separa il denaro aziendale da quello personale

Secondo la Publication 583 (guida dell'IRS alla conservazione dei documenti per le imprese), una delle prime cose da fare quando avvii un'attività è aprire un conto corrente aziendale separato da quello personale. La pubblicazione indica il libretto degli assegni aziendale come fonte principale delle informazioni necessarie per registrare le spese dell'attività.

Anche se sei una ditta individuale e il tuo Paese non richiede un conto separato, averne uno:

• trasforma l'estratto conto in un elenco completo delle operazioni aziendali
• rende evidenti le ricevute mancanti, perché ogni riga dovrebbe averne una
• ti evita di dover spiegare acquisti personali mescolati a quelli aziendali

Se usi una carta per l'attività, usa anche una carta dedicata. Quando paghi qualcosa di legato all'attività da un conto personale, registralo subito e conserva la ricevuta insieme ai documenti aziendali.

2. Scegli un metodo che userai davvero

Secondo l'IRS puoi scegliere qualsiasi sistema di tenuta dei registri adatto alla tua attività, purché mostri con chiarezza entrate e uscite. La Publication 583 descrive la contabilità a partita semplice (single-entry: un registro continuo di entrate e uscite) come un sistema semplice e pratico per molte piccole imprese, e quella a partita doppia (double-entry) come dotata di controlli integrati.

Nella pratica, la maggior parte dei freelance e delle piccole imprese sceglie uno di questi:

Se sei nel Regno Unito e sei registrato ai fini dell'IVA britannica (VAT), la VAT Notice 700/21 di HMRC stabilisce che le imprese registrate ai fini dell'IVA britannica (VAT) devono conservare determinati registri in formato digitale utilizzando software funzionalmente compatibili (Making Tax Digital). Verifica quali obblighi si applicano al tuo caso prima di scegliere un sistema basato esclusivamente su fogli di calcolo.

Se parti da zero, un foglio di calcolo va benissimo. La nostra guida su come creare un foglio di calcolo per le ricevute in Excel o Google Sheets spiega come impostare colonne, menu a discesa e totali con SUMIFS.

3. Acquisisci ogni ricevuta sempre allo stesso modo

La Publication 583 consiglia di registrare le spese quando vengono sostenute e afferma che, in genere, è preferibile annotare le operazioni ogni giorno. Per la maggior parte delle persone, però, farlo quotidianamente è poco realistico. Una cadenza settimanale è più gestibile e permette comunque di ricordare bene i dettagli.

Scegli un'unica abitudine di acquisizione:

• Ricevute cartacee: fotografale lo stesso giorno, oppure mettile tutte in un unico vassoio e fotografa il contenuto ogni settimana.
• Ricevute via email: archiviale in un'unica cartella di posta, poi salvale come PDF nella cartella dell'anno.
• Account online (software, pubblicità, piattaforme di vendita): scarica le fatture ogni mese, invece di fare affidamento sul fatto che quelle vecchie restino disponibili per anni.

Ogni registrazione dovrebbe indicare il fornitore o l'esercente, l'importo, la data, la prova del pagamento e ciò che è stato acquistato. Sono gli elementi che l'IRS elenca per i documenti giustificativi. Per l'elenco completo, vedi quali ricevute conservare per le tasse.

4. Usa un elenco fisso di categorie

Le categorie trasformano un mucchio di ricevute in numeri da inserire in una dichiarazione. Sceglile una volta sola, all'inizio dell'anno:

• Se hai una ditta individuale negli Stati Uniti: allinea le categorie alle voci di spesa della Schedule C (Profit or Loss From Business, il prospetto dei profitti o delle perdite dell'attività).
• Se lavori in proprio nel Regno Unito: allinea le categorie ai gruppi di spesa riportati nelle pagine Self Assessment dedicate al lavoro autonomo.
• Altrove: usa le categorie indicate nel modulo per i redditi d'impresa della tua autorità fiscale oppure chiedi al tuo commercialista.

Un elenco iniziale tipico comprende cancelleria e materiale per l'ufficio, software e abbonamenti, viaggi, pasti, spese per veicoli, telefono e internet, pubblicità, onorari professionali, affitto e utenze, assicurazione e formazione. Aggiungi una categoria «Senza categoria / chiedere al commercialista» per tutto ciò di cui non sei sicuro, invece di tirare a indovinare.

Ricorda che una categoria è un'etichetta, non una decisione sulla deducibilità. Alcuni costi sono deducibili solo in parte, altri per niente, a seconda del tuo Paese. Registra l'importo intero e lascia che sia il tuo commercialista o il software fiscale ad applicare le regole.

5. Registra i dettagli che contano

Per ogni spesa, registra almeno:

• data
• fornitore
• descrizione e motivazione aziendale
• categoria
• importo prima delle imposte, imposta e totale
• metodo di pagamento
• dove si trova il file della ricevuta

La motivazione aziendale è la colonna che molti saltano e poi rimpiangono. «Amazon 89.99» non significa nulla dopo diciotto mesi. «Amazon, SSD esterno per i backup dei clienti» risponde alla domanda prima che qualcuno la faccia.

Se recuperi l'imposta sulle vendite (sales tax), il VAT o la GST/HST, registra l'importo dell'imposta a parte. Ti servirà per la dichiarazione.

6. Riconcilia ogni mese

Una volta al mese, prendi gli estratti conto del conto bancario aziendale e della carta aziendale insieme al tuo elenco delle spese:

1. Spunta ogni riga dell'estratto conto a cui corrispondono una spesa registrata e una ricevuta.
2. Se una riga non ha una ricevuta, recuperala subito: cerca nella posta, accedi all'account del fornitore oppure chiedine una copia.
3. Per ogni spesa registrata senza una riga nell'estratto conto, controlla se è stata pagata con fondi personali o in contanti e annotalo.
4. Verifica che il totale di ogni categoria sia plausibile rispetto al mese precedente.

La Publication 583 descrive la riconciliazione del conto corrente come un modo per individuare gli errori. Se la fai ogni mese, il totale di fine anno è già stato controllato dodici volte.

7. Rivedi ogni trimestre e a fine anno

Ogni trimestre, calcola i totali per categoria. Se versi imposte stimate o acconti d'imposta, avrai un quadro approssimativo della situazione e potrai vedere se una categoria è cresciuta in modo inatteso.

A fine anno:

• Esporta o stampa i totali per categoria.
• Invia al tuo commercialista l'elenco delle spese e la cartella delle ricevute. Di solito vorrà entrambi.
• Archivia la cartella e il foglio di calcolo dell'anno, quindi riparti da zero. Conserva i documenti degli anni precedenti per tutto il tempo richiesto nel tuo Paese.

Dove si inceppa la maggior parte dei sistemi: l'inserimento dei dati

Di solito, il primo punto debole di un sistema di monitoraggio delle spese è l'inserimento manuale dei dati delle ricevute. Ecco alcune soluzioni utili:

• Sincronizzazioni bancarie o esportazioni CSV della tua banca forniscono automaticamente data, fornitore e importo. Non includono però l'importo dell'imposta o la motivazione aziendale e non sostituiscono le ricevute.
• Estrazione in blocco dalle immagini delle ricevute: ReceiptBatch legge una cartella di foto e PDF di ricevute e crea un foglio di calcolo con una riga per ogni ricevuta (data, fornitore, subtotale, imposta, mancia, totale, valuta, categoria suggerita). Puoi controllare i dati prima di scaricarlo. Funziona bene insieme al passaggio di riconciliazione mensile.
• Meno sessioni, ma più lunghe funzionano meglio di tante sessioni brevi. È più facile dedicare quindici minuti all'attività ogni venerdì che mantenere la promessa di registrare ogni singolo caffè.

La procedura completa per organizzare cartelle, nomi dei file e routine settimanale è descritta in come organizzare le ricevute per le tasse.

FAQ

Qual è il modo più semplice per tenere traccia delle spese aziendali?

Usa una carta e un conto aziendali dedicati, fotografa le ricevute ogni settimana e tieni un unico foglio di calcolo o un'unica app come elenco principale. Il sistema più semplice è quello che riesci a mantenere ogni settimana.

Mi serve un software di contabilità?

Non sempre. Molti lavoratori autonomi riescono a gestire tutto con un foglio di calcolo. Il software può servirti se sei registrato ai fini dell'IVA britannica (VAT) nell'ambito di Making Tax Digital, se emetti molte fatture o se hai dipendenti. Il tuo commercialista può consigliarti.

Come tengo traccia delle spese in contanti?

Chiedi sempre la ricevuta, fotografala e registrala indicando «contanti» come metodo di pagamento. In assenza di una riga nell'estratto conto, la ricevuta è la tua prova principale, quindi assicurati che resti leggibile.

Devo registrare anche le spese di cui non sono sicuro che siano deducibili?

Sì. Registrale nella categoria «chiedere al commercialista» con una descrizione chiara. Un costo non registrato va perso; registrarlo e chiedere non costa nulla.